公文處理與檔案管理培訓(xùn)

1、公文處理 與檔案管理 March 22, 2022第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)1公文處理文件的生命周期理論發(fā)文處理收文處理概念區(qū)分March 22, 20222文件的產(chǎn)生發(fā)文文件的運(yùn)轉(zhuǎn)辦文暫時(shí) 保存 歸檔永久保存/銷毀1. 文件的生命周期1940年，美國檔案學(xué)者菲利普布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。March 22, 202232. 發(fā)文處理March 22, 20224擬文：擬文： 擬稿人擬稿人核稿：核稿： 發(fā)文單位、內(nèi)容、文種、格式發(fā)文單位、內(nèi)容、文種、格式簽發(fā)：簽發(fā)： 部門領(lǐng)導(dǎo)部門領(lǐng)導(dǎo)組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)登記：登記： 發(fā)文字號發(fā)文字號繕?。嚎樣。?復(fù)核：發(fā)文手續(xù)、附件等復(fù)核

2、：發(fā)文手續(xù)、附件等 發(fā)文處理擬稿紙文頭紙March 22, 20225March 22, 20226第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)文件青奧組委0117號 青奧組委20117號 簽發(fā)人：委20117號關(guān)于的請示 中國奧委會(huì)： 經(jīng)* * *。 附： 二 二一一年六月九日二月十一日二第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì) 青奧組委函20117號關(guān)于 的函 ： 一 、 小標(biāo)宋或黑體 （ 一）3號楷體 1. 3號仿宋 （ 1 ） 二一一年七月四日 第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)文件 青奧組委20117號 簽發(fā)人：組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)1、青奧組委的決定、意見、通知、通報(bào)；2、青奧組委給國務(wù)院及其部門的報(bào)告、請示

3、；3、青奧組委與其它單位聯(lián)合發(fā)文；4、青奧組委各部門部級以下領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的任免；5、以青奧組委名義批轉(zhuǎn)組委會(huì)各部門的文件； 6、經(jīng)委領(lǐng)導(dǎo)同意的其它文件。2.1 組委會(huì)行文March 22, 202272.1 組委會(huì)行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)1、函件 青奧組委函20117號2、批復(fù) 青奧組委復(fù)20118號March 22, 202282.2 青奧辦行文南京市青奧會(huì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室文件寧青奧辦發(fā)20112號給市委、市政府的請示、報(bào)告；給市委、市政府的請示、報(bào)告；與市有關(guān)部門聯(lián)合發(fā)文；與市有關(guān)部門聯(lián)合發(fā)文；給市有關(guān)部門及各區(qū)縣青奧辦的通知、意見等；給市有關(guān)部門及各區(qū)縣青奧辦的通知、意見等；

4、其他需要發(fā)文的事項(xiàng)其他需要發(fā)文的事項(xiàng)南京市青奧會(huì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室與市有關(guān)部門商洽工作的函件與市有關(guān)部門商洽工作的函件 寧青奧辦函 20112號青奧辦的批復(fù)青奧辦的批復(fù) 寧青奧辦復(fù) 20112號March 22, 202292.3 部門行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)部（廳）文件 青奧廳201117號 簽發(fā)人：部門領(lǐng)導(dǎo)1、青奧組委各部門的請示、報(bào)告、決定、通知等2、兩個(gè)以上部門聯(lián)合發(fā)文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)部（廳）1、函件 青奧策函20117號2、批復(fù) 青奧宣復(fù)20118號March 22, 2022103. 收文處理簽收 登記、填寫辦文單或傳閱單審核 是否受理、文種、辦理意

5、見送閱 組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批轉(zhuǎn)辦 轉(zhuǎn)交各部辦理催辦催辦 3個(gè)工作日內(nèi)處理，并報(bào)告辦理結(jié)果March 22, 2022113.1 文件辦結(jié)已經(jīng)按照領(lǐng)導(dǎo)同志批示認(rèn)真承辦，履行了處理程序并有結(jié)果；上級機(jī)關(guān)公文，已經(jīng)通過行文或其他方式貫徹執(zhí)行；要求組委會(huì)（或青奧辦）答復(fù)問題的來文已經(jīng)作出明確答復(fù)；應(yīng)當(dāng)閱知文件的人員都已簽署意見或圈閱。March 22, 2022124. 概念區(qū)分“請示”與“報(bào)告” 。報(bào)告中不得夾帶請示事項(xiàng)?！罢埵尽迸c“函”（商請函、詢答函、請批函、答批函）“南京市青奧辦”與“南京青奧組委”“擬文”與“辦文”、“傳閱”March 22, 202213檔案管理什么是檔案文書檔案數(shù)碼照片檔案實(shí)物

6、檔案重大活動(dòng)檔案的收集文獻(xiàn)資料March 22, 2022141. 什么是檔案March 22, 202215 檔案是階級社會(huì)的產(chǎn)物。如：商代的殷墟、漢代的蘭臺(tái)、石渠閣、唐宋的架閣庫、明清的黃冊庫、皇史宬等。1. 什么是檔案定義 檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。March 22, 202216各種組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的各種組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的保存?zhèn)洳榈臍v史文件保存?zhèn)洳榈臍v史文件記錄方式和載體是多種多樣的記錄方式和載體是多種多樣的歷史的原始記錄歷史的原始記錄1. 什么是檔案檔案的種類產(chǎn)生

7、領(lǐng)域文書檔案、科技檔案及各種專門檔案（如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、訴訟檔案等）載體形式紙質(zhì)檔案、非紙質(zhì)檔案（甲骨、泥板、布帛、膠片、磁介質(zhì)等）記錄方式文字檔案、電子數(shù)碼檔案、實(shí)物檔案、錄音、錄像檔案、口述檔案等March 22, 2022171.什么是檔案檔案工作的內(nèi)容檔案工作基礎(chǔ)工作收集整理鑒定保管統(tǒng)計(jì)檢索編研利用編研提供利用March 22, 2022182. 文書檔案歸檔范圍1、工作計(jì)劃、方案、總結(jié)、大事記、簡報(bào)等。2、制發(fā)的各種文件及領(lǐng)導(dǎo)批示。3、工作中形成的部門職責(zé)、規(guī)章、守則等。4、黨支部活動(dòng)形成的文件、總結(jié)、報(bào)告等。5、重要會(huì)議記錄、重要統(tǒng)計(jì)資料。6、人民群眾來信、來訪及處理人民群眾來

8、信、來訪形成的電話記錄、處理意見、報(bào)告等有關(guān)材料。7、外出考察活動(dòng)資料、考察報(bào)告。8、與相關(guān)單位或國際奧委會(huì)等國際組織的往來信函、文件。9、以青奧組委名義簽署的各種合同、協(xié)議書、備忘錄等法律文本。March 22, 2022192.1文書檔案歸檔范圍辦公廳上級機(jī)關(guān)制發(fā)的重要文件，包括黨中央、國務(wù)院及中央、國家有關(guān)部門對青奧組委請示事項(xiàng)的批復(fù)；上級領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)青奧組委工作的講話、指示、批示、信函；黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人為青奧會(huì)所作的題詞、賀詞、講話和指示等。 以青奧組委名義制發(fā)的文件材料青奧組委向上級部門提交的工作報(bào)告；青奧組委與中央、國家有關(guān)部委、各有關(guān)省市及有關(guān)單位商洽工作的函件。青奧組委黨組會(huì)、全會(huì)、

9、執(zhí)委會(huì)、秘書長辦公會(huì)、專題會(huì)及其他重要會(huì)議的文件材料。March 22, 2022202.1 文書檔案歸檔范圍辦公廳青奧組委領(lǐng)導(dǎo)同志在國內(nèi)外重要活動(dòng)中的講話和陳述稿，開幕詞、閉幕詞；收、發(fā)的各類電報(bào)、傳真、秘密文件。青奧組委編印的大事記、簡報(bào)等。后勤工作形成的文件材料，包括：后勤工作規(guī)章制度等；車輛安排、使用、調(diào)度方案；辦公用品、設(shè)備的購置計(jì)劃、請示、批示及與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。March 22, 2022212.1 文書檔案歸檔范圍國際聯(lián)絡(luò)部接待國際奧委會(huì)、各國際單項(xiàng)體育組織成員形成的文件材料；與制證工作相關(guān)的報(bào)名表、證件格式及內(nèi)容等文件材料；青奧組委外事接待、出訪工作計(jì)劃、

10、安排及相關(guān)文件材料，包括請示、批件、登記表等；重要外事活動(dòng)方案，外賓、貴賓名單，邀請函，會(huì)談紀(jì)要，備忘錄等；大型宴會(huì)方案等。外交部及我駐外使(領(lǐng))館和駐外機(jī)構(gòu)發(fā)來的電報(bào)。March 22, 2022222.1 文書檔案歸檔范圍總體策劃部青奧組委向國際奧委會(huì)提交的工作報(bào)告；以青奧組委名義向國內(nèi)外媒體和社會(huì)各界發(fā)布的文稿；青奧組委年度工作報(bào)告、工作要點(diǎn)、工作總結(jié)；青奧組委重點(diǎn)工作計(jì)劃；編制總體工作進(jìn)度表及基礎(chǔ)計(jì)劃；有關(guān)青奧村的工作計(jì)劃和實(shí)施方案；項(xiàng)目管理和風(fēng)險(xiǎn)管理工作中產(chǎn)生的文件材料。March 22, 2022232.1 文書檔案歸檔范圍人力資源部青奧組委機(jī)關(guān)黨委、團(tuán)支部、工會(huì)工作及活動(dòng)中形成的

11、文件材料；青奧組委組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制方案，各部門、賽區(qū)工作職責(zé)；與志愿者工作有關(guān)的文件材料；各部門、賽區(qū)工作人員手冊；干部任免及人員調(diào)配材料；各部門、賽區(qū)工作人員的工資福利、生活補(bǔ)貼辦法；工作人員培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施細(xì)則；年度考核辦法及相關(guān)材料；面向社會(huì)公開招聘形成的文件資料。March 22, 2022242.1 文書檔案歸檔范圍市場開發(fā)部各項(xiàng)執(zhí)行計(jì)劃、贊助商識(shí)別計(jì)劃、火炬接力活動(dòng)市場開發(fā)計(jì)劃、文化活動(dòng)市場開發(fā)計(jì)劃、市場開發(fā)預(yù)算等；青奧組委贊助商、供應(yīng)商銷售計(jì)劃；特許經(jīng)營計(jì)劃及郵品、紀(jì)念幣計(jì)劃；對青奧組委潛在贊助領(lǐng)域和贊助企業(yè)進(jìn)行調(diào)研、分析的材料；對贊助商轉(zhuǎn)播商的接待計(jì)劃及提供服務(wù)所產(chǎn)生的文件

12、材料；贊助商顧問組會(huì)議、贊助商研討會(huì)等相關(guān)會(huì)議材料；青奧組委票務(wù)戰(zhàn)略計(jì)劃和操作方案；青奧組委捐贈(zèng)登記及各類統(tǒng)計(jì)資料等。March 22, 2022252.1 文書檔案歸檔范圍文化教育部舉辦各種大型活動(dòng)、慶典儀式過程中形成的文件材料，包括會(huì)徽發(fā)布、開、閉幕式、火炬?zhèn)鬟f等活動(dòng)方案等；策劃、組織奧林匹克文化節(jié)工作中形成的文件材料；CEP、奧林匹克教育活動(dòng)、奧林匹克主題活動(dòng)形成的文件材料；會(huì)徽、吉祥物等的設(shè)計(jì)方案及相關(guān)文件材料；征集、評選會(huì)歌文件，會(huì)歌原稿及青奧會(huì)入選歌曲名錄等；城市景觀設(shè)計(jì)活動(dòng)的相關(guān)文件材料。March 22, 2022262.1 文書檔案歸檔范圍新聞宣傳部宣傳工作大事記、簡報(bào)、會(huì)議

13、紀(jì)要等；對國內(nèi)、外宣傳工作的意見；宣傳畫冊、折頁、宣傳畫等宣傳品的設(shè)計(jì)、評選方案及相關(guān)材料；參加國內(nèi)外有關(guān)展覽活動(dòng)的布展方案、圖片、預(yù)算等資料；青奧組委網(wǎng)站形成的各種材料；新聞發(fā)布會(huì)的材料及對國內(nèi)、外宣傳口徑、宣傳口號及標(biāo)語；比賽場館、青奧村宣傳布置方案；接待境內(nèi)(外)記者的方案及相關(guān)材料；涉及奧林匹克出版物的相關(guān)材料March 22, 2022272.1 文書檔案歸檔范圍體育與場館部競賽規(guī)程總則、總秩序冊，各競賽項(xiàng)目設(shè)置方案、競賽日程表；確定比賽(訓(xùn)練)場地的文件材料；28個(gè)國際單項(xiàng)體育組織（IF）關(guān)于確認(rèn)奧運(yùn)會(huì)比賽場館、競賽日程的文件材料；運(yùn)動(dòng)員資格審查辦法；運(yùn)動(dòng)員報(bào)名手冊，技術(shù)代表、技術(shù)

14、官員、運(yùn)動(dòng)員名冊；競賽紀(jì)律的有關(guān)規(guī)定，抽簽方案等；編寫的技術(shù)手冊、指南等March 22, 2022282.1 文書檔案歸檔范圍體育與場館部頒獎(jiǎng)工作方案，獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌設(shè)計(jì)制作方案、合同書等；審定場地、器材、計(jì)時(shí)、記分設(shè)備的文件；選派培訓(xùn)裁判員，建立仲裁委員會(huì)，確定裁判長（總裁判長）、副裁判長（副總裁判）的文件；總成績冊，每日成績公告。March 22, 2022292.1 文書檔案歸檔范圍財(cái)務(wù)部青奧組委預(yù)算、決算；各部門年度預(yù)算草案、最終批復(fù)及相關(guān)文件；青奧組委經(jīng)費(fèi)使用規(guī)定、實(shí)施細(xì)則；青奧組委財(cái)務(wù)制度及管理辦法；青奧組委物資需求計(jì)劃，物資、采購的管理制度及相關(guān)文件；青奧會(huì)財(cái)政風(fēng)險(xiǎn)管理過程中形成的

15、文件；青奧組委外匯使用和管理辦法；青奧組委出國人員用匯審核、批匯、結(jié)匯等工作中形成的文件材料。March 22, 2022302.1 文書檔案歸檔范圍信息技術(shù)部“科技青奧”總體方案、實(shí)施計(jì)劃；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、通信項(xiàng)目等工作的運(yùn)行、實(shí)施方案；辦公區(qū)局域網(wǎng)管理、設(shè)施布局、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等文件材料；計(jì)算機(jī)服務(wù)系統(tǒng)技術(shù)手冊、使用指南；青奧會(huì)期間的計(jì)時(shí)記分、成績處理、運(yùn)動(dòng)會(huì)管理、青奧組委網(wǎng)站等信息系統(tǒng)所形成的文件材料；青奧會(huì)場館電信和電子技術(shù)系統(tǒng)的規(guī)劃、實(shí)施監(jiān)督、驗(yàn)收、運(yùn)行及組織、培訓(xùn)、分配場館運(yùn)營隊(duì)伍中形成的文件材料。March 22, 2022312.1 文書檔案歸檔范圍后勤保障部安保工作規(guī)劃，比賽場館建設(shè)中

16、安保工作要求的相關(guān)文件材料及各類安保工作信息資料；設(shè)計(jì)、制作、審核、發(fā)放及管理各類證件的文件材料；青奧會(huì)醫(yī)療服務(wù)工作規(guī)劃；各項(xiàng)醫(yī)療準(zhǔn)備工作的相關(guān)文件材料；配合有關(guān)部門推動(dòng)開展疾病防疫、監(jiān)測等工作的相關(guān)文件材料；有關(guān)醫(yī)療培訓(xùn)和興奮劑檢測前期準(zhǔn)備工作形成的文件材料；與動(dòng)物檢驗(yàn)檢疫工作相關(guān)的文件材料。青奧會(huì)期間住宿、交通、餐飲戰(zhàn)略計(jì)劃、運(yùn)行計(jì)劃及相關(guān)文件材料March 22, 2022322.2 文書檔案的歸檔要求歸檔文件應(yīng)為原件歸檔文件使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求每年二月底前，將部門檔案向辦公廳檔案室移交，六月前完成組委會(huì)前一年檔案歸檔跨年度文件歸檔年度的確定March 2

17、2, 2022332.3 文書檔案的整理March 22, 202234件的確定裝訂排列編制歸檔號編目裝盒2.3.1 件的確定文件正本與不同稿本正文與附件正文與文件處理單等原件與復(fù)制件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文報(bào)表、名冊、圖冊等來文與復(fù)文未裝訂的式樣同一的表格不便拆開整理的會(huì)議記錄類材料March 22, 2022352.3.2 裝訂 歸檔文件應(yīng)按件裝訂正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無特

18、殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。 March 22, 2022362.3.3 編目件號責(zé)任者題 名日 期保管期限頁數(shù)備注36新聞宣傳組關(guān)于國際奧委會(huì)主席羅格在寧訪問的新聞宣傳實(shí)施方案20100812永久837市委書記信箱來信交辦單關(guān)于李劍飛關(guān)于建議引進(jìn)水上自行車項(xiàng)目的來信的答復(fù)（附來信）20100813永久338體育與場館部關(guān)于赴新加坡青奧會(huì)、廣州亞運(yùn)會(huì)實(shí)習(xí)考察情況的報(bào)告20101231永久7March 22, 2022373. 數(shù)碼照片檔案March 22, 202238照片號：20100055題 名：在國際奧委會(huì)122次全會(huì)上國際奧委會(huì)主席羅格宣

19、布南京獲得2014年青奧會(huì)主辦權(quán)責(zé)任者：南京市青奧辦拍攝時(shí)間：20100110攝影者：國際奧委會(huì)3.1 歸檔范圍領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。記錄本單位重大事件、活動(dòng)的照片。其他具有保存價(jià)值的照片。March 22, 2022393.2 歸檔要求數(shù)碼照片及其文字說明應(yīng)同時(shí)歸檔歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG格式對具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，歸檔時(shí)必須沖印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存歸檔的數(shù)碼照片原則上應(yīng)為原件March 22, 2022403.3 著錄項(xiàng)目照片號責(zé)任者照片題名拍攝時(shí)間類別 攝影者密級備注20100001南京市

20、青奧辦南京申辦代表團(tuán)參加瑞士洛桑舉行的國際奧委會(huì)青奧會(huì)申辦工作會(huì)議，圖為代表在現(xiàn)場研究工作，左一國家體育總局外聯(lián)司司長宋魯增，左三王詠紅副市長20090310數(shù)碼件蔣平 20100002南京市青奧辦季建業(yè)市長到青奧辦調(diào)研工作，圖為季建業(yè)市長（左四）講話20091121數(shù)碼件蔣平 20100003南京市青奧辦國際奧委會(huì)第122次全會(huì)青奧會(huì)申辦城市陳述會(huì)議會(huì)場20100210數(shù)碼件楊磊 March 22, 2022414. 實(shí)物檔案會(huì)徽設(shè)計(jì)特許商品吉祥物獎(jiǎng)牌證書March 22, 2022424.1 實(shí)物檔案歸檔范圍青奧會(huì)會(huì)徽、吉祥物、會(huì)歌、火炬等青奧產(chǎn)物及相關(guān)紀(jì)念品、旗幟等實(shí)物青奧會(huì)開閉幕式及各

21、比賽場館舉行的半決賽、決賽等重大活動(dòng)、會(huì)議的門票，以及相關(guān)標(biāo)志、宣傳冊、紀(jì)念品、證件和獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等相關(guān)實(shí)物的樣品、模具等由青奧組委指定企業(yè)設(shè)計(jì)的各類特許產(chǎn)品，如鑰匙鏈、紀(jì)念章、紀(jì)念郵票、紀(jì)念幣、郵折等國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人舉辦的各類活動(dòng)中，與青奧相關(guān)的，并捐獻(xiàn)給青奧組委的各種實(shí)物和文獻(xiàn)資料March 22, 2022434.1 實(shí)物檔案歸檔范圍國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人為青奧會(huì)制作并捐獻(xiàn)給青奧組委的各種實(shí)物及其背景資料，包括工藝品、橫幅等上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等青奧組委對外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品青奧組委成立以來使用過的牌、匾、印章等其它有保存價(jià)值的實(shí)物March 22, 2022444.2 實(shí)物