辦公室工作規(guī)范與技巧培訓班課件

1、2022/8/51辦公室工作規(guī)范與技巧培訓班第1頁，共83頁。2022/8/52培訓專題內(nèi)容第一專題：公文寫作基本規(guī)則第二專題：常用公文起草要領(lǐng)第三專題：辦公室建設(shè)與管理 第2頁，共83頁。2022/8/53第一專題：公文寫作基本規(guī)則 一、認識公文寫作的特點 公文寫作的根本特點：規(guī)范性強 受領(lǐng)導之命，代機關(guān)立言?！耙晕妮o政” 目的：為處理公務服務，排斥個性化寫作。 內(nèi)容：真實地反映事實，排斥文學手法。 格式：具有規(guī)范體式，符合公文格式標準。 表達：采用應用文體，恰當運用公文術(shù)語。 時限：在領(lǐng)導規(guī)定的時間內(nèi)完成任務。第3頁，共83頁。2022/8/54二、遵循公文格式規(guī)范 依據(jù)國家機關(guān)公文格式標

2、準（GB/T9704-1999)眉首：發(fā)文機關(guān)標識；發(fā)文字號；密級與保密 期限；緩急時限；簽發(fā)人標識；份號。 主體：標題；主送機關(guān)；正文；附件；生效標 識；成文日期；附注。版記：主題詞；抄送機關(guān)；印發(fā)機關(guān)；印發(fā)日 期；印數(shù)。第4頁，共83頁。2022/8/55三、公文寫作基本步驟與方法（一）做好準備工作 思想準備：接受擬稿任務后，擬稿人要明確行 文目的？主題？文種？公文重點？ 材料準備：圍繞主題收集材料。 方案準備：總體構(gòu)思，確定篇章形式與表達方 式，擬制提綱，確定各部分的基本 框架。第5頁，共83頁。2022/8/56三、公文寫作基本步驟與方法 （二）正式起草階段（操作要領(lǐng)） 擬寫規(guī)范標題；

3、 設(shè)計好開頭和結(jié)尾； 安排主體結(jié)構(gòu)； 確定表達方式。 注意事項： （1）接受任務后抓緊辦理。 （2）根據(jù)提綱有條理地寫作。 （3）聯(lián)合發(fā)文做好協(xié)商工作。 （4）處理好材料和觀點的關(guān)系。 （5）遵循公文格式規(guī)范。 （6）符合文字表達規(guī)范。第6頁，共83頁。2022/8/57 三、公文寫作基本步驟與方法（三）加工修改階段作用：保障文稿更加準確、鮮明、簡練。范圍： 審讀內(nèi)容：主題、觀點、材料、數(shù)據(jù)等。 推敲文字：字、詞、句、段的訛、奪、衍、倒 方法： 擬稿人讀改法； 請人代改法； 集體討論法； 冷處理法。第7頁，共83頁。2022/8/58四、公文寫作的基本要求 （一）目的明確，行文有據(jù)，主旨單一。

4、 1、明確“為了”； 2、明確“根據(jù)”； 3、明確“干什么”。如：請示何事？通知何事？ （二）內(nèi)容合法、務實、符合領(lǐng)導意圖。 1、符合法律法規(guī)、上級規(guī)定、本機關(guān)既定政策規(guī)章， 這是制定決策和發(fā)文的根據(jù)。 2、從實際出發(fā)，注意針對性、真實性、可行性。 3、符合領(lǐng)導意圖。（動筆前、起草中、完稿后）第8頁，共83頁。2022/8/59四、公文寫作的基本要求（三）文字表達準確、鮮明、簡練、得體。 準確（概念清楚、講究分寸、符合語法、要素規(guī)范） 鮮明（觀點明確、用好標題、褒貶得當、段旨撮要） 簡練（錘煉語言、去除空話、控制篇幅、層次分明） 得體（文體要求、書面語言、術(shù)語規(guī)范）（四）合理組織語言。 表意清

5、晰；合乎事理；搭配合理； 成分完整；語序得當。 組織 修改第9頁，共83頁。2022/8/510五、把握公文寫作的基本規(guī)律 （一）提高邏輯思維水平。 常用思維方法如下： 模式化思維（從不同文種角度思考） 對象化思維（從收文機關(guān)角度思考） 辯證思維（全面、發(fā)展、變化地思考） 散點思維（多角度地思考） 求同存異思維（思維與領(lǐng)導趨同）第10頁，共83頁。2022/8/511五、把握公文寫作的基本規(guī)律 （二）找好角色定位與行文角度 總原則：受領(lǐng)導之命，代機關(guān)立言。 代擬文稿：要認準領(lǐng)導身份和職位特征； 對外發(fā)文：要考慮收發(fā)文機關(guān)的地位特征； 區(qū)別文稿應用范圍，內(nèi)外、上下有別。第11頁，共83頁。202

6、2/8/512 五、把握公文寫作的基本規(guī)律 （三）符合行文的邏輯（嚴謹性）要求題文相符，首尾呼應，前后貫通橫向（并列）結(jié)構(gòu) 沒有嚴格的順序要求，重要內(nèi)容前排?？v向（遞進）結(jié)構(gòu) 務虛到務實 或 務實到務虛 提出問題分析問題解決問題 為什么干什么怎樣干縱橫結(jié)合結(jié)構(gòu)（總結(jié)、領(lǐng)導講話稿）因果結(jié)構(gòu)（查清問題的調(diào)查報告）總分結(jié)構(gòu)（外在的表達形式）第12頁，共83頁。2022/8/513五、把握公文寫作的基本規(guī)律 （四）認真處理好三種關(guān)系 作人和作文的關(guān)系 先作人，后作文。文如其人，人如其文。 有定法和無定法的關(guān)系 文有定法：符合公文法規(guī)與約定俗成的規(guī)則。 文無定法：具體問題具體分析，在實踐中學習運 用和掌

7、握規(guī)則。 文中無我和文中有我的關(guān)系 代表機關(guān)發(fā)言，不能有“我”的看法。 反映個人修養(yǎng)，有時要突出體現(xiàn)“我”的看法。第13頁，共83頁。2022/8/514第二專題：常用公文起草規(guī)范 請示的起草 報告的起草 通知的起草 怎樣編寫計劃 怎樣起草總結(jié) 編寫會議紀要的要領(lǐng) 領(lǐng)導講話稿的起草第14頁，共83頁。2022/8/515請示的起草（一）應用范圍1、對上級的政策、法規(guī)及文件不理解或不適應本單位 情況，需要變通處理的問題，請求上級予以解釋、 指示與認可。 2、請求審批或批轉(zhuǎn)本機關(guān)制定的重要文件。 3、請求批準人員編制、機構(gòu)設(shè)置、干部任免、經(jīng)費預 算以及對人員或事故的處理。4、請求協(xié)調(diào)解決本機關(guān)無法

8、解決的問題。5、根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項。第15頁，共83頁。2022/8/516（二）請示的分類1.請求指示： 解決“我們請求該怎樣做”的問題。接2.請求批準： 解決“請求批準我們這樣做”的問題。接3.請求批轉(zhuǎn)： 解決“我們請求有關(guān)單位這樣做”的問題。接第16頁，共83頁。2022/8/517（三）請示正文的寫作方法 （1）開頭：說明請示的根據(jù)、目的，需要時明確交代請示事項的背景或理由。 （2）主體：明確提出請示事項。針對請示事項提出本單位的意見、建議或方案。如請示事項存在幾種可能解決的辦法或方案，要提出傾向性意見，積極幫助上級機關(guān)出謀獻策，不能簡單上交矛盾。 （3）結(jié)尾：恰當使用結(jié)語

9、。 “以上請示妥否，請指示。” “以上請示如無不妥，請批準?！?“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行。”第17頁，共83頁。2022/8/518（四）起草請示的注意事項 1、行文之前要與主管領(lǐng)導充分溝通； 2、請示理由要充分，要求和建議要具體； 3、嚴格執(zhí)行一文一事制度； 4、按照隸屬關(guān)系逐級行文； 5、請示與報告不能混用。 接范文 接病文第18頁，共83頁。2022/8/519報告的起草 （一）報告的用途 用來向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。 注意：報告與請示的聯(lián)系與區(qū)別。接 （二）報告的分類 按照內(nèi)容劃分： 綜合報告；專題報告。 按照目的劃分： 工作報告；總結(jié)報告；情況報告；調(diào)

10、查報告； 建議報告；檢討報告。第19頁，共83頁。2022/8/520 （三）工作報告正文的寫作方法 開頭：對前一段時間的工作狀況作概括性說明。包括：工作針對的時間、主要工作項目、工作進程、總體效果評價等。主體重點回顧工作進展情況和主要成績；提煉工作中取得的經(jīng)驗和體會；找出工作中存在的主要問題或薄弱環(huán)節(jié)，分析原因，提出改進意見與辦法；提出今后工作的意見或進一步做好工作的愿望。 結(jié)尾：使用下列公文術(shù)語 特此報告，請審閱。 以上報告如有不當，請指正。第20頁，共83頁。2022/8/521（四）注意事項采用記敘為主的表達方式。 按時間順序、工作過程或問題的邏輯關(guān)系，概述工作內(nèi)容及完成情況，避免羅列

11、過多事例。重點突出，點面結(jié)合。 突出中心工作進展情況及主要成績；在重點敘述的同時，對面上的情況要有概括性敘述，適當引用數(shù)據(jù)材料，增強說服力。實事求是，如實報告成績和不足。節(jié)儉篇幅。報告中不能寫請示事項。接第21頁，共83頁。2022/8/522通知的起草 （一）熟悉用途 用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 （二）把握特點 1.內(nèi)容單純，行文靈活簡便。 2.表述具體，可操作性強。 3.時效性強，需要及時周知或執(zhí)行。第22頁，共83頁。2022/8/523（三）明確分類 1. 指示性通知 2. 規(guī)定性通知 3.

12、 知照性通知 4. 事務性通知 5. 批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、公布性通知 6. 任免性通知第23頁，共83頁。2022/8/524 （四）事務性通知（會議通知）篇段合一式：用于小規(guī)模、臨時性、內(nèi)部會議 要素：時間、地點、參加人、會議名稱等。接分層表達式：用于規(guī)格較高、人數(shù)較多、較重 要會議。導語部分：會議目的、根據(jù)、名稱等。主體部分：分項說明時間、地點、參加人、內(nèi) 容、注意事項、聯(lián)系方式等。結(jié)尾部分：提出準時到會的要求，或用結(jié)語 “特此通知”。接第24頁，共83頁。2022/8/525（五）指示性通知（ 分層表達式）導語部分 說明指示事項產(chǎn)生的背景、強調(diào)發(fā)文目的、依據(jù)；或說明問題的現(xiàn)狀、嚴重性與危害性。

13、注意：針對性、表述政策與法規(guī)依據(jù)。主體部分 圍繞主題，分項說明要求收文機關(guān)領(lǐng)會、知曉、執(zhí)行、承辦的事項。 通常包括：基本原則、指導思想、工作任務、政策措施、方法步驟、注意事項等內(nèi)容。 第25頁，共83頁。2022/8/526結(jié)尾部分 1.意盡言止。 2.請認真貫徹執(zhí)行。 3.圍繞主題發(fā)出號召。 4.說明注意事項。（六）撰寫通知的注意事項 1.事務性通知注意要素齊備，事項具體，讀者無疑問。講究政策法規(guī)依據(jù)，增強發(fā)文的權(quán)威性。 2.指示性通知注意政策措施的可行性，爭取好效果。 3.講究條理性與邏輯性，便于閱讀領(lǐng)會理解。 4.注重發(fā)文時限，第26頁，共83頁。2022/8/527怎樣編寫計劃 （一）

14、計劃與管理職能密不可分 管理有四大基本職能：計劃、組織、領(lǐng)導、控制。計劃是管理職能中的首要職能。計劃的制定與執(zhí)行的好壞，決定一項工作的成敗得失，決定著事業(yè)的興衰存亡。 計劃的種類、稱謂很多。 （二）計劃的重要功能 1、指明努力方向，協(xié)調(diào)行動步調(diào)。2、預測未來變化，減少不利因素影響。3、減少浪費現(xiàn)象，避免利益損失。4、加強行為控制，避免無序狀態(tài)。第27頁，共83頁。2022/8/528（三）計劃的編寫方法1、標題：單位名稱、適用期限、內(nèi)容事項、文種 例如： 區(qū)人事局2002年軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部培訓工作計劃第28頁，共83頁。2022/8/5292、正文寫法（5 W，1 H） 做什么？為何做？何時做？

15、何地做？誰去做？如何做？開頭：闡明計劃的依據(jù)（指導思想；現(xiàn)狀分析；計劃的總?cè)蝿?；做好工作的意義）主體：制定計劃的“三要素”。 目標（做什么：具體工作內(nèi)容） 措施（怎么做：工作方式方法） 步驟（何時做：工作時間安排）結(jié)尾：說明注意事項或檢查落實方法。 描繪前景，鼓舞士氣。第29頁，共83頁。2022/8/530（四）主體內(nèi)容表述方式開列式：把工作事項逐項列出，分項編寫。 （適合于大型綜合性計劃）展開式：圍繞中心工作，將具體目標、措施要 求、實施步驟、依次展開編寫。 （適合于單項計劃）接階段式：按工作階段或時間順序編寫。 （適合于階段性明顯的工作）接圖表式：將計劃內(nèi)容列成圖表的主要項目，依 次填寫

16、。（單獨或作為附件均可）第30頁，共83頁。2022/8/531（五）如何增強計劃的操作性內(nèi)容方面：制定科學合理的目標和指標。 總目標明確、具體、合法、方向正確。 任務的數(shù)量和質(zhì)量要求要合理； 任務的指標要能夠考核和控制； 任務指標要相對穩(wěn)定，可以衡量； 任務指標要符合實際，可以實現(xiàn)； 任務指標要有明確的時間限制。 第31頁，共83頁。2022/8/532（五）如何增強計劃的操作性形式方面： 要做到表達簡要、條理清晰、要素完整程序方面： 堅持民主集中制原則，自下而上，自上而下相結(jié)合，要發(fā)揮上下兩方面的積極性； 善于聽取專家意見。注意制定預案，以防不測。 第32頁，共83頁。2022/8/533

17、怎樣起草總結(jié)（一）含義目的與實質(zhì) 總結(jié)是對以往一段工作的回顧與反思,并以書面形式表達的事務性文件。目的：摸索事物發(fā)展規(guī)律，做好今后工作。實質(zhì)：對人類社會實踐的再認識。（二）功能 1.認識事物發(fā)展規(guī)律，制定切實的方針政策； 2.有助于推廣先進經(jīng)驗，提高管理水平。 3.有助于上級機關(guān)對本單位工作的針對性指導。第33頁，共83頁。342022/8/5怎樣寫總結(jié) 一、含義目的與實質(zhì) 總結(jié)是對以往一段工作的回顧與反思,并以 書面形式表達的事務性文件。 目的：摸索事物發(fā)展規(guī)律，做好今后工作。 實質(zhì)：對人類社會實踐的再認識。 二、功能 1.認識事物發(fā)展規(guī)律，制定切實的方針政策； 2.有助于推廣先進經(jīng)驗，提高

18、管理水平。 3.有助于上級機關(guān)對本單位工作的針對性指導第34頁，共83頁。2022/8/535 （三）總結(jié)寫作要領(lǐng)做好寫前準備 1.調(diào)查研究，占有資料； 2.歸納整理，篩選材料； 3.學習理論，掌握政策； 4.總體構(gòu)思，擬制提綱。第35頁，共83頁。2022/8/536 總結(jié)正文的起草要領(lǐng)前言： 概括工作的基本情況，交代總結(jié)針對的背景、時間、工作事項、點明中心思想。主體內(nèi)容回顧完成工作情況：內(nèi)容、措施、方法、成績提煉工作中的經(jīng)驗體會。指出存在的不足之處。今后的努力方向。結(jié)尾： 簡要說明今后工作的意見。第36頁，共83頁。2022/8/537（四）主體內(nèi)容表述方式1.兩段式寫法（采用敘述議論方式

19、)2.概述式寫法（情況成績經(jīng)驗問題意見）3.階段式寫法（分階段總結(jié)，注意各階段特點）4.經(jīng)驗式寫法（略寫工作內(nèi)容，重點論述工作經(jīng)驗，以便發(fā)揮總結(jié)的指導作用）第37頁，共83頁。2022/8/538（五）如何發(fā)揮總結(jié)的指導作用 1、避免為了總結(jié)而總結(jié)的做法。 2、明確重點，即工作中的成功做法與體會，取 得成績的主觀因素。這是總結(jié)的重點。 3、在反應新思想、新做法、新材料上下功夫。 4、領(lǐng)導機關(guān)的總結(jié)應當少寫干了什么工作，多 寫工作中的理性思考。 5、加強總結(jié)交流工作。 6、從群眾中來，到群眾中去，資源信息共享。 7、注重經(jīng)驗的傳播 ，不能以歸檔為目的。第38頁，共83頁。2022/8/539（六

20、）寫好總結(jié)的注意事項 1、真正重視總結(jié)工作?？朔袄泄隆彼枷耄韵露吓c自上而下相結(jié)合。只有上級認真讀，才有下級認真寫。 2、運用辯證分析的方法。堅持兩點論，反對絕對化，要實事求是地總結(jié)機關(guān)工作。 3、努力做好材料工作，做到觀點和材料的統(tǒng)一。既要有豐富材料，又要發(fā)現(xiàn)工作中的閃光點，善于運用新材料，掌握全面情況和整個工作進程。堆砌材料是失敗的總結(jié)。 4、注重理性分析。抓住重點問題，注意提煉規(guī)律性認識。 第39頁，共83頁。2022/8/540編寫會議紀要的要領(lǐng)（一）會議紀要的用途與類型 用途： 會議紀要用于記載和傳達會議的基本情況、主要精神和決定事項，作為會后傳達貫徹執(zhí)行的依據(jù)。 類型： 按

21、照會議紀要性質(zhì)分： 1、決議性紀要； 2、部署性紀要； 3、學術(shù)性紀要； 4、消息性紀要。第40頁，共83頁。2022/8/541按照會議紀要內(nèi)容劃分 1、綜合性會議紀要 2、專題性會議紀要（二）會議紀要的格式要素文頭部分： 紀要名稱、編制單位名稱、編制日期。主體部分： 標題、正文。文尾部分： 主題詞、報送單位、印制部門、印發(fā)日期。 第41頁，共83頁。2022/8/542（三）衡量會議紀要質(zhì)量的基本標準 1、會議基本概況交代得清楚； 2、會議主要精神傳達得完整。 抓住領(lǐng)導人和權(quán)威人士的發(fā)言。 注意聽取主持人的總結(jié)性意見。 區(qū)分討論性意見和表態(tài)性意見。 以多數(shù)人意見為結(jié)論性意見。 學術(shù)性紀要，

22、要寫清一致意見和重要不同意見。 3、會議決定事項記載得準確。 第42頁，共83頁。2022/8/543（四）會議紀要正文寫作要領(lǐng) 開頭：說明會議概況：時間、地點、主持人、 參加人、議題等。（概述或分項式） 主體：介紹會議主要精神和決定事項： 包括會議研討的主要問題、會議意見、 會議取得的成果、決定事項等。 結(jié)尾：1、號召干部群眾落實會議精神； 2、強調(diào)落實會議精神的關(guān)鍵問題； 3、對會議作簡要說明。第43頁，共83頁。2022/8/544 （五）正文主體部分表述方式概述式 ：將會議主要精神歸納為幾個部分概述。 適合內(nèi)容較簡單的辦公會議。 條款式：將會議決定事項用條款方式簡要說明， 以便會后檢查

23、落實，明確責任。 適合現(xiàn)場辦公會和協(xié)調(diào)會。歸納分類式：根據(jù)會議討論內(nèi)容進行歸納集中， 分列標題。適合專題會議或理論研討會。 發(fā)言記錄式： 根據(jù)發(fā)言記錄整理而成，較多保 留發(fā)言原貌，以備查考。 適合日常辦公會、例會。第44頁，共83頁。2022/8/545（六）編寫會議紀要的注意事項1、寫作之前做好必要的準備工作。2、忠實于會議內(nèi)容，準確反映會議決定事 項和主要精神。3、抓住要點，體現(xiàn)“要”字。4、語言簡明，講究邏輯性和條理性。 接第45頁，共83頁。2022/8/546領(lǐng)導講話稿的起草 （一）講話稿的性質(zhì)與文體特征 講話稿是領(lǐng)導人在會議或相關(guān)公務活動中，發(fā)表正式講話的直接依據(jù)，是為了集中而有條

24、理地表達思想、傳達信息、部署工作、闡明觀點、增進友誼等目的，事先撰制的具有特定效用的講話文稿。 第46頁，共83頁。2022/8/547領(lǐng)導講話稿的起草（一）起草講話稿的幾個重點問題 1、準確把握領(lǐng)導意圖是關(guān)鍵領(lǐng)導意圖是秘書思維的原點和立意根據(jù)。 把握領(lǐng)導意圖，主要包括幾個方面的內(nèi)容：（1）領(lǐng)導的整體工作思路及基本的思想觀 點和意見。 （2）講話所要達到的基本目的。 （3）領(lǐng)導者對行文的具體要求。第47頁，共83頁。2022/8/548（一）起草講話稿的幾個重點問題 2、做好資料收集工作是基礎(chǔ) 收集資料應注意的幾點： （1）勤于收集 （2）善于收集（重點突出、分門別類） （3）及時整理 收集整

25、理資料范圍包括以下幾個方面： （1）國內(nèi)外、本行業(yè)本地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展情況。 （2）有關(guān)領(lǐng)導人的重要講話。 （3）有關(guān)會議重要信息和相關(guān)網(wǎng)絡信息。 （4）圖書報刊上的重要理論文章及其有關(guān)資料。 第48頁，共83頁。2022/8/549做好資料收集工作是基礎(chǔ)要力爭“全” ，包括以下七點要求： （1）客觀與主觀材料相結(jié)合 （2）感性與理性材料相結(jié)合 （3）正面與反面材料相結(jié)合 （4）內(nèi)部與外部材料相結(jié)合 （5）直接與間接材料相結(jié)合 （6）全局與局部材料相結(jié)合 （7）縱向與橫向材料相結(jié)合 第49頁，共83頁。2022/8/550（一）起草講話稿的幾個重點問題3、加強個人修養(yǎng)是必要條件（1）注重理論學習

26、和政策學習。 （2）既要博覽群書，又要針對工作需要，突出學習重點，不斷開拓視野，作到厚積薄發(fā)、運用自如。 （3）注重廣泛涉獵各種知識。 （4）注重積累工作閱歷。第50頁，共83頁。2022/8/551（二）掌握寫作要求與技巧 1、全面正確地把握領(lǐng)導意圖，明確講話的背景，務必求得與領(lǐng)導意圖的一致性。 2、主動豐富和完善領(lǐng)導意圖，體現(xiàn)參謀助手 價值。 3、認真構(gòu)思和錘煉提綱，征詢領(lǐng)導意見。 4、努力增強措施和要求的可操作性，突出體 現(xiàn)現(xiàn)行效用。 5、站在領(lǐng)導角度考慮問題，主動換位思考。第51頁，共83頁。2022/8/552 如何站在領(lǐng)導角度考慮問題從現(xiàn)實的角度看問題。（當前存在的主要問題）從全局

27、的角度看問題。（與其他單位的差距）從未來的角度看問題。（今后發(fā)展的獨到見解）從實踐的角度看問題。（目前可以立即解決的問題，怎樣解決問題）從上下結(jié)合的角度看問題。（與上級要求相銜接，明確主要差距）第52頁，共83頁。2022/8/553（三）講話稿的格式規(guī)范與文體特征五大要素1、講話標題2、講話日期3、講話人姓名4、稱謂5、正文（前言、主體、結(jié)尾）符合講話稿的文體特征 明顯的口語化特征 飽滿的感情化特征 多彩的藝術(shù)化特征符合不同場合講話需要 第53頁，共83頁。2022/8/554第三專題 加強辦公室建設(shè)與管理 一、辦公室人員崗位認知與基本職責二、加強辦公室建設(shè)三、辦公室辦會工作基本規(guī)范四、加強

28、辦公室的日常管理第54頁，共83頁。2022/8/555一、辦公室人員崗位認知與基本職責（一）辦公室的地位與職能重要地位：中心：管理運轉(zhuǎn)中心、信息處理中心、文檔管理中心、 會議管理中心、綜合統(tǒng)計中心、信訪接待中心。樞紐：聯(lián)結(jié)決策層與執(zhí)行層的紐帶。 聯(lián)結(jié)各職能部門的紐帶。窗口：經(jīng)常與外界接觸，辦事效率和工作質(zhì)量及其工作 人員的禮儀風范、精神面貌，在很大程度上代表 社會組織的形象。職能定位： 行政助手、信息傳輸、綜合協(xié)調(diào)、參謀輔助。 第55頁，共83頁。2022/8/556一、辦公室人員崗位認知與基本職責（二）辦公室工作內(nèi)容與特點工作內(nèi)容： 按性質(zhì)分： 程序性工作；智囊性工作；臨時性工作。 按內(nèi)容

29、分： 辦文；辦會；辦事。（簡稱“三辦”）工作特點： 綜合性；服務性；程序性；被動性；機要性。第56頁，共83頁。2022/8/557一、辦公室人員崗位認知與基本職責（三）辦公室人員角色定位 辦事員、筆桿子、領(lǐng)導助手、參謀智囊（四）辦公室工作對人員的要求 2003年2月6月在中央辦公廳工作會議上，王剛主任傳達了江澤民同志對中辦工作的幾條指示： 一、要講事業(yè)心和責任感； 二、要認真細致； 三、要講究程序(不要打亂仗)； 四、要講工作效率。第57頁，共83頁。2022/8/558（四）辦公室工作對人員的要求 1、思想素養(yǎng) 熱愛本職。干一行，愛一行，專一行。 政治敏銳。從政治角度、大局高度看問題，處理

30、辦公室工作，聽招呼，能自律，嚴保密。 責任感強。將自己的工作職責與單位的發(fā)展、集體利益聯(lián)系在一起。這是思想政治水準的一種表現(xiàn)。 踏實肯干。舍得為工作投入。 第58頁，共83頁。2022/8/559（四）辦公室工作對人員的要求 2、業(yè)務素養(yǎng)具備較高的政策水平。具有較強的綜合分析能力。 調(diào)研能力。善于通過調(diào)研掌握大量情況。 思維能力。善于思考問題，抓住關(guān)鍵。 表達能力。能準確簡明地闡述己見。良好的協(xié)調(diào)能力。較強的應變能力。 第59頁，共83頁。2022/8/560（四）辦公室工作對人員的要求3、心理素養(yǎng) 心理素養(yǎng)，指人對環(huán)境及其相互關(guān)系的適應能力。 注意力。由于辦公室工作的特殊性，要求對事物具有職

31、業(yè)的注意力。 調(diào)控力(控制情緒的能力)。 意志力。第60頁，共83頁。2022/8/561（四）辦公室工作對人員的要求 4、角色意識 做好辦公室工作，必須強化以下角色意識：服從意識 全局意識 責任意識 創(chuàng)新意識奉獻意識 信息意識 程序意識 學習意識第61頁，共83頁。2022/8/562（五）領(lǐng)導對辦公室人員的期待 領(lǐng)導測評辦公室人員的20道題目1他知道你在組織中的職責范圍和全部活動嗎? 他是否了解你的目標和意向? 他怎樣將目標和意向同組織的總目標相結(jié)合?2你外出23周，是否深信他仍能認真負責地處理你交辦的各項工作?3他是否幫你安排活動日程、協(xié)調(diào)約會，使你如期踐約，一切不用你催促? 他是否很會

32、安排時間?4別人不提醒，他能否主動完成你交給的任務?第62頁，共83頁。2022/8/563領(lǐng)導測評辦公室人員的20道題目5他對待你的同事、來訪者是否有禮貌? 能尊重人、肯幫助人、把別人的事放在心上嗎?6他是一個富有想象力和創(chuàng)造力的人嗎? 能否提出一些新的設(shè)想和建議供你參考，能否經(jīng)常采用新方法改進工作? 能否制訂新的工作制度或工作程序? 他的工作有條理嗎?7他是一個機智的人嗎? 能否主動地解決一些問題而不麻煩你?他害怕困難嗎?8他能否提高文件運轉(zhuǎn)效率? 能否及時發(fā)現(xiàn)你辦公桌上擱置很久而其他領(lǐng)導人正等著看的文件? 能否及時地從其他領(lǐng)導那里取來你正需要的文件?第63頁，共83頁。2022/8/56

33、4領(lǐng)導測評辦公室人員的20道題目9他所具備的辦公技能(例如電腦操作、文字處理、文件歸檔、接打電話、接待服務等)是否無可指責?10他在危急關(guān)頭是否沉著冷靜? 當你承受壓力而沉不住氣或發(fā)脾氣時，他是否仍能平靜地繼續(xù)工作? 11他對你的忠誠值得信賴嗎? 你能把一些機密信息資料委托給他嗎?12他是否有較廣的閱讀面和知識面? 是否經(jīng)常提醒你注意本單位及與你個人有關(guān)的出版物?第64頁，共83頁。2022/8/565領(lǐng)導測評辦公室人員的20道題目13他是否成為本單位有價值的信息來源? 而這些信息靠你自己很難獲得、不便獲得或不能獲得?14他是否有個人學習計劃? 是否學習管理方面的知識或參與管理活動? 是否愿意

34、更多地了解你的工作、你的同事、你的顧客，你的行業(yè)?15他語言表達是否清晰? 能否以書面或口頭方式簡要匯報情況? 能否準確地傳達你的指示? 能否了解你關(guān)于某項政策和行動的想法，并把它準確地傳達給別人?16他是否按時完成每天的工作? 是否根據(jù)需要自愿在休息時間加班?第65頁，共83頁。2022/8/566領(lǐng)導測評辦公室人員的20道題目17他能否像管理者那樣，必要時將未做完的工作委托他人，并督促他人完成? 18在你不插手的情況下，他能否替你處理好每日的例行公事?19在調(diào)研工作中他是否稱職? 能否收集資料、調(diào)查事情經(jīng)過，并寫出有事實、有分析、有建議的調(diào)查報告?20他是一個細心的人嗎？能否記住一些重要日

35、期(如紀念日、某人生日、傳統(tǒng)節(jié)日、假期等)，代你為上級、家庭或顧客安排好慶祝、慰問或相應活動? 啟示第66頁，共83頁。2022/8/567二、加強辦公室建設(shè) （一）辦公室建設(shè)方向 1、不斷優(yōu)化硬件和工作環(huán)境 2、積極推進建章立制工作 3、努力營造和諧人文氛圍 4、大力倡導團隊精神（二）建設(shè)“形象工程”辦公室禮儀常規(guī) 良好的禮儀形象 良好的電話形象 良好的文字形象 良好的語言形象第67頁，共83頁。2022/8/568二、加強辦公室建設(shè)（三）人人爭作辦公室受歡迎的人員 1、分內(nèi)工作決不推托，并主動協(xié)助同事工作； 2、掌握自己的情緒，做情緒的主人； 3、把同事當作客人，盡力做到同事滿意； 4、懂

36、得鼓勵他人，用贊揚代替批評； 5、隨時讓同事知道你對他的感激； 6、尊重個人隱私，公私之間分明； 7、樂于向同事提供資訊與經(jīng)驗，分享成功快樂； 8、不居功自傲，有容人雅量。第68頁，共83頁。2022/8/569三、辦公室辦會工作基本規(guī)范 （一）會議服務的基本內(nèi)容會前準備工作1、設(shè)立會議承辦部門和服務機構(gòu)2、協(xié)助領(lǐng)導確定會議目標和議題 （1）確定會議目標 （2）擬訂會議議題3、擬訂會議財務預算和會議方案 （1）擬訂會議財務預算 （2）擬定辦會方案第69頁，共83頁。2022/8/570（一）會議服務的基本內(nèi)容 會前準備工作4、確定會議的議程、日程和程序5、分工撰寫會議文件6、確定與會人員名單以

37、及會議編組方案7、會場的布置工作 營造會議氣氛 會場格局與座次 主席臺的布置 懸掛會標 設(shè)施準備8、食宿、交通、醫(yī)療、保健等準備。第70頁，共83頁。2022/8/571（一）會議服務的基本內(nèi)容 會中服務工作1、報到與接待工作2、會議簽到3、會場服務與管理 會前檢查會場 引導座位、維護秩序 做好會場事務工作 會后檢查會場4、做好會議記錄5、編寫會議簡報6、安全保密工作第71頁，共83頁。2022/8/572（一）會議服務的基本內(nèi)容 會議善后工作 1、做好相關(guān)文字工作 整理會議記錄 編寫會議紀要、簡報 會議文件制發(fā) 文件整理與保管 2、認真做好會議總結(jié) 3、做好會議的宣傳報道工作 4、會議決定事

38、項的催辦工作 5、會議收尾工作第72頁，共83頁。2022/8/573（二）做好會議服務工作的技巧 其一：領(lǐng)會“一個精神” 指的是領(lǐng)導對于舉辦會議的指示精神。辦會人員要主動、全面了解領(lǐng)導的指示意見、思想意圖，了解得越透徹、越準確、越詳細越好，切實做到全局在胸。 其二：構(gòu)思“一個方案” 指的是籌辦會議的具體依據(jù)。方案要思路清楚，詳細周到，簡潔明快，科學可行。 1整體性原則 2動態(tài)性原則 3超前性原則第73頁，共83頁。2022/8/574（二）會議服務技巧 其三：擬定“一個程序” 是指把握整個會議進程，確保會議環(huán)環(huán)相扣，合理有序，開得緊湊，開出氣氛。要把握好三個環(huán)節(jié)： 1、把握重點程序。 2、把

39、握會場布置。 3、把握會議細節(jié)。 其四：準備“一套文件”是指準備好會議文件，這是籌辦工作的重要內(nèi)容，也是會議成功召開的主要標志，應盡早準備。 其五：保證“一支隊伍”有一支素質(zhì)高、業(yè)務精、作風好、善合作的隊伍。第74頁，共83頁。2022/8/575（三）會議服務與管理要求 服務要求1準備工作要細致充分2組織工作要嚴密協(xié)調(diào)3服務工作要周到熱情 4善后工作要及時穩(wěn)妥 管理要求 1要精簡可開可不開的會議2要提高會議效益與效率3要努力改變會議作風4要努力降低會議成本第75頁，共83頁。2022/8/576四、加強辦公室的日常管理（一）辦公室管理的三維空間 辦公室管理的實施環(huán)節(jié) 辦公室管理的基本方式 辦公室管理的條件保障 改進和完善辦公室的管理，提高辦公室管理水平，必須圍繞上述三個維度思考和實踐。第76頁，共83頁。2022/8/577四、加強辦公室的日常管理（二）嚴格按照領(lǐng)導意圖辦事 1、領(lǐng)導意圖的含義 領(lǐng)導意圖：領(lǐng)導在布置工作、下達任務、發(fā)出指令時的本意及其希望達到的標準或目標。 2、獲取領(lǐng)導意圖的途徑 從主動詢問中獲得； 從領(lǐng)導批示中領(lǐng)會； 從平時言談中捕捉