采購過程和信息流程課件(PPT 79頁)

1、采購過程和信息流程第一節(jié) 采購過程一、發(fā)現需求二、對需求進行描述三、確定可能的供應商并對其加以分析四、確定價格和采購條件五、擬訂并發(fā)出采購定單六、對定單進行跟蹤并/或催貨七、接收并檢驗收到的貨物八、結清發(fā)票九、維護紀律發(fā) 現 需 求一、需求概述 采購中首先要解決的問題是“采購什么、采購多少、何時采購” 需求分析：根據客戶的需求歷史、或者生產計劃等求出需求規(guī)律，根據需求規(guī)律預測客戶下一個月的需求品種和需求量。（采購工作第一步，也是制定訂貨計劃的基礎和前提） 需求分析設計范圍廣 需求分析具有全面知識：生產技術、管理二、ABC分類法ABC分類步驟商品編號單價/元需求量/件商品編號單價/元需求量/件A

2、4.00300F2.00150B8.001200G6.0040C1.00290H2.00700D2.00140I5.0050E1.0O270J3.002000分 類每類金額(元)庫存品種數百分比(%)占用金額百分比(%)A=B ,J15600.002078.7B=H,A,F2900.003014.6C=C ,D ,E,I,G1330.00506.7 ABC分類依據：（1）用戶企業(yè)所需的主要物資（2）用戶企業(yè)需求量最大的物資（3）是貴重物資，雖然需求量不大，但貴重（四）ABC分析法的應用1、ABC分析法的應用 （1）是本身的直接應用，即根據某種重要性將物資分為A、B、C三類，每類差別很大，進行不

3、同程度的重點管理 （2）根據它的原理來確定各種不同物資的相對重要性，按他們相對重要性的大小確定順序序列進行重視順序管理2、通過具體情況來討論（1）一個單位買多個品種 資金不夠、運力不夠、采購地區(qū)不同、采購資源不夠 關鍵零部件和普通通用零部件（2）多個單位購買同一種產品 方法：A 一次訂貨，一次進貨 B 多次輪番進貨（先需要先供應）（3）多個單位多個品種采購 用ABC分類法確定各品種的采購優(yōu)先程度，根據需求單位的情況，確定各個單位之間供應先后順序。三、統(tǒng)計分析法根據一些原始材料來分析出客戶的需求規(guī)律（一）最基本的原始材料 1、各個單位的采購申請單 2、各個單位的銷售日報表 3、各個單位的領料單（

4、或倉庫的出庫單） 4、生產計劃任務單（二）統(tǒng)計分析方法 1、采購申請單匯總統(tǒng)計企業(yè) 問題：（1）市場響應不靈敏 （2）庫存負擔重，風險大 2、各個單位銷售日報表統(tǒng)計流通企業(yè) 銷售日報表就可以統(tǒng)計得到企業(yè)物資的消耗規(guī)律。即：時間函數法、有序數列法（1）時間函數法：物資消耗量描述成時間的函數 Ri(t) = fi(t) Ri = fi(t) dt E（2）有序數列法：把各個單位的銷售日報表按單位時間（如日、周、月、季、年）進行匯總。 P.S. 為了掌握需求規(guī)律，統(tǒng)計的時間單位越小，則需求規(guī)律越精密靈敏。四、推導分析 推導分析：根據企業(yè)主生產計劃來進行需求分析，求出各種原材料、零部件的需求計劃的過程

5、。（一）制定主產品生產計劃 1、主產品的生產計劃 2、零部件的生產計劃社會維修（二）制定主產品的結構文件 結構層次：每一個零部件要標出需要數量，是自制還是外購，以及生產提前期或采購提前期 通過主產品結構文件可看出在某個時間生產出一個主產品需要分別提前多長時間采購一些什么樣的部件、零件和原材料，需采購多少 五、物資消耗定額管理 物資消耗定額：在一定的生產技術組織的條件下，生產單位產品或完成單位工作量所必須消耗的物資的標準量。1、技術分析法生產企業(yè) 按產品結構設計、技術特點、加工設備和工藝流程來制定物資消耗定額的方法。2、統(tǒng)計分析法3、經驗估計法六、預測1、概述 根據企業(yè)過去的物資消耗情況找出企業(yè)

6、物資消耗規(guī)律，根據這個規(guī)律來預測未來企業(yè)物資的需求量。2、計算方法七、發(fā)現需求 1、緊急定單“緊急” 2、小額定單 簡化或自動化、合并采購 3、空白支票采購定單附支票 4、公司采購卡需求預測原因需求預測原因預測中的一般經濟問題預測中的一般經濟問題預測中一般經濟問題預測中用到的數據源預測的方法與技術對所需產品或服務加以準確描述一、采購申請規(guī)范化1、名詞手冊2、構成內容全面二、采購申請的傳遞 申請部門 采購部門采購申請（附件）采購申請（原件）2、移動采購申請使用物料和標準件重復需要 采購申請部門 采購部門 3、使用物料清單（BOM）X X物料采購申請數量、需要時間X X物料采購申請數量、需要時間、

7、供應商、價格、采購定單編號4、總括或開口定單總括訂購單(Blanket Order)：采購員根據預期的消費需求，在季節(jié)性商品尚未開始生產前即開出訂購單，以確保在銷售季節(jié)到來時有充足的商品庫存。開口定單(open-end order)：允許增加采購項目或對時間期限進行展期。適用范圍：維護、修理和輔助物料在幾個月內大量使用并頻繁采購5、無庫存采購或系統(tǒng)合同一攬子合同/無庫存采購：采購經理和供應商建立長期供貨關系，供應商許下承諾，當采購經理需要時就按原來約定的價格條件隨時供貨，庫存放在供貨企業(yè)處，采購經理需要進貨的時候就發(fā)出訂貨單給供應商。 6、第三方提供維護、修理或輔助物料選擇供應貨源與供應商Ri

8、ght supplier 從合格的供應商處Right time 在需求的時間內Right price 以合理的價格Right quantity 取得正確的數量Right quality 符合品質要求的物品和服務合格供應商必有的記錄、履行情況良好的合同、所購物料項目的分類表、供應商記錄、價格：以標準貨幣單位為尺度的商品或服務價值。、價格分析：將報價細分為多個基本要素進行分析，從而判斷報價中費用的合理性。作用：（）決定價格提供指導（）突出賣方中報價錯誤（）為后續(xù)談判打基礎確定價格和購買條件采購定單準備2006年1月20日，某學校委托該市政府采購中心對學校操場基土工程項目進行競爭性談判采購，該項目的

9、主要內容之一是場地平整，挖路漕，約需挖出并運走土方10000立方米。談判文件在對工程報價要求中明確規(guī)定，投標人投標報價應包含多余土方場內轉運堆放費，但在談判文件所附的工程量清單中卻只列入了土方挖掘工程量，而沒有列入多余的土方轉運堆放工程量。在談判過程中曾有供應商A（恰巧就是后來的成交供應商）提出，挖出的土方放在什么地方，一名談判小組成員回答：既然談判文件沒有明確規(guī)定，只要放在不妨礙自己施工地方就可以了。談判過程中還有供應商提出其他一些問題，為了便于評審，在進行最終報價前，經采購人同意，談判小組決定最終報價統(tǒng)一以工程量清單為準，其他因素一律不予考慮。并將這一決定以書面形式通知所有參加談判的供應商

10、。通過談判小組評定，供應商A以最終報價成為成交供應商。 談判結束后，成交供應商對施工現場進行實地考察時發(fā)現，挖出的多余土方在操場的四周都無法堆放，于是與校方交涉多余土方堆放問題，校方指定了多余土方的堆放地點為施工現場西邊150米以外的一塊空地，而且空地很小，要堆高10米以上才能堆下挖出的土方。成交供應商經過測算提出了增加5萬元土方轉運費的要求，校方對此一口回絕，糾紛由此產生。校方認為，談判文件中寫得很清楚，工程報價中應含有多余土方場內轉運堆放費，只要在校園內，校方就可以任意指定堆放地點，現在堆放的地點仍然在校園內，再要求增加費用沒有道理。 供應商認為，談判文件所附的工程量清單中不含多余土方場內

11、轉運堆放費用，而且在最終報價前談判小組以書面形式出具的報價要求中也清楚地寫明，最終報價以工程量清單為準，其他因素一律不予考慮，現在多余的土方要從施工場地運出150多米，而且要加高堆放，這些都是談判文件所附的工程量清單中沒有列明的工作量，相應增加費用是理所應當的。 校方 ：第一，“多余土方場內轉運堆放”的“場內”，概念不明確，不能理解為校方解釋的“校園內”，如果校園有幾平方公里，那幾平方公里的校園都能算是“場內”嗎？顯然不能；第二，“場內轉運堆放”也不能理解為由采購方指定地點堆放，因為談判文件中沒有明確，供應商就可以理解為“最近距離堆放”；第三，堆放不等于要加高堆放，加高堆放和不加高堆放其費用是

12、不等的；第四，在談判時供應商提出多余土方堆放地點問題，采購人當時也在場，但并沒有給出明確回答，對專家的回答采購人也沒有表示反對，實際上就是默認專家的回答。既然這樣，供應商在報價時一定不會考慮將多余土方運到150米以外且要加高堆放因素，更何況在第二次報價前又明確要求最終報價不考慮工程量清單以外的因素。 供應方：要價過高，因為校方即使不要求指定地點放，你也要把多余土方運出工地，距離遠幾十米和距離100多米，費用相差不會太大，加高堆放要翻土，會增加一定費用。因此專家建議工程總費用增加兩萬元。 Case 2 光華照相器材商店采購到一批以前未經銷過的照相機，價格定為1880元。售貨員誤將標價牌制作為88

13、0元。上貨第二天，張寧來逛商店，發(fā)現近2000元的照相機在此只賣880元，就一下買了兩架。此后售貨員去提貨時才發(fā)現實際價格為1880元，經多方查找，總算找到張寧，要求張寧再支付1000元。張寧認為買賣雙方均是自愿，不存在任何的欺詐和脅迫，沒有道理再支付1000元。商店無奈之下只好向法院起訴，要求撤銷這一買賣行為。問題：這一買賣行為能撤銷嗎？ 采購定單就其樣式和在公司內的傳遞路線而言各不相同。不過，任何實用的采購定單所必備的要素有：序列編號、發(fā)單日期、按受定單的供應商的名稱和地址、所需物品的數 量和描述、發(fā)貨日期、運輸要求、價格、支付條款，以及對定單有約束的各種條件。1、包括那些當侵犯別人專利時

14、，保護采購方不受訴訟的連帶責任的條款2、包括有關價格的條款，Eg:如果定單中沒有指明價格,那么,在我方沒有接到通知并對其表示接受的情況下,所購物料的價格不應高于上次支付的價格3、包括明確指出不允許就裝箱和運輸進行收費的條款4、明確規(guī)定貨物的接受取決于對其進行的質量檢測的結果5、指明拒受物資后，如果購買方再次采購會重新發(fā)出定單6、詳細描述質量要求以及質量保障控制方法7、如果所發(fā)貨物在定單指定日期沒有到達，允許取消定單。8、指明采購方拒絕支付匯票給供應商的幾種情況9、有些條款涉及貨物數量，即關于實際裝運數量多于或少于所定貨物時如何處理。在某些行業(yè)中，很難控制一次生產產出的數量（例如，印刷業(yè)），這時

15、，產量在一定限度內的超量和不足都可以接受。10、涉及到對公司有特殊利害關系的事件的條款，例如有關仲裁和制造部件時所需工具的處理等問題的條款。采購定單傳遞路徑： 采購定單 供應商 采購定單（副本S）采購定單原件采購定單副本供應商返還副本表明接受合同采購定單副本（S） 采購部門 供應商 會計部門 倉儲部門收貨部門表明接受意見條款填出收貨方面各項數據發(fā)貨承諾、發(fā)票及運輸 采購定單保管和歸檔（1）采購定單保存關鍵：需要這些文件的時候可以輕而易舉的找到。（將相關的文書附在一張定單副本上）（2）采購定單歸檔 一份按采購定單編號順序保管 另一份與相關的采購申請和往來信件一 起，按供應商名字順序保管 一份按供

16、應商名字順序保管 另一份應該從供應商那里收到接受函的期 限歸到期票據記錄簿中 跟蹤和催貨一、跟蹤：對定單所作的例行追蹤，以便確保供應商能夠履行其貨物發(fā)運的承諾。 作用：保證采購質量和交貨準時性 發(fā)生問題后采購方可采取相應的行動 要素：定期檢查物資生產進度 對正在生產的物資進行質量技術檢測 適用范圍：關鍵的、大額的或提前期較長的采購事項 方法：電話、計算機及網絡（質量跟蹤調查表 ） 二、催貨是對供應商施加壓力，以使其履行最初所做出的發(fā)運承諾、提前發(fā)運貨物或是加快已經延誤的定單涉及的貨物的發(fā)運。貨物的接受和檢驗一、貨物接收的基本目的1、確保以前發(fā)現的定單所采購的貨物已經實際到達2、檢查到達的貨物是

17、否完好無損3、確保收到了所定購的貨物數量4、將貨物送往應該到達的下一個目的地以進行儲存、檢驗或使用5、確保與接受手續(xù)有關的文件都已進行了登記并送交有關人員二、接收貨物后支付款項的理由1、發(fā)票直到折扣期快終止的時候才到，有時甚至折扣期后發(fā)票才到2、如果沒有進行檢驗，對任何物料進行貨款支付都是不明智的3、不論如何，通常所采用的把貨物裝運日作為開票日的做法應該改變，折扣期的起始日應該是發(fā)票或貨物的接受日中較晚的三、支持不必等待貨物的到達、檢驗和接受物料，對發(fā)票進行支付的理由1、財務上的收益可能很大2、不能享受現金折扣反映了采購方信用狀況不佳3、如果供應商聲譽良好，即使貨款已經支付，物料出現了問題雙方

18、也可以圓滿地加以解決結清發(fā)票，支付貨款一、結清發(fā)票的程序采購部門核查發(fā)票主要程序為：1、進行審核和必要的更正后，原始發(fā)票送交財務部門保管，直到采購部門授權支付款項； 2、發(fā)票的附件由采購部門保管，直到收貨部門通知它物料已經收到為止。 3、只要采購部門收到收貨報告，它就按照發(fā)票檢查收貨報告；如果收貨報告和發(fā)票相符，采購部門就同時保管這兩份文件，直到檢查部門發(fā)來通知，指出這批貨物可接受。 一、應保存的記錄至少包括1、采購訂單目錄。目錄中所有的訂單都編上號，并指明每個訂單是未結的還是已結的2、采購訂單卷宗。所有的采購訂單副本按順序編號后保管在卷宗中3、商品文件。記錄所有主要商品或項目的采購情況（日期

19、、供應商、數量、價格和采購訂單編號） 4、供應商歷史文件。列出了與交易金額巨大的主要供應商進行的所有采購事項。維護記錄二、其他文件1、勞務合約2、工具和壽命記錄3、少數小額采購4、投標歷史文件第二節(jié) 信息流一、采購部門中技術的使用 采購系統(tǒng)發(fā)展表現為兩方面：（1）能提高采購過程的效率的系統(tǒng)，基本上包括與供應商之間的電子數據交換系統(tǒng)、條形碼系統(tǒng)及自動數據輸入系統(tǒng)（2）提高負責采購員工和部門的生產效率和工作效率的系統(tǒng)二、常用的技術 1、通過傳真機傳遞信息缺點： 成本、 時間、 泄密2、傳真/調制解調器（fax modem ） 除了具備調制解調器撥號上網的功能外，配合傳真軟件如WinFax Pro，

20、還可以當傳真機使用。除此之外，接收后的傳真可以打印出來或者存盤，這是傳統(tǒng)傳真機所無法做到的。所以有傳真調制解調器，就不用再購買一般傳真機了。 Public switched telephone network 公共交換電話網 調制解調器是一種計算機硬件，它能把計算機的數字信號翻譯成可沿普通電話線傳送的脈沖信號，而這些脈沖信號又可被線路另一端的另一個調制解調器接收，并譯成計算機可懂的語言。這一簡單過程完成了兩臺計算機間的通信。 Fax/Modem指傳真調制解調器，Modem指調制解調器，Fax指傳真，它擁有Modem和傳真機的兩個功能，市面上大部分的Modem產品都有這兩個功能。一個好的Fax/

21、Modem可以自動區(qū)分是語音電話、傳真電話還是數據。3、電子郵件4、語音信箱 語音信箱業(yè)務是利用電話語音信箱系統(tǒng)向用戶提供存儲、提取話音留言及其他輔助功能的一項服務。（1）普通信箱：用于來訪者給用戶（信箱主人）留言，只有信箱主人才可提取信箱中的留言信息。普通信箱用戶分兩種情況：一種是普通電話網中的用戶，另一種是非普通電話網中的用戶。（2）布告欄信箱：用于信箱主人向來訪者發(fā)布信息，只有信箱主人才可在信箱中留言，還可根據需要設置查詢權限檢查密碼，這類信箱主人可以為任何種類的用戶。5、采購運作系統(tǒng)6、管理報告系統(tǒng)二、采購和供應活動中計算機的使用1、采購程序的電子化處理將辦公室里的手工勞動降到最小值2

22、、記錄中的信息通常更精確，并幾乎可以立刻得到3、對于運作的控制得以提高4、由于有信息的支持以及對運作控制的改善，業(yè)務績效也可以提高5、由于更快、更準確的信息流的出現，采購者可以有更多的時間與供應商就重要問題進行面對面的討論，與供應商關系得以改善美國通用電器公司電子采購1、傳統(tǒng)程序（照明部） 七天向公司采購部發(fā)送幾百份詢價申請從公司的技術資料檔案中檢索相關產品設計圖復印室復印將復印資料和尋價申請放入信封2、1996年采用計算機采購 自動檢索準確 采購資源部 供應商 設計圖紙并附 接收電子詢價 收到詢價 上電子詢價單 并報價2小時計算機采購體系循環(huán)步驟 發(fā)現需求 說明/描述需求 決定外購選項 確定

23、幾個價格準備 準備 他條款 采購定單 發(fā)出采購定單 跟蹤采購定單 收貨/檢驗 支票審批和支付貨款 維護記錄采購流程管理采購訂單MMMaterialsmgmt654 27訂單跟蹤采購訂單處理采購批準3貨源與價格確定1采購申請貨物接受收發(fā)現需求劃發(fā)票采購訂單發(fā)票效驗 ?自動采購系統(tǒng)的簡化流程圖計算機供應商文件開放式請購單項目或物料的歷史文件庫存控制信息報告采購定單物料請購單價格的歷史資料一、電子供應商目錄 一種網頁，提供了供應商銷售和供應的產品和服務的有關信息。http:/（二）同供應商的電子數據交換1、EDI定義（electronic data interchange) 按照統(tǒng)一規(guī)定的一套通用標

24、準格式，將標準的經濟信息，通過通訊網絡傳輸，在貿易伙伴的電子計算機系統(tǒng)之間進行數據交換和自動處理，有效的減少由于重復輸入而產生的錯誤和浪費的時間、資源，從而提高企業(yè)對市場的應變能力，加快貿易循環(huán)。2、EDI硬件環(huán)境（）計算機 （2）MODEM和路游器（3）通信線路 （4）計算機網絡（VAN）3、EDI作用（1）減少了文書工作（無紙化采購）（2）不需要文員做文書工作（3）有利于開發(fā)一體化的和更好的采購和物料管理系統(tǒng)（4）由于使用屬于第三方的具有國際傳輸能力和標準網絡，全球范圍內的采購方和使用地與供應商之間的溝通步伐可以更快（5）提高企業(yè)降低經營總成本的能力（三）條形碼一系列平行排列的矩陣線條和空

25、白，預先確定排列方式代表了字母、數字和特別的性質。（ 690、691、692代表中國）1、可靠準確2、數據輸入速度快3、經濟便宜4、設備簡單（四）提高成效1、決策幫助（決策支持系統(tǒng)） 決策支持系統(tǒng)(Decision Support System ，簡稱DSS)是輔助決策者通過數據、模型和知識，以人機交互方式進行半結構化或非結構化決策的計算機應用系統(tǒng)。它是管理信息系統(tǒng)(MIS)向更高一級發(fā)展而產生的先進信息管理系統(tǒng)。它為決策者提供分析問題、建立模型、模擬決策過程和方案的環(huán)境，調用各種信息資源和分析工具，幫助決策者提高決策水平和質量。2、專家系統(tǒng) 模仿人類專家解決問題的行為的計算機程序1、專家系統(tǒng)

26、的架構： 知識庫(Knowlege Base)儲存專家用以解決問題的知識。 推理機(Inference Mechanism)用以控制推理過程。 使用者接口(User Interface)提供使用者與專家系統(tǒng)的 接口。 解釋機(Explanation Mechanism)提供使用者友善的解釋說明及咨詢功能。 知識獲取接口(Knowlege Acquisition Interface)提供編輯、增刪知識庫功能。 工作記憶區(qū)(Working Memory)儲存推理過程中的事實。 3、全球化數據庫4、采購者工作站工作站（Workstation），是一種以個人計算機和分布式網絡計算為基礎，主要面向專業(yè)應

27、用領域，具備強大的數據運算與圖形、圖像處理能力，為滿足工程設計、動畫制作、科學研究、軟件開發(fā)、金融管理、信息服務、模擬仿真等專業(yè)領域而設計開發(fā)的高性能計算機。采購者工作站（1）具有連續(xù)到主機數據庫的自動交易系統(tǒng)（2）具有決策支持系統(tǒng)（3）具有一個專家系統(tǒng)（4）具有提高個人生產效率的軟件、字處理軟件等（五）微型計算機（1）只需要在硬件上進行不多的投資，再花費大約2000元購買采購軟件（2）提高采購部門計劃能力（3）個人計算機是獨立系統(tǒng)，可以完全由采購部門使用（4）保密性強（5）數據和報告的及時性和準確性得到極大提高（6）能到市場上買到圖表處理軟件應用于采購部門的例行活動中。（六）軟件 軟件都是用各種電腦語言（也叫程序設計語言）編寫的。最底層的叫機器語言，它由一些0和1組成，可以被某種電腦直接理解，但人就很難理解。上面一層叫匯編語言，它只能由某種電腦的匯編器軟件翻譯成機器語言程序，才能執(zhí)行。人能夠勉強理解匯編語言。人常用的語言是更上一層的高級語言，比如C, Java, Fortran, BASIC。這些語言編寫的程序一般都能在多種電腦上運行，但必須先由一個叫作編譯器或者是解釋器的軟件將高級語言程序翻譯成特定的機器語言程序。編寫電腦軟件的人員叫程序設計員、程序員、編程人員。他