DB1404∕T 4-2021 檢驗檢測機構技術資料存儲要求

1、 ICS03.120.20CCSC011404山西省長治市地方標準DB1404/T42021檢驗檢測機構技術資料存儲要求2021-11-10發(fā)布2021-12-10實施 DB 1404/T 42021目次前言1范圍12規(guī)范性引用文件13術語和定義14要求15監(jiān)督檢查2附錄A(資料性)記錄歸檔登記表3I DB1404/T42021前言本文件按照GB/T1.1-2020標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則的規(guī)定起草。II DB 1404/T 42021檢驗檢測機構技術資料存儲要求1范圍本文件規(guī)定了檢驗檢測機構技術記錄存儲的要求及監(jiān)督檢查。本文件適用于檢驗檢測機構技術記錄的存儲管理。2

2、規(guī)范性引用文件本文件沒有規(guī)范性引用文件。3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1檢驗檢測機構依法成立，依據(jù)相關標準或者技術規(guī)范，利用儀器設備、環(huán)境設施等技術條件和專業(yè)技能，對產(chǎn)品或者法律法規(guī)規(guī)定的特定對象進行檢驗檢測的專業(yè)技術組織。來源：RB/T2142017，3.13.2技術記錄指檢驗檢測機構在檢驗檢測活動過程中的信息記錄，包括原始觀察、檢驗檢測過程、數(shù)據(jù)結果等方面的工作記錄，如樣品狀態(tài)、檢驗檢測、設備使用、環(huán)境條件、質(zhì)量控制、方法確認、人員能力等方面的工作記錄和出具的檢驗檢測報告。4要求4.1記錄的歸檔4.1.1機構應設置檔案員（專職或兼職）負責記錄檔案的管理工作。4.1.2檔案員在

3、接收記錄時，應檢查記錄信息的完整性和規(guī)范性，如不符合要求，應退回補正后重新進行接收工作。4.1.3記錄接收應填寫記錄歸檔登記表，做好接收記錄。記錄歸檔登記表信息一般包括時間、記錄名稱、數(shù)量（份數(shù)或頁數(shù)）、提交人、部門、接收人等內(nèi)容（見附錄A）。4.1.4檔案員應對記錄檔案分類并編號標識，建立可以查詢的索引目錄，保證其具有可追溯性。每一宗檔案都有一個檔案號，一般宜按年月份順序進行編號標識。4.1.5檢驗檢測報告記錄應包括合同、委托單或抽樣單、檢驗檢測過程及原始記錄、檢驗檢測報告等，成套裝訂成冊后定期歸檔。4.1.6設備使用、環(huán)境監(jiān)測、質(zhì)量控制、方法驗證、人員能力考核與評價等方面的記錄，按照記錄性

4、1 DB1404/T42021質(zhì)分類定期歸檔。4.1.7檢驗檢測機構應根據(jù)記錄數(shù)量或頻次確定歸檔時間，記錄形成部門應按照時效要求及時交檔案員存檔。4.2記錄的存儲4.2.1記錄檔案應存放于適宜的環(huán)境，并采取防火、防盜、防蛀、防潮等措施，避免記錄的損壞、變質(zhì)和丟失。4.2.2以電子形式存儲的記錄，按照相應要求采取與書面記錄同等措施，并加以保護及備份，防止未經(jīng)授權的侵入及修改，以避免原始信息或數(shù)據(jù)的丟失或改動。4.3記錄的借閱和復制4.3.1本機構員工因工作需要借閱或復制記錄，應經(jīng)相關負責人批準辦理相關手續(xù)后行借閱或復制。4.3.2外單位人員借閱或復制記錄，僅限于以下情況：a)向有關檢驗檢測機構監(jiān)

5、督管理部門、評審部門及人員提供證實材料；b)向客戶提供涉及本身及相關信息的查詢或復制，以提高客戶對檢驗檢測工作質(zhì)量和質(zhì)量活動的充分滿意和信任。4.3.3記錄對外的借閱或復制，應在保護客戶機密的前提下，經(jīng)相關負責人批準辦理相關手續(xù)后進行。4.3.4借閱記錄人員不得泄密和轉移記錄，不得在記錄上涂改、劃線等，閱后及時辦理歸還手續(xù)。4.4記錄的保存期限及處理4.4.1檢驗檢測報告相關記錄保存期不少于資質(zhì)認定有效期 6年，具有行業(yè)特殊要求的檢驗檢測報告保存期按照行業(yè)規(guī)定執(zhí)行。4.4.2其它技術記錄的保存期限應與檢驗檢測報告記錄同步，不少于 6年。4.4.3超過保存期限的記錄，檔案員應及時提出銷毀或延長保存期限的建議，經(jīng)相關負責人批準后進行清理或銷毀工作，并做好相應記錄。清理或銷毀超期記錄工作一般不少于 2人，涉及保密方面的記錄還應采取防止泄密措施。5監(jiān)督檢查5.1質(zhì)量管理人員應定期檢查技術記錄存儲管理情況。5.2檢查內(nèi)容包括檔案、存儲環(huán)境、記錄等方面的工作。2 DB 140