大學學生會檔案治理制度

1、大學學生會檔案治理制度檔案工作是校學生會工作持續(xù)性，有序性的有力保障，為實現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質量。一、日常檔案工作方法一、校學生會檔案是學生會的組織干部治理、教育、活動等工作開展所積存的文字與圖像聲像資料，是校學生會相當重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、復制。二、校學生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一治理;各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督治理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關資料歸檔備案。3,校學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務檔案及活動檔案。4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必需一式兩份辦公室處存檔，以備查找。檔案形式要求：關于各部文檔案，

2、應有文本和電子兩種版本。關于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質，向辦公室索取檔案帶，待總結完后一并上繳。檔案上繳日期：在該項活動終止后一周內。檔案上交時由辦公室簽收。二,檔案內容要求：（一）人事檔案包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，和其它有關材料,由主席團負責考察記錄。l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案，由有關個人及部門填寫。二、年度工作鑒定是對大學學生會成員每一年工作的評定，一式三份，每一年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優(yōu)秀學生會干部的依據(jù)之一。3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業(yè)離校時對其整體工作的鑒定，由學校有關部門存入該學生檔案。（二）工作檔案包括

3、校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文和其它有關檔案，由辦公室整理保管。l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內容所在有關檔案的頁碼。二、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、體會總結等認真詳實地加以記載，由分管主席按期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。（三）財務檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各類有關單據(jù)、表格等，由主席團負責，按期檢查，詳見財務制度。（四）活動檔案一、活動檔案內容包括活動企劃書；活動籌備情形；活動及進程結果；活動新聞稿,照片等各類文字與圖像資料。二、活動終止后由主辦部門及時寫出工作總結，并與以上材料一路及

4、時辦公室歸檔。三、檔案查閱方法1,查閱要求:各部門能夠依照工作所需向秘書要借閱有關文件，但不得將有關文件作非工作之用。各部門借閱文件后，應維持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，而且應該及時歸還，假設有遺失應做出書面檢討，主席團會做出相應的警告、批評。查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。12認真填寫索檔單，并由部長以上簽名。各部在指按時刻辦理查檔手續(xù)，并同時告知辦公室歸還日期。檔案閱畢后請及時歸還，過時不還辦公室有權進行查詢并作相應處置。二、借閱手續(xù)：1）借閱檔案必需有證明，由主席團授權后方可借閱，沒有證明的一概不予借閱。借閱檔案必需進行注冊記錄，記錄時應注明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時刻等。2）借閱檔案應辦理記錄手續(xù)（包括編號、內容、時刻、借閱人員、記錄人），做到責任落實到個人。3）借閱時刻不得超過一周（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。4）復制文件必需征得主席團的同意。八、外單位借閱校學生會工作檔案的，需向團委提出書面申請，并經(jīng)主席簽字同意后方可，秘書處的對