項目管理-8工程項目采購管理

1、項目管理 PROJECT MANAGEMENT項目管理（PROJECT MANAGEMENT)1 項目管理的基本概念2 項目管理的組織3 項目集成管理4 項目范圍管理5 項目進度管理6 項目成本管理7 項目質(zhì)量管理8 項目人力資源管理10 項目風(fēng)險管理11 項目采購管理9 項目溝通管理 某公司啟動了一個操作系統(tǒng)更換項目。該項目承包給了某咨詢公司，該咨詢公司的建議書中寫道：他們將提供做過類似項目的富有經(jīng)驗的專業(yè)人員，并且配備4個全職咨詢師，花6個月或更少的時間完成項目。實施情況： 9個月過去了，公司仍在承擔(dān)高額的咨詢費用。該項目的原先的咨詢師有一半已經(jīng)被新人所替換，甚至有一位新咨詢師剛從學(xué)校畢業(yè)

2、2個月。 瑪麗的員工抱怨他們是把時間浪費在培訓(xùn)這些所謂的“富有經(jīng)驗的專業(yè)人士”上?，旣惥拖嚓P(guān)的合同、費用、特殊條款與采購經(jīng)理談話，結(jié)果如下： 建議書不是合同，不具備任何效力。 合同中沒有寫明咨詢師所應(yīng)具備的最低工作年限。 合同中沒有規(guī)定未按時完成任務(wù)時所應(yīng)采取的處罰措施。 合同中有一條終止條款，表明該公司可以終止該合同。操作系統(tǒng)更換項目（案例） 有沒有更好的方法處理采購服務(wù)的問題？項目采購管理 Project Procurement Management1 采購與采購管理2 采購計劃編制3 詢價計劃編制4 詢價5 供方選擇6 合同管理7 合同收尾采購成本占銷售額的百分比所有行業(yè)汽車食品木材紙張

3、石油運輸52%61%60%61%55%74%63%行業(yè)銷售額的百分比1 采購與采購管理采購（buy;purchase）：大量選購。采購（Procurement）：努力獲得，或設(shè)法搞到，或,采辦A subset of project management that includes the processes required to acquire goods and services to attain project scope from outside the performing organization. 達成項目范圍的工作而從執(zhí)行組織外部獲取貨物和服務(wù)的各種過程 PMI什么是采購？P

4、MBOK項目采購管理需要站在買方的角度看問題，除非另有說明;采購必須通過具有法律約束力的合同方式進行。從某種意義上說，合同管理是一種風(fēng)險管理（轉(zhuǎn)移）行為，合同事實上是一種風(fēng)險轉(zhuǎn)移方式，但并不消除風(fēng)險。采購管理項目采購管理的重要性為什么IT行業(yè)的許多企業(yè)都把目光轉(zhuǎn)向了采購？可以降低固定成本和經(jīng)常性成本可以使客戶組織把重點放在核心業(yè)務(wù)上可以得到技能和技術(shù)可以提供經(jīng)營的靈活性可以提高責(zé)任性項目采購管理的主要過程確定是否采購和何時采購編制產(chǎn)品要求文件,確定可能來源獲取相應(yīng)報價、標(biāo)價、報盤和建議書從潛在承包商中選擇管理與賣方之間的關(guān)系合同完成和糾紛處理。采購計劃編制詢價計劃編制詢價供方選擇合同管理合同收

5、尾里程碑：自制-外購決策里程碑：發(fā)布建議邀請書里程碑：收到建議邀請書里程碑：簽署合同里程碑：完成大部分工作里程碑：正式結(jié)束合同2 采購計劃編制采購計劃編制要確定項目的哪些需求可以通過采用組織外部的產(chǎn)品或服務(wù)得到最好的滿足。它包括：決定是否要采購如何去采購采購什么采購多少何時去采購采購管理過程是一個協(xié)同工作的過程。采購計劃編制過程范圍說明書產(chǎn)品描述采購資源市場條件其他的計劃輸出約束、假定 工作說明書采購管理計劃采購計劃編制是否采購、怎樣采購、采購什么、采購多少、何時采購 編制采購計劃需要開展的工作“MAKE-BUY”決策分析（“ MAKE-BUY”分析技術(shù)）采購管理能力的獲得與培養(yǎng)（專家分析與判

6、斷法）組織的技術(shù)能力：技術(shù)顧問組織的管理能力：管理顧問組織的經(jīng)濟分析能力：造價工程師項目采購策略（合同類型選擇技術(shù)）和采購需求制訂項目采購計劃文件的編制和標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)的采購合同、勞務(wù)合同、招標(biāo)文件、計劃文件及其它過程文件2.1自制-外購決策分析自制-外購決策分析 自制-外購決策分析是用于決定是在組織內(nèi)部制作某些產(chǎn)品或進行某項服務(wù)，還是從組織外部購買這些產(chǎn)品或服務(wù)的一種管理技術(shù)。 應(yīng)考慮以下兩個方面：能力問題、技能、可用性及商業(yè)秘密成本問題估算提供產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)部成本并與采購成本進行比較。注意：必須包括全生命期成本。自制外購決策分析技術(shù)You have an idle plant or workf

7、orceYou want to retain controlThe work involves proprietary information or procedures.It conforms to the strategy of your organization and core competencyThe making cost is cheaper than buying outside.“向后一體化”，加長自己的價值鏈；從外部供應(yīng)商或分包商那里以較低的成本采購獲得，以利于項目組織將主要精力集中于自己的核心能力把自己擅長的工作作好。It is better to “make” if從

8、外部供應(yīng)商或分包商那里，以較低的成本采購獲得，以利于項目組織將主要精力集中于自己的核心能力，把自己擅長的工作作好。Otherwise, It is better to “buy”2.2 合同類型合同的基礎(chǔ)知識什么是合同？ 合同是規(guī)定賣方履行提供制定產(chǎn)品，買方履行支付義務(wù)的雙方 相互約束的協(xié)議。是簽約雙方或者多方之間的一種強制性協(xié)議。合同有兩種含義合同是一種關(guān)系合同是一個文件合同的基本組成要素有行為能力的合同方提供接受訂約要因目的的合法性對于大型項目，完整的合同應(yīng)包括：通用條款:General terms and conditions商務(wù)條款:Business terms and conditi

9、ons技術(shù)條款:Technical terms and conditions另外由于風(fēng)險分析、項目特點、法律需要、管理或商務(wù)需要的結(jié)果，可能包括特殊條款:Special Provisions合同類型合同雙邊合同單邊合同固定（總）價合同成本補償合同單價合同成本加固定費合同成本加成本百分比合同成本加獎勵費合同固定總價加激勵合同 固定價格 合同 買方給賣方支付完成服務(wù)的成本，再加上事先規(guī)定的成本百分比作為利潤。例如，CPPC：Cost Plus Percentage of Cost估計成本：1,000,000百分比：10%（100,000)估計總價：1,100,000（估計成本+估計成本的10%）如

10、果成本增加到1,300,000，則實際總價為1,430,000（1,300,000+1,300,000 x 10% = 1,430,000） 特點： 1) 它是所有合同中買方風(fēng)險最大的一種； 2) 它促使賣方增加成本；成本加成本百分比合同（CPPC） 買方給賣方支付完成服務(wù)的成本，再加上完成合同時的一個固定費用作為利潤。例如，CPFF：Cost Plus Fixed Fee估計成本：1,000,000固定費用：100,000估計總價：1,100,000（估計成本+固定費用）如果成本增加到1,300,000，則實際總價為1,400,000（1,300,000+100,000 = 1,400,00

11、0） 特點： 1) 賣方?jīng)]有控制成本的動機； 2) 適用于研究開發(fā)項目；成本加固定費合同（CPFF） 買方給賣方支付完成服務(wù)的成本，再加上事先決定的費用和激勵獎金作為利潤。例如，特點：適用于需要長時間完成的硬件開發(fā)或者軟件測試CPIF：Cost Plus Incentive Fee估計成本：1,000,000賣方費用：100,000估計總價：1,100,000分擔(dān)公式：85/15（買方承擔(dān)85%，賣方承擔(dān)15%）實際花費：800,000 (節(jié)?。?00,000)實際花費：1,300,000 (多花：200,000)賣方得到：（費用+節(jié)省費用*15%）100,000+200,000*15%=13

12、0,000賣方得到：（費用-多花費用*15%）100,000-200,000*15%=70,000買方節(jié)?。?（節(jié)省費用*85%）200,000*85% = 170,000買方超支： （多花費用*85%）200,000*85% = 170,000成本加獎勵費合同（CPIF） 買賣雙方就完成服務(wù)的成本達成一致，并且還包括一個滿足或超過既定項目目標(biāo)的獎勵。例如，F(xiàn)PIF：Fixed Price Plus Incentive Fee目標(biāo)成本：1,000,000目標(biāo)利潤：100,000目標(biāo)價格：1,100,000最高價格：1,200,000分擔(dān)比率：70/30例1實際花費：800,000賣方獲利：10

13、0,000+200,000*30%買方節(jié)?。?00,000*70%例2實際花費：1,180,000賣方獲利：1,200,000-1,180,000買方節(jié)?。涸谧罡邇r格內(nèi)例3實際花費：1,300,000賣方獲利：1,200,000-1,300,000買方節(jié)?。?,100,000-1,200,000例4實際花費：1,600,000賣方獲利：1,200,000-1,600,000買方節(jié)省：1,100,000-1,200,000固定總價加激勵合同（FPIF） 買賣雙方就完成服務(wù)的成本達成一致，規(guī)定完成服務(wù)的固定總價格。例如，特點： 賣方承擔(dān)最大的風(fēng)險，承擔(dān)了資本超支、履約失敗等其他問題。 適用于定義了

14、明確的指標(biāo)和相對確定的成本的項目。FFP：Firm Fixed Price價格：1,000,000例1實際花費：700,000 賣方獲利：300,000例2實際花費：1,200,000 賣方獲利：-200,000固定價格合同（FFP） 要求買方向賣方按單位服務(wù)的預(yù)定金額支付的合同，合同的總金額隨完成的總工作量的變化而變化。 特點： 通常用于服務(wù)采購，其中工作很難具體描述清楚， 而且在一張合同里總成本也無法估計。單價合同成本加成本百分比合同（CPPC）成本加固定費合同（CPFF）成本加獎勵費合同（CPIF）固定總價加激勵合同（FPIF）固定總價合同（FFP）高低買方的風(fēng)險高低賣方的風(fēng)險各類合同的

15、風(fēng)險2.3 工作說明書什么是工作說明書? 工作說明書（SOW，Statement of Work）是規(guī)定項目采購細(xì)節(jié)的文檔，目的是讓潛在的賣方確定他們是否有能力提供所需的產(chǎn)品或服務(wù)。工作說明書可以由買方或有賣方來準(zhǔn)備。工作說明書應(yīng)該清晰、見解、而且要盡量完整。工作說明書應(yīng)描述所要求的全部服務(wù)，而且包括績效報告。隨著采購的進行工作說明書可能會被修正和優(yōu)化。工作說明書模板例1.工作范圍詳細(xì)地描述所要完成的工作，詳細(xì)說明所用的硬件和軟件以及工作的確切性質(zhì)。2.工作地點描述工作進行的具體地點，詳細(xì)說明硬件和軟件所在的地方，以及員工必須在哪兒工作。3.執(zhí)行期限詳細(xì)說明工作預(yù)計何時開始、何時結(jié)束、工作時間

16、、工作必須在哪兒完成以及相關(guān)的進度信息。4.可交付成果和時間表列出具體可交付成果，詳細(xì)地描述他們，并詳細(xì)說明它們何時能到位。5.適用標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)說明與執(zhí)行該工作有關(guān)的任何特定公司或特定行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。6.驗收標(biāo)準(zhǔn)描述買方組織如何確定工作是否能被接受。7.特殊要求詳細(xì)說明任何特殊的要求，比如，軟硬件產(chǎn)品質(zhì)量保證書、人員最低學(xué)歷或工作經(jīng)驗或差旅費要求等。工作說明書實例3 詢價計劃編制詢價計劃編制包括準(zhǔn)備詢價所需的文件和確定合同簽定的評判標(biāo)準(zhǔn)。采購管理計劃工作說明書其他的計劃輸出詢價文檔評估標(biāo)準(zhǔn)工作說明書更新詢價計劃編制常用詢價文件建議邀請書（RFP）報價邀請書（RFQ） RFP的基本框架RFP的目的組織背

17、景基本要求硬件與軟件環(huán)境RFP過程的具體描述工作說明書和工作進度信息可能的附錄當(dāng)前系統(tǒng)概要系統(tǒng)要求規(guī)模與數(shù)據(jù)大小承包商答復(fù)RFP的具體內(nèi)容合同樣本RFP大綱4 詢價詢價就是從潛在的賣方獲得建議書或標(biāo)書。主要輸出是收到建議書或標(biāo)書。買方負(fù)責(zé)為詢價做廣告，召開投標(biāo)會議回答詢價的相關(guān)問題。利用競爭性的商業(yè)環(huán)境，獲得更低的價格和更好的產(chǎn)品和服務(wù)。在準(zhǔn)備建議書之前召集潛在供應(yīng)商召開的會議。確保賣方對買方所要的產(chǎn)品或服務(wù)有一個清晰的認(rèn)識。5 供方選擇 供方選擇的過程評估投標(biāo)者的建議書選擇最佳投標(biāo)者進行合同談判簽訂合同建議書評價表建議1建議2建議3標(biāo)準(zhǔn)權(quán)重評分評分評分技術(shù)手段30管理方法30歷史績效20價格

18、20總分?jǐn)?shù)100供商選擇標(biāo)準(zhǔn)可能分值123PM背景和經(jīng)驗10869PMP證書有無5505管理方法介紹5435組織PM方法10749總分30241328* 與中標(biāo)者談判的兩個目的獲得公平合理的合同價格與承包商建立良好的合作關(guān)系 如果談判中壓價太很，會使雙方的合作從WIN-WIN變成WIN-LOSE，最終賣方將會在項目實施過程中GET YOU BACK，從而造成雙方的互不信任，人為增加了管理工作的難度。WHY？*合同談判的技巧之一盡量尋找對方利益與自己的損失，讓對手妥協(xié)有限的權(quán)利：宣稱權(quán)力不足以拍板確定對手關(guān)心的問題及其優(yōu)勢盡量摸清對方底牌，自己的籌碼何在？努力將談判放在己方所在地舉行讓對方在會上

19、多發(fā)言，出錯或暴露底線爭論時說話不要激動：目標(biāo)導(dǎo)向既成事實：宣稱某個問題已經(jīng)決定下來，不能再改變公平、合理：提供與其它情形所做的比較*合同談判的技巧之二戰(zhàn)略延遲：拖延可以使談判平靜下來轉(zhuǎn)移方向：對某個問題做一次攻擊，再退卻確定最后期限：談不成就結(jié)束吃驚：讓對手對新信息感到吃驚避免泄露一些重要信息和情報，使對手由于缺乏情報而陷入被動發(fā)言時要井井有條：簡潔、清楚、謹(jǐn)慎、有條理要相互顧全大局滿足談判對手情感上的需要避免過早攤牌6 合同管理合同管理就是保證賣方的行為符合合同的要求。合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，在書寫和管理合同過程中有法律和合同專業(yè)人士的參與是非常重要的。把對變更的控制和管理方法列入合同條款需要由批準(zhǔn)最初計劃的同班人馬，以同樣的方式，審查、批準(zhǔn)和歸檔項目任何部分的變更任何變更的評價都應(yīng)該包括影響分析變更必須以書面的形式記錄下來關(guān)注解釋性的變更命令合同管理的依據(jù)項目的采購合同合同實施過程中產(chǎn)生的結(jié)果哪些已經(jīng)提交？哪些沒有提交？提交產(chǎn)品