0008會(huì)議客戶營(yíng)銷的操作程序

1、.：.；：sop-s&m-0008會(huì)議客戶營(yíng)銷接待流程客戶檔案上門預(yù)定 HYPERLINK 會(huì)議市場(chǎng)客戶定位.doc 確定對(duì)象中間商信息用房控制預(yù)定更改營(yíng)銷洽談聯(lián)絡(luò)客戶 HYPERLINK 會(huì)議團(tuán)隊(duì)確認(rèn)單.doc 簽署協(xié)議預(yù)定取消 HYPERLINK 會(huì)議預(yù)定洽談明確內(nèi)容.doc 明確細(xì)那么根據(jù)實(shí)時(shí)出租情況考量根據(jù)淡旺季合理分配經(jīng)過前臺(tái)掌握房況根據(jù)客戶要求隨時(shí)調(diào)整防止預(yù)定沖突選擇合理營(yíng)銷方式堅(jiān)持與客戶溝通隨時(shí)了解客戶動(dòng)向 HYPERLINK 宴會(huì)_會(huì)議預(yù)訂更改單.doc 下發(fā)變卦單通知更改下發(fā)變卦單通知取消確認(rèn)免責(zé)條款以及詳細(xì)信息，簽署協(xié)議 HYPERLINK 客戶檔案.doc 建立客戶檔案會(huì)

2、議客戶營(yíng)銷接待流程一、確定對(duì)象1)國際會(huì)議的營(yíng)銷對(duì)象以中型商業(yè)機(jī)構(gòu)、公司社團(tuán)、辦事處等客戶為主并積極拓展周邊大中城市會(huì)議中介機(jī)構(gòu)如知名國旅、會(huì)議中介機(jī)構(gòu)等各類會(huì)議市場(chǎng)中間商，尋求與周邊大中城市知名企業(yè)的協(xié)作關(guān)系；2)國內(nèi)會(huì)議的營(yíng)銷對(duì)象應(yīng)做到立足本地市場(chǎng)，面向本省市場(chǎng)發(fā)揚(yáng)本地旅游資源以各省、市政府和各大中型公司等客戶為主。積極推出與本地旅游資源打包銷售會(huì)議消費(fèi)方案；3)隨時(shí)掌握本地每年具有固定會(huì)議安排的政府機(jī)關(guān)、商業(yè)機(jī)構(gòu)、公司社團(tuán)、大中型企業(yè)等客戶的會(huì)議安排情況。二、聯(lián)絡(luò)客戶1)營(yíng)銷人員根據(jù)會(huì)議市場(chǎng)的客戶情況及相關(guān)信息，自動(dòng)上門聯(lián)絡(luò)，努力爭(zhēng)取客戶在本飯店組織舉行會(huì)議；2)在客戶聯(lián)絡(luò)的根底上，可約

3、請(qǐng)會(huì)議組織者包括來店洽談會(huì)議的客戶觀賞飯店各類客房、餐廳、會(huì)議、康體休閑等效力設(shè)備，展現(xiàn)本飯店的會(huì)議接待規(guī)模、規(guī)格和飯店住宿、用餐等內(nèi)部環(huán)境以及相關(guān)的交通條件，力爭(zhēng)客戶進(jìn)店；3)不放棄各次會(huì)議接待契機(jī)，積極開展二次銷售針對(duì)與會(huì)人員構(gòu)造進(jìn)展分析后做好在店推行，宣傳任務(wù)；4)定期將飯店推出的會(huì)議打包優(yōu)惠方案，旅游打包方案等信息以信函、上門訪問、等方式告知客戶。三、營(yíng)銷洽談1)營(yíng)銷人員同會(huì)議組織者在觀賞后，對(duì)本飯店各方面有充分了解的根底上舉行業(yè)務(wù)洽談，以進(jìn)一步了解客戶對(duì)會(huì)議用房、用餐等方面的需求；2)明確洽談內(nèi)容：用房種類、客房數(shù)量、會(huì)議期限、分批進(jìn)入飯店的時(shí)間、預(yù)測(cè)離店日期、房間要求如撤迷他吧、封

4、鎖長(zhǎng)途、房間分布要求、會(huì)務(wù)組房間安排等；客房?jī)r(jià)錢和會(huì)議價(jià)錢；會(huì)議室運(yùn)用次數(shù)、會(huì)場(chǎng)擺放要求、會(huì)議室租金、應(yīng)配備的設(shè)備及有關(guān)接待要求如鮮花水果擺放、茶歇安排、條幅水牌制造、簽到臺(tái)擺放等、采購立項(xiàng)；用餐啟止日期、用餐規(guī)范、用餐人數(shù)和每日早、午、晚餐時(shí)間安排、用餐要求如回民席位、飲食忌諱、包廂運(yùn)用、酒水安排等；租用康體休閑設(shè)備工程、次數(shù)、租金以及收費(fèi)規(guī)范；確認(rèn)會(huì)議有效簽單人及與會(huì)客戶消費(fèi)權(quán)限；預(yù)付訂金；結(jié)算方式及發(fā)票開具要求；預(yù)定更改截止日期；違約責(zé)任。四、簽署協(xié)議1)市場(chǎng)部擔(dān)任擬訂會(huì)議營(yíng)銷協(xié)議書，經(jīng)客戶贊同，并報(bào)市場(chǎng)部總監(jiān)理審批后,由雙方正式簽署；2)與客戶明確協(xié)議內(nèi)容、甲乙雙方權(quán)益及義務(wù)、違約條款

5、、客戶需本卷須知等信息均明確標(biāo)明；3)根據(jù)協(xié)議書擬寫會(huì)議通知書并將協(xié)議書復(fù)印件作附件，分送房務(wù)部、餐飲部、工程部、財(cái)務(wù)部、保安部、休閑部等相關(guān)部門.五、用房控制1)根據(jù)協(xié)議明確的內(nèi)容，填寫會(huì)議訂房統(tǒng)計(jì)表；2)應(yīng)留意對(duì)會(huì)議用房的控制；貫徹平季以散客為住，會(huì)議為輔，團(tuán)隊(duì)補(bǔ)充的飯店客房營(yíng)銷方針，會(huì)議接待以淡季、平季為主；3)淡季的會(huì)議用房可控制在30%左右，平季可控制在20%左右，旺季要視市場(chǎng)情況和客房營(yíng)銷情況而定；4)隨時(shí)與房務(wù)部前廳堅(jiān)持聯(lián)絡(luò)，掌握房間情況。并根據(jù)預(yù)定情況與前廳協(xié)商處理房間安排。六、預(yù)定更改1)受理預(yù)定更改信息時(shí)必需首先確認(rèn)更改信息由會(huì)議組織方明確的會(huì)議擔(dān)任人或會(huì)議有效簽單人發(fā)出，

6、且預(yù)定更改信息可得到會(huì)議主辦方認(rèn)可；2)接到更改懇求后，找出原始預(yù)定受理、訂房單，明確更改內(nèi)容，包括房間數(shù)、抵達(dá)日期等；3)如不添加用房或延伸住期，可直接填寫預(yù)定更改后請(qǐng)會(huì)議組織者簽字確認(rèn)；4)如會(huì)議組織者通知更改，應(yīng)要求對(duì)方發(fā)送電傳、特快專遞等書面文件以便于雙方留存確認(rèn)；5)如會(huì)議組織者在超越截止日期后要求更改，提出減少房數(shù)或住宿天數(shù)等，營(yíng)銷人員應(yīng)在復(fù)函確認(rèn)中告知對(duì)方飯店將按協(xié)議的有關(guān)條款執(zhí)行；6)如更改內(nèi)容要求改涉及時(shí)間、房量變卦，營(yíng)銷人員應(yīng)查閱預(yù)定統(tǒng)計(jì)表并與前廳部協(xié)商，在房態(tài)答應(yīng)的條件下再接受與確認(rèn)。如無法安排，要及時(shí)同會(huì)議組織者協(xié)商處理；7)更改后的會(huì)議定房統(tǒng)計(jì)、電腦輸入均需及時(shí)進(jìn)展修

7、正，確保預(yù)定的準(zhǔn)確性。8)涉及就餐時(shí)間、場(chǎng)地變卦或會(huì)議場(chǎng)地變卦，營(yíng)銷人員應(yīng)查閱餐飲、會(huì)議預(yù)定統(tǒng)計(jì)標(biāo)并于餐飲部協(xié)商，在預(yù)訂情況答應(yīng)的的條件下在接受與確認(rèn)。如無法安排，要及時(shí)同會(huì)議組織者協(xié)商處理；9)涉及就餐規(guī)范或菜單調(diào)整的，營(yíng)銷人員應(yīng)與餐飲部或后廚擔(dān)任人協(xié)商。根據(jù)調(diào)整情況確認(rèn)客戶能否需求添加、減少費(fèi)用。之后再與會(huì)議擔(dān)任人進(jìn)展協(xié)商處理；10)將更改資料、更改單、原始定單等復(fù)印件一并送至預(yù)定處存檔。并根據(jù)更改信息填寫下發(fā)各部門，以利各部門及時(shí)進(jìn)展調(diào)整。七、預(yù)定取消1)受理預(yù)定取消信息時(shí)必需首先確認(rèn)取消信息由會(huì)議組織方明確的會(huì)議擔(dān)任人或會(huì)議有效簽單人發(fā)出，且預(yù)定取消信息可得到會(huì)議主辦方認(rèn)可；2)接到會(huì)議預(yù)定取消通知后，立刻找出原預(yù)定資料，并加蓋取消印章。制造會(huì)議預(yù)定取消單由會(huì)議主辦方擔(dān)任人