行政文員 崗位標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書

1、崗位標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書崗位名稱姓名相互關(guān)系行政文員直接上級(jí)隸屬部門/單位工作性質(zhì)直接下級(jí)無(wú)基層員工直接上級(jí)編制時(shí)間內(nèi)部關(guān)系子公司工作人員2013 年 9 月 7 日外部關(guān)系政府職能部門、客戶工作關(guān)系在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)，自行處理有關(guān)工作。遇重要事情，須請(qǐng)示公司副總經(jīng)理。 業(yè)務(wù)上由副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，在財(cái)務(wù)、人事工作上受財(cái)務(wù)部、綜合部協(xié)調(diào)、監(jiān)督。性別學(xué)歷年齡專業(yè)任職資格其他較強(qiáng)的人際溝通、文字表達(dá)和工作執(zhí)行力。不限35 歲以下專科以上文秘行政管理經(jīng)驗(yàn)背景專業(yè)技能熟練掌握辦公軟件（打字速度每分鐘不低于 80 字）；1 年以上行政工作經(jīng)驗(yàn)身體狀況良好職責(zé)描述關(guān)鍵考核指標(biāo)考核內(nèi)容負(fù)責(zé)辦公室日常工作，做好文件收發(fā)、上

2、報(bào)、寄送、檔案管理、辦公室設(shè)施衛(wèi)生等工作；負(fù)責(zé)來(lái)客接待及電話接聽(tīng)管理；負(fù)責(zé)辦公設(shè)備、辦公用品管理；公文處理及建檔管理等其它事務(wù)。1、月度工作計(jì)劃執(zhí)行完成情況；2、崗位職責(zé)履行情況；3、公司制度、流程執(zhí)行情況。工作績(jī)效：1、工作質(zhì)量：2、工作數(shù)量 2、工作態(tài)度：3、工作能力：4、專業(yè)知識(shí)：5、責(zé)任心 6、發(fā)展?jié)摿?7、企業(yè)文化 8、協(xié)調(diào)合作 9、品德言行 10、紀(jì)律遵守職責(zé)項(xiàng)職職責(zé)描述及具體工作（一）完善、執(zhí)行本崗位崗位作業(yè)指導(dǎo)1、總結(jié)并梳理自身工作，細(xì)化后形成文字性工作說(shuō)明并于每月 3 日前提交綜合部經(jīng)理；考核依據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)未對(duì)崗位工作細(xì)化并形成文權(quán)重分責(zé)的各項(xiàng)崗位職責(zé)、工作流一程2、按照其崗位職

3、責(zé)、工作流程獨(dú)立完成其崗位工作；字性說(shuō)明的，扣減 2.5 分；總 5 分職責(zé)描述：負(fù)責(zé)公司員工考勤管理1、每天須在上班前 15 分鐘開(kāi)門并開(kāi)啟指紋考勤機(jī)，保證考勤機(jī)正常使用，員工及時(shí)打考勤；如未按要求執(zhí)行而造成工作總 20 分1、每日早、中、晚查詢核對(duì)考勤記錄，根據(jù)當(dāng)日職考勤情況及時(shí)核實(shí)未打責(zé)考勤人員原因，按考勤二制度規(guī)定做好員工請(qǐng)假、外出、出差記錄。（二）管理好請(qǐng)假條、出差申請(qǐng)、未打卡單，保證2、如因考勤機(jī)故障、停電、獲準(zhǔn)公出或忘記等原因未打考勤者，須在前臺(tái)考勤登記薄上登記，并由其直接上級(jí)簽字確認(rèn)；3、監(jiān)督員工請(qǐng)假、外出、出差等事務(wù)，審核請(qǐng)假單、考勤（外出、出差、忘記打卡）登記薄等是否按程序

4、辦理、是否有相關(guān)人員簽字批準(zhǔn)；否則一律視為無(wú)效；4、每周匯總員工請(qǐng)假、外出、出差、遲到、早退、曠工等考勤數(shù)據(jù)；每天收集各公司各部門工作日志，每周匯總?cè)罩咎峤磺闆r；匯總成考勤數(shù)據(jù)周報(bào)表、日志提交情況周報(bào)表于周六前上報(bào)綜合部經(jīng)理；每月 2 日將整月考勤匯總交相關(guān)負(fù)責(zé)人審核，每月 5 日將匯總后結(jié)果上報(bào)綜合部（如遇節(jié)假日，綜合部經(jīng)理協(xié)商提交時(shí)間。延誤或出現(xiàn)錯(cuò)誤，每處扣減 3分；出現(xiàn) 3 處及以上，此條不得分；12 分未按要求時(shí)間提報(bào)考勤或考8 分勤匯總出現(xiàn)明顯錯(cuò)誤，每次扣考勤表與相關(guān)假條單據(jù)的一致性；職責(zé)描述：負(fù)責(zé)來(lái)客接待及電話接聽(tīng)管理1、接待有禮有節(jié)，詳細(xì)詢問(wèn)，準(zhǔn)確引導(dǎo)，及時(shí)引入前臺(tái)接待區(qū)倒好茶水

5、，并迅速通知被拜訪人。（一）、來(lái)客接待2、對(duì)來(lái)訪客人，先詢問(wèn)清楚對(duì)方是否預(yù)約，了解清楚后迅速請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，征得領(lǐng)導(dǎo)同意后，再領(lǐng)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室，并及時(shí)備好客人茶水；如領(lǐng)導(dǎo)未同意接見(jiàn)，則委婉請(qǐng)對(duì)方離開(kāi)。職3、客人走后及時(shí)清掃前臺(tái)接待區(qū)和領(lǐng)導(dǎo)辦公室。責(zé)三1、電話接聽(tīng)必須使用文明用語(yǔ)，以“您好”標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)接聽(tīng)。2、找公司一般員工的，轉(zhuǎn)入其所在位置最近的分機(jī)，并告知轉(zhuǎn)接人有電話。減 2 分，出現(xiàn)3 處及以上，此條不得分；對(duì)來(lái)客接待不當(dāng)或出現(xiàn)問(wèn)題， 每次扣減 2 分；出現(xiàn) 3 處及以上，此條不得分；對(duì)來(lái)電處理不當(dāng)、出現(xiàn)錯(cuò)誤或無(wú)電話記錄，每次扣減 2 分；總 10 分5 分（二）、電話接聽(tīng)3、找公司領(lǐng)導(dǎo)的，先告知對(duì)

6、方稍等片刻后，迅速詢問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)同意接聽(tīng)后轉(zhuǎn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室，領(lǐng)導(dǎo)未同意接聽(tīng)， 則用禮貌用語(yǔ)委婉拒絕。4、遇被轉(zhuǎn)接人不在公司，則婉言詢問(wèn)對(duì)方是否代為留言轉(zhuǎn)達(dá)，待被轉(zhuǎn)接人回公司后及時(shí)告知。職責(zé)描述：負(fù)責(zé)辦公設(shè)備、辦公用品管理1、每日將前臺(tái)電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)擦拭干凈，檢查設(shè)備是否運(yùn)轉(zhuǎn)正常，同時(shí)管理好打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的出現(xiàn)3 處及以上，此條不得分；5 分總 30 分辦公設(shè)備使用不當(dāng)、未及時(shí)清（一）電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用與保管使用工作，并做好相關(guān)登記，如遇小故障，應(yīng)立即處理或報(bào)修。2、如墨跡不清或傳真機(jī)提示墨量低，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)?zhí)崆百?gòu)買好所需要的打印機(jī)耗材，保證辦公設(shè)備的正常使用。潔或未及時(shí)檢查維

7、護(hù)，每次扣減 2 分，5 分扣完為止；10 分（二）收發(fā)傳真。職責(zé)四（三）辦公用品（資產(chǎn)） 管理。1、發(fā)傳真時(shí)，應(yīng)作好相關(guān)登記，發(fā)傳真前，應(yīng)認(rèn)真校對(duì)，做到公司名稱、收傳真人姓名、職務(wù)、傳真內(nèi)容、文字及傳真號(hào)碼等準(zhǔn)確無(wú)誤。傳真發(fā)出后，應(yīng)致電對(duì)方進(jìn)行確認(rèn)，公司傳真底稿應(yīng)存檔妥善保存。2、接收傳真，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)部門領(lǐng)取，如傳真件模糊、不清楚，須請(qǐng)對(duì)方重發(fā)。1、辦公用品購(gòu)買后做好出、入庫(kù)、退庫(kù)詳細(xì)登記并錄入電腦，使用做到去向有記錄，帳物相符。2、辦公資產(chǎn)管理：將辦公資產(chǎn)管理分門別類登記、造冊(cè)，做好臺(tái)帳，詳細(xì)登記辦公資產(chǎn)名稱、編號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、完好程度、價(jià)格、領(lǐng)用日期，并經(jīng)本人點(diǎn)驗(yàn)后簽名。每半年協(xié)

8、同財(cái)務(wù)部徹底清查一次辦公資產(chǎn)，做到帳實(shí)相符。3、每月底對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，每月 3 日前建立上月辦公用品出入庫(kù)明細(xì)表，并進(jìn)行分析，及時(shí)做好購(gòu)置計(jì)劃及時(shí)補(bǔ)充，滿足公司辦公需要。4、負(fù)責(zé)公司離職人員相關(guān)辦公用品及資產(chǎn)的交接、回收工作。未按要求造成錯(cuò)誤，每次扣減1 分，2 分扣完為止；10 分未按要求和程序管理，每次扣減 2 分，出現(xiàn)3 次及以上，此條否決不得分10 分職責(zé)描述：公文處理及建檔管理總 10 分職（一）公司公文、會(huì)議記責(zé)錄的打印校對(duì)工作五（二）公司文件的整理歸檔工作；做到及時(shí)、準(zhǔn)確、美觀（排版規(guī)整，正文字體大小、間距一致，序號(hào)按大、小寫順序排序，符合公文行文規(guī)范）， 領(lǐng)導(dǎo)文件按規(guī)定加密

9、，打印文檔按先公司領(lǐng)導(dǎo)后部門，先處理緊急重要的文件，再按來(lái)稿順序打印。每周六將上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審閱的上周各類報(bào)表分類存檔，年底依照公司公文管理辦法及檔案管理辦法規(guī)定按年度進(jìn)行裝訂。公文不規(guī)范、提交不及時(shí)或出5 分現(xiàn)錯(cuò)誤，每處扣減 1 分；未歸檔或歸檔不及時(shí)，每次扣5 分減 1 分；職職責(zé)描述：其它事務(wù)及領(lǐng)導(dǎo)交辦完成的臨時(shí)事務(wù)；總 15 分責(zé)及時(shí)將會(huì)議通知告知相關(guān)各部門，開(kāi)會(huì)前準(zhǔn)備好會(huì)議所需物品、桌椅擺放整齊，會(huì)后將會(huì)議物品歸位，會(huì)議區(qū)域打六（一）會(huì)議籌備工作；掃干凈，并做好會(huì)議記錄，會(huì)后第二日 10：00 前打出會(huì)議記錄，報(bào)相關(guān)人員審閱。未按時(shí)執(zhí)行或未按時(shí)執(zhí)行，每次扣減 0.5 分；5 分（二）辦公費(fèi)

10、用繳納；（三）報(bào)刊訂閱、整理和公司來(lái)往物品的收發(fā)。與財(cái)務(wù)部溝通按時(shí)交納公司電話費(fèi)、網(wǎng)絡(luò)使用費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、暖氣費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用；每日早晨將所訂閱的報(bào)刊取回公司，下午收集整理好后歸類至報(bào)刊架。將簽收的郵包、快件、信件及時(shí)轉(zhuǎn)交給收件人，遇收件人不在，妥善保管。未按時(shí)執(zhí)行或未按時(shí)執(zhí)行，每5 分次扣減 0.5 分；未按時(shí)執(zhí)行或未按時(shí)執(zhí)行，每5 分次扣減 0.5 分；職責(zé)描述：自覺(jué)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度職1、遵守公司的考勤、會(huì)議、衛(wèi)生、財(cái)務(wù)、保密制度等，如果有違反除按相關(guān)制度處罰外，計(jì)入考核。責(zé)2、按公司規(guī)定參加衛(wèi)生打掃、做操、值班及公司各項(xiàng)活動(dòng)等。七3、服從公司領(lǐng)導(dǎo)的工作安排，工作態(tài)度端正，具有團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。4、保持通訊暢通，及時(shí)反饋工作相關(guān)信息。工作權(quán)限：1、公司相關(guān)制度（如考勤制度）執(zhí)行把關(guān)權(quán)2、合理化建議權(quán)責(zé)任：1、遵守公司的考勤、會(huì)議、衛(wèi)生、財(cái)務(wù)制度、保密制度等，如果有違反除按相關(guān)制度處罰外，計(jì)入考核。權(quán)責(zé)2、按公司