秘書助理人員培育規(guī)劃-給AM

1、人力處 學(xué)習(xí)發(fā)展組2010.06工業(yè)技術(shù)研究院內(nèi)內(nèi) 容容 大大 綱綱n 訓(xùn)練規(guī)劃訓(xùn)練規(guī)劃n 秘書秘書/助理工作職責(zé)助理工作職責(zé)n 培育構(gòu)面與八大實體課程培育構(gòu)面與八大實體課程n 自我發(fā)展聯(lián)誼促進(jìn)自我發(fā)展聯(lián)誼促進(jìn)n 附錄附錄-秘書具備的條件秘書具備的條件 (普遍性、個人化、價值觀普遍性、個人化、價值觀)工業(yè)技術(shù)研究院目的與原則目的與原則l課程目的：課程目的： 協(xié)助組織培育具專業(yè)任事及服務(wù)品質(zhì)的秘書協(xié)助組織培育具專業(yè)任事及服務(wù)品質(zhì)的秘書/助理人員，以協(xié)助各級主助理人員，以協(xié)助各級主管預(yù)應(yīng)日益複雜的工作挑戰(zhàn)，並達(dá)致工作績效。管預(yù)應(yīng)日益複雜的工作挑戰(zhàn)，並達(dá)致工作績效。l 課程對象：課程對象：本院秘書本

2、院秘書/助理同仁助理同仁(含外包人員含外包人員)l受訓(xùn)原則受訓(xùn)原則-初任秘書助理者，建議八門課全修初任秘書助理者，建議八門課全修 -由主管推薦秘書由主管推薦秘書/助理選課或由同仁自行選擇參加助理選課或由同仁自行選擇參加 -同區(qū)域服務(wù)之學(xué)員，宜相互協(xié)調(diào)受訓(xùn)時間及課程，以不影響公務(wù)為原則同區(qū)域服務(wù)之學(xué)員，宜相互協(xié)調(diào)受訓(xùn)時間及課程，以不影響公務(wù)為原則-本系列課程預(yù)計於明年初再開辦一梯次本系列課程預(yù)計於明年初再開辦一梯次l訓(xùn)練紀(jì)錄訓(xùn)練紀(jì)錄 -將建議講師同步錄製成數(shù)位課程，以促進(jìn)持續(xù)學(xué)習(xí)將建議講師同步錄製成數(shù)位課程，以促進(jìn)持續(xù)學(xué)習(xí) -本訓(xùn)練紀(jì)錄將維護(hù)於個人學(xué)習(xí)護(hù)照本訓(xùn)練紀(jì)錄將維護(hù)於個人學(xué)習(xí)護(hù)照 -學(xué)員全

3、程完成八門系列課程，得頒發(fā)完訓(xùn)證書學(xué)員全程完成八門系列課程，得頒發(fā)完訓(xùn)證書工業(yè)技術(shù)研究院l職場禮儀職場禮儀-職場及服務(wù)禮儀 -電話接聽?wèi)?yīng)對技巧l文書檔案管理文書檔案管理-書面溝通及書信能力 -簡報製作與文件整理l行程安排行程安排-每日行程安排與調(diào)整 -擔(dān)任對內(nèi)及對外聯(lián)繫窗口l會議管理會議管理-會議籌備及紀(jì)錄管理 -e化及網(wǎng)路溝通工具管理l活動規(guī)劃與執(zhí)行活動規(guī)劃與執(zhí)行-活動籌備與分配資源能力 -溝通協(xié)調(diào)能力l知識收集與行政協(xié)助知識收集與行政協(xié)助-收集資訊及提供重要進(jìn)度 -行政庶務(wù)及總務(wù)管理 國際秘書聯(lián)合會對秘書的定義：國際秘書聯(lián)合會對秘書的定義： “秘書”是主管的特殊助手，他們掌握辦公室工作的技

4、巧，能在主管沒有過問的情況下 表現(xiàn)自己 的責(zé)任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，並在所有給予的權(quán)利範(fàn)圍內(nèi)做 出決定。工業(yè)技術(shù)研究院工作崗位訓(xùn)練工作崗位訓(xùn)練：由主管或資深同仁擔(dān)任Coach，工作教導(dǎo)與協(xié)助學(xué)習(xí)(On-the-Job Training)實體課程實體課程(詳下頁詳下頁)l秘書與行政人員角色定位與生涯規(guī)劃l專業(yè)形象塑造與辦公室禮儀 l文書檔案管理與時間管理l簡報的製作與組織架構(gòu)l主管行程管理及會議安排l公關(guān)與溝通技巧l活動的規(guī)劃與執(zhí)行實務(wù)l個人知識管理與資訊蒐集英文課程英文課程l書信寫作l商務(wù)會話數(shù)位課程數(shù)位課程l秘書與助理系列課程 (單元一單元六)lTelephoning-Recei

5、ving & Responding MessageslTelephoning-Taking and Leaving Messagesl中堅幹部如何承上啟下 圓滿達(dá)成任務(wù) l有效的會議管理l化解衝突 創(chuàng)造雙贏！lWord, Excel, Power Point進(jìn)階應(yīng)用自我發(fā)展自我發(fā)展l參與秘書/助理聯(lián)誼活動l經(jīng)驗分享主題l擔(dān)任Mentor角色 本院培育構(gòu)面本院培育構(gòu)面工業(yè)技術(shù)研究院 實體課程規(guī)劃實體課程規(guī)劃-1課程名稱課程名稱課程大綱課程大綱規(guī)劃講師規(guī)劃講師1.秘書與行政人員角色定位與生涯規(guī)劃l角色定位與工作態(tài)度l向上管理與默契培養(yǎng)l職場禮儀與個人形象塑造l創(chuàng)造附加價值與生涯發(fā)展l劉素真

6、現(xiàn)任:臺灣積體電路製造(股)公司資深秘書2.專業(yè)形象塑造與辦公室禮儀 l穿著與儀態(tài)l電話禮儀l訪客接待禮儀l送禮藝術(shù)l塑造個人專業(yè)形象l周純?nèi)绗F(xiàn)任:捷易通科技(股)公司 行政總監(jiān))3.文書檔案管理與時間管理 l檔案管理工具與技巧l桌面與文件管理l電子郵件管理l設(shè)定目標(biāo)與工作計畫l有效進(jìn)行工作l檢視時間運用之效益 l王承瑄 現(xiàn)為個人講師曾任 聯(lián)華電子公司 行政長特別助理4.簡報的製作與組織架構(gòu)l簡報的準(zhǔn)備工作l簡報的內(nèi)容與邏輯組織架構(gòu)l成功簡報的關(guān)鍵技巧l游美未 現(xiàn)為個人工作坊負(fù)責(zé)人曾任 聯(lián)合利華公司總經(jīng)理秘書工業(yè)技術(shù)研究院 實體課程規(guī)劃實體課程規(guī)劃-2課程名稱課程名稱課程大綱課程大綱規(guī)劃講師規(guī)

7、劃講師5.主管行程管理及會議安排l如何安排行程l行事曆等工具使用訣竅l會議籌備及紀(jì)錄撰寫l會議管理及評估l林紫嵐現(xiàn)任:臺灣德國萊因技術(shù)監(jiān)護(hù)顧問股份有限公司 行政經(jīng)理6.公關(guān)與溝通技巧l基本公關(guān)素養(yǎng)內(nèi)涵l內(nèi)部、外部公關(guān)與媒體公關(guān)l協(xié)助老闆、企業(yè)打造形象l說話與傾聽技巧l辦公室溝通與人際關(guān)係處理l吳美玲 現(xiàn)任:國際顧問公司總經(jīng)理7.活動的規(guī)劃與執(zhí)行實務(wù) l活動的籌備分工與執(zhí)行l(wèi)如何撰寫活動企畫書l大型活動接待計畫l如何記錄活動經(jīng)驗 l解麗文現(xiàn)任:工研院 業(yè)務(wù)經(jīng)理8.個人知識管理與資訊蒐集l個人知識管理l外顯知識的知識管理l內(nèi)隱知識的建立l葉惠娟現(xiàn)任: 工研院 總監(jiān)工業(yè)技術(shù)研究院l活動名稱：添翼互聯(lián)

8、網(wǎng)l參與成員：全院秘書/助理/人力處同仁l活動時間：每次1.5小時，預(yù)計一年三次l活動目的：藉由聯(lián)誼聚會，使學(xué)習(xí)與分享蔚為風(fēng)氣l活動流程規(guī)劃，如一、邀請院內(nèi)資深秘書分享工作訣竅二、介紹院內(nèi)新規(guī)章及新制度 三、穿插女性軟性議題 四、其他註註: :建議各單位可選派一位資深且具服務(wù)熱忱的助理同仁建議各單位可選派一位資深且具服務(wù)熱忱的助理同仁 擔(dān)任擔(dān)任MentorMentor，得隨時指導(dǎo)新人及協(xié)助相關(guān)學(xué)習(xí)方案的，得隨時指導(dǎo)新人及協(xié)助相關(guān)學(xué)習(xí)方案的 進(jìn)行進(jìn)行工業(yè)技術(shù)研究院n秘書具備條件普遍性Universaln秘書具備條件個人的Individualn秘書具備條件價值觀Values摘自張萬坤博士之秘書行政

9、與幕僚管理工業(yè)技術(shù)研究院n客戶導(dǎo)向Customer Service Orientationn人際關(guān)係Human Relationship Buildingn分析思考Analytical thinkingn說服影響Impact and Influencen積極主動Initiative工業(yè)技術(shù)研究院n動機(jī)Motiven人格特質(zhì)Personality Special Characteristicn技能Skilln工作價值Work valuen社會角色Social rolen自我形象Self-image工業(yè)技術(shù)研究院n個人心態(tài)Individual Point of viewn自我肯定Self definitelyn自己才能瞭解多少？ Understands own abilityn熱情Passionn具有工作能力Talent and competency工業(yè)技術(shù)研究院人有了知識，就會具備各種分析能力，明辨