電腦辦公軟件入門與提高

1、辦公軟件分類 1. 文字處理軟件： WORD 2. 電子表格軟件： EXCEL 3. 演示文稿軟件： POWERPOINT1、Word 學習與操作學習與操作Word窗口界面標題欄標題欄 菜單欄菜單欄 工具欄工具欄 編輯區(qū)編輯區(qū)標標尺尺1中英文輸入中英文輸入文本的輸入文本的輸入換輸入法:Ctrl+Shift3日期和時間的插入日期和時間的插入文本的輸入文本的輸入 （1）利用鼠標。 （2）利用鍵盤。 文本的修改文本的修改（1）改寫與插入。（2）刪除。鍵盤按鍵鍵盤按鍵功能功能向上一行向上一行向下一行向下一行向左一個字符向左一個字符向右一個字符向右一個字符Home光標到本行首光標到本行首End光標到本行

2、末光標到本行末Ctrl+Home光標到文檔首光標到文檔首Ctrl+End光標到文檔末光標到文檔末文檔的編輯文檔的編輯方法一：（1）選定要刪除的文本。（2）單擊“編輯”菜單。（3）在下拉菜單中選擇“清除”命令，或按鍵盤Delete鍵。方法二：（1）選定要刪除的文本。（2）右擊被選中文本。（3）在彈出的快捷菜單中單擊“剪切”命令，也可以在文檔正文中刪除所選文本。 文檔的編輯文檔的編輯方法一：（1）選中要復制的文本。 （2）單擊“編輯”菜單 “復制”命令。（3）將光標移至要插入文本的位置。 （4）單擊“編輯”菜單“粘貼”命令。方法二：（1）選中要復制的文本。 （2）右擊選中文本，從快捷菜單中選擇“復

3、制”命令。（3）將光標移動要插入文本的位置。（4）在該插入點右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。文檔的編輯文檔的編輯文檔的編輯文檔的編輯文檔的編輯文檔的編輯設置字符格式設置字符格式（1）利用“字體”列表框設置字體（2）利用菜單命令設置字體設置字符格式設置字符格式設置方式同設置字體相同，可以在“字號”列表中設置，也可以在“字體”對話框中設置。（1）加粗格式。（2）傾斜格式。（3）下劃線格式。設置字符格式設置字符格式設置字符格式設置字符格式單擊“其他格式”工具欄中的“合并字符”按鈕選擇“其他格式”工具欄中的“帶圈字符”按鈕 設置段落格式設置段落格式小提示:1個字符等于1個漢字位置添加邊框和底

4、紋添加邊框和底紋創(chuàng)建頁眉和頁腳創(chuàng)建頁眉和頁腳 選擇菜單“視圖”“頁眉和頁腳”命令，這時屏幕出現(xiàn)用虛線標明的“頁眉”區(qū)和“頁腳”區(qū)，同時顯示“頁眉和頁腳”工具欄。創(chuàng)創(chuàng) 建建 表表 格格創(chuàng)創(chuàng) 建建 表表 格格選擇“表格”菜單中的“插入表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對話框編編 輯輯 表表 格格表格的格式化表格的格式化3表格自動套用格式表格自動套用格式表格的格式化表格的格式化插入圖片插入圖片在例文中插入圖片在例文中插入圖片圖片格式設置圖片格式設置繪制圖形繪制圖形 離離原上草， 一歲一枯榮； 野火燒不盡； 春風吹又生。編輯畫報:2 2、ExcelExcel學習與操作學習與操作菜單介紹功能列介紹功能列介紹格

5、式功能列一般功能列建立新建立新頁面頁面 開啟舊檔案開啟舊檔案新的頁面就是我們的作業(yè)區(qū)創(chuàng)建新表格,直接新建即可更改工作表名更改工作表名稱稱將鼠標移到標簽處,按右鍵,選擇“重新命名”,就可以更改工作表的名稱了作業(yè)中的幾點問題作業(yè)中的幾點問題這些標簽是更改后的結果提示:1、若現(xiàn)有表格不夠,還可以自行插入,雙擊右鍵,插入即可; 2、為方便管理，可設置各工作顏色。調整欄寬及列高調整欄寬及列高欄標題將鼠標移至欄標題中間處便會出現(xiàn)一個十字浮標，拖動它就可以調整欄的寬窄。這個圈示代表的意思是“居中”合并儲存格按下居中標簽查找與替換查找與替換查找功能窗替換功能窗“查找”、“替換”加框及上色加框及上色在“格式”中

6、選定“單元格”即可進行設置如何保護自己的文檔如何保護自己的文檔1.另存2.下拉工具3.選擇常規(guī)選項4.輸入保護密碼就可以插入批注（說明事項說明事項）排序排序與篩選與篩選 排序是在使用電子表格中經常用到的工具之一，用排序可以使你很容易按照一定的規(guī)格進行的整理并排列出來，使工作更加的簡便快捷。排序排序篩選篩選 篩選是根據(jù)個人需要對文檔進行的整理，如需選擇某個部門的人員，則選擇該項目即可進行，該部門人員即可完全顯示。插入數(shù)據(jù)分析圖等插入數(shù)據(jù)分析圖等如同在工作表上建立圖表一般，您可以在工作表上建立各類數(shù)據(jù)的分析圖，用它可以更加直觀的反映出數(shù)據(jù)的大小、多少，更加易懂及明顯，是企業(yè)進行數(shù)據(jù)分析常用的工具之

7、一。頁首頁首、頁尾頁尾及打印設置及打印設置 1 1、頁首頁首 是一行文字，它會顯示在每一頁欲列印工作表的上方；而 頁頁尾尾 也是一行文字，其內容會顯示在每一頁欲列印工作表的下方。一般來說，頁首及頁尾通常包含頁數(shù)、工作表標題、日期等等。 （頁面設置項目來定）頁面設置項目來定） 2、 假如不想列印所有的工作表內容，可以選定工作表來完成打印，另打印設置當中還有打印份數(shù)、正反面打印等設置。（CTRL+P打印快捷鍵）注意 養(yǎng)成良好的工作習慣，精益求精 A、文件在打印、文件在打印前一定要進行預前一定要進行預覽；覽； B、感覺不行一、感覺不行一定不能打印，因定不能打印，因為這是您的工作為這是您的工作最后的階

8、段；最后的階段； C、打印前一定、打印前一定要仔細核對，防要仔細核對，防止出現(xiàn)字體大小止出現(xiàn)字體大小不一、框線無、不一、框線無、錯字等現(xiàn)象錯字等現(xiàn)象公式的輸入公式的輸入 公式的基本特性： 公式的輸入是以“ = ”開始，公式的計算結果顯示在單元格中，公式本身顯示在編輯欄中。 如：=1+2+6 （數(shù)值計算） =A1+B2 （引用單元格地址） 公式公式與與函函數(shù)數(shù)公式中的運算符公式中的運算符 算術運算符：+ - * / % 優(yōu)先級順序：(使用括號可確定運算順序) 如1*(1+1)/1算術運算符算術運算符含義含義比較運算符比較運算符含義含義+加加大于大于-減減=大于等于大于等于*乘乘=小于等于小于等于

9、/除除不等于不等于%百分比百分比=等于等于乘方乘方,聯(lián)合運算符聯(lián)合運算符公式的復制和移動公式的復制和移動 復制移動或公式時，公式會作相對調整 公式的復制： 菜單編輯復制/粘貼函數(shù)的概念函數(shù)的概念 函數(shù)是Excel附帶的預定義或內置公式 Excel函數(shù)共九大類。 1、財務 2、日期與時間 3、數(shù)學與三角函數(shù) 4、統(tǒng)計 5、查找與引用 6、數(shù)據(jù)庫 7、數(shù)據(jù)庫函 8、邏輯函數(shù) 9、信息函數(shù)函數(shù)輸入函數(shù)輸入 函數(shù)的輸入和編輯方式: 1.使用函數(shù)向導 工具欄中的按鈕fx 插入函數(shù) 2.直接在單元格或編輯欄輸入或編輯函數(shù)的顯示鍵報表樣式：報表樣式：姓名姓名年齡年齡入職日期入職日期部門部門職位職位聯(lián)系方式聯(lián)

10、系方式張三262015/01/01業(yè)務部業(yè)務員13XXXXXX李四272015/01/01業(yè)務部業(yè)務員13XXXXXX王五292015/01/01業(yè)務部業(yè)務員13XXXXXX馬六282015/01/01業(yè)務部業(yè)務員13XXXXXX3、PPT學習與操作學習與操作1、新建一份空白演示文稿、新建一份空白演示文稿 方法一：快捷鍵法。按“Ctrl+M”組合鍵，即可快速添加1張空白幻燈片。方法二：回車鍵法。在“普通視圖”下，將鼠標定在左側的窗格中，然后按下回車鍵（“Enter”），同樣可以快速插入一張新的空白幻燈片。方法三：命令法。執(zhí)行“插入新幻燈片”命令，也可以新增一張空白幻幻燈片。燈片。2、插入圖片插

11、入圖片 為了增強文稿的可視性，向演示文稿中添加圖片是一項基本的操作。1、執(zhí)行“插入圖片來自文件”命令，打開“插入圖片”對話框。2、定位到需要插入圖片所在的文件夾，選中相應的圖片文件，然后按下“插入”按鈕，將圖片插入到幻燈片中。3、用拖拉的方法調整好圖片的大小，并將其定位在幻燈片的合適位置上即可。注意：以定位圖片位置時，按住Ctrl鍵，再按動方向鍵，可以實現(xiàn)圖片的微量移動，達到精確定位圖片的目的。 3. 插入聲音插入聲音為演示文稿配上聲音，可以大大增強演示文稿的播放效果。1、執(zhí)行“插入影片和聲音文件中的聲音”命令，打開“插入聲音”對話框。2、定位到需要插入聲音文件所在的文件夾，選中相應的聲音文件

12、，然后按下“確定”按鈕。注意：演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式聲音文件。3、在隨后彈出的快捷菜單中，根據(jù)需要選擇“是”或“否”選項返回，即可將聲音文件插入到當前幻燈片中。注意：插入的聲音文件后，會在幻燈片中顯示出一個小喇叭圖片，在幻燈片放映時，通常會顯示在畫面了，為了不影響播放效果，通常將該圖標移到幻燈片邊緣處。 4. 插入藝術字插入藝術字 Office多個組件中都有藝術字功能，在演示文稿中插入藝術字可以大大提高演示文稿的放映效果。 1、執(zhí)行“插入圖片藝術字”命令，打開“藝術字庫”對話框。 2、選中一種樣式后，按下“確定”按鈕，打開“編輯藝術字”對話框。 3、輸入藝術字字符后，

13、設置好字體、字號等要素，確定返回。 4、調整好藝術字大小，并將其定位在合適位置上即可。 注意：選中插入的藝術字，在其周圍出來黃色的控制柄，拖動控制柄，可以調整藝術字的外形。 5. 繪制出相應的圖形繪制出相應的圖形 根據(jù)演示文稿的需要，經常要在其中繪制一些圖形，利用其中的“繪圖”工具欄，即可搞定。 1、執(zhí)行“視圖工具欄繪圖”命令，展開“繪圖”工具欄。 2、點擊工具欄上的“自選圖形”按鈕，在隨后展開的快捷菜單中，選擇相應的選項（如“基本形狀、太陽形”），然后在幻燈片中拖拉一下，即可繪制出相應的圖形。 注意：如果選擇“自選圖形、線條”下面的選項，可以繪制出展型圖形來。如果選中相應的選項（如“矩形”）

14、，然后在按住“Shift”鍵的同時，拖拉鼠標，即可繪制出正的圖形（如“正方形”）。 6. 插入圖表插入圖表 利用圖表，可以更加直觀地演示數(shù)據(jù)的變化情況。 1、執(zhí)行“插入圖表”命令，進入圖表編輯狀態(tài)。 2、在數(shù)據(jù)表中編輯好相應的數(shù)據(jù)內容，然后在幻燈片空白處單擊一下鼠標，即可退出圖表編輯狀態(tài)。 3、調整好圖表的大小，并將其定位在合適位置上即可。 注意：如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤，直接雙擊圖表，即可再次進入圖表編輯狀態(tài)，進行修改處理。 7. 插入插入Excel表格表格由于PowerPoint的表格功能不太強，如果需要添加表格時，我們先在Excel中制作好，然后將其插入到幻燈片中。 1、執(zhí)行“插入對象”命令，打

15、開“插入對象”對話框。 2、選中“由文件創(chuàng)建”選項，然后單擊“瀏覽”按鈕，定位到Excel表格文件所在的文件夾，選中相應的文件，單擊“確定”按鈕返回，即可將表格插入到幻燈片中。 3、調整好表格的大小，并將其定位在合適位置上即可。 注意：為了使插入的表格能夠正常顯示，需要在Excel中調整好行、列的數(shù)目及寬（高）度。如果在“插入對象”對話框，選中“鏈接”選項，以后在Excel中修改了插入表格的數(shù)據(jù)，打開演示文稿時，相應的表格會自動隨之修改。 8. 幻燈片版式與背景幻燈片版式與背景 9. 幻燈片動畫設計幻燈片動畫設計 11. 幻燈片放映方式幻燈片放映方式常用的快捷鍵常用的快捷鍵快捷方式快捷方式功能

16、功能Ctrl+A選定整篇文檔選定整篇文檔Delete刪除刪除CtrlZ撤銷撤銷CtrlY恢復恢復/CtrlC復制復制CtrlV粘貼粘貼Ctrl+F查找查找Ctrl+S文件保存文件保存Ctrl+Shift輸入法切換輸入法切換平時工作中使用可以提高工作效率報告、報表設置注意事項報告、報表設置注意事項： 1、公文標題應大于公文內容字體，一般以、公文標題應大于公文內容字體，一般以2號、小號、小2號體為宜；號體為宜； 2、正文內容一般采用、正文內容一般采用4號至號至3號字體，不宜過大，也不宜過??；號字體，不宜過大，也不宜過??； 3、文體的段落一般采用單倍行距，不能太緊，也不能太松，、文體的段落一般采用單倍行距，不能太緊，也不能太松，否則影響美觀，