第四章檔案工作練習與答案(共17頁)

1、第四章 檔案(dng n)工作一、填空題 1檔案是人類(rnli)社會發(fā)展到一定階段的產物，是社會、 組織 或 個人 保存記憶的一種方式。 2今天的檔案是過去的 歷史 ，正在產生(chnshng)的檔案是 明天 的歷史。 3檔案與人類社會存在著 對稱性 ，與社會各行各業(yè)存在著一一 對應 的關系。 4檔案工作是一項運用科學的原則、方法管理檔案并為社會提供 信息服務 的專門性工作。 5檔案收集工作，是指在檔案人員的監(jiān)督、指導下，將分散保存在各部門和個人手中有 保存價值 的文件、非紙質信息載體，或字畫、獎狀、獎杯等 實物 向檔案室移交的工作。 6檔案室收集工作是一個單位檔案室工作的起點和 基礎 ，是

2、檔案室積累和豐富本單位 信息 資源的主要手段。 7檔案收集工作是檔案業(yè)務的 起點 ，是實現(xiàn)檔案 集中統(tǒng)一 管理的根本途徑。 8檔案收集工作為檔案整理、編目、 鑒定 、保管、統(tǒng)計和 利用 提供物質保證。 9通過收集工作，將記錄實踐活動的各種事實、數(shù)據(jù)、方法、 經(jīng)驗 和 教訓 完整地保存下來，傳遞下去，使之成為國家、組織或家族的 文化遺產 ，正是檔案收集工作的意義和價值所在。 10檔案的齊全，是指各種門類和載體的、具有 查考價值 的原始記錄 全部歸檔 。 11檔案的完整，是指歸檔的每一份材料都 完好無缺 。 12凡是本單位工作活動中形成的，反映主要 職能活動 和歷史 真實面貌 的文件材料，均屬于檔

3、案室的收集范圍。 13檔案員對移交的檔案及有關材料逐卷地進行清點，對照有關移交文件進行核對，雙方共同 確認無誤 ，叫清點核對。 14檔案交接文據(jù)是在變更檔案保管者或所有者的過程中形成的，記錄和反映與 檔案交接 有關內容和信息，是具有 法律憑證 效力的一種文件。 15交接性質分為移交、 寄存 、征購或收購、 捐贈 四種。 16檔案交接文據(jù)填寫后，及時進行檔案及有關材料實體的交接，雙方 再次核對 無誤并在檔案交接文據(jù)相關欄內 簽字 ，加蓋雙方單位印章。 17歸檔之前的整理，主要是針對 文件 進行的，歸檔后的整理工作，則是以 案卷 為單位進行的。 18檔案整理的內容有對歸檔的案卷進行整理、文件的 局

4、部調查 ，對零散文件的 整理 。 19案卷歸類就是通過對案卷的分類，使相同載體的，具有相同 保管期限 ，且機構（或問題）相同或相近的案卷 相對集中 。 20按案卷排列的 順序 ，將案卷標題、保管期限、起止時間、 頁數(shù) 等逐項登記，編制案卷目錄，以便 查找利用 。 21案卷整理的標準有組卷文件齊全完整、 分類科學 、排列合理、 標題確切 。 22對一個單位而言，檔案保管 期限表 是一種最具體、最貼近單位工作實際，最具權威性的文件 簽定工具 。 23機關檔案保管期限表的內容包括 條款號 、條款名稱、 保管期限 、備注等。 24檔案全引目錄是由立卷說明、 案卷目錄 、卷內文件目錄三個部分組成。 25

5、任何檔案都不外乎有兩個部分，一是原始信息，二是 物質載體 。 26檔案的生存環(huán)境如溫度、濕度、氣候、 空氣質量 和檔案制成材料、 書寫材料 的優(yōu)劣等，對檔案的壽命(shumng)都將產生直接的影響。 27檔案保管工作的基本(jbn)原則是預防為主， 防治結合 ；加強重點，照顧一般；立足長遠， 保證當前 。 28檔案(dng n)的流動管理，是指對檔案在 搬動 和 提供利用 等流動狀態(tài)中的防護。 29擁有檔案專用庫房、專用的 閱檔室 和專用的 整理室 ，又稱為三分開，是機關單位檔案管理用房比較理想的形式。 30檔案庫房要求堅固、實用，并有防盜、 防光 、防高溫、 防火 、防潮、防塵和防蟲等八防設

6、施。 31目前，一般應使用 金屬柜架 保存檔案，使用較多的是檔案密集架、 檔案箱 、木櫥、柜以及其他專用裝具等。 32檔案密集架有封閉式、 開放式 兩種結構和 固定式 、移動式兩種形式。 33檔案的外部包裝可以防止 光線 、灰塵及有害 氣體 對檔案的直接危害，還能夠減少對檔案的直接 磨損 。 34檔案統(tǒng)計就是以 表冊 、 數(shù)字 的形式，反映和揭示檔案與檔案工作情況的一種管理方式。 35檔案統(tǒng)計工作包括對檔案室檔案及其管理狀況的 登記 工作和上報各級國家檔案行政管理部門的檔案統(tǒng)計 年報 工作。 36檔案統(tǒng)計工作的作用是為國家檔案事業(yè)的發(fā)展與決策積累 數(shù)據(jù) ，為檔案館科學管理提供 依據(jù) ，為檔案管

7、理科學研究提供 參考 。 37通過加強和做好檔案統(tǒng)計工作，可以獲取大量準確的數(shù)字、數(shù)據(jù)和統(tǒng)計資料，為進行科學的 定量分析 ，進而進行科學的定性分析 奠定基礎 。 38檔案統(tǒng)計的類型有兩種，即檔案的基本情況 登記 和綜合統(tǒng)計 年報 。 39完整的、持續(xù)積累的登記記錄能夠為檔案統(tǒng)計提供 準確 、真實、 全面 的數(shù)據(jù)。 40檔案登記主要有檔案 收進 （移出）登記、檔案資料數(shù)量登記、檔案鑒定登記和檔案 利用 登記等形式。 41檔案收進（移出）登記包括在 收進 和 移交 （接收）登記兩種。 42檔案鑒定登記包括鑒定工作登記和檔案 銷毀 清冊。 43檔案利用登記包括 借閱 檔案登記和檔案 利用 效果登記。

8、 44檔案室總登記是統(tǒng)計并掌握檔案室檔案 入 、 出 情況和 總量 總臺賬。 45機關檔案部門應準確編制檔案工作情況 統(tǒng)計年報 及時上報有關部門。 46大量利用 檔案信息 ，能夠最大限度地減少社會、組織、個人腦力、體力上的重復勞動，這也正是檔案 價值 的根本體現(xiàn)。 47檔案利用的方式可分為 提供利用 和 開發(fā)利用 兩大類。 48檔案提供利用的主要途徑；查檔室 借閱 、檔案借出、 局域網(wǎng)絡 、通訊技術查檔等。 49檔案提供利用的方法有：調閱、 借閱 信函查詢、 局域網(wǎng)絡 網(wǎng)上查詢等。 50檔案一般不允許 借出 檔案室，只有在特殊情況下才可以借出，但也不能超出 單位內部 。 51檔案不得中途轉借、

9、私自影印、復印、翻印、 拆卷 、標記、 涂改 等。 52檔案 開發(fā)利用 是檔案室針對單位或社會的實際需要，利用保管檔案的優(yōu)勢，發(fā)掘寶藏信息，通過各種形式主動提供檔案利用內容或信息的 服務方式 。 53檔案資料編研形式主要有 文件匯編 、參考資料、專題目錄（索引）等。 54設備檔案 前期 是指設備儀器正式使用前形成的， 后期 是指在使用維護(wih)過程中形成的。 55科技(kj)檔案所記載和反映的內容或對象的技術水平越 高 ，其價值就越 大 ，保管期限也就越 長 。 56會計(kui j)檔案主要包括會計憑證、會計賬簿和 會計報表 三大類。 57會計檔案保管期限分為永久、 定期 兩類。定期保管

10、期限分為 3 年、5 年、 10 年 、15 年、 25 年 年 5 類。 58會計檔案的保管期滿但未結清的債權債務 原始憑證 和涉及其他未了事項的原始憑證 不得銷毀 。 59企事業(yè)單位檔案工作是企事業(yè)單位基礎工作的組成部分，是維護企事業(yè)單位 經(jīng)濟效益 、 合法權益 和歷史真實面貌的一項工作。 60企事業(yè)單位檔案行政管理工作的內容有規(guī)劃工作、管理工作、 指導工作 、監(jiān)督工作、 協(xié)調工作 。 61企事業(yè)單位文件材料一般分為 文字材料 、圖樣材料、 表式材料 和特種材料等四種基本類型。 62文字材料是以文字為主體，配合 數(shù)字 、 圖表 等，用來記錄和表達有關信息的文字材料。 63圖樣材料是指按照有

11、關制圖標準或方法，用專門的 線條 、符號等繪制的 圖形 。 64表式材料是以 表格 的形式，用線條、文字和 數(shù)據(jù) 編制而成的反映某種事物概況的簡明文件材料。 65特種材料按載體材料和 記錄手段 可分為聲像材料和 機讀材料 兩大類。 66企事業(yè)檔案分類設置十個基本大類（一級類目）：黨群工作類、行政管理類、 經(jīng)營管理 類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、 會計檔案 類、干部職工檔案類。 67干部職工檔案，一般可分為干部檔案、 工人檔案 、離退休職工檔案、 死亡職工檔案等四項二級類目。 68先進的檔案 管理設施 是檔案管理現(xiàn)代化的物質基礎，又稱為檔案管理現(xiàn)代化 硬件條

12、件 。 69檔案管理現(xiàn)代化設施主要包括 計算機 設備、檔案館庫建筑、檔案 保護技術 設備、檔案裝具、庫房管理設備等。 70檔案工作標準，按其內容的性質，可分為檔案 業(yè)務基礎 標準、檔案業(yè)務管理標準、檔案 業(yè)務技術 標準三類。 71標準化是泛指從制定（修訂）標準到 貫徹 標準的全部過程。 72制定標準是標準化的基本任務， 貫徹 標準是標準化活動的重要環(huán)節(jié)，而 修訂 標準則可使標準的水平提高一步。 73電子郵件是指能被計算機系統(tǒng) 識別處理 ，按一定格式存儲在磁帶，磁盤或光盤介質上，可在網(wǎng)絡上傳送的 數(shù)字代碼 系列。 74選擇軟磁盤、磁帶或大容量的可擦寫光盤作為電子文件載體，其要求是： 存儲容量大

13、；選擇性能穩(wěn)定，易長期保存；方便檢索、 使用 ；標準化程度高。 75光盤與其他載體相比，具有如下特點：（1）記錄密度高，信息存儲量大。（2） 壽命長 。（3）數(shù)據(jù)傳輸率高， 存取 速度快。（4）表面有保護層，易保存。 76電子文件歸檔包括電子文件 邏輯 歸檔和 物理 歸檔。 77保存電子檔案的載體，優(yōu)先順序分別為： 只讀光盤 、一次寫光盤、磁帶、 硬磁盤 、可擦寫光盤等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。 二、判斷題 1檔案資源是一個國家可持續(xù)發(fā)展的基礎。 2檔案室保管(bogun)的檔案是檔案室自己產生的。（ ）3檔案(dng n)是一種資產、財富，是人類智慧的結晶。 4檔案工作(g

14、ngzu)的規(guī)范化、標準化要從檔案收集工作做起。 5文書檔案收集范圍包括與本單位的檔案有關的資料和實物。 6本單位的社會名人檔案不在檔案收集的范圍內。（ ） 7檔案交接文據(jù)，可填單位曾用名稱。（ ）8檔案所屬年限欄由接收單位填寫。（ ） 9案卷目錄不應隨檔案移交。（ ）10移出說明欄應由接收單位填入。（ ） 11交接性質欄由交接的一方填寫。（ ）12檔案移出和收進日期應當相同。 13檔案交接文據(jù)應一式三份。（ ）14通常是采取一個年度編一個流水號。 15制定檔案保管期限表，是檔案鑒定工作的重要內容。 16一本案卷目錄內，案卷數(shù)一般不超過 2000 卷。（ ） 17案卷目錄由封面、目錄頁和案卷目

15、錄三個部分組成。（ ） 18任何形式的信息符號，都要依附于一定的物質載體。 19檔案載體的物質性決定了檔案壽命的有限性。 20檔案的物質生命是無限的。（ ）21檔案作為一種社會生活的產物，是人類社會歷史的真實反映。 22維護檔案信息內容的安全性就是維護當前社會的真實和穩(wěn)定。 23檔案裝具是指存放的容具或用具。（ ） 24硬卷皮是指使用硬度和厚度較大的牛皮紙制作的卷皮。 25軟卷皮不需裝入卷盒存放。（ ） 26卷盒格式是指專用于裝軟卷皮檔案案卷的檔案裝封。 27檔案保管是檔案統(tǒng)計工作的基礎。（ ） 28檔案銷毀清冊既是銷毀檔案的依據(jù)，也是銷毀檔案的登記簿。 29檔案保管工作是檔案工作進步的杠桿和

16、動力。（ ） 30閱檔人員必須在閱檔室查閱檔案。 31檔案借出可以超出單位內部。（ ） 32檔案外借要有外借的手續(xù)、范圍、批準權限和要求。 33科技檔案就是科學研究檔案。（ ）34工業(yè)生產技術檔案是以產品的型號為標準分類、立卷或歸檔。 35基建檔案是以工程項目為單位成套收集、整理、鑒定和保管利用的。（ ） 36設備檔案的特點是以型號成套，一機一檔。 37按課題分類主要用于對技術檔案的實體分類。（ ） 38科技檔案保管單位順序號通常是案卷順序號。 39科技檔案的排架要考慮年度、保管期限的特征。（ ） 40科技檔案鑒定工作的程序分為準備、鑒定和處理三個階段。 41科技檔案的鑒定，必須以其技術水平的

17、高低作為衡量其價值大小的主要標準。 42技術文件的使用價值明顯大于管理型文件。 43竣工圖的使用價值明顯大于施工圖。 44對于 1950 年 10 月以前的科技檔案，原則上不予銷毀。（ ） 45出納人員可兼管會計檔案。（ ）46會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第十天算起。（ ） 47文件材料是檔案的前身，檔案是由文件材料轉化而成的。 48文字(wnz)材料具有較好的直觀效果。（ ） 49表式材料(cilio)是一種工具性材料。 50電子文件在我國已經(jīng)取得(qd)法律效力，具有憑證作用。 （ ） 三、單選題 1不屬于移交檔案手續(xù)的一項是（ C ） A清點核對 B填寫檔案交接文據(jù) C案卷整理

18、 D完成實體移交 2檔案館與檔案館之間的檔案交接是（ A ） A移交 B寄存 C征購或收購 D捐贈3檔案保管期間其所有權仍歸移交者的是（ B ） A移交 B寄存 C征購或收購 D捐贈 4有關人員參加外單位會議帶回的文件材料的收集屬于（ B ） A零散文件的收集 C科技檔案的收集 B賬外文件的收集 D專業(yè)檔案的收集 5保持了文件之間的歷史和內在的聯(lián)系，是案卷整理標準的（ A ） A分類科學 B排列合理 C標題確切 D組卷文件齊全完整 6不屬于保管工作原則及內容的一項是（ C ） A預防為主，防治結合 C實事求是，精簡高效 B加強重點，照顧一般 D立足長遠，保證當前 7檔案提供利用最常用的方式是（

19、 A ） A借閱 B借出 C函查 D電話查詢8會計檔案的定期保管期限分為（ B ） A4 類 B 5 類 C 6 類 D 7 類 9從國家、社會、歷史、文化等角度進行綜合評價是指科技檔案鑒定標準的（ D ） A技術因素 B功能因素 C典型因素 D作者因素 10便于存取，有利通風和溫濕度調節(jié)的是（ B ） A封閉式密集架 B開放式密集架 C固定式密集架 D移動式密集架 11閱檔人員必須在閱檔室查閱檔案，這指的是檔案利用的（ A ）方式。 A借閱 B借出 C函查和電話查詢 D檔案網(wǎng)絡查詢服務 12（ A ）是檔案收集的基本要求 A優(yōu)化原則 B效用原則 C交接原則 D實效原則 13檔案長期保管即檔案

20、將被保存（ A ）年 A50 年以上 B5 年以下 C515 年 14（ D ）是最基本的檔案檢索工具 A人名索引 B全宗指南 C分類目錄 15檔案保管期限表有（ B ）類型 A四種 B五種 C六種 D1650 年 D案卷目錄 D八種 16維護檔案的完整與安全是檔案管理的（ A ） A基本要求 B基本任務 C重要工作 17單位、團體、公司、企業(yè)都是產生檔案的（ C ） A基本來源 B基本保證 18檔案是考查(koch)工作的（ B ） A參考(cnko) B依據(jù)(yj) C基本單位 C借鑒 D重要要求 D基本組織 D反映 19正常情況下，檔案整理的類型是（ B ） A系統(tǒng)排列 C全過程整理 B

21、系統(tǒng)排列和編目 D編目 20單位和社會建立檔案工作的最終目的是（ A ）檔案。 A利用 B保管 C備考 21根據(jù)檔案局的規(guī)定，案卷應當長期保存的，其保管年限是（ B ） D參考 D2060 年 D裝訂成冊 A1015 年 B1650 年 C2050 年 22檔案收集工作就是按要求挑選文件資料（ B ） A集中使用 B集中保存 23常用檔案分類法之一是（ B ） A工作分類法 C事件分類法 C立卷歸檔 B問題分類法 D人事分類法 24檔案材料外借，必須經(jīng)過（ A ）手續(xù)方能外借 A審批 B登記 C簽名 25檔案鑒定工作是指（ A ）鑒定工作 A檔案價值 B保管期限 C檔案內容 D借閱 D檔案時間

22、 26確定一個組織機構是不是立檔單位，主要是看這個組織機構在工作上、組織上和 （ C ）是否有獨立性。 A管理上 B人事上 C財務上 D業(yè)務上 27檔案是人們在社會實踐活動中（ B ） A無意識形成的 C所形成的各種( zhn)文件 四、多選題 1檔案的交接(jioji)性質有（ ABCD ） A移交(yjio) B寄存 2案卷整理標準有（ ABCD ） A組卷文件齊全完整 C排列合理 B直接形成的 D所需的人事材料 C征購或收購 B分類科學 D標題確切 D捐贈 3檔案保管工作的內容有（ ABCD ） A裝具的管理 B庫房的管理 C流動管理 4檔案的外部包裝有（ AC ） A卷皮 B卷柜 D輔

23、助設施管理 C卷盒 D卷櫥 5檔案開發(fā)利用的主要形式有（ ABD ） A檔案資料的編研 C借閱借出 B檔案資料專題信息服務 D參與性研究利用 6科技檔案的分類方法主要有（ BCD ） A按價值分類 C按工程項目分類 7科技檔案的鑒定程序有（ BCD ） A計劃 B準備 B按類型分類 D按課題分類 C鑒定 D處理 8科技檔案的鑒定標準有（ ABCDE ） A技術(jsh)因素 D時間(shjin)因素 B功能(gngnng)因素 E作者因素 C典型因素 9會計檔案的保管期限種類有（ AD ） A永久 B長久 C暫時 10企事業(yè)單位檔案文件材料主要類型有（ ABCD ） A文字材料 D特種材料 B

24、圖樣材料 E專用材料 C表式材料 D定期 11檔案管理現(xiàn)代化設施主要有（ ACD ） A計算機設備 C現(xiàn)代化的檔案保護技術設備 B裝具設備 D現(xiàn)代化的庫房管理設備 12光盤優(yōu)于其他載體的特點有（ ABCD ） A記錄密度高，信息存儲量大 C數(shù)據(jù)傳輸率高，存取速度快 B壽命長 D表面有保護層，易保存 13電子文件歸檔制度的主要內容有（ ABCD ） A歸檔范圍 B歸檔時間 C歸檔并檢測 14（ ACD ）是開展檔案利用工作的方式和途徑 A開設閱覽室 C出具檔案證明 15檔案工作的性質包括（ AD ） A服務性 B完整性 16專業(yè)檔案包括（ CD ） A農業(yè)科學技術檔案 C人事檔案 B交換檔案 D

25、提供咨詢服務 C系統(tǒng)性 B基本建設檔案 D會計檔案 D歸檔鑒定 D管理性 17檔案檢索工具的基本職能是（ AB ） A存儲 B查檢 18檔案利用的方式有（ AB ） A提供(tgng)利用 B開發(fā)利用 19檔案(dng n)參考資料包括（ BD ） A檔案館指南(zhnn) C全宗介紹 C分類 C檔案宣傳 B會議簡介 D組織機構沿革 D標引 D檔案報道 五、名詞解釋 1檔案收集工作 是指在檔案人員的監(jiān)督、指導下，將分散保存在各部門和個人手中有保存價值的文件、 音像、照片、軟盤、光盤等信息載體，或字畫、獎杯等實物向檔案室移交的工作。 2檔案交接文據(jù) 是在變更檔案保管者或所有者的過程中形成的，記錄

26、和反映檔案交接有關內容和信息， 是具有法律憑證效力的一種文件。 3專業(yè)檔案 指人們在某種專業(yè)活動中形成的業(yè)務檔案。 4檔案統(tǒng)計 就是以表冊、數(shù)字的形式，反映和揭示檔案與檔案工作情況的一種最佳方式。 5檔案登記 是指通過簿、冊、表、單等形式，對檔案的收進、移出以及整理、鑒定、保存、利用 等情況加以記載，從而揭示其過程、現(xiàn)狀和變化。 6科技檔案 是指在科學技術活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的 歷史記錄。 7會計檔案 是指在各項財會活動中直接形成的，具有保存價值的各種會計核算記錄，主要包括會 計憑證、會計賬簿、會計報表三大類。 8文字材料 是以文字為主體，配合數(shù)字、圖表等

27、，用來記錄和表達有關信息的文件材料。 9圖樣(tyng)材料 是指按照有關制圖標準(biozhn)或方法，用專門的線條、符號等繪制的圖形。 10表式材料(cilio) 是以表格的形式，用線條、文字和數(shù)據(jù)編制而成的反映某種事物概況的簡明文件材料。 11館室一體化 隨著網(wǎng)絡技術應用的深入，檔案室與檔案館之間的信息傳遞與交換也將日益頻繁，從 這個意義上說，館、室間的圍墻也將被現(xiàn)代信息技術所沖破。 12電子文件 是指能被計算機系統(tǒng)識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，可在 網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼系列。 六、簡答題 1檔案收集工作的意義。 答： 是檔案業(yè)務工作的起點； 是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理

28、的根本途徑； 是積累歷史文化財富的重要渠道。 2移交檔案的手續(xù)。 答： 清點核對； 填寫檔案交接文據(jù)； 完成實體移交。 3檔案整理的三種情況。 答： 在立卷工作中對文件進行整理歸檔； 檔案室對檔案的整理； 檔案室對檔案進行局部調整的工作。 4案卷整理標準。 答： 組卷文件齊全完整； 分類科學； 排列合理； 標題確切。 5檔案保管的具體任務。 答： 掌握檔案保管狀況； 分析案卷損壞的原因； 采取專門的技術手段和科學的管理措施； 維護檔案的完整與安全。 6檔案保管工作的基本原則。 答： 預防為主，防治結合； 加強(jiqing)重點，照顧一般； 立足長遠，保證(bozhng)當前。 7檔案(dng

29、 n)保管的主要內容。 答： 檔案裝具管理； 檔案庫房管理； 檔案的流動管理； 檔案輔助設施管理。 8檔案統(tǒng)計工作的作用。 答： 為國家檔案事業(yè)的發(fā)展與決策積累數(shù)據(jù)； 為檔案館科學管理提供依據(jù)； 為檔案管理科學研究提供參考。 9檔案統(tǒng)計工作的意義。 答： 是加強檔案事業(yè)宏觀管理的一項重要手段； 是對檔案室工作實行監(jiān)督管理的必然途徑； 是適應檔案學研究日益注重定量分析發(fā)展趨勢的重要措施。 10檔案統(tǒng)計工作的主要內容。 答： 建立檔案統(tǒng)計工作制度； 檔案的登記； 檔案統(tǒng)計年報工作。 11檔案室檔案登記內容。 答： 檔案收進（移出登記）； 檔案鑒定登記； 檔案利用登記； 檔案室總登記。 12檔案提供

30、利用的主要途徑。 答： 查檔室借閱； 檔案借出； 局域網(wǎng)絡通訊技術查檔。 13檔案提供利用的主要方法。 答： 借閱； 借出； 函查和電話查詢； 檔案網(wǎng)絡查詢服務。 14檔案開發(fā)利用常用的形式。 答： 檔案資料的編研； 檔案資料專題信息服務； 參與性研究利用。 15科技檔案整理的分類(fn li)方法。 答： 按類型分類(fn li)； 按工程項目分類(fn li)； 按課題分類。 16科技檔案鑒定標準。 答： 技術因素； 功能因素； 典型因素； 時間因素； 作者因素。 17企事業(yè)單位檔案分類的基本大類。 答： 黨群工作類； 行政管理類； 經(jīng)營管理類； 生產技術管理類； 產品類； 科研類； 基本

31、建設類； 設備儀器類； 會計檔案類； 干部職工檔案類。 18檔案管理現(xiàn)代化的內容。 答： 檔案人員素質的現(xiàn)代化； 應用現(xiàn)代管理科學、技術、方法和手段； 裝備先進的檔案管理設施； 改革傳統(tǒng)的檔案管理方式。 19檔案管理現(xiàn)代化的設施。 答： 計算機設備； 現(xiàn)代化的檔案保護技術設備； 現(xiàn)代化的庫房管理設備。 20計算機輔助立卷的常用方法。 答： 計算機全自動處理法； 手工與計算機結合法； 直接輸入法。 21選擇電子文件存儲載體的要求。 答： 存儲容量大； 選擇性能穩(wěn)定，易長期保存； 方便檢索使用； 標準化程度(chngd)高。 22電子文件(wnjin)歸檔制度的內容。 答： 歸檔(gudng)范圍

32、； 歸檔時間； 歸檔前檢測； 歸檔鑒定。 23科技檔案鑒定的準備工作內容。 答： 要認真計劃，周密安排，制定出切實可行的方案； 要成立臨時鑒定工作小組； 標準； 有關成員要學習相關法律及有關鑒定工作的制度、規(guī)范，以便掌握政策，統(tǒng)一 準備必要的檔案鑒定表，銷毀清冊及其他物質材料。 24科技檔案鑒定工作步驟。 答： 個人初步鑒定； 集體審查。 25科技檔案鑒定的處理工作內容。 答： 編制檔案銷毀清冊； 編制鑒定報告； 銷毀工作； 掃尾工作。 七、論述題 1試述檔案收集工作的要求。 答：（1）確保檔案的齊全與完整。 檔案的齊全，是指各種門類和載體的、具有查考價值的原始記錄全部歸檔；檔案的完 整，是指

33、歸檔的每一份材料都完好無缺。如果檔案收集不完整，重要記錄散失或損毀，就 會給一個組織帶來無法彌補的損失，檔案工作也就失去了存在的價值。 （ 2）符合檔案業(yè)務規(guī)范和標準。 按照檔案管理相關業(yè)務規(guī)范和標準收集檔案，是檔案管理現(xiàn)代化的需要。歸檔文件的 質量，直接關系到其他檔案業(yè)務工作的開展。因此，檔案工作的規(guī)范化、標準化要從檔案 收集工作做起。 （ 3）注意搜集和掌握重大活動信息。 收集工作具有與外界聯(lián)系密切、涉及面廣、政策性突出、靈活性強的特點。要做好收 集工作，就要學會站在全局的高度，把握一個單位一定時期內的中心工作，保證檔案收集 工作對單位各項重大活動、特別是突發(fā)性事件反應靈敏，收集渠道暢通。

34、此外，對單位散 失在社會上或個人手中的零散檔案，要注意分析和調查，抓住線索，順藤摸瓜，使之完璧 歸趙。 2試述檔案收集(shuj)的一般方法。 答：（1）零散(ln sn)文件的收集。 由于種種原因，一些重要文件、報告、契約等歷史記錄往往在正常(zhngchng)歸檔時被遺漏，而 分散在內部機構、領導人或業(yè)務人員手中。此外，由于特殊因素，如借出后遺失等，也會 影響到檔案的完整。因而，要加強平時對重要零散文件的收集，作為豐富和完整室藏檔案 的重要渠道。同時，通過各種方法，動員本單位或其他組織、人員捐贈有關本機關歷史文 件材料，使檔案信息資源不斷得到充實。 （ 2）賬外文件的收集。 賬外文件是指未

35、經(jīng)文書部門登記，在收發(fā)文登記簿上無賬可查的各種原始記 錄。此外，還可以通過向社會或原單位人員征集或購買有關本單位的歷史文件材料的辦法， 獲得有關原單位的歷史文件材料。各類照片、錄音、錄像也都是處于單位文件控制的外圍 地帶，如果不能有意識、有重點地加強力量專門收集，從檔案人員的視線中消失是很正常 的。 （ 3）科技檔案的收集。 科技檔案的形成，具有一定的特殊性。在收集工作中，要注意對不同環(huán)節(jié)、過程及向 重點科技人員的收集，以保證科技文件材料的完整性。 要注意對初始性、基礎性、過程性文件的收集； 要注意對管理性、結論性、成果性材料的收集； 注意對更改、補充性材料的收集。 （ 4）專業(yè)檔案的收集。

36、專業(yè)檔案，就是指人們在某種專業(yè)活動中形成的業(yè)務檔案。專業(yè)檔案是機關、團體、 企事業(yè)單位檔案的重要組成部分，在檔案室工作中，如果只重視文書檔案的收集，而忽略 對業(yè)務性文件材料的收集，其工作成效也將大打折扣。因此，檔案室一方面要注意建立健 全單位歸檔制度，將本單位專業(yè)檔案納入歸檔范圍，提高專業(yè)工作部門及相關人員的歸檔 意識；另一方面，也要注意加強平時對專業(yè)檔案的收集工作，將收集工作延伸到業(yè)務工作 中去，從而使專業(yè)檔案管理工作得到逐步加強，完整地保存一個單位的歷史面貌。 （ 5）特殊載體檔案的收集。 特殊載體檔案是非紙質文件，如音像檔案、照片檔案、電子檔案的收集。豐富和充實 特殊載體檔案，是新時期檔

37、案工作者的神圣使命。在工作中，要破除人們頭腦中只有紙質 檔案才是檔案的固有觀念，培養(yǎng)特殊載體檔案的意識。檔案人員在平時工作中，也要有意 識地加強這方面的宣傳，加強對單位內部形成特殊載體材料的部門和重要活動的跟蹤，督 促有關人員及時將特殊載體歸檔保存。 3歸檔文件整理的內容和步驟有哪些？ 答：檔案的整理有三種情況：一是在立卷工作中對文件進行整理歸檔；二是檔案室對 檔案的整理；三是檔案室對檔案進行局部調整的工作。本章所談的是后兩種。 歸檔文件整理的內容有： （ 1）對歸檔的案卷進行整理。 單位檔案室對檔案的整理，一般是針對文書或業(yè)務部門移交的案卷進行排列、編目和 收尾的工作。歸檔之前的整理，主要是

38、針對文件進行的。歸檔后的整理工作，則是以案卷 為單位進行的，包括案卷的分類、分配檔號、編制案卷目錄、填寫案卷封面。 （ 2）文件的局部調整。 檔案室在日常管理中，對文件組合不合理，排列次序顛倒，文件內容與案卷標題不一 致等不符合整理(zhngl)要求的檔案，進行拆卷重整，以提高案卷質量。（3） 對零散文件的 整理。由于歷史的原因，或者(huzh)征集、接收到零散文件時，需要對這些零散文件進行系統(tǒng)整 理，使其納入到檔案(dng n)室的檔案管理系統(tǒng)，以便存放和檢索利用。 檔案整理的步驟： （ 1）案卷歸類。一是將不同載體的檔案分別歸類。二是將所有當年歸檔案卷，按照不 同保管期限劃分為永久、長期和

39、短期三類，并分別歸類。三是按照立卷分類標準，將具有 相同保管期限的案卷，按照機構或問題進行下一層次的分類，把相同機構（或相近問題） 的案卷集中在一起。 （ 2）案卷排列。將經(jīng)過歸類集中的案卷，按照一定的順序排列起來。 （ 3）按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷號。 （ 4）編制案卷目錄。按案卷排列順序，將案卷標題、保管期限、起止時間、頁數(shù) 等逐項登記，制成案卷目錄，以便查找利用。 （ 5）貼標簽，并填寫標簽及案卷封面的其他項目。 4檔案部門為什么要大力開展檔案提供利用工作？ 答：檔案部門之所以要大力開展檔案提供利用工作，是由檔案提供利用的意義和目的 決定的。 檔案提供利用的意義： （ 1）檔案利

40、用工作是檔案工作的根本目的之一。 人們之所以開展檔案工作，就是要通過檔案的收集、整理、保管等工作，積累檔案信 息資源并為現(xiàn)實工作服務。因此，檔案管理工作自始至終都貫穿著為檔案利用工作創(chuàng)造條 件、打好基礎這條主線。 （ 2）檔案利用能夠檢驗并促進檔案基礎工作的發(fā)展。 檔案利用工作水平是衡量檔案工作質量高低的主要標準之一，對檔案工作的其他環(huán)節(jié) 能產生檢驗、推動作用。檔案利用工作是檔案工作進步的杠桿和動力。 （ 3）檔案的大量利用是檔案管理效益的實際產出。 利用工作是檔案工作為各項工作服務最直接、最主要的手段，通過有效、廣泛地利用 檔案，開發(fā)檔案信息資源，使檔案的憑證依據(jù)、參考咨詢、傳播知識、宣傳教

41、育作用得到 充分發(fā)揮，就是檔案工作效益的實際產出。大量利用檔案信息，能夠最大限度地減少社會、 組織或個人腦力、體力上的重復勞動。這也正是檔案價值的根本體現(xiàn)。 檔案提供利用的目的： （ 1）為領導決策和機關各項工作服務，實現(xiàn)檔案價值的最大化； （ 2）促進各項檔案業(yè)務基礎工作的不斷深化和檔案工作整體水平的提高； （ 3）通過提高利用工作的質量，使檔案工作人員的綜合素質上升到新的層次。 5機關檔案管理用房三分開的含義是什么？ 答：機關檔案管理用房應盡量保持獨立性和完整性；檔案室應有保存和利用檔案的專 用庫房（可兼閱檔和工作室），這是檔案工作起碼的條件和最基本的要求。擁有檔案專用庫 房、專用的閱檔室

42、和專用的整理室（兼作檔案人員的專用工作室和檔案資料檢索工具室） 又稱為三分開，是機關單位檔案管理用房比較理想的形式。如不能做到三分開，也 應盡可能設置專用庫房和專用的閱檔室，做到兩分開。三分開絕不是一分為三，而 應在檔案室的統(tǒng)一和完整的前提下，保證三種專用房的相對獨立性和專用性。 6科技(kj)檔案有哪些種類？各有什么特點？ 答：科技檔案是指在科學技術活動中直接形成的，具有保存(bocn)價值的文字、圖表、聲像 等不同(b tn)形式的歷史記錄。包括；科研檔案、技術檔案、基建檔案、設備檔案。 特點：（1）科研檔案。 一個課題的全部檔案，是一個有機聯(lián)系的整體，具有成套性的特點。 （ 2）技術檔案

43、。 工業(yè)生產技術檔案特點是以產品的型號為標準進行分類、立卷或歸檔，從而形成一個 企業(yè)以產品型號為內容的一整套科技檔案體系。農業(yè)生產技術檔案特點是：種類多、周期 長、野外作業(yè)記錄數(shù)量較大。 （ 3）基建檔案。 特別是以工程項目為單位成套收集、整理、鑒定和保管利用，一項工程的全部檔案材 料構成一個有機聯(lián)系的整體。 （ 4）設備檔案的特點是：以型號成套，一機一檔。 7試述科技檔案的鑒定程序。 答：科技檔案鑒定工作的程序，分為準備、鑒定和處理三個階段。 （ 1）準備工作，包括制定鑒定工作計劃、成立鑒定工作小組、確定鑒定工作標準等。 鑒定工作不僅是檔案部門的重要工作，而且因涉及單位內部各職能部門，關系到歷史記錄 的去留問題，因而必須慎重對待。 （ 2）鑒定工作。第一步，個人初步鑒定。鑒定小組成員按照分工，對需要鑒定的案卷 進行分別審閱，進行價值判定，形成初步鑒定意見并填寫在檔案鑒定表上。第二步，集體 審查。召開鑒定小組全體成員會議，對個人鑒定過程所形成的檔案鑒定表逐張進行審查， 聽取鑒定人的說明，形成小組審定意見，由小組負責人將意見填寫到相關欄目。 （ 3）處理工作，即編制檔案銷毀清冊、鑒定報告、銷毀和掃尾。編制檔案銷毀清冊， 即對失去保存價值的案卷，統(tǒng)一編制銷毀清冊，辦理報批手續(xù)。編制鑒定