秘書實務(wù)第1版-第六章-課件

1、第六章 秘書“辦事”的工作學(xué)習(xí)目標(biāo)思考練習(xí)主要內(nèi)容知識框架圖本章小結(jié) 通過講解秘書所從事的各項事務(wù)工作，掌握有關(guān)會計報表與銀行事務(wù)以及現(xiàn)代辦公設(shè)備與現(xiàn)代交通工具的使用。 掌握處理辦公室日常事務(wù)、收集處理信息的基本能力，掌握調(diào)查研究的基本方法和基本知識，并且能夠熟練地使用現(xiàn)代辦公設(shè)備。第一節(jié) 信息工作第二節(jié) 秘書辦公室的管理工作第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)第四節(jié) 秘書工作中的會計報表 與銀行事務(wù)第五節(jié) 現(xiàn)代辦公設(shè)備與現(xiàn)代交 通工具第六節(jié) 秘書“辦事”工作案例第一節(jié) 信息工作本節(jié)點睛二、調(diào)查研究工作三、簡報工作一、秘書信息工作綜述四、信息資料工作 信息工作是秘書做好“輔助管理”的一項重要工作。它的重要性

2、體現(xiàn)在工作的方方面面。 一、秘書信息工作綜述 將信息工作融其他工作中，又以信息工作推動其他工作的展開，是秘書在當(dāng)前開展工作的一個特點。 （一）“信息”的概念 信息一般是指接收者收到的預(yù)先不知道的消息、報道或知識。 信息的幾種認定 王千弓先生認定“信息是事物存在的方式或運動狀態(tài)，以及這種存在方式或運動狀態(tài)的直接或間接的表達?！? 徐瑞新、李欣、李登柱提出所謂信息，就是客觀事物及其聯(lián)系的變化的最新反應(yīng)的表征。 侯玉珍認定信息是人們在適應(yīng)外部世界，并且使這種適應(yīng)反作用于外部世界的過程中，同外部世界進行交換內(nèi)容的名稱。我們將信息歸納這樣幾點（見圖6-1）。 信息含義的要點這種最新的變化對我們應(yīng)當(dāng)是有用

3、的信息反映的是外部客觀世界的變化這種變化是最新的信息反映的是外部客觀世界圖6-1 信息的要點 信息的特性 信息的特征表現(xiàn)在以下四點（見圖6-2）。圖6-2 信息的特性信息的特性普遍性時限性開發(fā)性非消耗性時間上空間上內(nèi)容形式信息的合成不是簡單的加法，兩則信息合成，就有可能生成第三則更有用的信息信息依賴于載體，但信息的載體是可以轉(zhuǎn)換的2（二）秘書的信息工作 我們認識信息的目的，就是要圍繞信息的利用開展秘書工作范圍的信息工作。 秘書的信息工作 秘書針對信息所開展的發(fā)布、收集、集中、篩選、分析、綜合、匯報、利用和反饋等等活動的總和，都是秘書的信息工作。 秘書信息工作的特點 秘書信息工作的特點，是由圍繞

4、著秘書工作的信息的特點決定的。它包括普遍性、緊迫性、開拓性。12（三）秘書做信息工作的基本程序 秘書做信息工作，信息內(nèi)容是多種多樣的，信息工作形式也是多種多樣的。所以，秘書掌握正確的信息工作處理程序相當(dāng)重要（見圖6-3）。信息收集加工分析載體轉(zhuǎn)換信息利用信息反饋秘書做信息工作的基本程序圖6-3 秘書做信息工作的基本程序二、調(diào)查研究工作 調(diào)查研究工作在秘書工作中是目的性極強的信息工作。其特殊性就在于秘書是專門為了獲取某方面信息而特意廣泛收集加工，經(jīng)過嚴格的信息處理程序，得到有用的信息，并及時投入利用的。 （一）調(diào)查研究方法和秘書的調(diào)查研究工作 調(diào)查研究作為我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，是指一種科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)方法

5、和工作方法，是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)制定政策、執(zhí)行政策的基礎(chǔ)，也是人們了解社會，掌握實際情況的重要科學(xué)方法。 調(diào)查研究作為秘書的工作內(nèi)容之一，是指秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作提供真實信息和準確依據(jù)的工作。調(diào)查研究作為工作過程，是兩個既相互聯(lián)系又相互區(qū)別的工作環(huán)節(jié)（見圖6-4）。圖6-4 調(diào)查和研究的工作過程研究是秘書對已經(jīng)掌握的信息情況，運用科學(xué)的理論、知識和方法進行綜合分析和推斷，以探究研究對象的本質(zhì)及事物發(fā)展規(guī)律調(diào)查是秘書運用各種方法、手段對調(diào)查對象進行了解核查，掌握確鑿的實際情況的過程 調(diào)查是研究的基礎(chǔ)和前提 研究是調(diào)查的深化和發(fā)展 為領(lǐng)導(dǎo)和上級機關(guān)所貫徹的各項政策方針提供反饋信息，保證下一步工作的開

6、展（二） 秘書做調(diào)查研究工作的意義 秘書做調(diào)查研究工作的意義包括以下五點（見圖6-5）。 圖6-5 秘書做調(diào)查研究工作的意義為領(lǐng)導(dǎo)在某方面決策和管理工作提供準確的信息和第一手材料，保證領(lǐng)導(dǎo)正確地決策和指導(dǎo)工作秘書做調(diào)查研究，可以全面了解和掌握基層情況秘書做調(diào)查研究可以及時了解和掌握市場動向，為領(lǐng)導(dǎo)提供市場信息聽取收集并綜合處理基層各方面的意見，為領(lǐng)導(dǎo)“拾遺補闕”（三） 秘書調(diào)查研究的內(nèi)容 秘書調(diào)查研究的內(nèi)容是多方面的。一般情況下，秘書的調(diào)查研究內(nèi)容大體分為以下五類：政治性調(diào)研政策性調(diào)研市場調(diào)研 專業(yè)性調(diào)研輿論熱點調(diào)研（四） 秘書調(diào)查研究的主要形式 對調(diào)查研究形式的介紹很多，下面按照不同的標(biāo)準分

7、別進行簡單介紹（見圖6-6）。圖6-6 秘書調(diào)查研究的主要形式調(diào)查研究的主要形式從調(diào)查研究對象范圍的選擇上分從調(diào)查研究的內(nèi)容上分從調(diào)查研究采取的主要研究形式分普查抽樣調(diào)查典型調(diào)查專題調(diào)查綜合調(diào)查對比調(diào)查抽樣調(diào)查民意調(diào)查專家調(diào)查統(tǒng)計調(diào)查（五） 秘書調(diào)查研究的方法 調(diào)查的一般方法1個別訪問 召開座談會 現(xiàn)場觀察 發(fā)放書面問卷或表格 實際參與查閱檔案資料信息 研究的方法 度量研究方法 系統(tǒng)研究方法 動態(tài)研究方法 比較研究方法 除了以上四種研究方法外，實踐中還有統(tǒng)計分析研究方法、歷史研究方法、情景探討方法、概率分析研究方法。 2（六）秘書調(diào)查研究的過程和要求 無論黨政機關(guān)還是公司企業(yè)單位的秘書部門，都

8、會有大量的調(diào)查研究工作。 準備階段 明確調(diào)研題目（或稱課題、專題） 選擇調(diào)研對象 選配調(diào)研人員 準備相關(guān)信息資料 1 編制確認調(diào)研計劃 主要內(nèi)容包括如下八項（見圖6-7）。圖6-7 調(diào)研計劃內(nèi)容調(diào)研計劃內(nèi)容調(diào)研的目的和要求調(diào)研的項目調(diào)研所采取的方法調(diào)研的組織分工 具體實施步驟必要的表格與問卷調(diào)研要求與注意事項調(diào)研的對象 設(shè)計必要的調(diào)查問卷和表格 問卷和表格，是調(diào)研工作最大限度取得具有普遍意義的數(shù)字和情況的最好方法，也是由普遍發(fā)現(xiàn)典型的最好契機。問卷設(shè)計的主要步驟 （見圖6-8）。確定要解決研究的問題 確定提問的角度和方式確定對問題提出的措辭 確定問卷中問題的次序 考慮問卷內(nèi)容、設(shè)計問卷的結(jié)構(gòu)

9、圖6-8 問卷設(shè)計的主要步驟 設(shè)計要求如下（見圖6-9）。 圖6-9 設(shè)計問卷和表格的要求設(shè)計問卷時問題項要精練，不宜過多。最好要求被調(diào)查者做“是”或“否”的選擇回答，或者是在幾項中選擇做答。這是封閉或半封閉式的問題。最好不采取要被調(diào)查者組織語言的提問，這是開放式的問題，不便于問卷的統(tǒng)計歸納。表格的填寫項目內(nèi)容要有公認稱法或約定俗成的稱法。表格內(nèi)容要精當(dāng)，預(yù)留的填寫格空間要合適，位置恰當(dāng) 設(shè)計問卷和表格的要求 調(diào)查實施階段 調(diào)查實施階段主要有三大步： 聯(lián)系確認調(diào)查對象 實施調(diào)查 階段性小結(jié)并復(fù)查驗證調(diào)查結(jié)果 在整個調(diào)查階段要注意以下兩點（見圖6-10）。2遵守有關(guān)法律、法規(guī)和制度嚴守有關(guān)保密紀

10、律調(diào)查階段要注意的內(nèi)容圖6-10 調(diào)查階段要注意的事項 研究分析階段 研究分析階段主要包括四個工作環(huán)節(jié)（見圖6-11）。 3對調(diào)查材料的取舍、審定、核對和證實利用科學(xué)準確的研究方法，對調(diào)研內(nèi)容進行研究分析統(tǒng)計確定研究結(jié)果分類整理，將初級信息通過技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為高層次信息圖6-11 研究分析階段的四個工作環(huán)節(jié) 結(jié)論報告階段 結(jié)論報告階段，主要包括組織撰寫調(diào)研報告工作和調(diào)查研究的總結(jié)善后工作兩項。 調(diào)研報告 真實的信息材料、細致的分析與科學(xué)的論證，是調(diào)研報告的關(guān)鍵。 調(diào)查研究的總結(jié) 調(diào)查研究的總結(jié)善后工作是秘書對所組織的調(diào)研工作的行政事務(wù)總結(jié)善后，也是秘書做任何工作必有的一個環(huán)節(jié)。 4（七）典型的調(diào)

11、查研究材料及調(diào)查研究報告 計劃和安排 介紹函和調(diào)查提綱 問卷 對問卷的統(tǒng)計 1234三、簡報工作 （一）簡報及簡報工作 “簡報”是我國黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、人民團體等組織內(nèi)部的一種文書形式，是以反映情況、交流經(jīng)驗、傳遞信息為主要內(nèi)容的簡要報告或報道。簡報工作是秘書圍繞簡報所做的信息收集、簡報編制、發(fā)送等諸多工作中的一項常規(guī)信息工作。（二）簡報的作用 作為一種簡要的動態(tài)性報告或報道，簡報主要有三項作用（見圖6-12）。圖6-12 簡報的作用簡報能使組織及時與上下左右溝通情況，交流經(jīng)驗。有利于加強工作系統(tǒng)化，使整體工作協(xié)調(diào)推進簡報能迅速向上級反映動態(tài)，便于領(lǐng)導(dǎo)了解、掌握情況、分析問題、做出決策；便

12、于領(lǐng)導(dǎo)正確指導(dǎo)工作簡報可以為新聞提供報道線索，擴大信息渠道和作用（三）簡報的特點 秘書做簡報工作，不僅要動筆，更重要的是要動手動腦，要充分了解情況，才能分析綜合。簡報的特點可以用三個字簡約地概括（見圖6-13） 。圖6-13 簡報的特點簡報的特點短 平快是指文字簡潔，文章短是指內(nèi)容平實、真實、實在，有價值、“含金量”高是指反映情況要及時（四）簡報工作的基本程序 按照信息工作的程序，“簡報”工作也不外乎是：收集加工傳輸利用反饋。只是每一個環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)簡報工作的特色。 （五）簡報的格式 簡報不是正式的公文，但是簡報一方面有不同單位各自的獨特格式；一方面也有在長期實踐中約定俗成的相對固定格式。一般簡

13、報有報頭、正文和報尾三部分。 具體內(nèi)容如下（見圖6-14）。圖6-14 簡報的內(nèi)容簡報的格式報頭正文報尾內(nèi)容包括簡報名稱；編號；編發(fā)單位名稱；印發(fā)日期，在報頭左上方加印“內(nèi)部刊物，注意保存”不刻意設(shè)計版面。每項內(nèi)容都是標(biāo)題、簡要報道和提供信息的單位或信息出處三部分 簡報尾頁下方，兩條平行線內(nèi)注明本期的發(fā)送單位名稱或個人姓名；下線下右側(cè)注明總印發(fā)份數(shù) （六） 秘書做“簡報”工作的要求秘書做“簡報”工作的要求如下，如表6-1所示。表6-1 秘書做“簡報”工作的要求秘書做“簡報”工作的要求具 體 要 求 圍繞“簡報”工作，秘書要頭腦清楚，反應(yīng)敏捷，掌握情況及時準確 要學(xué)會“抓大事”和圍繞當(dāng)前一個時期

14、的中心工作掌握情況，收集信息；還要學(xué)會“抓苗頭”，及時反應(yīng)帶有傾向性的問題 要掌握一定的理論和方法，掌握方針政策，能夠?qū)λ占男畔⑦M行加工整理 要重視信息的導(dǎo)向問題，善于把多種類、多渠道的無序的信息變?yōu)橄到y(tǒng)的、有價值的信息 要具備相當(dāng)?shù)奈淖炙?，要把“簡報”編輯成上下喜聞樂見的文字材?好的簡報不僅內(nèi)容充實，而且文字流暢，能使人從簡約的文字中透視深遠的信息意味四、信息資料工作 秘書的信息資料工作是將信息工作融于平時的辦文工作中，或者說是在辦文工作中留意將大量的初級信息加工為高層次信息，為領(lǐng)導(dǎo)的管理與決策服務(wù)。 （一）秘書的信息資料工作 秘書是為領(lǐng)導(dǎo)“輔助管理，綜合服務(wù)”的，秘書的資料，就是圍

15、繞有關(guān)為領(lǐng)導(dǎo)提供全面服務(wù)的原則進行搜集、摘取、留存、剪貼的。（二）資料剪貼 資料剪貼的方法 資料剪貼主要是文字資料的提純留存?，F(xiàn)在秘書通常是將所要留存內(nèi)容劃定復(fù)印。 剪貼復(fù)制的過程 剪貼復(fù)制的過程如下（見圖6-15）。12將認定要留存的內(nèi)容用較粗的筆劃出邊框，盡量留寬余些在劃定內(nèi)容的空白處標(biāo)明內(nèi)容出處，包括所載報刊名將內(nèi)容復(fù)印A4紙上如所選內(nèi)容版面較小，可以先用單面紙復(fù)印要利用放大和縮小復(fù)印功能，使復(fù)制內(nèi)容字號大體一致 圖6-15 剪貼復(fù)制的過程 資料保存 資料保存的注意事項如下（見圖6-16）。圖6-16 資料保存的注意事項3資料保存的注意事項根據(jù)剪貼資料的量，選擇頁碼薄厚適宜的 在剪貼簿的

16、封頁和脊部做好必要的標(biāo)簽順序插入要留存的資料并一一編注 剪貼簿的第一頁要做目錄，以備查找方便（三）摘要卡 摘要卡也稱“文獻摘要卡”或“文件摘要卡”。文獻就是有歷史價值或留存價值的文字資料。秘書在不可能全部保存文獻或不能準確確定文獻價值時，常常采取做摘要卡保存信息的方式。摘要卡一般用卡片盒（箱）保存。 卡 片 盒 在摘要卡中，主要包括以下六項內(nèi)容（見圖6-17）。 圖6-17 摘要卡的內(nèi)容摘要卡的內(nèi)容所摘文獻的出處文獻出版社、期刊號頁碼分類和編號摘要內(nèi)容摘錄人和備注（四）名片 名片是現(xiàn)代社會中人與人、單位工作人員交際交往中相互認識的工具。使用過程如下（見圖6-18）。圖6-18 名片的使用過程名

17、片的使用過程名片的收集名片的保存名片的加工整理名片的利用要加以分類留存要一新片換替舊片或針對某張名片添注新信息（五） 秘書案頭的“信息庫” 所謂“信息庫”就是秘書要在自己有限的辦公桌、抽屜、柜架上，準備隨手就可以取來的應(yīng)答信息。一般來說秘書案頭應(yīng)具備的“信息庫”包括如下內(nèi)容（見圖6-19）。 常用業(yè)務(wù)及管理工作范圍的最新電話表 中、英文字典 飛機、火車、輪船、班車的最新時刻表 郵政編碼簿 應(yīng)用文體式大全、秘書手冊 電話號碼簿 國際國內(nèi)地圖 工商名錄或同業(yè)名錄 辦公室所有設(shè)備的說明書、維護保養(yǎng)手冊圖6-19 “信息庫”的內(nèi)容（六） 以計算機為核心的信息處理技術(shù) 秘書的信息工作現(xiàn)代化，首要的是秘書

18、的思想觀念。其次是計算機的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)問題。網(wǎng)絡(luò)的信息大大拓展了秘書對信息的獲取渠道。 以計算機為核心的信息處理技術(shù)，可以將秘書的整個信息工作網(wǎng)絡(luò)化、磁盤化、多媒體化，這是秘書信息工作不可遏止的前景。 第二節(jié) 秘書辦公室的管理工作本節(jié)點睛一、秘書辦公室綜述二、辦公室管理的內(nèi)容 辦公室管理工作僅僅是秘書辦公室管理部分，是秘書機構(gòu)內(nèi)部的管理。秘書機構(gòu)所涉及的管理工作，要遠遠超出秘書辦公室的范圍。一、秘書辦公室綜述 辦公室是指由秘書人員、工作場所和辦公設(shè)備設(shè)施等等共同構(gòu)成的一個有機的辦公整體。完善的秘書辦公室有利于輔助領(lǐng)導(dǎo)推進各項政務(wù)和業(yè)務(wù)工作的開展；協(xié)調(diào)各職能部門的合作；溝通和密切與社會公眾的聯(lián)系；樹

19、立組織機構(gòu)的良好形象。二、辦公室管理的內(nèi)容 秘書辦公室的概念包括秘書人員、辦公室設(shè)備設(shè)施、工作場所和工作環(huán)境等因素的總和。 （一）辦公室的人力資源管理 將秘書轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y源管理，是將秘書作為一種人力資源，通過一系列手段來提高秘書辦公室的工作效率，從而達到整個組織機構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)。 秘書工作崗位分析 一個秘書機構(gòu)，到底有什么工作內(nèi)容有多少工作量，需要哪些不同素質(zhì)層次的秘書人員，承擔(dān)哪些職位的工作，這是秘書工作崗位職務(wù)分析的主要內(nèi)容。1 秘書的職務(wù)說明包括以下九點（見圖6-20）。秘書的職務(wù)說明 圖6-20 秘書的職務(wù)說明的內(nèi)容 歸屬直接負責(zé)的上級工作目的工作要求工作責(zé)任工作衡量標(biāo)準工作難點禁

20、忌發(fā)展前途 秘書的資格要求包括以下六點（見圖6-21 ）。圖6-21 秘書的資格要求秘書的資格要求工作經(jīng)驗專業(yè)背景 學(xué)歷要求年齡個人素質(zhì)附加要求 人力資源規(guī)劃 是將辦公室所需要的人力資源的總和做出科學(xué)合理的搭配的設(shè)計，即人力資源規(guī)劃。 秘書人員的招聘選拔 辦公室招聘秘書大體有4個工作環(huán)節(jié)：根據(jù)秘書工作崗位職務(wù)分析和有關(guān)人力資源的總和規(guī)劃制定招聘計劃；擬訂并發(fā)布招聘廣告；選擇適宜的招聘渠道；制定招聘工作流程并按計劃實施。 秘書工作的績效考評 是對辦公室秘書人員的評估制度，需要以系統(tǒng)的人力資源管理原理和方法來評定和衡量秘書的工作行為和工作效果。234 秘書的薪酬管理 秘書對薪酬比較關(guān)注和挑剔時，科

21、學(xué)合理地管理薪酬就更重要。做好秘書的薪酬管理有兩個要點（見圖6-22）。 圖6-22 薪酬管理的要點薪酬管理建立明確的報酬制度，報酬對崗不對人建立崗位評估，為辦公室內(nèi)部的報酬均衡提供依據(jù)5 有效的激勵機制 秘書辦公室的激勵主要體現(xiàn)在表揚與批評、獎勵與懲戒。獎罰適度不僅激勵效果好，而且有助于公平性。 人才培訓(xùn)和開發(fā) 在秘書的人力資源管理中，培訓(xùn)使秘書的知識、能力、素質(zhì)更適應(yīng)組織機構(gòu)工作的需要；開發(fā)使秘書的潛能得以發(fā)揮，隨時充實工作內(nèi)容，成為開拓型秘書。67（二） 辦公室的設(shè)備設(shè)施管理 隨著物質(zhì)的豐富和辦公條件的改善，設(shè)備設(shè)施管理成為辦公室管理中一項重要的內(nèi)容。 辦公房間、桌椅、文具柜和文具的管理

22、 辦公房間自然以朝向好、通風(fēng)、采光好為宜，但秘書選擇辦公房間還要照顧到許多便于工作的因素。 辦公機械設(shè)備和電器設(shè)備的管理科學(xué)合理地使用 做好資產(chǎn)登記 不同的辦公室，設(shè)備配置不一，配置的依據(jù)應(yīng)當(dāng)是秘書工作的需要。12 秘書部門對辦公機械設(shè)備和電器設(shè)備的管理主要應(yīng)有三個方面（見圖6-23）。 圖6-23 對辦公機械設(shè)備和電器設(shè)備的管理做好資產(chǎn)登記定時定人負責(zé)維護保養(yǎng)科學(xué)合理地使用對設(shè)備的管理（三）辦公室的環(huán)境管理 秘書的辦公室環(huán)境是指秘書在工作中所處的場所和氛圍，包括物質(zhì)的環(huán)境和人文環(huán)境。 辦公室環(huán)境安排 是指辦公房間、桌椅、文具柜的安排和秘書人員相對固定的辦公座位格局。有兩種辦公形式（見圖6-2

23、4）。 1辦公的形式封閉式辦公一兩名秘書在一間辦公室開放式辦公若干秘書同在一間辦公室圖6-24 辦公的形式 辦公室環(huán)境布置 是指辦公室桌上物品的擺放，窗簾、燈具、墻上裝飾品等的布置。 辦公室氛圍的營造 指辦公室秘書人員的素質(zhì)、彼此之間的人際關(guān)系和工作氛圍，特別是在工作中體現(xiàn)出的辦公室的工作作風(fēng)和工作風(fēng)格。主要應(yīng)注意以下三點（見圖6-25）。 23注意事項注意培養(yǎng)秘書人員寬容開朗的性格形成秘書間的合作精神和團隊精神保持辦公室健康文明的氛圍圖6-25 營造辦公室氛圍注意事項（四）辦公室的制度建設(shè) 制度建設(shè)是實現(xiàn)辦公室管理的重要保障。不同的辦公室，可以根據(jù)各自的情況先訂立工作中共同遵守的條款，然后在

24、貫徹執(zhí)行中不斷修改完善，最終形成明確的制度。第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)本節(jié)點睛一、值班工作二、電話接待工作三、來客接待工作四、信訪工作五、印章的管理和使用六、開具各種信函七、擬寫大事記八、領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作第三節(jié) 辦公室日常事務(wù) 辦公室日常事務(wù)是秘書工作中最基礎(chǔ)的一項，也是最見秘書的管理工作水平的一項。一、值班工作 其工作包括：辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項；上傳下達，溝通內(nèi)外；處理來函、來電；隨時掌握領(lǐng)導(dǎo)的外出活動的情況；協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。要做好值班工作，應(yīng)當(dāng)做到： 堅守值班崗位認真處理事務(wù)做好值班記錄 加強安全保衛(wèi)工作二、電話接待工作 辦公室日常事務(wù)之一，就是接打電話。做好接打電話工作需要注意以下幾點

25、。 （一）熟悉常用電話號碼 應(yīng)當(dāng)熟悉本單位電話機的分布情況、各科室電話號碼和本單位領(lǐng)導(dǎo)們的電話號碼；熟悉主要業(yè)務(wù)聯(lián)系單位的電話號碼和近期有業(yè)務(wù)聯(lián)系的電話號碼；工作案頭應(yīng)備電話號碼查詢資料以咨查用。（二）打電話時應(yīng)注意的事項 打電話時應(yīng)注意的事項如下（見圖6-26）。 圖6-26 打電話時應(yīng)注意的事項注意事項替上司打電話給對方上司應(yīng)在對方上司接電話前將電話遞給上司錯打電話，錯播號碼都要說對不起先確認對方電話號碼、單位和具體要通話的人的姓名通后，先確認對方，然后報出自己的單位、姓名談工作前，先明確對方是否有時間，是否方便談此項事宜（三）接電話時應(yīng)注意的事項 接電話時應(yīng)注意的事項如下（見圖6-27）

26、。圖6-27 接電話時應(yīng)注意的事項通完話，不必急于掛機，對方身份高時對方先掛機不清楚的要請對方復(fù)述,重要的內(nèi)容要復(fù)述給對方談事情要盡快確認對方單位、姓名和電話事由 找人接電話要問清對方姓名或單位接聽電話說：“您好，這里是公司部門” 鈴響兩三聲之間是接聽電話的最佳時機對錯打的電話，態(tài)度也要和藹客氣（四）注意電話禮儀 無論接、打電話，秘書都應(yīng)注意聲音要柔和，語氣要親切，表述要清楚，快慢要適中，嘴離話筒不要太近，每次通話時間不可過長。 （五）做好電話記錄 無論打電話還是接電話，必要的時候，都要有電話記錄，要依據(jù)電話內(nèi)容做好電話記錄工作。記錄時，要注意通話中的五要素是否齊全。這五要素通常稱為“5W1H

27、”。（六） 做好圖文傳真 做好圖文傳真應(yīng)了解以下九點。 目前高級傳真機是兼容的，收發(fā)傳真非常便捷。 接通電話，請收件方給傳真信號，發(fā)傳真方要先 按Fax鍵，后掛機。 原件一定要扣放在發(fā)送面上，也可以在接通傳真機前就放好傳真件。 一般收文以后有一份報表在頁頭上，注明發(fā)送時間，傳真號碼。秘書可以以此做好登記。 一般傳真機的提示屏有文字提示：Phone 電話 Sending 發(fā)送12345 傳真有自動接收功能，秘書用此鍵要注意保密問題，當(dāng)秘書不在的時候或者有外人的時候，自動接受傳真容易失密。 換紙：傳真機一般采用21050M或21030M兩種規(guī)格的熱敏紙。 熱敏紙傳真件要留存需及時復(fù)印。 即使是使用

28、熱敏紙的傳真機同樣也有復(fù)印功能。6789（七）電話記錄的處理 通話后應(yīng)及時整理記錄內(nèi)容，并根據(jù)涉及的內(nèi)容和緩急程度，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱讀。領(lǐng)導(dǎo)批示和答復(fù)后，秘書人員應(yīng)立即告知有關(guān)部門或人員辦理。對于一般的例行事務(wù)，秘書人員可直接答復(fù)或辦理。三、來客接待工作 （一）秘書應(yīng)盡量堅持“約見”制度 接待工作，常被秘書根據(jù)來客是否有約定而分為“有約來客”和“無約來客”。在秘書的接待工作中，秘書應(yīng)盡量堅持“約見”制度，即使每一位來客和來訪者能在事前通過電話，預(yù)約來訪時間和所談事宜，使秘書對每一項接待都先有準備，接談后事情能夠落實，或有進展。 根據(jù)“約見制度”，秘書的接待工作自然會分為有約接待和無約接待兩類。秘書

29、應(yīng)注意（見圖6-28）。圖6-28 約見秘書應(yīng)注意的事項工作中，對無約來客，要本著熱情為人的態(tài)度。咨詢性的、不必花費太多時間的事，盡量辦理好并告之電話約定；一時辦不完，要按程序登記秘書在接待中要有意識地示意對方，來訪面談要事先有約可以約見秘書，也可能約見領(lǐng)導(dǎo)、或其他什么有關(guān)部門（二）秘書必須堅持“一視同仁”的原則 在具體的接待中，秘書應(yīng)注意： 無論是來客自行推門而入還是有人引見，秘書要馬上放下手頭工作，面帶微笑，起身站立，問候并接待。 如果是到接待室、會客室相見，秘書要守時、迅速、步履輕快地走進接待室。 見面的禮節(jié)一般是握手。秘書不可忽視握手的禮節(jié)。123（三）秘書應(yīng)堅持熱情適度、禮儀周全的接

30、待原則如果引導(dǎo)客人到其他地方、秘書要注意（見圖6-29）。 圖6-29 引導(dǎo)客人注意事項引導(dǎo)客人注意事項一般應(yīng)該走在客人左前方數(shù)步將辦公桌上的文書收拾好再離開無人服務(wù)電梯先進后出,有人服務(wù)電梯后進后出進出門時，主動為客人開門,走旋轉(zhuǎn)門時，不要與客人同走一扇為來客引見介紹時，秘書要注意（見圖6-30）。圖6-30 來客引見介紹的注意事項來客引見介紹的注意事項站立介紹，盡量不要背對任何一位引見介紹完，稍事服務(wù)微笑退出，走時面向室內(nèi)關(guān)門細心地記住別人介紹給你的每一位引見介紹順序是被尊敬、被照顧的一方應(yīng)先知道自己見到的是誰禮貌地以手示幫助介紹,手臂向被介紹者微伸，手心向上介紹被介紹人的單位職務(wù)盡量簡明

31、 需要稍候被會見的客人和直接由秘書接談的客人，都應(yīng)受到及時的熱情招待。 彼此確認身份后，馬上為來客讓座或讓進會客室； 及時為來客斟水，水杯用前一定要當(dāng)著客人的面燙凈，最好用一次性紙杯； 對等待其他人會見的來客，秘書不一定陪聊，可以送上報紙、雜志等。 接談來客前應(yīng)準備好筆和記錄紙或登記冊，耐心傾聽、仔細詢問。（四）秘書應(yīng)堅持接待工作有始有終，始終如一的原則秘書在具體接待中應(yīng)注意（見圖6-31）。圖6-31 秘書在具體接待中應(yīng)注意的事項秘書在具體接待中應(yīng)注意的事項認真做好接待記錄，對每一位來客的事項應(yīng)有妥當(dāng)?shù)慕淮龖B(tài)度和藹、誠懇、接談?wù)J真負責(zé)，介紹情況實在、有分寸隨時準備放下手頭工作，熱情接待來客不

32、因個人感情影響對來客的禮儀和態(tài)度（五）秘書應(yīng)注意“上下區(qū)分，內(nèi)外有別”的原則 上下區(qū)分一般指上下級機關(guān)之間的接待工作原則?！吧?、下”是指來客來訪者的單位與秘書本身的機關(guān)單位的上下關(guān)系。來客是上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的，秘書應(yīng)做好以下四點（見圖6-32）。1圖6-32 接待上級單位應(yīng)注意的事項接待上級單位應(yīng)注意的事項陪同中不主談，不問不談不可在本單位領(lǐng)導(dǎo)面前向上級領(lǐng)導(dǎo)評價本單位工作特殊情況需要秘書匯報情況的，要實事求是。在聽取指示時要認真記錄秘書負責(zé)最初的禮節(jié)性接待和會晤服務(wù)，是否陪同則由單位領(lǐng)導(dǎo)決定 來客是平級單位或不相隸屬單位的，秘書應(yīng)做好以下四點（見圖6-33）。圖6-33 接待平級單位應(yīng)注意的事項

33、接待平級單位應(yīng)注意的事項對方是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)接待,領(lǐng)導(dǎo)不在可由秘書接待接待熱情，注意聯(lián)絡(luò)感情對接待中涉及的問題，秘書不擅自做主，明確表示要匯報給領(lǐng)導(dǎo)才能決定 來客是下級單位的，秘書應(yīng)做好以下四點（見圖6-34）。 圖6-34 接待下級單位應(yīng)注意的事項接待下級單位應(yīng)注意的事項一般情況應(yīng)主要由秘書接待、接談工作屬其他職能部門的做好介紹轉(zhuǎn)辦工作屬于自己職權(quán)范圍能回答的，要盡量解決。難以解決的問題，要請示給領(lǐng)導(dǎo)對不清楚的問題不擅自做答 來賓是新聞媒體的，秘書應(yīng)做好以下四點（見圖6-35）。圖6-35 接待新聞媒體應(yīng)注意的事項接待新聞媒體應(yīng)注意的事項要熱情配合，為其提供方便對于所要報道的內(nèi)容要慎重，提供信息

34、要實在一般情況都是由秘書部門主要做接待工作沒有把握的問題不擅自主張決定 “內(nèi)外有別”是對國家而言，對外國友人要與國人有區(qū)別，這不僅表現(xiàn)在禮儀上，主要表現(xiàn)在接待原則上（見圖6-36）。 圖6-36 接待原則2接待原則按國家或地方單位統(tǒng)一的政策、方針、法規(guī)、標(biāo)準、業(yè)務(wù)要求等辦理接待對來賓要平等對待；尊重是互相的，隨俗也是互相的遵守重禮儀講實效的原則尤其要遵守保密的原則四、信訪工作 信訪工作是政府聯(lián)系群眾，解決基層工作中存在問題的重要手段。在企業(yè)公司，沒有信訪工作一項，但是也會有提意見建議的，一般歸接待工作處理。接待上訪人員，要講究工作方法，一是要熱情友善，二是要堅持原則，三是耐心疏導(dǎo)，四是要高度負

35、責(zé)。 做好信訪工作，要注意以下問題，如表6-2所示。表6-2 信訪工作應(yīng)注意的事項序號 步驟 注 意 事 項 1登記 建立登記制度，來信上訪均應(yīng)單獨編號登記 2呈閱 對具有政策性、普遍性、傾向性、重要性的來信上訪材料，及時填寫信訪處理單等，連同原信和上訪材料，呈報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批 3 交辦 凡上級組織或領(lǐng)導(dǎo)人閱批的重要信訪文書，信訪部門都可以將領(lǐng)導(dǎo)批示的復(fù)印件轉(zhuǎn)交有關(guān)主管部門調(diào)查核實和處理，并限期匯報對信訪事件的處理結(jié)果4轉(zhuǎn)辦 一般的信訪，受理機關(guān)可按“分級負責(zé)、歸口辦理”的原則，將信訪材料轉(zhuǎn)交有關(guān)地區(qū)、部門或單位處理，并責(zé)成他們答復(fù)信訪人5催辦 對本地區(qū)、本系統(tǒng)的信訪工作和交辦到各地、各部門處理

36、的信訪文書，應(yīng)及時進行檢查督促。久拖不決的問題可采用查辦的方法解決 續(xù) 表序號步驟注 意 事 項6回告 各承辦單位對于領(lǐng)導(dǎo)人批辦后直接辦理的信訪事項應(yīng)在30日內(nèi)辦理完畢。情況復(fù)雜時，可延長時限，對交辦的信訪事項，應(yīng)當(dāng)自收到之日起90日內(nèi)辦結(jié)，并將辦理結(jié)果報告交辦單位。對轉(zhuǎn)辦的信訪事項，應(yīng)當(dāng)自收到之日起90日內(nèi)辦結(jié)，并視情況向轉(zhuǎn)辦單位回復(fù)辦理結(jié)果 7審結(jié) 原交辦單位對承辦單位上報信訪問題處理結(jié)果的回告材料，要認真審查，及時結(jié)案。上報的結(jié)論和處理意見，必有申述者簽署的意見8復(fù)信 對信訪的處理結(jié)果，應(yīng)分別情況，給信訪人書面復(fù)信或口頭答復(fù)。復(fù)信要注意簽署日期，加蓋公章，留存底稿。若口頭答復(fù)，應(yīng)記錄存檔

37、，以備查考9歸檔 各級信訪部門在信訪工作中形成的、屬于立卷歸檔范圍的文件、材料、人民來信，均應(yīng)按性質(zhì)分類整理、立卷歸檔，建立信訪檔案 10保密與回避 在辦理信訪事項的過程中，不得將檢舉、揭發(fā)、控告材料及有關(guān)情況透露或轉(zhuǎn)交揭發(fā)控告人的單位；嚴格控制信訪文書的傳閱范圍；不得向外透露工作秘密；不得丟失、藏匿或擅自銷毀信訪文書；辦理信訪的工作人員與信訪事項或信訪人有直接利害關(guān)系者，應(yīng)當(dāng)回避 五、印章的管理和使用 掌管印章是秘書部門或秘書的一項重要的日常工作。秘書管理的印章有公章、專用章、負責(zé)人印章等。 公章是一個機關(guān)、單位或社會組織的正式印章，是其具有合法性的標(biāo)志，是行使其職權(quán)的憑信。 公章可分為兩種

38、（見圖6-37）。圖6-37 公章的分類公章的分類圓形橢圓形或方形國內(nèi)公章，規(guī)格有明確規(guī)定國際公章印文用中文宋體或簡體，自左向右環(huán)行或自左至右橫行，一般用全稱一般是外文居右上方，中文居左下方，且須用繁體字 公章一般由上級制發(fā)，如需自行刻制必須報經(jīng)公安機關(guān)批準，并在指定處刻制。 專用章是為某種專門業(yè)務(wù)刻制的印章，只反映某項專門業(yè)務(wù)內(nèi)容和一定的業(yè)務(wù)權(quán)力。 手章是負責(zé)人印章，是機關(guān)、單位主要負責(zé)人的圖章和簽名章，它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性。六、開具各種信函 常開具的信函有：介紹信、證明信。常擬寫的信函有慰問信、邀請函、聘書等。 （一） 介紹信 介紹信是機關(guān)團體、企事業(yè)單位的人員與其他單位或

39、個人聯(lián)系工作、了解情況、洽談業(yè)務(wù)、參加各種社會活動使用的一種專用書信。 介紹信的種類 介紹信分三種：打印成文，不留存根的印刷介紹信；打印成文帶存根的印刷介紹信；用一般公文紙書寫的介紹信。1 介紹信的寫作 介紹信包括以下內(nèi)容，如表6-3所示。表6-3 介紹信的內(nèi)容內(nèi)容 具體要求 上款 指對方單位的名稱或?qū)Ψ截撠?zé)同志的稱呼。上款要單獨起一行，頂格書寫，稱呼后加冒號 介紹事項 包括：持介紹信者的姓名、年齡、身份。如被介紹的不只一人，則須注明人數(shù)。然后寫接洽、聯(lián)系什么事情，有什么希望和要求。當(dāng)事項涉及一定保密范圍時，還須注明聯(lián)系人的政治面貌、職務(wù)、級別等 落款 寫開具介紹信的單位名稱和開具介紹信的日期

40、，并加蓋公章 附注 一般寫介紹信的有效期限 2 書信式介紹信 不帶存根的印刷介紹信 帶存根的印刷介紹信 （二）證明信 證明信是證明一個人的身份、經(jīng)歷或一件事情的真實情況的專用書信。證明信通常被稱為“證明”或“證明書”。 證明信的種類 證明信可以有以下幾種分類，如表6-4所示。1表6-4 證明信的種類分類標(biāo)準 種 類 從內(nèi)容上 以組織名義出具的證明信和以個人名義出具的證明信從格式上 固定形式的證明信和非固定形式的證明信 從證明信的用途來看 證件式的證明信、作為材料存入檔案的證明信和證明證件丟失等情況的證明信 證明信的寫作 一般證明信都由標(biāo)題、稱呼、正文、署名和日期組成（見圖6-38）。圖6-38

41、 證明信的寫作2標(biāo)題上款正文落款在第一行中間冠以“證明信”或“證明書”，或?qū)懨鳌瓣P(guān)于同志情況的證明 頂格寫上需要證明的單位名稱，之后加冒號另起一行空兩格寫明被證明事項的全部事實。寫完后，另起一行空兩格寫特此證明 在正文右下方署上證明單位名稱，并加蓋公章或私章，否則證明無效 固定式證明書信 作為證件用的證明信 作為材料存入檔案的證明信 個人出具的證明信 （三） 推薦信 推薦信是一種向用人單位薦舉人才的書信。有向某單位自薦的，也有第三者薦舉的。要把被推薦的人的基本情況以及要推薦或自薦的理由寫清楚。 （四） 邀請函 邀請函也稱為請柬，是邀請對方前來參加會議、學(xué)術(shù)報告以及開業(yè)慶典、展覽等活動的一種專用

42、書信。邀請函的寫作內(nèi)容有以下四點，如表6-5所示。表6-5 邀請函的寫作內(nèi)容內(nèi)容 要 求 標(biāo)題 在封面或第一行中間寫“邀請書”字樣 上款 被邀請單位（或個人）名稱單占一行，頂格書寫正文 寫活動內(nèi)容、時間、地點落款 邀請單位（或個人）名稱、發(fā)出邀請的日期（五） 聘書 聘書指聘請專家、高級職員來擔(dān)任職務(wù)的書信。聘請書的寫作內(nèi)容如下（見圖6-39）。 圖6-39 聘請書的寫作標(biāo)題正文結(jié)尾落款寫“聘書”或?qū)憽捌刚垥睂懫刚堈l，擔(dān)任什么職務(wù)，什么時間到任在正文的最后，另起一行，空兩格寫“此聘”二字，后邊不加標(biāo)點符號在正文的下方或偏右下方，寫聘請單位全名，并加蓋公章七、擬寫大事記 （一） 大事記的概念 大

43、事記，是用于隨時記載機關(guān)日常重要工作或活動簡況的公文文種。所謂“大事”，指能反映本單位的重要工作或活動面貌，于今后有查考價值的事項。（二） 大事記的寫法 大事記的結(jié)構(gòu)，由標(biāo)題、正文組成具體內(nèi)容如下（見圖6-40）。 圖6-40 大事記的內(nèi)容包括具體事項發(fā)生的時間、地點、原因、主要過程、涉及部門與人員及結(jié)果標(biāo)題正文擬寫要求單位名稱加年份再加文種寫大事記要樸實簡明準確八、領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作 一般說來，秘書要完成并做好領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作，應(yīng)當(dāng)注意以下問題（見圖6-41）。 搞清意圖注意保密準確迅速圖6-41 做好領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作應(yīng)注意的問題第四節(jié) 秘書工作中的會計報表與銀行事務(wù)本節(jié)點睛一、秘書工作

44、中遇到 的會計報表二、秘書工作涉及的 銀行業(yè)務(wù) 在企業(yè)公司就職的秘書，其工作內(nèi)容必然涉及財務(wù)和銀行業(yè)務(wù)，所以了解掌握這方面的內(nèi)容對現(xiàn)代秘書是非常重要的。 一、秘書工作中遇到的會計報表 （一）會計報表的種類與作用 資產(chǎn)負債表 資產(chǎn)負債表是反映企業(yè)在某一特定日期財況。資產(chǎn)部分按流動性排列，也就是按資產(chǎn)轉(zhuǎn)換成現(xiàn)金的能力排列；負債部分也按流動性排列，也就是按照償還期的近遠排列；所有者權(quán)益部分按永久性程度排列，永久性程度高的在前。1 資產(chǎn)負債表的作用如下（見圖6-42）。 圖6-42 資產(chǎn)負債表的作用資產(chǎn)負債表的作用反映企業(yè)在某一特定日期所擁有資產(chǎn)反映企業(yè)在某一日期所承擔(dān)的債務(wù)反映企業(yè)的償債能力反映企業(yè)

45、某日投資者在企業(yè)中的權(quán)益反映企業(yè)的財務(wù)狀況變動趨勢 損益表 損益表，又稱利潤表，是總括反映企業(yè)在一定會計期間內(nèi)利潤（虧損）的實現(xiàn)情況的報表，屬動態(tài)報表。損益表將企業(yè)利潤總額的構(gòu)成劃分為三步驟。第一步驟詳列主營業(yè)務(wù)的利潤構(gòu)成；第二步驟反映企業(yè)營業(yè)利潤的構(gòu)成情況；第三步驟得出企業(yè)的利潤總額。三個步驟依重要性大小從上到下依次計算排列。2 損益表以附表的形式，進一步明確利潤分配、商品銷售的情況（見圖6-43）。圖6-43 附表的形式附表的形式利潤分配表商品銷售明細表利潤分配表是反映企業(yè)利潤分配情況和年末分配利潤情況的會計報表商品銷售明細表是反映企業(yè)商品銷售利潤的明細情況 損益表的作用（見圖6-44）。

46、圖6-44 損益表的作用損益表的作用利用損益表可以評價一個企業(yè)的經(jīng)營成果和盈利能力，為預(yù)測企業(yè)的盈利趨勢提供重要資料反映企業(yè)在一定會計期間內(nèi)所有的收入與所有費用，并計算出報告期的利潤或虧損 財務(wù)狀況變動表 財務(wù)狀況變動表，是綜合反映一定會計期間內(nèi)營運資金來源和運用及其增減變動情況的報表，屬動態(tài)報表。財務(wù)變動表的作用如下（見圖6-45）。3財務(wù)變動表的作用反映企業(yè)一定時期財務(wù)狀況變動全貌反映企業(yè)營運資金變化的內(nèi)在原因反映流動資產(chǎn)和流動負債的結(jié)構(gòu)變化溝通了資產(chǎn)負債表與損益表圖6-45 財務(wù)變動表的作用（二） 秘書認識會計報表的意義 會計報表是定期、總括地反映企事業(yè)單位的經(jīng)濟活動及其結(jié)果的專門表格。

47、在日常會計核算中，對于企事業(yè)單位在一定時期內(nèi)所發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都已填制會計憑證，在有關(guān)的賬簿中進行連續(xù)、系統(tǒng)、全面的記錄。二、秘書工作涉及的銀行業(yè)務(wù) （一） 銀行賬戶 銀行賬戶的概念和種類 銀行賬戶是指辦理支付結(jié)算業(yè)務(wù)的存款人在經(jīng)辦銀行開立的存款賬戶。銀行賬戶分為基本存款賬戶、一般存款賬戶、臨時存款賬戶和專用存款賬戶四類。1 開立銀行賬戶的條件和程序 下列存款人可以申請開立基本存款賬戶： 企業(yè)法人； 企業(yè)法人內(nèi)部單獨核算的單位； 管理財政預(yù)算資金和預(yù)算外資金的財政部門； 實行財政預(yù)算管理的行政機關(guān)、事業(yè)單位； 團級以上軍隊、武警單位； 外國駐華機構(gòu)； 社會團體； 單位附設(shè)的食堂、招待所、幼兒

48、園； 外地常設(shè)機構(gòu)； 私營企業(yè)、個體經(jīng)濟戶、承包戶和個人。2 存款人申請開立基本存款賬戶，應(yīng)填制開戶申請書，向開戶銀行出具下列證明文件之一（見圖6-46 ） 。圖6-46 申請人需出具的文件當(dāng)?shù)毓ど绦姓芾頇C關(guān)核發(fā)的企業(yè)法人執(zhí)照中央或地方編制委員會、人事、民政等部門的批文軍隊軍以上、武警總隊財務(wù)部門的開戶證明駐地有權(quán)部門對外地常設(shè)機構(gòu)的批文單位對附設(shè)機構(gòu)同意開戶的證明個人的居民身份證和戶口簿承包雙方簽訂的承包協(xié)議 開立一般存款賬戶的條件和程序。下列情況可以申請開立一般存款賬戶；在基本存款賬戶以外的銀行取得借款的單位和個人；與基本存款賬戶的存款人不在同一地點的附屬非獨立核算單位。申請人需出具的文

49、件如下（見圖6-47）。 借款合同或借款借據(jù)基本存款賬戶的存款人同意其附屬的非獨立核算單位開戶證明申請人需出具的文件圖6-47 申請人需出具的文件 開立臨時存款賬戶的條件和程序。根據(jù)規(guī)定，下列情況的存款人可以申請開立臨時存款賬戶：外地臨時機構(gòu)；臨時經(jīng)營活動需要的單位和個人。申請人需出具的文件如下（見圖6-48）。 當(dāng)?shù)毓ど绦姓芾頇C關(guān)核發(fā)的臨時執(zhí)照 當(dāng)?shù)赜袡?quán)部門同意設(shè)立外來臨時機構(gòu)的批件申請人需出具的文件圖6-48 申請人需出具的文件 開立專用存款賬戶的條件和程序。存款人有下列特殊用途的資金可以申請開立專用存款賬戶：基本建設(shè)的資金；更新改造的資金；特定用途需要專戶管理的資金。申請人需出具的文件

50、如下（見圖6-49 ）。 經(jīng)有權(quán)部門批準立項的文件 國家有關(guān)文件的規(guī)定 申請人需出具的文件圖6-49 申請人需出具的文件 銀行賬戶的變更和撤銷 銀行賬戶的變更是指銀行賬戶名稱的變更和開戶銀行的變更。銀行賬戶撤銷時，存款人必須與開戶銀行核對賬戶余額，經(jīng)開戶銀行審核同意后，辦理銷戶手續(xù)，并交回各種重要空白憑證和開戶許可證；開戶銀行對已開戶一年，但未發(fā)生任何業(yè)務(wù)的賬戶，應(yīng)通知存款人自發(fā)出通知30日內(nèi)到開戶銀行辦理銷戶手續(xù)，逾期視同自愿銷戶。3（二） 票據(jù) 票據(jù)是支付結(jié)算的重要手段。 票據(jù)的概念 票據(jù)是指票據(jù)法所規(guī)定的由出票人依法簽發(fā)的、約定自己或者委托付款人在見票時或指定的日期向收款人或持票人無條件

51、支付一定金額并可轉(zhuǎn)讓的有價證券，包括匯票、本票和支票。 票據(jù)當(dāng)事人 票據(jù)當(dāng)事人是指票據(jù)法律關(guān)系中享有票據(jù)權(quán)利、承擔(dān)票據(jù)義務(wù)的當(dāng)事人，也稱票據(jù)法律關(guān)系主體。票據(jù)當(dāng)事人包括出票人、付款人和收款人，承兌人、背書人、被背書人、保證人 。12表6-6 票據(jù)權(quán)利與義務(wù)內(nèi)容票據(jù)權(quán)利與義務(wù) 內(nèi)容 概 念 票據(jù)權(quán)利是指持票人向票據(jù)債務(wù)人請求支付票據(jù)金額的權(quán)利 付款請求權(quán) 指持票人向匯票的承兌人、本票的出票人、支票的付款人出示票據(jù)要求付款的權(quán)利 追索權(quán) 指票據(jù)當(dāng)事人行使付款請求權(quán)時遭到拒絕，或其他法定原因存在時，向其前手請求償還票據(jù)金額及其他法定費用的權(quán)利 票據(jù)義務(wù)是指票據(jù)債務(wù)人向持票人支付票據(jù)金額的責(zé)任 付款義

52、務(wù) 指票據(jù)債務(wù)人向持票人支付票據(jù)金額的義務(wù) 償還義務(wù) 指票據(jù)債務(wù)人向持票人償還票據(jù)金額的義務(wù) 票據(jù)權(quán)利與義務(wù) 票據(jù)權(quán)利與義務(wù)內(nèi)容，如表6-6所示。3 票據(jù)行為 指能夠產(chǎn)生票據(jù)權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的法律行為。 票據(jù)簽章 票據(jù)簽章是指票據(jù)有關(guān)當(dāng)事人在票據(jù)上簽名、蓋章或簽名加蓋章的行為。 票據(jù)記載事項 票據(jù)記載事項是指依法在票據(jù)上記載票據(jù)相關(guān)內(nèi)容的行為。票據(jù)記載事項可分為絕對記載事項、相對記載事項和任意記載事項等。 票據(jù)喪失 票據(jù)喪失是指票據(jù)因滅失、遺失、被盜等原因而使票據(jù)權(quán)利人脫離其對票據(jù)的占有。票據(jù)喪失后可以采取以下三種形式進行補救（見圖6-50）。4567圖6-50 票據(jù)喪失后的補救票據(jù)喪失掛失止付

53、公示催告普通訴訟指失票人將喪失票據(jù)的情況通知付款人，由接受通知的付款人審查后暫停支付的一種方式 指喪失票據(jù)的失票人直接向人民法院提起民事訴訟，要求法院送信給付款人，并要求其支付票據(jù)金額的活動指在票據(jù)喪失后由失票人向人民法院提出申請，請求人民法院以公告方式宣告所喪失的票據(jù)為無效票據(jù)的法律制度（三） 常用票據(jù) 支票 支票是出票人簽發(fā)的、委托辦理支票存款業(yè)務(wù)的銀行在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。簽發(fā)支票必須記載下列事項（見圖6-51）。 1簽發(fā)支票必須記載事項無條件支付的委托出票日期付款人名稱確定的金額出票人簽章表明“支票”的字樣圖6-51 簽發(fā)支票必須記載事項 銀行匯票 銀行

54、匯票是出票銀行簽發(fā)的，是見票時按照實際結(jié)算金額無條件支付給收款人或者持票人的票據(jù)。簽發(fā)銀行匯票必須記載下列事項（見圖6-52）。 2簽發(fā)銀行匯票記載事項出票金額出票人簽章出票日期收款人名稱無條件支付的承諾付款人名稱表明“銀行匯票”圖6-52 簽發(fā)銀行匯票必須記載的事項 兌付銀行匯票的基本程序（見圖6-53）。圖6-53 兌付銀行匯票的基本程序收款人收到銀行匯票時，應(yīng)審查全部事項對銀行匯票審查無誤后，應(yīng)在出票金額以內(nèi)，根據(jù)實際需要的款項辦理結(jié)算持票人超過期限向代理付款銀行提取付款不獲付款的，必須在票據(jù)權(quán)利時效內(nèi)向出票銀行作出說明持票人向銀行提取付款時，必須同時提交銀行匯票和解訖通知，缺少任何一聯(lián)

55、，銀行都將不予受理 信用卡 信用卡是指商業(yè)銀行向個人和單位發(fā)行的，可以向特約單位購物、消費和向銀行存取現(xiàn)金，且具有消費信用的特制載體卡片。申領(lǐng)信用卡的基本程序：3在中國境內(nèi)金融機構(gòu)開立基本存款賬戶的單位可申領(lǐng)單位卡 單位或個人申領(lǐng)信用卡，應(yīng)按規(guī)定填制申請表，連同有關(guān)資料一并送交發(fā)卡銀行單位卡賬戶的資金一律從其基本存款賬戶轉(zhuǎn)賬存入，不得交存現(xiàn)金，不得將銷貨收入的款項存入單位卡賬戶 確定信用卡備用金存款利息發(fā)卡銀行應(yīng)當(dāng)認真審查信用卡申請人的資信程度，并據(jù)此要求其提供擔(dān)保（四）秘書懂得銀行業(yè)務(wù)的意義 銀行業(yè)務(wù)是指開立銀行賬戶、使用各種票據(jù)和信用卡的知識。這些知識是創(chuàng)辦公司或完成辦公室工作，尤其是完成

56、領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的臨時性工作所不能缺少的。在現(xiàn)代公司中，集中管理事務(wù)的辦公室需要工作人員懂得上述知識，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理與銀行業(yè)務(wù)相關(guān)的工作，處理工作人員票據(jù)業(yè)務(wù)事故和辦理與銀行相關(guān)的各種手續(xù)。第五節(jié) 現(xiàn)代辦公設(shè)備與現(xiàn)代 交通工具本節(jié)點睛一、現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用二、現(xiàn)代交通工具的掌握 使用好現(xiàn)代辦公設(shè)備是現(xiàn)代秘書的一項重要技能。隨著科學(xué)技術(shù)的提高，現(xiàn)代辦公設(shè)備的種類和技術(shù)也在與時俱進，因此對秘書的要求也越來越高。 一、現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用 主要介紹秘書在日常工作中經(jīng)常要用的辦公設(shè)備，側(cè)重于介紹設(shè)備的性能和一般使用維護常識。 （一）常用辦公設(shè)備介紹 主要介紹三類設(shè)備。 文字處理設(shè)備 計算機 計算機在辦公自動化

57、設(shè)備中居首要地位。計算機在日常使用中要注意維護，應(yīng)當(dāng)做到（見圖6-54）。 1計算機在日常使用中的維護防范病毒，避免破壞辦公文件定期運用Windows中的系統(tǒng)維護功能防范病毒，避免破壞辦公文件防范病毒，避免破壞辦公文件圖6-54 計算機在日常使用中的維護 靜電復(fù)印機 靜電復(fù)印機屬精密設(shè)備，其品種型號很多，結(jié)構(gòu)性能也各有差異。靜電復(fù)印機的操作步驟（見圖6-55）。開機預(yù)熱放置原稿復(fù)印紙的選擇與安裝復(fù)印倍率的選擇確定復(fù)印份數(shù)調(diào)節(jié)曝光量開始復(fù)印復(fù)印完畢圖6-55 靜電復(fù)印機的操作步驟 靜電復(fù)印機的保養(yǎng)和維護包括以下三方面（見圖6-56）。圖6-56 靜電復(fù)印機的保養(yǎng)和維護經(jīng)常性保養(yǎng)定期檢查和維護消耗

58、材料和易損件的更換與補充 包括清除感光版、電極絲、屏蔽罩等易污染部位的污垢，對其進行吹拂或擦拭 主要是做好機件的全面清潔、潤滑、調(diào)整以及更換易損件和失效的零部件等工作包括感光鼓的更換、墨粉的補充、復(fù)印紙的補充 打印機 打印機是計算機重要的外圍設(shè)備，主要有針頭式打印機、噴墨打印機、激光打印機。 小型速印機 原理是用激光燒制印刷紙版，通過紙版滲透油墨字跡印制到普通紙張上。優(yōu)缺點，如表6-7所示。表6-7 小型速印機的優(yōu)點和缺點特點 優(yōu)點 缺點 小型速印機 使用方便，印刷速度快，成本低 一是制一次版印刷份數(shù)受到一定限制，一般不能超過1000張 二是不便于雙面印刷 三是不能印刷彩色文件 文件存儲設(shè)備

59、包括錄音機、磁帶錄像機、攝像機、刻盤機。 錄音機 在秘書工作中，常用于會議講話錄音。錄音時，需要注意的是，如表6-8所示。2表6-8 使用錄音機應(yīng)注意的事項使用過程 要 求 錄音前 要事先檢查錄音機是否工作正常錄音時 盡量使用外置話筒，避免機器內(nèi)馬達震動帶來的錄音中的噪音，不要按錯鍵，導(dǎo)致誤抹和漏錄，錄音要選擇質(zhì)量較好的磁帶錄音后 對錄放磁頭、抹音頭、主導(dǎo)軸、壓帶輪進行清洗，擦去塵埃、磁粉等污垢 磁帶錄像機 按所用磁帶寬度的不同，可分為2英寸、1英寸、3/4英寸、1/2英寸和8毫米錄像機。磁帶錄像機在使用中應(yīng)注意的事項（見圖6-57）。圖6-57 磁帶錄像機在使用中注意的事項注意的事項在開機前

60、，首先將各線路接通錄制前，將錄制源節(jié)目在電視畫面調(diào)節(jié)清晰后再開機 錄制后的磁帶要妥善保管 攝像機 目前攝像機發(fā)展的趨勢是將數(shù)碼相機與攝像機合二為一，使之具有攝像和剪輯數(shù)字照片的功能。 刻盤機 刻盤機有兩類。一類是大規(guī)模印制光盤的機器，屬于工業(yè)設(shè)備。一類是微型的光盤刻寫設(shè)施，屬于計算機的外圍設(shè)備?？瘫P機分為內(nèi)置式和外置式。 傳輸設(shè)備 傳輸設(shè)備包括電話機、傳真機、計算機網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)。 電話機 電話機包括程控電話機、電視電話、移動電話。 程控電話機 程控電話機是在電子計算機程序的控制下進行自動轉(zhuǎn)接的自動電話機，具有自動撥號、多次重撥、自動計時、儲存電話號碼、免提通話等多種功能。3 電視電話 電視電話