信息技術(shù)集中培訓(xùn)講稿4

1、 WORD 6/6XX中學(xué)“十二五”教師繼續(xù)教育集中培訓(xùn)講稿主講人XX信息培訓(xùn)項(xiàng)目四新培訓(xùn)培訓(xùn)科目信 息 技 術(shù)時(shí) 間2013.10.14學(xué)時(shí)3地 點(diǎn)培 訓(xùn) 容第一節(jié) Word文字處理技巧 1、在Word中快速選擇字體為了能夠快速地選擇字體，我們可以將常用的字體以按鈕的形式放到工具欄上。首先在Word的工具欄上單擊鼠標(biāo)右鍵，在右鍵菜單中選擇最后一項(xiàng)“自定義”。然后在出現(xiàn)的自定義編輯界面中選中“命令”選項(xiàng)卡，再選擇“類別”中的“字體”項(xiàng)。最后從右邊列出的Windows已安裝的字體中，選擇常用的字體并用鼠標(biāo)直接將它拖曳到工具欄上，這樣在以后的使用中就可以快速選擇字體了。 2、清除Word文檔中多余

2、的空行如果Word文檔中有很多空行，用手工逐個(gè)刪除又太累人，直接打印吧，又太浪費(fèi)墨水和打印紙。我們可以得用Word自帶的替換功能來進(jìn)行處理。在Word中打開編輯菜單，單擊“替換”，在彈出的“查找和替換”窗口中，單擊“高級(jí)”按鈕，將光標(biāo)移動(dòng)到“查找容”文本框，然后單擊“特殊字符”按鈕，選取“段落標(biāo)記”，我們會(huì)看到“p”出現(xiàn)在文本框，然后再同樣輸入一個(gè)“p”，在“替換為”文本框中輸入“p”，即用“p”替換“pp”，然后選擇“全部替換”，怎么樣，多余的空行不見了吧。 3、將Word表格巧妙轉(zhuǎn)換為Excel表格先打開帶表格的Word文件，接著選中整個(gè)表格，先將光標(biāo)放在表格的任一單元，在整個(gè)表格的左上角

3、會(huì)出現(xiàn)一個(gè)帶框的十字模樣的標(biāo)志。把光標(biāo)移到上面再單擊，整個(gè)表格的字會(huì)變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“復(fù)制”；然后打開Excel，再單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中有6項(xiàng)菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。 4、巧存Word文檔中的圖片有時(shí)候收到朋友寄來的一篇圖文并茂的Word文檔，想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里，可以按照下面的方法來做：打開該文檔，選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁”，指定一個(gè)新的文件名，按下“保存”按鈕，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在保存的目錄下，多了一個(gè)和Web文件名一樣的文件夾。打開該文件夾，你會(huì)驚喜地發(fā)現(xiàn)，Word文檔中的所有圖片，

4、都在這個(gè)目錄里保存著。 5、在WordXP中巧輸分?jǐn)?shù)啟動(dòng)WordXP，選擇“插入”菜單下的“域”命令，出現(xiàn)“域”對(duì)話框，在“請(qǐng)選擇域類別”的下拉列表中選擇“等式和公式”，“域名”項(xiàng)選中“Eq”，然后單擊“域代碼”按鈕，單擊“選項(xiàng)”按鈕，在“開關(guān)”中選擇“F(,)”，按下“添加到域”，在下面的“域代碼”中添加上分子和分母，如EQF(1,2)，連按兩次“確定”回到Word編輯窗口，這樣分?jǐn)?shù)制作就完成了。 6、快速輸入大寫數(shù)字由于工作需要，經(jīng)常要輸入一些大寫的金額數(shù)字(特別是財(cái)務(wù)人員)，但由于大寫數(shù)字筆畫大都比較復(fù)雜，無論是用五筆字型海獅拼音輸入法輸入都比較麻煩。后來偶然發(fā)現(xiàn)，利用Word2000可

5、以巧妙地完成：首先輸入小寫數(shù)字如“123456”，選中后從“插入”菜單中選擇“數(shù)字”命令，接著會(huì)出現(xiàn)如圖所示的對(duì)話框，選擇“壹，貳，叁”項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”即可，或者你也可以直接在“數(shù)字”對(duì)話框中輸入數(shù)字。 7、在Word文檔中插入MP3文件在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項(xiàng)中的“剪貼畫”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開Word文檔，把光標(biāo)移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對(duì)象”選項(xiàng)，在打開的“對(duì)象”對(duì)話框中，選擇“由文件創(chuàng)建”活頁卡片，點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，從打開的“瀏覽”

6、對(duì)話框中找到準(zhǔn)備插入的MP3文件，并確定。當(dāng)“瀏覽”對(duì)話框自動(dòng)關(guān)閉后，點(diǎn)擊“由文件創(chuàng)建”活頁卡片中的“確定”按鈕，稍等一會(huì)兒，插入點(diǎn)就會(huì)出現(xiàn)MP3文件的圖標(biāo)，雙擊它即可播放。但必須說明，在此操作之前必須在Windows中使MP3文件與你的MP3播放器建立關(guān)聯(lián)。 8、巧妙設(shè)置文檔保護(hù)在用Word2000/XP打印一份文件時(shí)，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時(shí)離開一下，關(guān)閉文件吧，既費(fèi)事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢？執(zhí)行“工具”菜單中的“保護(hù)文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護(hù)窗體”，然后設(shè)上密碼。怎么樣，光標(biāo)跑到了文件頭，任你怎么移動(dòng)鼠標(biāo)、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯(cuò)吧。等回

7、來時(shí)，執(zhí)行“工具”菜單中的“解除文檔保護(hù)”命令，一切又正常了。 9、編輯長(zhǎng)文件更輕松相信大家都有這樣的經(jīng)歷：在使用Excel、Word編輯長(zhǎng)文檔時(shí)，有時(shí)需要將文章開始的多處容復(fù)制到文章末尾。但通過拖動(dòng)滾動(dòng)條來回移動(dòng)非常麻煩，還會(huì)出錯(cuò)。其實(shí)只要將鼠標(biāo)移動(dòng)到滾動(dòng)條上面的適當(dāng)位置，發(fā)現(xiàn)鼠標(biāo)指針變成雙箭頭，此時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)，文檔編輯區(qū)會(huì)被一分為二。你只需在上面編輯區(qū)找到文章開頭的容，在下面編輯區(qū)找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復(fù)制容了，而不必來回切換。這種方法特別適合復(fù)制相距很遠(yuǎn)且處數(shù)較多的容。 10取消“自作聰明”的超級(jí)當(dāng)我們?cè)赪ord文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候，Word會(huì)自動(dòng)為我們轉(zhuǎn)換為超

8、級(jí)，如果不小心在網(wǎng)址上按一下，就會(huì)啟動(dòng)IE進(jìn)入超級(jí)。但如果我們不需要這樣的功能，就會(huì)覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢？在Word中單擊“工具自動(dòng)更正選項(xiàng)”，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)，將“Internet與網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)，將“Internet與網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網(wǎng)址后，就不會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)槌?jí)了。第二節(jié) Excel的編輯技巧 1、在Excel中選擇整個(gè)單元格圍 在Excel中，如果想要快速選擇正在處理的整個(gè)單元格圍，按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:該命令將選擇整個(gè)列和列標(biāo)題，而不

9、是該列表周圍的空白單元格你將得到所需的單元格。這一技巧不同于全選命令，全選命令將選擇工作表中的全部單元格，包括那些你不打算使用的單元格。 2、快速刪除選定區(qū)域數(shù)據(jù) 如果用鼠標(biāo)右鍵向上或向左(反向)拖動(dòng)選定單元格區(qū)域的填充柄時(shí)，沒有將其拖出選定區(qū)域即釋放了鼠標(biāo)右鍵，則將刪除選定區(qū)域中的部分或全部數(shù)據(jù)(即拖動(dòng)過程中變成灰色模糊的單元格區(qū)域，在釋放了鼠標(biāo)右鍵后其容將被刪除)。 3、徹底清除單元格容 先選定單元格，然后按Delete鍵，這時(shí)僅刪除了單元格容，它的格式和批注還保留著。要徹底清除單元格，可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格圍，單擊“編輯清除”命令，這時(shí)顯示“清除”菜單（），選擇“全部

10、”命令即可，當(dāng)然你也可以選擇刪除“格式”、“容”或“批注”中的任一個(gè)。 4、快速查找 在執(zhí)行查找操作之前，可以將查找區(qū)域確定在某個(gè)單元格區(qū)域、整個(gè)工作表（可選定此工作表的任意一個(gè)單元格）或者工作簿里的多個(gè)工作表圍。在輸入查找容時(shí)，可以使用問號(hào)（？）和星號(hào)（*）作為通配符，以方便查找操作。問號(hào)（？）代表一個(gè)字符，星號(hào)（*）代表一個(gè)或多個(gè)字符。需要注意的問題是，既然問號(hào)（？）和星號(hào)（*）作為通配符使用，那么如何查找問號(hào)（？）和星號(hào)（*）呢？只要在這兩個(gè)字符前加上波浪號(hào)()就可以了。 5、快速選定不連續(xù)單元格 按下組合鍵“Shift+F8”，激活“添加選定”模式，此時(shí)工作簿下方的狀態(tài)欄中會(huì)顯示出“添

11、加”字樣，以后分別單擊不連續(xù)的單元格或單元格區(qū)域即可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。 6、根據(jù)條件選擇單元格 單擊“編輯定位”命令，在打開的“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”按鈕，根據(jù)你要選中區(qū)域的類型，在“定位條件”對(duì)話框中選擇需要選中的單元格類型（），例如“常量”、“公式”等，此時(shí)還可以復(fù)選“數(shù)字”、“文本”等項(xiàng)目，單擊“確定”按鈕后符合條件的所有單元格將被選中。 7、快速刪除空行 有時(shí)為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會(huì)將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用自動(dòng)篩選功能來實(shí)現(xiàn)，方法是:先在表中插入新的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，單擊“數(shù)據(jù)篩選自動(dòng)篩選”命令，在每

12、一列的頂部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊“編輯刪除行”，然后按“確定”，所有的空行將被刪去。 注意:插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。 8、回車鍵的粘貼功能 回車鍵也有粘貼功能，當(dāng)復(fù)制的區(qū)域還有閃動(dòng)的復(fù)制邊框標(biāo)記時(shí)(虛線框)，按下回車鍵可以實(shí)現(xiàn)粘貼功能。 注意:不要在有閃動(dòng)的復(fù)制邊框標(biāo)記時(shí)使用回車鍵在選定區(qū)域的單元格間進(jìn)行切換，此時(shí)你應(yīng)該使用Tab鍵或方向鍵進(jìn)行單元格切換。 9、快速瀏覽長(zhǎng)工作簿 當(dāng)你瀏覽一個(gè)有很長(zhǎng)容的表格時(shí)，按下“Ctri+Home”鍵可以回到當(dāng)前工作表的左上角(即A1單元格)，按下“Ctrl+End”鍵可以跳到工作表含有數(shù)據(jù)部分的右下角。另

13、外，如果你選取了一些容，那么你可以通過重復(fù)按“Ctrl+.（句號(hào)）”在所選容的4個(gè)角單元格上按順時(shí)針方向移動(dòng)。 10、制作個(gè)性單元格 如果你的表格需要菱形、三角形之類的特殊單元格，可用以下方法實(shí)現(xiàn):先在單元格輸入數(shù)據(jù)，然后打開“繪圖”工具欄，在“自選圖形基本形狀”子菜單中找到需要的圖形。單擊后光標(biāo)變成一個(gè)小十字，由單元格左上角向右下角拖動(dòng)，即可畫出所需形狀的單元格。如果單元格的容被覆蓋，可用鼠標(biāo)右擊剛剛畫出的單元格，選擇快捷萊單中“設(shè)置自選圖形格式”命令。將“設(shè)置自選圖形格式”和“顏色與線條”選項(xiàng)卡打開，選中“顏色填充”下拉列表下“無填充顏色”，“確定”后單元格的原有容即會(huì)顯示出來。如果你將“

14、屬性”選項(xiàng)卡中的“大小、位置均隨單元格而變”選項(xiàng)選中，它還會(huì)隨單元格自動(dòng)改變大小。 11、將格式化文本導(dǎo)入Excel a.在Windows“記事本”中輸入格式化文本，每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)之間會(huì)被空格隔開，當(dāng)然你也可以用逗號(hào)、分號(hào)、Tab鍵作為分隔符。輸入完成后，保存此文本文件并退出; b.在Excel中打開剛才保存的文本文件，出現(xiàn)“文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之1”對(duì)話框，選擇“分隔符號(hào)”，單擊“下一步”; c.在“文本導(dǎo)人向?qū)?3步驟之2”對(duì)話框中選擇文本數(shù)據(jù)項(xiàng)分隔符號(hào)，Excel提供了Tab鍵、分號(hào)、逗號(hào)以與空格等供你選擇。注意，這里的幾個(gè)分隔符號(hào)選項(xiàng)應(yīng)該單選。你在“預(yù)覽分列效果”中可以看到豎線分隔的效果。

15、單擊“下一步”; d.在“文本導(dǎo)人向?qū)?3步驟之3”對(duì)話框中，你可以設(shè)置數(shù)據(jù)的類型，一般不需改動(dòng)，Excel自動(dòng)設(shè)置為“常規(guī)”格式。“常規(guī)”數(shù)據(jù)格式將數(shù)值轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，日期值轉(zhuǎn)換為日期格式，其余數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為文本格式。單擊“完成”按鈕即可。 12、將WPS/Word表格轉(zhuǎn)換為Excel工作表 有時(shí)需要將WPSWord編輯過的表格轉(zhuǎn)換成 Excel工作表，可利用Excel的數(shù)據(jù)庫操作、宏操作等功能進(jìn)行分析、處理，轉(zhuǎn)換方法非常簡(jiǎn)單: a.啟動(dòng)WPSWord，打開WPSWord文檔，拖動(dòng)鼠標(biāo)，選擇整個(gè)表格，再在“編輯”菜單中選擇“復(fù)制”命令; b.啟動(dòng)Excel，打開Excel工作表，單擊目標(biāo)表格位置

16、的左上角單元格，再在“編輯”菜單中選擇“粘貼”命令。 注:若需將老版本的WPS表格轉(zhuǎn)換為Excel工作表，應(yīng)先將其用WPS97WPS2000WPS Office或Word打開，再進(jìn)行轉(zhuǎn)換。第三節(jié) PPT使用技巧1、在PPT演示文稿復(fù)制幻燈片要復(fù)制演示文稿中的幻燈片，請(qǐng)先在普通視圖的“大綱”或“幻燈片”選項(xiàng)中，選擇要復(fù)制的幻燈片。如果希望按順序選取多幻燈片，請(qǐng)?jiān)趩螕魰r(shí)按Shift 鍵；若不按順序選取幻燈片，請(qǐng)?jiān)趩螕魰r(shí)按Ctrl鍵。然后在“插入”菜單上，單擊“幻燈片副本”，或者直接按下“Ctrl+shift+D”組合鍵，則選 中的幻燈片將直接以插入方式復(fù)制到選定的幻燈片之后。2、Powerpoin

17、t自動(dòng)黑屏在用Powerpoint展示課件的時(shí)候，有時(shí)需要學(xué)生自己看書討論，這時(shí)為了避免屏幕上的圖片影響學(xué)生的學(xué)習(xí)注意力可以按一下“B”鍵，此時(shí)屏幕黑屏。學(xué)生自學(xué)完成后再接一下“B”鍵即可恢復(fù)正常。按“W”鍵也會(huì)產(chǎn)生類似的效果。3、將幻燈片發(fā)送到word文檔a、在Powerpoint中打開演示文稿，然后在“文件”菜單上，指向“發(fā)送”，再單擊“Microsoft Word”。b、在“將幻燈片添加到Microsoft word文檔”之下，如果要將幻燈片嵌入word文檔，請(qǐng)單擊“粘貼”；如果要將幻燈片到word文檔，請(qǐng)單擊“粘貼”。如果文件，那么在Powerpoint中編輯這些文件時(shí)，它們也會(huì)在wo

18、rd文檔中更新。c、單擊“確定”按鈕。此時(shí)，系統(tǒng)將新建一個(gè)word文檔，并將演示文稿復(fù)制到該文檔中。如果word未啟動(dòng)，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)word。4、增加PPT的“后悔藥”在使用powerpoint編輯演示文稿時(shí)，如果操作錯(cuò)誤，那么只要單擊工具欄中的“撤消”按鈕，即可恢復(fù)到操作前的狀態(tài)。然而，默認(rèn)情況下 Powerpoint最多只能夠恢復(fù)最近的20次操作。其實(shí)，powerpoint允許用戶最多可以“反悔”150次，但需要用戶事先進(jìn)行如下設(shè)置：在 “工具選項(xiàng)”，擊“編輯”選項(xiàng)卡，將“最多可取消操作數(shù)”改為“150”，確定。5、利用組合鍵生成容簡(jiǎn)介我們?cè)谟胮owerpoint2003制作演示文稿時(shí)，通常都會(huì)將后面幾個(gè)幻燈片的標(biāo)題集合起來，把它們作為容簡(jiǎn)介列在首或第二幻燈片中，讓文稿看 起來更加直觀。如果是用復(fù)制粘貼來完成這一操作，實(shí)在有點(diǎn)麻煩，其實(shí)最快速的方法就是先選擇多幻燈片，接著按下alt+shift+s即可。6、快速定位幻燈片在播放powerpoint演示文稿時(shí)，如果要快進(jìn)到或退回到第5幻燈片，可以這樣實(shí)現(xiàn)：按下數(shù)字5鍵，再按下回車鍵。若要從任意位置返回到第1幻燈片，還有另外一個(gè)方法：同時(shí)按下鼠標(biāo)左右鍵并停留2秒鐘以上7、看看powerpoint的特殊播放模式播放PPT文檔時(shí)，點(diǎn)擊Powerpoint的“幻燈片放映”菜單中的“觀看幻燈片”