質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)講義（42頁(yè))ppt課件

1、質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)講義.工程組溫馨提示請(qǐng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)，如需接聽(tīng)，請(qǐng)移步會(huì)場(chǎng)外請(qǐng)勿大聲講話(huà)，以免影響他人學(xué)習(xí)培訓(xùn)時(shí)間： 下午 1：30-4：30請(qǐng)大家安排好本人的任務(wù)及學(xué)習(xí)時(shí)間，謝謝！ .目 錄1234管理體系文件價(jià)值體系文件編制管理手冊(cè)與程序文件流程編制5規(guī)范制度與表格.一. 相關(guān)名詞與術(shù)語(yǔ)信息有意義的數(shù)據(jù)文件信息及其承載媒體規(guī)范闡明要求的文件管理手冊(cè)規(guī)定組織管理體系的文件質(zhì)量方案對(duì)特定的工程、產(chǎn)品、過(guò)程或合同，規(guī)定由誰(shuí)及何時(shí)應(yīng)運(yùn)用哪些程序和相關(guān)資源的文件.二.規(guī)范要求和了解要點(diǎn)文件的價(jià)值溝通意圖、一致行動(dòng)、獲得增值。有助于：滿(mǎn)足顧客要求和體系改良；提供適宜的培訓(xùn)；反復(fù)性和可追溯性；提供客

2、觀證據(jù)；評(píng)價(jià)體系有效性和繼續(xù)適宜性。.規(guī)范文件要求的特點(diǎn)更強(qiáng)調(diào)文件的有效性和增值作用：規(guī)范中明示的程序文件；組織需求的文件由組織自定；增值作用。文件的多少與詳略程度取決于:組織規(guī)模和活動(dòng)類(lèi)型；過(guò)程的復(fù)雜程度；人員的才干；其中心在于能否支持過(guò)程的有效性；本規(guī)范出現(xiàn) “ 構(gòu)成文件的程序 之 處，即要求建立該程序，構(gòu)成文件，并加以實(shí)施和堅(jiān)持。一個(gè)文件可包括一個(gè)或多個(gè)程序的要求。一個(gè)構(gòu)成文件的程序的要求可以被包含在多個(gè)文件中。 文件可采用任何方式或類(lèi)型的媒體。記錄是一種特殊的文件。.規(guī)范要求文件類(lèi)型質(zhì)量手冊(cè)闡明一個(gè)組織的方針，并描畫(huà)其管理體系的文件包括：方針/目的、組織構(gòu)造、職責(zé)、管理原那么、援用程序

3、提供一致信息的文件程序文件描畫(huà)某項(xiàng)活動(dòng)的途徑及方法的文件 包括：各部門(mén)根據(jù)ISO9001規(guī)范要求制定的程序；根據(jù)對(duì)過(guò)程的分析需求制定的程序如關(guān)鍵、薄弱環(huán)節(jié) 。規(guī)范和流程闡明要求的文件，提供如何一致地完成活動(dòng)和過(guò)程的信息的文件記錄提供客觀證據(jù)的文件.第一級(jí)-管理手冊(cè) 確定方法和職責(zé)，包括對(duì)顧客需求的保證。 第二級(jí)-程序文件 誰(shuí)，何事，何時(shí) 第三級(jí)- 制度和規(guī)范要求 回答：如何做 第四級(jí)-其它文件 表格、記錄信息，如電子數(shù)據(jù)、媒妎等國(guó)際規(guī)范ISO 9001界定國(guó)際管理體系要求2341顧客和法律法規(guī)要求三.ISO9001質(zhì)量管理體系文件架構(gòu)界定行業(yè)、產(chǎn)品效力要求方針、目的.文件實(shí)施的規(guī)范必要性4.1

4、 (總要求)建立、實(shí)施、堅(jiān)持和繼續(xù)改良文件化的質(zhì)量管理體系4.2 文件要求包括方針、目的，管理手冊(cè)，規(guī)范明示的及本組織要求的程序文件和記錄 管理手冊(cè)包括：體系范圍、刪減理由、體系程序文件或?qū)ζ湓?，體系過(guò)程相互作用的表述文件控制：(見(jiàn)4.2.3 a)-g) 7點(diǎn))記錄控制：要求明晰，易檢索，對(duì)記錄的標(biāo)識(shí)儲(chǔ)存、維護(hù)、檢索、保管期和處置作書(shū)面規(guī)定.目 錄1234質(zhì)量管理體系文件價(jià)值管理體系文件編制管理手冊(cè)與程序文件流程編制5規(guī)范制度與表格.一、根底培訓(xùn)學(xué)習(xí)階段首先要企業(yè)文件編制相關(guān)人員反復(fù)學(xué)習(xí)規(guī)范；了解建立管理體系的重要性，過(guò)程管理思想；了解的內(nèi)容和要求；了解職責(zé)與權(quán)限，要特別留意掌握規(guī)范條款的變

5、化；思索管理“過(guò)程所需的控制文件，以便對(duì)原管理體系進(jìn)展調(diào)整和有效的補(bǔ)充。 .二、調(diào)查謀劃階段一前期任務(wù)1. 體系現(xiàn)狀調(diào)查產(chǎn)品調(diào)查、資源調(diào)查、組織構(gòu)造；顧客需求和期望；當(dāng)前組織存在的主要問(wèn)題；產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程及相互關(guān)系分析；現(xiàn)行文件及其執(zhí)行情況。2. 初步確定管理方針和體系目的3. 明確體系覆蓋產(chǎn)品范圍和過(guò)程范圍4. 提出組織機(jī)構(gòu)設(shè)置方案5. 管理職能再分配6. 組建文件編制的任務(wù)班子.二、調(diào)查謀劃階段二現(xiàn)狀分析與評(píng)價(jià)，主要包括：分析組織機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀；各部門(mén)職能權(quán)限的現(xiàn)狀；各部門(mén)提出需處理的接口問(wèn)題；現(xiàn)有的管理制度及業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況；現(xiàn)有的各項(xiàng)規(guī)范、儀器設(shè)備等情況；列出相關(guān)文件清單。這個(gè)階段的主要任務(wù)是

6、組織、部門(mén)管理文件整合與流程接口的歸納整合階段。.三、管理體系文件編寫(xiě)階段 三文件編制方案確定文件的構(gòu)造層次和體例確定文件的標(biāo)識(shí)編碼方案確定文件目錄確定編寫(xiě)人員和完成日期四文件編制的實(shí)施加強(qiáng)協(xié)調(diào)和指點(diǎn)任務(wù)關(guān)注當(dāng)前存在的問(wèn)題研討優(yōu)化管理的途徑做好文件接口的協(xié)調(diào)執(zhí)行審零售放程序.四、文件編制的本卷須知規(guī)范、手冊(cè)、程序一致來(lái)自實(shí)際，用于實(shí)際寫(xiě)我所做，寫(xiě)做一致用詞確切，留意分寸急用先寫(xiě)，逐漸完善.目 錄1234管理體系文件價(jià)值管理體系文件編制程序文件編制流程編制5規(guī)范制度與表格.一、質(zhì)量方針?lè)结樀亩x由組織的最高管理者正式發(fā)布的該組織的體系目的和方向；通常方針與組織的總方針相一致并為制定管理目的提供框

7、架；規(guī)范中提出的管理原那么可以作為制定方針的根底。方針的制定是組織總方針的組成部分，但不宜相互替代；屬中長(zhǎng)期方針，應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定；結(jié)合管理目的，對(duì)體系有指示方向和定位作用；Policy 一詞具有方針和政策雙重涵義；應(yīng)為制定管理目的提供框架；八大管理原那么可作為制定方針的根底。.二、 質(zhì)量目的制定的SMART原那么S即specific代表詳細(xì)的，指績(jī)效考核要切中特定的任務(wù)目的，不能籠統(tǒng)。M即measurable代表可度量的，指績(jī)效目的是數(shù)量化或者行為化的，驗(yàn)證這些績(jī)效目的的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的。A即attainable代表可實(shí)現(xiàn)的，指績(jī)效目的在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn)，防止設(shè)立過(guò)高或過(guò)低的目的。

8、R即realistic代表現(xiàn)實(shí)性，指績(jī)效目的是實(shí)真實(shí)在的，可以證明和察看。T即timebased代表有時(shí)限，注重完成果效目的的特定期限。.質(zhì)量目的舉例顧客稱(chēng)心度 80分方案達(dá)成率 99客戶(hù)贊揚(yáng)率 1損耗率 0.5抽檢合格率 98來(lái)料檢驗(yàn)合格率 98供應(yīng)商交期達(dá)成率 98設(shè)備缺點(diǎn)率 1培訓(xùn)達(dá)成率 90.三、術(shù)語(yǔ)、縮略語(yǔ)解釋QM： Quality Manual 手冊(cè)英文縮寫(xiě)P： Procedure 程序英文縮寫(xiě)WI: Work instruction 作業(yè)指點(diǎn)書(shū)英文縮寫(xiě)JOB: Job 職位闡明書(shū)的代號(hào)R: Records 記錄英文縮寫(xiě). 四、程序文件的編制1.概述程序文件的概念“程序定義為進(jìn)展某

9、項(xiàng)活動(dòng)或過(guò)程所規(guī)定的途徑；“程序文件書(shū)面的程序普通不涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù)；作業(yè)指點(diǎn)書(shū)的概念“指點(diǎn)書(shū)細(xì)化的作業(yè)程序涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù)；文件可以有不同的稱(chēng)號(hào)，如：制度、規(guī)定、方法、規(guī)程、條例等等。2. 程序文件的作用恰當(dāng)而延續(xù)地控制各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)；使體系具有預(yù)防控制和及時(shí)糾偏才干；變“人治為“法治，實(shí)現(xiàn)以法有序管理；成為管理手冊(cè)的支持文件。.3. 程序文件的編制要求程序文件編制格式程序文件內(nèi)容：一、目的二、適用范圍三、定義必要時(shí)四、職責(zé)權(quán)限五、任務(wù)程序六、相關(guān)文件七、相關(guān)記錄八、附錄應(yīng)思索： 5W1H；Who、Why、Where、When、What , How to do.例外事項(xiàng)、應(yīng)急措施；不合格處置；如何驗(yàn)證

10、等。程序文件舉例：文件控制程序、不合格處置、糾正和預(yù)防措施等。.4. 程序文件的格式和體例程序文件表頭格式組織應(yīng)確定一致的編寫(xiě)格式，便于識(shí)別和檢索一致版面尺寸，便于保管文頭企標(biāo)、文件名、文號(hào)、版本號(hào)、頁(yè)碼、發(fā)布日期等文尾視版面設(shè)計(jì)需求，可將部分文頭內(nèi)容移下防偽標(biāo)志需求時(shí)采用章節(jié)編號(hào)方法參照國(guó)家規(guī)范為宜.5.程序文件編寫(xiě)常見(jiàn)的程序文件體例(內(nèi)容編排方式)如下:一、目的：規(guī)定做什么WHY闡明為什么開(kāi)展該項(xiàng)活動(dòng)，明確詳細(xì)目的。二、適用范圍WHERE活動(dòng)在什么方面、地方、區(qū)域需求開(kāi)展的任務(wù)；適用產(chǎn)品、過(guò)程、部門(mén)。三、援用規(guī)范或定義必要時(shí) 援用的有關(guān)文件，如手冊(cè)的章節(jié)、法規(guī)和規(guī)章；針對(duì)需解釋闡明的名詞和

11、術(shù)語(yǔ)的定義等；一致概念。四、職責(zé)與權(quán)限WHO活動(dòng)涉及哪些部門(mén)的任務(wù)；明確擔(dān)任實(shí)施該項(xiàng)程序的部門(mén)和人員；定義其責(zé)權(quán)和相互關(guān)系。 .程序文件編寫(xiě)五、任務(wù)程序明確詳細(xì)任務(wù)的內(nèi)容、要求、方法；定義由誰(shuí)做WHO、何時(shí)做WHEN、在何地做WHERE、在那里做WHERE 、如何做HOW TO DO的要求；一步一步地列出開(kāi)展此項(xiàng)活動(dòng)的細(xì)節(jié)，明確各環(huán)節(jié)輸入、轉(zhuǎn)換及輸出的內(nèi)容；必要時(shí)可輔以流程圖，涉及記錄時(shí)做出索引等。六、相關(guān)文件實(shí)施中相關(guān)聯(lián)、援用、接口、參考的文件；對(duì)上級(jí)文件的援用、下一層次文件的指引。七、相關(guān)記錄本程序所用的記錄，寫(xiě)出表格的稱(chēng)號(hào)和編號(hào)，必要時(shí)，可規(guī)定記錄保管期限。 八、附錄表式、補(bǔ)充資料、款式

12、、圖標(biāo)、流程圖等。.目 錄1234管理體系文件價(jià)值管理體系文件編制管理手冊(cè)與程序文件流程編制5規(guī)范制度與表格.一、流程圖的定義流程圖的定義：以圖解的方式系統(tǒng)地表達(dá)各環(huán)節(jié)之間的順序及相互作用。了解要求：就是以流程言語(yǔ)進(jìn)展描畫(huà)的文件；以圖解的方式表達(dá)一個(gè)任務(wù)從開(kāi)場(chǎng)至終了為止，所進(jìn)展的一切活動(dòng)及順序關(guān)系；必需求明確各項(xiàng)活動(dòng)的任務(wù)接口、主要任務(wù)內(nèi)容、流程的流向、信息反響、斷定等內(nèi)容；建議運(yùn)用VISIO工具軟件。.流程圖中的普通符號(hào)流程發(fā)起動(dòng)作判別標(biāo)注開(kāi)場(chǎng)與終了文檔涉及相關(guān)流程/程序流程節(jié)點(diǎn)或援用數(shù)據(jù)流程順序鏈接線(xiàn).流程圖中常用的圖形流程發(fā)起符號(hào)：用于標(biāo)注流程圖中，在特定條件下引發(fā)起流程開(kāi)場(chǎng)，闡明流程起

13、始的必需條件。流程開(kāi)場(chǎng)與終了符號(hào)：動(dòng)作開(kāi)場(chǎng)與終了的控制點(diǎn)，表示流程的開(kāi)場(chǎng)/中止，闡明此流程的起始點(diǎn)和終了點(diǎn)。進(jìn)程：流程圖中的主要部分，用于描畫(huà)這個(gè)崗位/部門(mén)需求完成的任務(wù)，但只能用于描畫(huà)作業(yè)內(nèi)容，不能用于闡明事件。描畫(huà)要簡(jiǎn)要，普通不超越8個(gè)字。斷定：表示對(duì)某個(gè)事件的斷定，判別的結(jié)果只能是是或否的回答，普通結(jié)果會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)以上。當(dāng)超出三個(gè)以上時(shí)，可用其它多邊形。文檔：不能單獨(dú)作為節(jié)點(diǎn)運(yùn)用，只作為傳輸過(guò)程或某項(xiàng)作業(yè)產(chǎn)生的結(jié)果.流程圖中常用的圖形標(biāo)注：在某項(xiàng)動(dòng)作中，對(duì)該動(dòng)作有任何要求或注釋時(shí)，用此模塊標(biāo)注相關(guān)子流程：在某業(yè)務(wù)流程中涉及到的與本流程不相關(guān)的其他業(yè)務(wù)流程，可以相關(guān)子流程方式表現(xiàn)而不用詳述。

14、數(shù)據(jù)：流程中遇到需數(shù)據(jù)存貯或分析保管的數(shù)據(jù)時(shí)，采用此標(biāo)識(shí)。流程節(jié)點(diǎn)：表示流程中的頁(yè)內(nèi)援用節(jié)點(diǎn)，或其它流程接口結(jié)點(diǎn)。通常用數(shù)字/代碼標(biāo)識(shí)。鏈接線(xiàn)：表示上個(gè)活動(dòng)到下個(gè)活動(dòng)的運(yùn)作流向及接口，箭頭表示流程的流向，普通畫(huà)在下個(gè)活動(dòng)端。.流程圖例如.流程圖的制造要求流程圖應(yīng)明晰、準(zhǔn)確和足夠詳盡。適宜時(shí)，流程圖應(yīng)包括：任務(wù)中一切步驟的順序和相互關(guān)系；源于外部的過(guò)程和子流程的任務(wù)；流程的起始點(diǎn)、終結(jié)點(diǎn)和其它流程的接入點(diǎn)；流程的各階段、援用和循環(huán)點(diǎn)；流程的活動(dòng)、標(biāo)注、闡明等；必要時(shí)，明確各部門(mén)崗位職責(zé)、任務(wù)接口、援用的文件、記錄、外部任務(wù)接口等。.流程圖的制造要求流程圖的根本要求 符合性、邏輯性、協(xié)調(diào)性、可操作

15、性、接口性、適用性、適用性、針對(duì)性流程編制程序按任務(wù)流程劃分流程各階段明確流程每一活動(dòng)對(duì)應(yīng)相應(yīng)的責(zé)任部門(mén)/崗位每一活動(dòng)的方法步驟選擇適當(dāng)?shù)姆?hào)表示相關(guān)文件和記錄流程中提及的相關(guān)或援用的文件流程中產(chǎn)生的記錄.管理體系流程圖：要求部門(mén)稱(chēng)謂一致財(cái)務(wù)部 技術(shù)部 銷(xiāo)售部 質(zhì)量部等支持性文件的范圍援用的其他程序文件援用的規(guī)范制度規(guī)范表格按照流程的順序進(jìn)展思索支持的流程理順一切文件或流程的接口關(guān)系.目 錄1234質(zhì)量管理體系文件價(jià)值管理體系文件編制管理手冊(cè)與程序文件流程編制5規(guī)范制度與表格.一、制度、規(guī)范文件的編寫(xiě)什么是規(guī)范規(guī)范有時(shí)也稱(chēng)“作業(yè)指點(diǎn)書(shū)；它是對(duì)程序文件的進(jìn)一步細(xì)化；它表達(dá)的通常是詳細(xì)活動(dòng)、操作、

16、運(yùn)作及詳細(xì)的要求也會(huì)涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù) ；制度面對(duì)的執(zhí)行單位是崗位；規(guī)范可以有不同的稱(chēng)號(hào)，如：制度、規(guī)定、方法、規(guī)程、條例等等。規(guī)范舉例會(huì)議制度、崗位職務(wù)闡明書(shū)、督查規(guī)范、考核規(guī)范、發(fā)文件規(guī)程、招牌審批指南、抄告管理?xiàng)l例等。.規(guī)范文件的編寫(xiě)規(guī)范制度支持程序文件針對(duì)對(duì)某一作業(yè)或工藝的詳細(xì)操作過(guò)程、方法、規(guī)范或要求的描畫(huà)過(guò)程規(guī)范制度 含工藝設(shè)備維護(hù)規(guī)范制度 檢驗(yàn)規(guī)范制度任職資歷及培訓(xùn)要求 職位闡明書(shū)典型的規(guī)范制度文件稱(chēng)號(hào)文件編號(hào)生效日期同意簽字修正形狀正文內(nèi)容.二、崗位職務(wù)闡明編制要求崗位描畫(huà)當(dāng)與顧客有關(guān)聯(lián)時(shí)必需有顧客一欄盡能夠描畫(huà)崗位而不是部門(mén)，特別是審核、同意類(lèi)文字描畫(huà)要求用文字詳細(xì)描畫(huà)活動(dòng)采用如懇求、審核、同意、文件編制、記錄保管 、歸檔不能采用如顧客文件、表格、獎(jiǎng)懲措施、改良方法言語(yǔ)簡(jiǎn)練，字?jǐn)?shù)不超越8個(gè)典型如根據(jù)培訓(xùn)需求編制年度方案，應(yīng)為編制年度方案 .三、記錄管理要求規(guī)范要求記錄控制應(yīng)建立并堅(jiān)持記錄，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)的證據(jù)。記錄應(yīng)堅(jiān)持明晰、易于識(shí)別和檢索。應(yīng)編制構(gòu)成文件的程序，以規(guī)定記錄的標(biāo)識(shí)、儲(chǔ)存、維護(hù)、檢索、保管期限和處置所需的控制。了解要點(diǎn)：記錄是文件的一個(gè)種類(lèi)；它的方式可是多樣的，紙質(zhì)、電子媒介、磁盤(pán)、錄