如何開(kāi)高效會(huì)議ppt課件

1、2007-8-28如何開(kāi)高效會(huì)議IBM會(huì)議的幾個(gè)小手法1、約定會(huì)議室 防止重要客戶到來(lái)時(shí)候沒(méi)有地方去談事，在約定的過(guò)程中，能領(lǐng)會(huì)到會(huì)議室的占用是有代價(jià)的例子：小企業(yè)運(yùn)用會(huì)議室一個(gè)小時(shí)一塊錢(qián)，目的是構(gòu)成一種認(rèn)識(shí)，開(kāi)會(huì)是有本錢(qián)的。2、明確會(huì)議目的 一切的會(huì)議必需在會(huì)議開(kāi)場(chǎng)之前提交了確切的討論提綱和將會(huì)討論的元素，明確需求到達(dá)什么樣的結(jié)論，不確定結(jié)論的會(huì)議是不應(yīng)被召開(kāi)的。3、控制會(huì)議時(shí)間 假設(shè)會(huì)議開(kāi)的時(shí)間超越商定時(shí)間，IBM會(huì)議室有個(gè)小玲，就會(huì)咣咣響，干擾是次要的威懾是主要的，目的是讓他覺(jué)得到時(shí)間不是無(wú)限的。高效會(huì)議的目的：產(chǎn)生好的創(chuàng)意、產(chǎn)生好的結(jié)論、讓企業(yè)上新臺(tái)階，節(jié)省本錢(qián)。好的會(huì)議的評(píng)價(jià)規(guī)范：有

2、好的結(jié)果的會(huì)議就是好的會(huì)議。IBM會(huì)議的幾個(gè)小手法1會(huì)議四個(gè)主要原那么原那么一、廢除不用要的會(huì)議 在一切會(huì)議開(kāi)場(chǎng)之前，先問(wèn)一下這是不是必需求開(kāi)的會(huì)議原那么二、排除不需求參與的人員只找那些有必要傾聽(tīng)的人和可以提供有效建議的人，讓有效的會(huì)議在有效的范圍內(nèi)發(fā)生，排除不用要參與會(huì)議的人員原那么三、會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)場(chǎng)準(zhǔn)時(shí)終了 讓會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)場(chǎng)時(shí)終了，緊縮會(huì)的時(shí)間，三個(gè)小的會(huì)一個(gè)小時(shí)一可以開(kāi)完原那么四、注重開(kāi)會(huì)的結(jié)論 議而不決不如不，沒(méi)有結(jié)論的會(huì)不如不開(kāi)，假設(shè)有產(chǎn)生決議那么個(gè)會(huì)議就不能散會(huì)議的四個(gè)主要原那么2會(huì)議召集人制度會(huì)議召集人制度：科學(xué)的會(huì)議講究會(huì)議召集人制度，會(huì)議需求一個(gè)人頭腦清醒堅(jiān)持整個(gè)會(huì)議的控制過(guò)程

3、。會(huì)議召集人要做的如下：會(huì)議之前預(yù)備會(huì)議中期控制會(huì)議流程會(huì)議之后控制會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)投遞會(huì)議最終效果的傳達(dá)的評(píng)價(jià) 一個(gè)會(huì)議在會(huì)議召集人眼中會(huì)議就是一場(chǎng)上演，會(huì)議召集人就是導(dǎo)演，他支配了整個(gè)這次會(huì)議，會(huì)議召集人需求評(píng)價(jià)整個(gè)會(huì)議的節(jié)拍感、講求里面的緊張程度、注重溝通、注重發(fā)明性。在IBM、日產(chǎn)，會(huì)議召集人需求接受培訓(xùn)，要專門(mén)的會(huì)議召集人評(píng)價(jià)手冊(cè)，一個(gè)好的會(huì)議召集人將決議會(huì)議的成敗。3開(kāi)會(huì)前的六項(xiàng)預(yù)備1.確定希望到達(dá)的結(jié)果 2.再次確定這個(gè)會(huì)議還要不要召開(kāi)3. 請(qǐng)適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.預(yù)備背景資料5.設(shè)定會(huì)議的提綱和時(shí)間表6.預(yù)先想象能夠發(fā)生的沖突并做好預(yù)備希望到達(dá)的結(jié)果不是會(huì)議終了是構(gòu)成的結(jié)論，而是有一定的框

4、架，是為了得到幾項(xiàng)非常詳細(xì)的決議，假設(shè)斷議不產(chǎn)生會(huì)議就不能終了。會(huì)議召集人會(huì)寫(xiě)出會(huì)議的稱號(hào)是什么，會(huì)議將會(huì)到達(dá)幾個(gè)結(jié)果。一次會(huì)議是一個(gè)產(chǎn)品產(chǎn)生的過(guò)程。例如：要開(kāi)表?yè)P(yáng)大會(huì)之前的會(huì)議，第一確定會(huì)議的時(shí)間，確定會(huì)議的地點(diǎn)，確定會(huì)議的組織方式，確定會(huì)議的大體調(diào)性4開(kāi)會(huì)前的六項(xiàng)預(yù)備1.確定希望到達(dá)的結(jié)果 2.再次確定這個(gè)會(huì)議還要不要召開(kāi)3. 請(qǐng)適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.預(yù)備背景資料5.設(shè)定會(huì)議的提綱和時(shí)間表6.預(yù)先想象能夠發(fā)生的沖突并做好預(yù)備經(jīng)過(guò)前面會(huì)議希望到達(dá)的結(jié)果我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)會(huì)議中的關(guān)鍵部分需求事先確定的，例如需求確定會(huì)議的調(diào)性，確定會(huì)議調(diào)性的老總在不在，假設(shè)老總不在就需求把這個(gè)會(huì)議屏蔽掉。所以第二步再做最后

5、一次論證會(huì)議能否需求開(kāi)，確保會(huì)議是有必要的。5開(kāi)會(huì)前的六項(xiàng)預(yù)備1.確定希望到達(dá)的結(jié)果 2.再次確定這個(gè)會(huì)議還要不要召開(kāi)3. 請(qǐng)適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.預(yù)備背景資料5.設(shè)定會(huì)議的提綱和時(shí)間表6.預(yù)先想象能夠發(fā)生的沖突并做好預(yù)備讓有效的會(huì)議在有效的范圍內(nèi)發(fā)生，排除不用要參與會(huì)議的人員。6開(kāi)會(huì)前的六項(xiàng)預(yù)備1.確定希望到達(dá)的結(jié)果 2.再次確定這個(gè)會(huì)議還要不要召開(kāi)3. 請(qǐng)適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.預(yù)備背景資料5.設(shè)定會(huì)議的提綱和時(shí)間表6.預(yù)先想象能夠發(fā)生的沖突并做好預(yù)備不僅僅是討論議題的背景資料，還包括會(huì)議主導(dǎo)者的心思形狀主要觀念特殊情況等。7開(kāi)會(huì)前的六項(xiàng)預(yù)備1.確定希望到達(dá)的結(jié)果 2.再次確定這個(gè)會(huì)議還要不要召開(kāi)3.

6、請(qǐng)適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.預(yù)備背景資料5.設(shè)定會(huì)議的提綱和時(shí)間表6.預(yù)先想象能夠發(fā)生的沖突并做好預(yù)備包括會(huì)議的開(kāi)場(chǎng)和終了時(shí)間，會(huì)議每一部分大約用多少時(shí)間進(jìn)展討論，討論大約需求達(dá)成什么樣的主題，及整個(gè)詳細(xì)的發(fā)言人是誰(shuí)，我們將要構(gòu)成怎樣樣的結(jié)論8開(kāi)會(huì)前的六項(xiàng)預(yù)備1.確定希望到達(dá)的結(jié)果 2.再次確定這個(gè)會(huì)議還要不要召開(kāi)3. 請(qǐng)適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.預(yù)備背景資料5.設(shè)定會(huì)議的提綱和時(shí)間表6.預(yù)先想象能夠發(fā)生的沖突并做好預(yù)備好的會(huì)議召集者知道誰(shuí)和誰(shuí)會(huì)吵起來(lái)，提早做好預(yù)備，防止發(fā)生毫無(wú)意義的爭(zhēng)論。在會(huì)議召開(kāi)之前大家就應(yīng)該有充足的思索，把能夠發(fā)生沖突的地方畫(huà)出，提示大家不用要在發(fā)生沖突的地方再循環(huán)去討論，節(jié)省會(huì)議的時(shí)間。

7、9開(kāi)會(huì)過(guò)程常見(jiàn)問(wèn)題及處理方法序號(hào)常見(jiàn)問(wèn)題解決方法1士氣散漫，不踴躍，不積極，沒(méi)有參與感，人都愿意坐門(mén)口 點(diǎn)名、按順序回答、紙面回答又叫會(huì)議室便簽。點(diǎn)名不是非常好的解決方法不如發(fā)張紙，所有人把觀點(diǎn)寫(xiě)在紙上，讓秘書(shū)過(guò)去收然后挨個(gè)縷，寫(xiě)上這個(gè)問(wèn)題的幾個(gè)好處、壞處。2偏離主題 用會(huì)議召集人制度，授權(quán)賦予其一種權(quán)力，上至老總下至普通員工會(huì)議召集人可以隨時(shí)以任何方式打斷對(duì)方的談話，在會(huì)議開(kāi)始之前賦予會(huì)議召集人一種權(quán)力。3點(diǎn)子枯竭，毫無(wú)創(chuàng)意，鴉雀無(wú)聲。問(wèn)題在于提問(wèn)題的本身，問(wèn)題無(wú)細(xì)化，無(wú)討論的余地。不要提那些讓大家摸不著頭腦的問(wèn)題，盡量避免用如何和怎樣開(kāi)頭?？梢韵日f(shuō)注意點(diǎn)，讓后舉個(gè)例子說(shuō)明，讓大家順著下去說(shuō)

8、。讓一些經(jīng)常打擊別人的人會(huì)議破壞者閉嘴。好創(chuàng)意不是一個(gè)人形成的，好創(chuàng)意不可能第一次就提對(duì)。4沒(méi)有建議性的批評(píng) 如果批評(píng)就一定要有建議，為別人提供建設(shè)性意見(jiàn)才真正體現(xiàn)你的價(jià)值，如果沒(méi)有建設(shè)性意見(jiàn)請(qǐng)不要批評(píng)，會(huì)議是為了建設(shè)不是為了破壞，否定一件事情要比建設(shè)一件事情容易上百倍上千倍。開(kāi)會(huì)過(guò)程常見(jiàn)問(wèn)題及處理方法10會(huì)后的三大追蹤 會(huì)后三大追蹤行動(dòng)追蹤：行開(kāi)工程是確定的，這個(gè)事誰(shuí)來(lái)做、何時(shí)做、怎樣做、在哪做執(zhí)行人追蹤：行動(dòng)落到詳細(xì)人的身上完成時(shí)間追蹤：保證決議定下的事情按時(shí)完成11會(huì)議有關(guān)名言警句傾聽(tīng)比訴說(shuō)更重要、思索比傾聽(tīng)更重要議而不決不如不議有好的結(jié)果的會(huì)議就是好的會(huì)議假設(shè)批判就一定要有建議會(huì)議是為了建立不是為了破壞否認(rèn)一件事情要比建立一件事情容易上百倍上千倍好創(chuàng)意不是一個(gè)人構(gòu)成的好創(chuàng)意不能夠第一次就提對(duì)會(huì)議有關(guān)的名言警句12IBM會(huì)議管理三項(xiàng)規(guī)范1.技藝化 2.產(chǎn)品化 3.團(tuán)隊(duì)化 把會(huì)議管理作為一切顧問(wèn)的一項(xiàng)技藝，做到技藝化；用專業(yè)化的行為來(lái)組織會(huì)議，包括公司周/月/季/年/平常會(huì)議、客戶處會(huì)議。每次會(huì)議終了寫(xiě)一個(gè)會(huì)議自我評(píng)價(jià)報(bào)告；以本碟片為評(píng)價(jià)規(guī)范，納入考核。把會(huì)議管理好的名言警句作一個(gè)清單，作為公司的知識(shí)庫(kù)之一；作為會(huì)議必備的程序和任務(wù)要求；會(huì)議的形狀包括召集人制度、會(huì)