時間管理培訓(xùn)課程(PPT 161頁)

1、 行政細節(jié)每天上課時間：每天上課時間：休息：休息：午餐：午餐：每天下課時間：每天下課時間：7 Hours(9:00)10:30-1045;15:00-15:2012:00-13:3017:30課程安排課程安排 暖場與態(tài)度調(diào)整暖場與態(tài)度調(diào)整 第一單元：認識時間管理第一單元：認識時間管理第二單元：學(xué)習(xí)時間管理原則第二單元：學(xué)習(xí)時間管理原則第三單元：合理規(guī)劃工作時間第三單元：合理規(guī)劃工作時間第四單元：建立個人效率系統(tǒng)第四單元：建立個人效率系統(tǒng)第五單元：完善時間管理的技巧第五單元：完善時間管理的技巧 第六單元：困難問題研討第六單元：困難問題研討破冰：尋找一個他 周哈里窗周哈里窗 你知你知 你不知你不知

2、 我我 知知 我我 不不 知知l 用用 開發(fā)潛能開發(fā)潛能公眾我公眾我隱私我隱私我背脊我背脊我潛能我潛能我行為循環(huán)行為循環(huán) 思思 維維 態(tài)度態(tài)度習(xí)慣習(xí)慣結(jié)果結(jié)果ACTION- - 學(xué)習(xí)的精義學(xué)習(xí)的精義 - - 生命在于行動生命在于行動 行動是快樂的源泉行動是快樂的源泉 我享受持續(xù)行動的快樂我享受持續(xù)行動的快樂 行動使我敏捷行動使我敏捷 行行 動使我高效動使我高效 行行 動給我自由動給我自由 行行 動給我力量動給我力量 行行 動給我富足動給我富足 行行 動給我健康動給我健康 行行 動創(chuàng)造行動動創(chuàng)造行動 我我 是行動典范是行動典范平均平均8080歲壽命歲壽命一寸光陰一寸金 1-20、60-80 不計

3、，余40 1年為1寸 睡眠 8小時 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5交通 1.5小時 2.5年 20電話 1小時 1.7年 18.3看電視、上網(wǎng) 3小時 5年 13.3看報、聊天 3小時 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時 3.3年 3.33.3“不能管理時間，便什么都不能管理不能管理時間，便什么都不能管理” 杜拉克杜拉克“管理管理”時間是不對的，管理的只能是你自己，因時間是不對的，管理的只能是你自己，因此此“時間時間 管理管理”就是就是“自我自我”管理；管理；很多人平常都在抱怨的所謂時間不夠用的問題；其實并沒

4、有所謂時間太多或時間不夠的情形所在；一天就是二十四小時，不多也不少；不管你是誰，都是一樣的；所謂時間太少，只是表示在這段時間里要做的事情太多，以致這段時間不允許而已；時間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事；“能夠做”和“本來可以做”基本上并沒有多大的差別存在待得晚晚一點就可以做完每一件事？誰偷偷了你的時間？為何活活得較久但較不愉快？ 對自己想要要的東西實際一點什么對你最重要什么對你最重要 你不會錯過錢但卻一直錯失失時間錢可以多賺：時間卻無法多賺錢可以多賺：時間卻無法多賺四個主要的影響時間生產(chǎn)率障礙四個主要的影響時間生產(chǎn)率障礙人們并不尊重時間，他們不了解其重要性人們并不尊

5、重時間，他們不了解其重要性人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解其人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律自然規(guī)律人們不善于檢查提高時間管理辦法，不知人們不善于檢查提高時間管理辦法，不知道道“重要重要”與與“緊要緊要”之區(qū)別之區(qū)別有時間觀念的人不善于控制時間，他們不有時間觀念的人不善于控制時間，他們不知怎樣制定一個時間管理系統(tǒng)知怎樣制定一個時間管理系統(tǒng) 為什么要做好時間管理？ 為什么要做好時間管理？為什么要做好時間管理？自我評價與檢討自我評價與檢討時間拖延測試的評估結(jié)果是：每一個“非常滿意”評 4 分每一個“略表同意”評 3 分每一個“略表不同意”評 2 分每一個“極不同意”評 1 分。

6、總分小于20分，表示你不是拖延者，或許只是偶爾有拖延總分在21-30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重總分多于30分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。 自我評價與檢討時間管理時間管理時 間 管 理第四代時間管理有效的時間管理系統(tǒng)包含以下五個步驟：有效的時間管理系統(tǒng)包含以下五個步驟： 1 1 明確你的價值觀明確你的價值觀2 2 確定你的目標(biāo)確定你的目標(biāo)3 3 對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序?qū)δ愕哪繕?biāo)按優(yōu)先級排序4 4 明確你的任務(wù)明確你的任務(wù)5 5 對任務(wù)按優(yōu)先級排序?qū)θ蝿?wù)按優(yōu)先級排序時間管理系時間管理系統(tǒng)統(tǒng)價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間

7、安排的最基本的因素。基本的因素。健康看牙醫(yī)，洗澡，等等 家庭給家里打電話，等等 友誼買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等 愛情準(zhǔn)備燭光晚餐，等等 工作簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試，等等 金錢夜間兼職的面試，等等 興趣看演唱會，等等 重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項放在首位，把哪些放在無關(guān)緊要的地方。這就是你的價值觀。 價值觀價值觀- 價價 值值 觀觀 列列 舉舉 做事有效率做事有效率 追求卓越追求卓越 專業(yè)能力強專業(yè)能力強 樂觀進取樂觀進取 服務(wù)他人服務(wù)他人 節(jié)儉節(jié)儉 身體健康身體健康 慷慨慷慨 誠實誠實 虛心請教虛心請教 主持正義主持正義 整齊清潔整齊清潔 追求

8、真實追求真實 領(lǐng)導(dǎo)地位領(lǐng)導(dǎo)地位 經(jīng)濟基礎(chǔ)穩(wěn)固經(jīng)濟基礎(chǔ)穩(wěn)固 忠實忠實 自食其力自食其力 愛家愛家 篤信宗教篤信宗教 操守操守 創(chuàng)意創(chuàng)意 團隊精神團隊精神 知識豐富知識豐富 自我期許自我期許 目標(biāo)的設(shè)定目標(biāo)的設(shè)定 明確自己的價值觀明確自己的價值觀 設(shè)定目標(biāo)設(shè)定目標(biāo) 制定階段性步驟制定階段性步驟 把握今日：最重要時刻把握今日：最重要時刻 長期長期中期中期 短期短期目標(biāo)是我們的需求和愿望目標(biāo)是我們的需求和愿望 我們想得到什么。它們直我們想得到什么。它們直 接源于我們的價值觀。接源于我們的價值觀。例如例如: : 任務(wù)表中有矛盾：星期二和星期三晚上，在公司開 會、兼職面試、看演唱會三者之間只能挑選兩樣，

9、必須舍棄一樣。 它們分別代表什么？對它們?nèi)绾闻判?，完全取決于你的價值觀和目標(biāo)。對它們?nèi)绾闻判颍耆Q于你的價值觀和目標(biāo)。 目目 標(biāo)標(biāo)我的工作與目標(biāo)核心時間核心時間1.1. 是作優(yōu)先處理事件的時間是作優(yōu)先處理事件的時間2.2. 使將優(yōu)先秩序顛倒的寸機會降到最低使將優(yōu)先秩序顛倒的寸機會降到最低3.3. 讓我們可以擬定開始時刻的進度讓我們可以擬定開始時刻的進度4.4. 讓我們可以安排事情的處理先後次序讓我們可以安排事情的處理先後次序5.5. 有助控制打擾有助控制打擾請勿打擾請勿打擾危險只處理一件事情明確的優(yōu)先順序只處理一件事情明確的優(yōu)先順序四象限工作性質(zhì)分析急迫不 急 迫重要不重要I 緊急情況 迫

10、切的問題 限期完成的會議或工作II 準(zhǔn)備工作計劃 預(yù)防措施 價值觀的澄清 人際關(guān)系的建立 增強自己的能力III 造成干擾的事、電話 信件、報告 會議 許多迫在眉睫的急事IV 忙碌瑣碎的事 廣告函件 電話 浪費時間逃避性活動 Do it ！ (定出時間）4D原則 Do it ?。R上就做） Dont do it。（別去做了）重重 要要 緊緊 迫迫 Delegate授權(quán)別人去做latternow緊急緊急不緊急不緊急 重要重要 不重要不重要 危機 急迫的問題 有期限壓力的作業(yè) 防患未然 改進產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機會 規(guī)劃、休閑 不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的事 受

11、歡迎的活動 玩游戲 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動重要重要與與緊緊急急之區(qū)別之區(qū)別偏重第一類事務(wù)，結(jié)果偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局 偏重第二類事務(wù)，結(jié)果偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠見，有理想有遠見，有理想 平衡平衡 紀律紀律 自制自制 少有危機少有危機 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利短視近利 危機處理危機處理 被視為巧言令色被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計劃輕視目標(biāo)與計劃 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂人際關(guān)系浮泛，甚至破裂 偏重第四類事務(wù)，結(jié)果偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責(zé)任感全無責(zé)任感 工作不保工作

12、不保 依賴他人或社會機構(gòu)維生依賴他人或社會機構(gòu)維生問題 共進午餐，討論促銷會策略 1.5H 商討索賠案處理 1H 與華金公司討論定價 3H 中實公司的合作意向書 2H 天際公司的貨未到問題？ 上級要求上報三個月的業(yè)績報表 2H 周五業(yè)務(wù)會提前 1H 閱讀內(nèi)部刊物 1H 打電話給12客戶 30分鐘 聆聽電話留言 10分鐘 完成文件歸檔 1H 人事部明天要上報新員工試工期表現(xiàn)結(jié)果報告 共進午餐，討論促銷會 策略 1.5H 商討索賠案處理 1H重要 與華金公司討論定價 3H 中實公司的合作意向書 2H 天際公司的貨未到問題？ 上級要求上報三個月的業(yè)績報表 2H 周五業(yè)務(wù)會提前 1H 閱讀內(nèi)部刊物 1

13、H 打電話給12客戶 30分鐘 聆聽電話留言 10分鐘 完成文件歸檔 1H 人事部明天要上報新員 工試工期表現(xiàn)結(jié)果報告不急不重要急 時間自然法則總結(jié)時間自然法則總結(jié)Parkingsons Law 帕金森原則時間象一根彈筋：設(shè)立期限時間象一根彈筋：設(shè)立期限Paretos Principle 帕雷托原則80%的結(jié)果來源的結(jié)果來源20%的努力的努力Concentration Enigmas 注意力之謎 注意力需要及時恢復(fù)注意力需要及時恢復(fù)Internal Energy Levels 內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘有效地利用你的生物鐘Efficacy Efficiency 效能與效率 做正確之事，做

14、好它做正確之事，做好它留些緩行時間留些緩行時間重要工作，今天必須完成重要工作，今天必須完成重要工作，可以稍后再作重要工作，可以稍后再作可以授權(quán)，但寧願自己做可以授權(quán)，但寧願自己做預(yù)期外的工作預(yù)期外的工作A B CX工作類型工作類型ABCABC分析分析實際應(yīng)用實際應(yīng)用ABC分析法在實際運用上，您最好是分析法在實際運用上，您最好是12A(1)每天只計劃每天只計劃1-2項項A-任務(wù)任務(wù)(大約大約3小時小時)23B(2)再計劃再計劃2-3項項B-任務(wù)任務(wù)(大約大約1小時小時)其余其余C (3)其余保留其余保留C-任務(wù)任務(wù)(大約大約45分鐘分鐘) 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24

15、2 4 6 8能力曲線能力曲線+50%能力100%- 50%時間生理能量狀態(tài)的偏差生理能量狀態(tài)的偏差個別差異及共通個別差異及共通性性個人每日韻個人每日韻律律 用正確的方法做錯誤之事 用正確的方法做正確之事用正確的方法做正確之事 用錯誤的方法做正確之事 用錯誤的方法做錯誤之事效能與效率避免分散注意力避免分散注意力鋸齒效應(yīng)鋸齒效應(yīng)100%時間干擾能力最佳休息值：最佳休息值：工作一小時后最多休息十分鐘工作一小時后最多休息十分鐘8 8分鐘計劃節(jié)省一小時分鐘計劃節(jié)省一小時 1.計劃本日的主要任務(wù)和核心時間 2.處理重要的文件往來- 與你的秘書就當(dāng)日行事取得認同 3.核心時間 - 45分鐘 4.任務(wù)分派再

16、確定- 與同事訂約會計劃 5.午餐時工作 6.次重要任務(wù)/會議 7.核心時間 8.優(yōu)先次序較后的電話 9.簽文件10.長期計劃11.檢查明天的事12.回家！每日個人的組織安排每日個人的組織安排 理解時間、分析你的時間理解時間、分析你的時間訂定每日工作計劃訂定每日工作計劃工作計劃-為每天的2-3件事項留出完整的時間 規(guī)劃成功 規(guī)劃成功 規(guī)劃成功 規(guī)劃成功 規(guī)劃成功 今日事今日畢今日事今日畢習(xí)作:在進入工作以前，在進入工作以前，您該從容地對當(dāng)天做好準(zhǔn)備您該從容地對當(dāng)天做好準(zhǔn)備在進入工作以前，在進入工作以前，您該從容地對當(dāng)天做好準(zhǔn)備您該從容地對當(dāng)天做好準(zhǔn)備個人成效effectiveefficient

17、明確于結(jié)果：快、好高效A nice manager A good manager An effective manager脾氣好工作愉快、有結(jié)果一個有成效的經(jīng)理人A型競爭的攻擊的成果數(shù)據(jù)動作快工作作工作作風(fēng)風(fēng)B型冷靜的放鬆的品質(zhì)取向好好先生動作慢工作作風(fēng)工作作風(fēng)A型潛在的問題1.工作控制不良2.缺少授權(quán)3.對優(yōu)先次序的不確定4.時間計劃有偏差5.犧牲品質(zhì)的可能6.與人相處的問題A型行動重點1.建立實際的目標(biāo)2.加強授權(quán)3.改善優(yōu)先次序和時間計劃4.維持適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)5.投資時間與人交流B型潛在的問題1.受壓力才計劃2.不實際的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)3.不清楚的授權(quán)4.鬆懈的團隊控制5.放棄數(shù)量的可能B型行動重點

18、1.設(shè)立緊湊的目標(biāo)2.計劃較高的輸出3.建立實際的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)4.較明確的授權(quán)5.較嚴密的團隊控制較理想的工作作風(fēng)1. 控制的A型2. 投資時間在人際關(guān)係3. 追求品質(zhì)制定時間管理系統(tǒng)制定時間管理系統(tǒng) 建立系統(tǒng)，包括：計劃表、每日目標(biāo)、優(yōu)先次序、完成期限 計劃一定要寫下來，記憶力有時會出錯，強迫自己按期限完成工作 沒有沒有計劃計劃，怎么辦？，怎么辦？ 立即改變 立即改變立即改變立即改變立即改變立即改變立即改變立即改變立即改變立即改變測試:壓力控制能力為了合理安排你的辦公桌，請考慮以下因素：為了合理安排你的辦公桌，請考慮以下因素：你手能夠著的區(qū)域你的辦公桌經(jīng)常性工作區(qū)域手夠不著的區(qū)域經(jīng)常性工作區(qū)域包

19、括： 工作臺面 抽屜 電腦 文件檔 電話 文具這個區(qū)域是你安置日常工作這個區(qū)域是你安置日常工作設(shè)備的地方，如果你坐在桌設(shè)備的地方，如果你坐在桌邊，面對你的辦公桌，那么邊，面對你的辦公桌，那么上述東西是你抬手可及的。上述東西是你抬手可及的。可及區(qū)域可及區(qū)域你的外延工作區(qū)域包括： 收件格 出件格 重要文檔（重要客戶檔案） 日歷 字典 電腦磁盤這個區(qū)域雖然并非伸手可及，但只要伸長胳膊就能夠著。不可及區(qū)域不可及區(qū)域包括你的存檔、庫存資料： 書架 文件柜 宣傳資料我們必須站起來才能到達這個區(qū)域。最好是在我們坐在辦公桌前看不見的地方，否則只會起干擾作用。你的“待辦”格里有多少文件？“待辦”是什么意思？難道

20、這不意味著優(yōu)柔寡斷嗎？收件出件待辦文檔案頭工作你用什么樣的流程系統(tǒng)來處理和安排你的案頭工作？最常見用的包括：辦公桌管理系統(tǒng)老板HEA項目客戶建議C個人閱讀跟進文檔12345678.31案頭管理案頭管理I) 清理你的書桌。除了目前手頭正在做的工作，不應(yīng)該有任何別的東西滯留在桌面。ii) 用一個收件盤。iii)將收件按以下類別歸類：重要而緊急的（今天核心時間處理的）重要但不緊急的（注上處理日期，放入“跟進”文檔）授權(quán)廢紙簍iv) 限制信息流量，避免復(fù)印沒必要的文件。v) 建立個人文檔系統(tǒng)。除了有一個“跟進”文檔外，還應(yīng)該有一個管理文檔，其中包括一些重要的分類。 決定在擬訂計劃、作決定、給予成果回饋

21、時，何種資料派得上用場，然后作到資料方便取用、具有可靠性與適宜性 進行必要的溝通后，抓住必須資料，避免超過需要量 預(yù)期作好評估，將資料分配的優(yōu)先次序標(biāo)準(zhǔn)化 當(dāng)下就處理，每天送來的文件中，有80%可在一開始處理時丟棄，一般主管平均只丟棄20% 別做任何你可以授權(quán)給別人做的事 設(shè)計簡化文件處理的系統(tǒng) ，減少復(fù)本，用標(biāo)準(zhǔn)格式 資料不全資料不全文件繁雜文件繁雜存檔建立一個簡單的文檔系統(tǒng)要考慮以下原則：1.1.什么東西需要存檔？什么東西需要存檔？ 原則上說，只是對將來有用的東西才值得存檔。其他的就應(yīng)該扔掉。正常情況下，你不必保留會議備忘錄、雜志、感謝條、留言等。你可以把這些存入“跟進”文檔中31天的某一

22、天，并注明在哪一天扔掉。2.2.分類分類 當(dāng)建立分類系統(tǒng)時，應(yīng)考慮四方面因素： I) 儲存類：這些可以被稱作不常用文件，比如史料、年度資料等。這些 資料很少被用到，但需要作為文檔來儲存，以備有用。 II) 來件類：這些是需要及時處理的文件，分類系統(tǒng)應(yīng)該確保能夠快速正 確地對這類文件歸檔和處理。這類文件包括重要客戶文件。 III) 提示類：這類文件應(yīng)該直接放入“跟進”文檔指定的那些天內(nèi)，因為 這些文件直接與那一天的活動有關(guān)，需要及時跟進，比如銷 售拜訪、發(fā)出定單、召開會議等。 IV) 確立重點類：經(jīng)常與桌面文檔有關(guān)，用來表明使用頻率。3.3.儲存儲存 用來起提示作用和安排優(yōu)先次序的“跟進”文檔和

23、桌面管理系統(tǒng)都可以放置 在桌面抬手可及的區(qū)域內(nèi)。隨時要處理的文件可以放置在伸胳膊夠不著的區(qū) 域，不常用的文件最好儲存在文件柜里。存檔4.什么時候存檔 使用頻率取決于有多少文件需要存檔。存檔時間當(dāng)然應(yīng)該在每天的下午，因為存檔不需要思想高度集中。最好你能每周做一次存檔工作，在你的日記上寫上哪一天做存檔工作。5.設(shè)計文檔 盒式存檔：用來存放很重要的資料，例如公司的宣傳資料等。 吊式存檔：對存放客戶檔案和其他隨時要處理的文檔最合適。把最后進入的文件放在最上層，如果必要的話，在文檔系統(tǒng)左邊的表面貼上分類目錄。 夾式存檔：對存放“定單”和“常用文件”，比如帳單等有用。記住，你應(yīng)該親自做文檔，不要忘記安全、

24、便于保存和更新等因素。 買一本日記買一本日記1、靈活性靈活性 你所買的日記最好是可以加頁。靈活性通常指的是活頁夾?；铐搳A必須是標(biāo)準(zhǔn)號碼的。2、總體性、總體性 每周，每月和年度計劃安排是必不可少的。3、大小、大小 最好能買一本足夠大的日記本，使你能在上面做出全天的日程安排，包括你所有的 任務(wù)和工作。最佳尺寸選擇為標(biāo)準(zhǔn)的A5，這個標(biāo)準(zhǔn)也最易于做復(fù)印。4、信息、信息 一本日記本也應(yīng)包括注意事項，電話號碼和其他一般性信息。5、任務(wù)、任務(wù) 一本好的日記也應(yīng)該設(shè)置重要工作和工作目標(biāo)的欄目，包括個人目標(biāo)欄目。6、分頁、分頁 一本好的日記也應(yīng)該有分頁紙和分頁欄目。7、競爭力、競爭力 人們經(jīng)?；匕岩槐竞玫娜沼浵?/p>

25、統(tǒng)與辦公系統(tǒng)相比。 隨時檢視隨時檢視練習(xí)：記錄你的模式練習(xí)：記錄你的模式準(zhǔn)備合適的工具，如筆、空白時間表（最好以一刻鐘或半小時為一刻）、計時器，詳細記錄自己的活動情況，堅持一周。如果全天記錄有困難，可以分段記錄，比如今天記錄整個上午的情況，明天記錄下午和晚上的情況，后天記錄上午和中午的情況，等等，然后把它們綜合起來。記錄中要包括以下幾點：活動的開始時間、結(jié)束時間、地點、自我感覺效率、是否按計劃完活動的開始時間、結(jié)束時間、地點、自我感覺效率、是否按計劃完成（或者：是否是計劃安排的事情）、中途中斷的次數(shù)、原因和長成（或者：是否是計劃安排的事情）、中途中斷的次數(shù)、原因和長短。短。 時間表可以參照下頁

26、的格式： 時間 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 每天上班時間為8 點-18 點（含往來交通時間，中午有1小時休息） 08.00 08.30 09.00 09.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00 。18.00 18.30 19.00 。 22.00 22.30 23.00 使用計劃表To-Do ListTo-Do List待處理事項待處理事項Delegate to授權(quán)A/BTo-Do 事項Time 需Required 時跟進A.M. P.M. 6 7 8 9101112Daily Expenses 每日支出 1 2 3 4 5 6 7 8 910Appoin

27、tmentsAppointments日程日程Monthly PlanMonthly Plan月度計劃月度計劃 Month Year 年 月Projects/GoalsProjects/Goals本月項目本月項目/ /目標(biāo)目標(biāo)A/B Business A/B Business 工工 作作 開始日開始日 Personal Personal 個人生活個人生活 下面是一份記錄的空白樣表：下面是一份記錄的空白樣表：_年_月_日星期_ 項目 地點 效率自評 計劃 中斷說明6:307:007:308:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:3013:00總結(jié)及行動

28、計劃1. 建立主要職責(zé)范圍及目標(biāo)，得到認同2. 利用日記本，做好個人組織3. 上班前先做好當(dāng)日工作計劃4. 有效的授權(quán)及跟進5. 不參加無謂的會議，針對有意義的會議，要事先做好準(zhǔn)備6. 于會議后有明確計劃- 誰做什么及何時做？7. 整理桌面及文件8. 文件只經(jīng)手一次9. 投資于員工上，花時間在人際關(guān)系上10. 積極爭取佳績11. 準(zhǔn)時回家12. 擁有私人生活15項浪費時間的主要因素信息傳遞信息傳遞1、頻繁的會議2、信息不足、或不清、或過多決策決策 優(yōu)柔寡斷或拖延組織組織1、混淆職責(zé)與職權(quán)2、辦公室雜亂無章指揮指揮 無效的授權(quán)人力人力 0時間管理的障礙時間管理的障礙1.1.目標(biāo)及優(yōu)先次序不清目標(biāo)

29、及優(yōu)先次序不清2.2.電話干擾電話干擾3.3.個人組織能力差個人組織能力差4.4.毋須及無效的會議毋須及無效的會議5.5.“明日復(fù)明日明日復(fù)明日”的心態(tài)的心態(tài)6.6.突然的訪客突然的訪客7.7.危機管理危機管理8.8.缺乏權(quán)利下放缺乏權(quán)利下放9.9.在同一時刻內(nèi)處理太多事情在同一時刻內(nèi)處理太多事情10.10. 不好意思說不好意思說“不不”11. 11. 做事有頭無尾做事有頭無尾12. 12. 不做重點閱讀不做重點閱讀13. “13. “太多太多”社交活動社交活動教練的四個步驟教練的四個步驟1. 我說給你聽我說給你聽2. 你說給我聽你說給我聽3. 我做給你看我做給你看4. 你做給我看你做給我看放

30、棄喜歡做的事放棄怕失去控制的心理授權(quán)把任務(wù)交給人，培訓(xùn)他們并通知相關(guān)人員隨時準(zhǔn)備提供建議并進行解答組織下屬學(xué)習(xí)分配工作學(xué)習(xí)分配工作授權(quán)1. 及早授權(quán)2. 指示清晰3. 安排跟進4. 保留安全時間5. 整個工作6. 放手a) 最好告訴你的屬下為什么你選擇向他授權(quán)負責(zé)這項工作。這能夠給予屬下信心，并清楚地知道工作的分工安排。b) 確保雙方對工作目標(biāo)達成共識，并確認被授權(quán)人有能力完成這項工作。c) 理清工作的優(yōu)先次序，并讓被授權(quán)人明白該項任務(wù)與他的其他工作的關(guān)系，讓他認識到其重要性。d) 明確交代可用的資源，比如人力資源、時間、財權(quán)、設(shè)備等。e) 雙方制定一個時間安排，包括起始時間、總結(jié)回顧時間和完

31、成工作的時間。并請記住將此列入你個人的時間日程安排。f) 雙方須考慮總結(jié)回顧的程序，并就此達成一致 -記住，必須明確規(guī)定是什么、什么時候、如何做和在哪里做。授權(quán)的準(zhǔn)則 一旦授權(quán)，不宜干涉 及時總結(jié)，按照共同認可的程序 總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn) 表揚公開，批評私下。授權(quán)的準(zhǔn)則信信 心心能能力力 行動前等候行動前等候 先請示再行動先請示再行動 先建議再行動先建議再行動 先行動再立即匯報先行動再立即匯報 先行動再例行匯報先行動再例行匯報 行動后定期匯報行動后定期匯報 會議耗時會議耗時 把會議的目的、議程寫下來，使與會者有備而來 只有必須參加的人才通知參加，避免浪費太多的人時間 務(wù)必準(zhǔn)時開會與散會，制定應(yīng)付

32、干擾的辦法 控制會議議題，要求大家不要離題 一定要有效追蹤執(zhí)行會中完成的所有決議，以備下次會議討論 怎么辦？不良會議特徵如下：沒有目的感沒有目的感敵對、政治化、衝突敵對、政治化、衝突不平均的貢獻不平均的貢獻時間控制差，晚開始時間控制差，晚開始 - - 晚結(jié)束晚結(jié)束缺少準(zhǔn)備缺少準(zhǔn)備沒有認同的結(jié)果或行動沒有認同的結(jié)果或行動太長太長干擾多干擾多太多人參加或不對的人參加太多人參加或不對的人參加偏離議程偏離議程會議管理會議管理1. 1. 目標(biāo)目標(biāo)- 單一目的- 在議題中清楚地陳述出來2. 2. 參與者參與者- 活躍/有價值的參與- 或只是在一旁聽- 全職/半職- 準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)馁Y料3. 3. 格式格式- 會

33、議的形式- 影響到后勤/程序4. 4. 議程議程- 日期 / 時間 / 會場 / 參與者5. 5. 會議記錄會議記錄 - 結(jié)論總結(jié)6. 6. 會場會場- 佈置 / 設(shè)備 / 點心飲料穦某穦某會議的準(zhǔn)備會議的準(zhǔn)備在準(zhǔn)備會議時，請記住以下要點：1.會議的目的是什么？ 2.誰是參加會議的人？ 3.會議的形式4.議事日程 日期 時間 地點 參加會議人的名單 時間安排5.會議總結(jié) 6.會議召開地點 會議安排（座位安排、休息室、會議室的大小、通風(fēng)設(shè)備、室內(nèi) 溫度等） 設(shè)備（白板、投影儀、文具等） 點心（咖啡、茶、飲用水、三餐安排）準(zhǔn)備會議的準(zhǔn)則主席權(quán)主席權(quán)陳述會議目的開始及結(jié)束時間控制維持秩序使大家專心聽

34、確保優(yōu)先議題討論的進行事實、解釋、結(jié)論化解衝突時間管制制止小組會議安靜先生和廢話先生總結(jié)行動和負責(zé)權(quán)激勵授權(quán)決策建立關(guān)係溝通會議管理談判培訓(xùn)和發(fā)展社交培養(yǎng)說培養(yǎng)說“不不”的能力的能力NO！NO！NO！ 時時 光光 大大 盜盜 打擾打擾 （電話或沒有預(yù)約）（電話或沒有預(yù)約） 重要性次序無所調(diào)整重要性次序無所調(diào)整 沒有目標(biāo)、次序和計劃沒有目標(biāo)、次序和計劃 叫人同一時間完成多項工作卻懂得拒絕叫人同一時間完成多項工作卻懂得拒絕 個人缺乏組織能力個人缺乏組織能力 缺乏自律缺乏自律 會議會議 資料不完整或有所延誤資料不完整或有所延誤 文書工作和繁文縟節(jié)文書工作和繁文縟節(jié) 分不清責(zé)任和權(quán)力分不清責(zé)任和權(quán)力

35、同時設(shè)立個人與組織的重要工作目標(biāo)，為例行工作建立完成標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定完成期限 學(xué)習(xí)專注的技巧，避免分心及自我干擾?？朔鍪峦涎拥膲牧?xí)慣； 認識真正的朋友不會因為坦率的解釋而被觸怒 出示雙方同意的優(yōu)先次序清單來拒絕老板 別人會替那些沒有優(yōu)先次序的人決定優(yōu)先次序 缺乏自律將阻礙減到最低將阻礙減到最低問題電話打擾開會老板等等 . .怎么辦怎么辦？ 利用清靜時間、過濾電話、安排專門接電話的時間 學(xué)習(xí)并演練終止談話的技巧 增加授權(quán)，把電話轉(zhuǎn)交給被授權(quán)處理 電話打擾電話打擾干擾干擾老板老板應(yīng)該和管理層就其主要的認識和程序取得合作和達成一致。來訪者來訪者最好讓來訪者意識到，要想見到一方法是事先和你約好。電話和傳真

36、電話和傳真秘書們難以應(yīng)付想通過電話和我們交談的人，有一部分原因是因為他們回答電話的方法有問題。要避免說“抱歉，他不在”，或“他不在座位上”這類的話，因為對方的下一個問題肯定是“那他在那里？”這就會引發(fā)一場長時間的、沒必要的扯淡。傳真并不意味著一定是緊急的，傳真的內(nèi)容才能決定這件事是否緊急。將傳真放在中心位置，處理傳真就像處理任何其他文件一樣，并只能通過收件盤或信箱分發(fā)處理。 征得主管同意后，準(zhǔn)備一份工作責(zé)任清單，其中要說明責(zé)和職權(quán) 堅持獲得與責(zé)任對等的職權(quán)，你有義務(wù)獲得執(zhí)行任務(wù)的權(quán)力 擬出明確的工作項目說明，內(nèi)容要詳細，涵蓋個人所有的職責(zé) 權(quán)責(zé)混淆權(quán)責(zé)混淆這 樣 辦！自我懷疑者自我懷疑者過度的交際者過度的交際者次序顛倒者次序顛倒者做白日夢者做白日夢者計劃者計劃者拖延者的類型拖延的範(fàn)圍1.不愉快的任務(wù)2.與人有關(guān)的任務(wù)3.大型方案/任務(wù)4.小任務(wù)5