物資采購管理辦法

1、物資采購管理辦法第一章總則第一條為加強物資采購管理，規(guī)范采購流程，降低采購成本，提高采購質(zhì)量，制訂本辦法。第二條本辦法中的“物資”包括原材料、輔料、備品備件、生產(chǎn)用機器設備、實驗檢測用設備及儀器、低值易耗品、勞保用品、辦公設備、辦公耗材、辦公用品、庫存商品等。第二章部門分工及職責第三條公司由分管物資采購的領導全面負責公司物資采購管理工作。主要職責如下：1、負責制定完善公司物資采購管理制度；2、負責組織相關領導和部門確定采購方案，并報總經(jīng)理審批；3、監(jiān)督指導相關部門實施采購方案；4、組織相關部門進行采購物資的驗收；5、監(jiān)督檢查各部門實物管理和帳務管理。第四條采購分工如下：1、綜合管理部負責辦公設

2、備、辦公用品、勞保用品的采購；2、市場營銷部負責原材料、庫存商品、代采購原材料的采購；3、生產(chǎn)管理部負責生產(chǎn)用機器設備、輔助材料、備品備件等物資的采購；4、技術中心負責實驗檢測用設備、儀器及試劑的采購。各部門的職責如下：11、收集、匯總、編制以及報批物資采購計劃；2、市場調(diào)研或談判，初步確定供貨商及采購價格，編制采購方案報分管領導審核。3、協(xié)助分管領導實施采購方案；4、參與采購物資的驗收入庫工作；5、辦理預付款、物資采購結(jié)算及付款等相關手續(xù)；6、負責本部門采購物資的實物管理和帳務管理。第三章采購計劃管理第五條 計劃編制部門按照“誰使用、誰計劃”的原則確定，具體分工如下：1、綜合管理部負責編制辦

3、公設備、辦公用品、勞保用品的采購計劃；2、市場營銷部負責編制原材料、庫存商品、代采購原材料的采購計劃；3、生產(chǎn)管理部負責編制生產(chǎn)用機器設備、原材料、輔助材料、備品備件等物資的采購計劃；4、技術中心負責實驗檢測用設備、儀器及試劑的采購計劃。第六條計劃編制時間1、按月度編制，每月25 日前編制次月的采購計劃；2、非計劃性的臨時采購，編制臨時計劃。第七條計劃內(nèi)容采購計劃應列明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計價格、質(zhì)量技術要求、交貨日期、用途、制造商或經(jīng)銷商等相關信息。2第八條計劃審核審批1、原材料、庫存商品、代采購原材料、生產(chǎn)用機器設備、實驗檢測用設備儀器、勞保用品、日常辦公設備等物資采購計劃由

4、部門負責人及部門分管領導審核，總經(jīng)理審批。總經(jīng)理是否授權采購分管領導審批？2、日常辦公用品，生產(chǎn)用輔助材料、備品備件、物料消耗品，實驗用試劑及物料消耗等物資采購計劃由本部門負責人審核，部門分管領導審批。第四章采購組織管理第九條確定采購方案審批后的采購計劃，由分管采購的副總經(jīng)理組織相關部門進行市場調(diào)研和談判，初步確定供貨商及采購價格，編制采購方案報分管領導審核或?qū)徟?。編制采購方案應遵循以下基本原則：1、采購價格應以市場價格為指導；2、通過比質(zhì)、比價，確定供貨商及采購價格；3、大宗物資采購時要組織多部門及人員聯(lián)合談判。第十條簽訂采購合同及履約1、公司根據(jù)合同法等法律法規(guī)要求，制定符合公司實際情況的

5、“物資采購合同模板”（附件一），規(guī)范公司采購合同文本的管理。2、有以下情形之一的，必須與供貨商簽訂采購合同：1）須預付貨款的物資采購；2）有特殊質(zhì)量和技術要求的物資采購；33）有到貨期限要求的物資采購；4）有特殊售后服務要求的物資采購，如技術培訓、技術指導和咨詢；安裝調(diào)式；配件保障等；5) 其他存在交易風險或不確定事項的物資采購。3、采購合同必須經(jīng)過部門負責人、 財務資產(chǎn)部、采購分管領導審核，部門分管領導審批后（附件二） ，方可蓋章生效。合同生效后采購部門方可履約。4、各采購部門負責合同履約。包括發(fā)貨，運輸，到貨，爭議的處理，退貨，補貨，結(jié)算，付款，履約評價等。5、合同文本的管理（1）由公司留

6、存的采購合同必須按公司合同編號規(guī)則（附件三）進行編號，并登記合同臺帳，存檔管理。（2）合同執(zhí)行完畢后，由采購部門對本合同履約情況進行書面總結(jié)評價，并將合同履約情況評價表（附件四）與對應合同一起存檔。（3）采購合同按年進行清理、匯編成冊，交綜合管理部存檔。第十一條物資驗收入庫1、物資到貨后，分管采購的副總經(jīng)理組織相關部門，對照采購計劃或采購方案或采購合同進行逐項驗收，如需出具檢驗報告單的，由采購部門通知生產(chǎn)管理部即時進行抽樣檢測并出具報告，各項驗收合格并確認無誤后由庫管辦理入庫手續(xù)，填制物資采購驗收單，庫管、采購、檢測員簽字確認。2、代采購物資到貨后，由采購部門代表公司書面委托收貨人，按上4述要

7、求進行驗收，并將簽認后的物資采購驗收單索回公司。3、外購貿(mào)易商品、委托加工產(chǎn)品直接到達用戶指定地點的采購物資，銷售人員負責提請用戶驗收并出具“收貨憑據(jù)”，庫管依據(jù)“收貨憑據(jù)”同時辦理出入庫手續(xù)，填寫出庫單或入庫單。4、檢驗不合格的物資不得辦理入庫。第五章采購結(jié)算管理第十二條發(fā)票管理采購物資時，經(jīng)辦人必須索取增值稅專用發(fā)票，并對發(fā)票的真實性和合法性負責。特殊情況不能取得增值稅專用發(fā)票的，事前請示財務部門的分管領導。第十三條結(jié)算付款管理1、預付貨款必須有合同約定，否則財務資產(chǎn)部不得支出預付款；2、無論是現(xiàn)款采購還是賒購，一律實行“先對賬結(jié)算，再付款”。3、結(jié)算時，由采購部門收集、整理相關結(jié)算憑據(jù)，

8、填寫物資采購結(jié)算單，經(jīng)部門負責人、分管領導、總經(jīng)理審核簽字，送財務部門進行帳務處理。4、辦理采購結(jié)算時，物資采購結(jié)算單必須附有以下資料：1）經(jīng)審批的物資采購計劃；2）經(jīng)審批的物資采購方案；3）蓋章生效的采購合同 （本辦法規(guī)定可不簽訂采購合同的除外）；4）真實、合法、有效的發(fā)票（及貨物清單）或收據(jù)；5）完整的審核簽字的物資采購結(jié)算單和入庫單；5（6）財務部門或公司領導要求的其他資料。5、付款時，由采購部門填寫付款審批單，經(jīng)部門負責人、分管領導審核簽字，總經(jīng)理審批后，送財務資產(chǎn)部進行帳務處理后付款。第六章采購臺賬管理第十四條 采購部門設專人負責物資采購工作，建立健全物資采購臺賬，并即時登記臺帳。物

9、資采購臺賬包括物資采購流水賬及采購付款明細賬等。第十五條 采購部門應定期與供貨商核對供貨、結(jié)算及付款情況，編寫并簽認備忘錄。第十六條采購部門應每月7 日前與財務部門核對上月賬務。第十七條采購部門應按月對采購情況進行總結(jié)和分析。第七章罰則第十八條 不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負責處理，已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔。第十九條 經(jīng)審批的采購方案，負責采購的部門和人員應在規(guī)定采購期限內(nèi)采購到位，如不能如期完成應及時向分管領導說明原因，否則由經(jīng)辦人承擔相應責任。第二十條 未經(jīng)比價或談判即進行采購的，采購價格明顯高于比價結(jié)果的，價格高出部分由

10、采購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利；或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高，經(jīng)查實后采購人員承擔相應損失。6第二十一條 驗收相關人員必須對所有到達的采購物資，依照采購合同規(guī)定的質(zhì)量要求進行質(zhì)量檢驗。若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格時，必須及時報告采購部門（必要時直接報告總經(jīng)理）處理。嚴禁不合格的采購物資入庫。因驗收人員玩忽職守造成經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟處罰和行政處分。第二十二條 庫管對采購物資的入庫數(shù)量負責。 若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時，應當及時報告采購部門，同時妥善保管該批采購物資等待處理。因庫管個人原因，造成入庫數(shù)量短缺、超計劃采購的，給予相應的經(jīng)濟處罰。第二十三條 財務資產(chǎn)

11、部必須認真履行審核監(jiān)督責任，對審核把關不嚴、不及時向公司領導匯報有關事情真相，并造成經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟處罰和行政處分。第八章附則第二十四條其他管理制度中與本辦法不相符的，以本辦法為準。第二十五條本辦法由采購分管領導負責修訂和解釋。第二十六條本辦法自 2017 年 1 月 1 日起執(zhí)行。7附件一：物資采購合同合同編號：按附件三編號供方：需方：根據(jù)中華人民共和國合同法 、中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法及相關法律法規(guī)，本著平等互利、等價有償?shù)脑瓌t，經(jīng)雙方協(xié)商一致，訂立本合同。一、貨物名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、單價、金額序號貨物名稱規(guī)格型號計量單位數(shù)量含稅單價( 元 )金額( 元 )12合計大

12、寫二、 質(zhì)量要求：（按國家標準和行業(yè)標準）執(zhí)行，供方必須對產(chǎn)品的質(zhì)量負責，提供據(jù)以驗收的必要技術資料。三、包裝要求：1、包裝須適合（汽車或火車運輸）要求，能適應氣候的變化，能防護正常裝卸、潮濕、雨淋、腐蝕、震動和冷凍 , 并符合技術附件中的規(guī)定。2、包裝標準：包裝執(zhí)行標準。 復合三合一包裝（外牛皮紙、中間編織袋、內(nèi)襯塑料薄膜），公斤 /袋。普通編織袋包裝公斤 /袋。堅固的紙箱包裝。桶裝：全新鐵包裝桶，200 公斤 / 桶。3、包裝費用承擔：包裝及相關費用由供方承擔。包裝物不回收。4、供方將對由于包裝不當致使貨物毀損、缺失和由此產(chǎn)生的費用以及因此給買方帶來的全部損失負責，包括直接經(jīng)濟損失和合理的

13、可預期利益損失。四、交貨地點及運輸方式 :（供方運至需方要求的交貨地點） ，到需方收貨前所發(fā)生的運輸費、保險費及裝卸費等費用由供方承擔。五、交貨期限及違約責任：（發(fā)貨及交貨日期）前到（需方要求的交貨地點）。在合同執(zhí)行期間如果供方延遲交貨，則每 7 天（日歷天數(shù)）罰遲交貨款值的 0.5% （不滿 7 天按 7 天算），但最高不能超過合同總金額的 5% 。如果乙方延遲 3 周仍不能交貨，需方有權終止合同，同時供方退換需方所有貨款，而供方仍要向需方按時支付上述罰金。六、驗收標準、方法及提出異議期限： （產(chǎn)品名稱及標準號）驗收，貨到需方二十日內(nèi)對供方產(chǎn)品質(zhì)量提出異議，若存在問題，供方負責換貨或退貨。七

14、、隨機備品，配件工具數(shù)量及供應方法：（附產(chǎn)品標準，檢驗報告及合格證等）。八、結(jié)算方式：8。九、違約責任：按中華人民共和國合同法有關條款執(zhí)行。十、解決糾紛方式：雙方協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可向有管轄權的人民法院提起訴訟。十一、其他約定事項：1、。2 、。十二、合同生效：1、本合同正本一式兩份，雙方各持一份，傳真件有效。2、本合同有效期限自年月日起至年 月日止。供方 :( 章)需方 :( 章)法定地址 :法定地址 :法定代表人 :法定代表人 :委托代理人 :委托代理人 :電話 :傳真 :電話 :傳真 :開戶銀行 :開戶銀行 :帳號 :帳號 :稅號 :稅號 :郵編 :郵編 :簽訂日期：年 月日簽訂日期：年月日簽訂地點：成都簽訂地點：9附件二：采購合同評審會簽表合同號合同名稱合作單位市場營銷部經(jīng)辦人市場營銷部審核意見：簽字：年月日財務資產(chǎn)部審核意見：簽字：年月日分管領導審核意見：簽字：年月日10總經(jīng)理審批意見：簽字：年月日附件三：合同編號規(guī)則為加強公司合同編號管理，將合同分類編號規(guī)則做如下規(guī)定：1、一級編碼：由公司簡稱XYHW 四個大寫字母表示。2、二級編碼：由合同類別（銷售XS、采購 CG 、勞務 LW 、技術服務JS 等）漢語拼音的聲母表示。3、三級編碼：由合同簽訂年月日組成。如201211054、四級編碼：根據(jù)合同簽訂先