財務(wù)檔案管理制度

1、財務(wù)檔案管理制度第 PAGE 12 頁 共 NUMPAGES 12 頁財務(wù)檔案管理制度一、目的：為了加強公司財務(wù)檔案的科學管理，建立、健全財務(wù)檔案的管理制度，完善財務(wù)檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于集團公司、子公司及實際控制企業(yè)。三、檔案管理職責財務(wù)部負責檔案的整理、編號、歸檔、借閱等，對財務(wù)會計檔案的安全、完整、保密負責，對于應(yīng)當入庫保管的資料應(yīng)及時入庫納入管理。四、財務(wù)檔案定義財務(wù)檔案是專業(yè)檔案的一種，它是經(jīng)濟活動的 HYPERLINK /xuexifangfa/lishi/ t _blank 歷史記錄和經(jīng)營效果的綜合反映，也是開展經(jīng)濟活動、進行經(jīng)濟

2、分析研究的重要依據(jù)和參考資料。五、財務(wù)檔案的分類財務(wù)檔案分為內(nèi)部留存財務(wù)資料檔案、對外報送財務(wù)資料檔案與外部專業(yè)機構(gòu)提供的專業(yè)報告檔案。（一）內(nèi)部留存財務(wù)資料內(nèi)部留存財務(wù)資料分為會計核算檔案、財務(wù)管理檔案、客戶資料檔案以及其他財務(wù)檔案四類。1、會計核算檔案范圍會計核算檔案包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料。會計憑證會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責任的書面證明。它包括記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、資金盤點表等。會計賬簿會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、

3、明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。會計報表財務(wù)報表是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件。按時間可以分為月度會計報表、季度會計報表、中期會計報表以及年度會計報表，包括四表一注（資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表以及財務(wù)報表附注）以及其他內(nèi)部報表等。其他會計核算資料包括企業(yè)所得稅匯算清繳底稿、審計調(diào)整數(shù)據(jù)底稿、對外開具的各類發(fā)票、收據(jù)存根、會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、財務(wù)情況說明等。2、財務(wù)管理檔案預算資料：包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度預算及預算執(zhí)行情況表以及公司各職能部門年度費用預算表。 HYPERLINK /lunwen/FM/c

4、aiwufenxi/ t _blank 財務(wù)分析報告：包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度財務(wù)分析報告。 HYPERLINK /lunwen/revenue/shuishoulilun/ t _blank 稅收籌劃報告：是指由公司財務(wù)部編制并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導審核認可的稅收籌劃報告。投資分析報告：是指由公司財務(wù)部編制并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導審核認可的項目投資分析報告。融資分析報告：是指由公司財務(wù)部編制并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導審核認可的融資計劃分析報告。3、客戶檔案（是否由財務(wù)部管理待商榷）包括本公司與客戶簽訂的業(yè)務(wù)合同、客戶基本資料、與該客戶有關(guān)的文書等。4、其他財務(wù)檔案主要指銀行流水、業(yè)務(wù)合同、財務(wù)制

5、度文本、會議紀要、銀行開/銷戶審批及資料、稅務(wù)事項通知書、關(guān)聯(lián)公司上報資料、公司內(nèi)部培訓資料等。（二）對外報送財務(wù)資料1、對金融機構(gòu)：主要指對銀行等金融機構(gòu)報送的融資類、按揭準入類資料以及后續(xù)報送資料。2、對稅務(wù)局：主要指對稅務(wù)局報送的納稅申報表、財務(wù)報表、重點稅源報表、減免稅申請、手續(xù)費返還申請、財務(wù)情況說明、納稅說明等。3、對統(tǒng)計局：主要指對統(tǒng)計局報送的企業(yè)基本信息表及財務(wù)數(shù)據(jù)。4、對社會公眾（若有）：主要指公司上市后對社會公眾披露的財務(wù)報表報告以及發(fā)布的各類通知文書。對外部單位報送的資料需全部存檔，特別是加蓋了公司印章的資料，以備查閱。（三）外部專業(yè)機構(gòu)提供的專業(yè)報告主要指公司聘請的外部

6、專業(yè)機構(gòu)提供的專業(yè)性報告，如年度審計報告、專項審計報告、財務(wù)盡職調(diào)查報告、資產(chǎn)評估報告、企業(yè)所得稅匯算清繳報告、房屋測繪報告等，專業(yè)報告可能是對外的，也可能是對內(nèi)的。六、財務(wù)檔案的管理要求（一）分類管理。財務(wù)資料歸檔前應(yīng)先分類，再按照類別有序地放進檔案盒、檔案柜中。歸檔前應(yīng)仔細檢查資料，降低歸類錯誤的可能性。（二）及時歸檔。財務(wù)資料形成后應(yīng)及時歸檔，避免資料混雜、遺漏,特別是對外報送資料，報送完畢后應(yīng)立即歸檔。（三）在職責、權(quán)限范圍內(nèi)歸檔。因各財務(wù)人員職責不一、權(quán)限不一、部分財務(wù)資料開放程度不一，故每人只需且必須對自己經(jīng)手的財務(wù)檔案歸檔并進行保管。七、財務(wù)檔案的裝訂、歸檔和保管除了已經(jīng)裝訂成冊

7、的文本外（如外部機構(gòu)提供的專業(yè)報告、合同、收據(jù)存根聯(lián)等），其他財務(wù)資料必須裝訂成冊。各財務(wù)資料裝訂時間不一，會計憑證每月裝訂一次，次月10日前完成上月憑證裝訂，裝訂好的憑證按年分月妥善保管；除了會計憑證外，其他財務(wù)檔案平時需做好歸檔工作，每年度最少裝訂一次，次年2月前完成上年度資料的裝訂。（一）會計憑證的裝訂1、會計憑證裝訂前的準備工作：整理檢查每一個憑證要件是否齊全，要件是否按序排列。付款憑證要件排列順序為：記賬憑證、審批單、發(fā)票 、合同及其他附件、銀行回單；收款憑證要件排列順序為：記賬憑證、其他附件、銀行回單；計提類憑證及調(diào)整類憑證的附件為：記賬憑證、附件；本月記賬憑證明細表應(yīng)放置于第一筆

8、憑證前面；銀行對賬單、現(xiàn)金盤點表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表應(yīng)置于最后一張會計憑證后面隨憑證一起裝訂。裝訂前要件需齊全，若有極個別要件不齊卻必須裝訂的，需在相應(yīng)位置放置空白粘貼單，做好記錄，并在要件到達后立即粘貼上去。檢查憑證是否按序排列，如有顛倒要重新放置，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，盡量避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；2、會計憑證裝訂時的要求裝訂應(yīng)盡可能縮小所占面積，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。A5版憑證應(yīng)沿憑證包角裝訂線內(nèi)側(cè)打兩孔進行裝訂，A4版憑證應(yīng)于憑證左側(cè)1.5厘米處均勻打三孔進行

9、裝訂。裝訂憑證厚度一般為2-3厘米，需裝訂牢固，美觀大方，A5版憑證裝訂時可采用硬紙板墊角。憑證外面要加牛皮紙封面，封面規(guī)格應(yīng)略大于記賬憑證。3、會計憑證裝訂后的注意事項每本憑證封面上填寫好公司名稱或項目名稱、憑證期間、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)等信息，包角上填寫期間與起止憑證號信息。將全部會計憑證按年編號，于包角顯眼處寫上本憑證編號，按編號順序入柜，以便調(diào)閱與檢查憑證是否遺失。（二）會計賬簿的裝訂1、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬的裝訂：現(xiàn)金日記賬與銀行存款日記賬若是采用紙質(zhì)賬簿進行登記，則無需裝訂，會計年度終了將賬簿歸檔保管；現(xiàn)金日記賬與銀行存款日記賬若是采用電子賬簿進行登記，需年度終了后打

10、印出來裝訂成冊。2、總賬與明細分類賬的裝訂：會計年度終了兩個月內(nèi)，會計需將上年度總賬、各明細分類賬、重要客商往來明細賬、關(guān)聯(lián)方往來明細表打印出來，裝訂成冊。3、裝訂要求明細分類賬應(yīng)按科目順序、時間順序排列，總賬在前，明細賬在后，客商與關(guān)聯(lián)方往來單獨裝訂，裝訂前加上前后牛皮紙封面，于賬簿左側(cè)1.5厘米處均勻打三孔進行裝訂，每冊厚度約為2-3厘米。會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現(xiàn)象;封面應(yīng)齊全、平整，注明所屬年度及賬簿名稱。（三）會計報表的裝訂會計報表應(yīng)按月份排列，每月報表的放置順序為資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表（若有）、財務(wù)報表附注或者財務(wù)說明、公司內(nèi)部

11、報表，裝訂要求參見會計賬簿的裝訂要求。（四）其他財務(wù)檔案的裝訂原則上其他財務(wù)檔案平時做好分類保管工作，一年一裝訂，若是財務(wù)資料是針對某專項的，如為銀行某一筆貸款提供的資料，需事項結(jié)束后及時裝訂；裝訂前應(yīng)仔細檢查待裝訂資料，確保所有資料準確地放入所屬類別、按照先后順序排列、無遺漏現(xiàn)象。具體裝訂要求參見會計賬簿的裝訂要求（厚度較薄的可直接用訂書釘裝訂）（五）財務(wù)檔案的歸檔財務(wù)資料裝訂好后應(yīng)分門別類，編號后裝入檔案盒，編號應(yīng)和明細清單一致。若資料較少，同一檔案盒可裝入不同類別的資料，檔案盒側(cè)面應(yīng)貼上標簽，注明盒內(nèi)資料的名稱，標簽名稱應(yīng)采用打印方式，檔案盒內(nèi)放置本檔案盒保管資料的明細清單。檔案分年度歸

12、檔。每個檔案盒都應(yīng)編號，編號及其裝置內(nèi)容應(yīng)錄入電子表格形成完整的索引目錄，以便后期查找。（六）特殊合同的管理1、特殊合同的范圍特殊合同指在法律上存在一定風險的合同，具體如陰陽合同、掛靠協(xié)議類敏感合同。2、特殊合同的管理陰陽合同：陰陽合同指合同當事人就同一事項訂立兩份以上的內(nèi)容不相同的合同，一份對內(nèi)，一份對外，其中對外的一份并不是雙方真實意思表示，對內(nèi)的一份則是雙方真實意思表示。資料管理人應(yīng)在收到陰陽合同后向合同簽訂人確認合同的內(nèi)外屬性，并在合同右上角用鉛筆標注特定字符。資料管理人應(yīng)當建立陰陽合同臺賬，明確內(nèi)外合同的差異，以及通過臺賬對陰陽合同做統(tǒng)一管理。登記臺站后，對外合同應(yīng)當放置到財務(wù)經(jīng)理指

13、定的、專門的檔案盒進行保管，對內(nèi)合同則放入普通合同進行保管。合同歸檔前，內(nèi)外合同應(yīng)交由財務(wù)經(jīng)理審閱。若陰陽合同涉及工程結(jié)算，結(jié)算書也應(yīng)有陰陽兩份，對外結(jié)算書應(yīng)與對外合同一同保管。掛靠協(xié)議：掛靠行為指一個施工企業(yè)允許他人在一定期間內(nèi)使用自己企業(yè)名義對外承接工程的行為，一般而言掛靠協(xié)議約定了承接工程的具體內(nèi)容、掛靠期間與掛靠管理費等，為特殊合同。資料管理人應(yīng)當建立掛靠協(xié)議臺賬，收到掛靠協(xié)議后應(yīng)立即登記臺賬，并告知財務(wù)主管或財務(wù)經(jīng)理，將協(xié)議放進財務(wù)經(jīng)理指定的檔案盒進行保管。（七）稅務(wù)事項通知書的管理財務(wù)人員收到稅務(wù)事項通知書后，應(yīng)該及時告知財務(wù)主管，回執(zhí)聯(lián)應(yīng)填寫回執(zhí)日期后蓋章再返還稅務(wù)局。稅務(wù)事項通

14、知書應(yīng)當單獨存檔。（八）財務(wù)檔案的備份制度除了會計憑證外，其他的財務(wù)檔案需同時保留電子檔與紙質(zhì)檔，電子檔應(yīng)每月或每季度拷貝至移動硬盤進行保存。（九）財務(wù)檔案的保管要求。1、檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材。2、檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。3、檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀鼠咬。4、檔案室保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕；5、設(shè)置歸檔登記簿、檔案借閱簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；6、會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。（十）檔案保管期限1、原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15年 2、

15、銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單 5年 3、日記賬15年。其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年 4、明細賬、總賬、輔助賬 15年5、固定資產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管 5年 6、主要財務(wù)指標報表（包括文字分析） 3年 7、月、季度會計報表（包括文字分析） 5年 8、年度會計報表（包括文字分析） 永久 9、會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久 10、主要財務(wù)會計文件、合同、協(xié)議 永久 八、財務(wù)檔案的借閱(一)財務(wù)檔案為本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)單位領(lǐng)導、財務(wù)負責人批準。（二）外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫檔

16、案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、內(nèi)容等情況登記清楚。（三）本單位其他部門人員需要檔案資料，在報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印。（四）借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導批準后方能攜帶外出或復制原件）。九、財務(wù)檔案的銷毀（一）會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案保管人員提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導審查批準后方可予以銷毀。（二）會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。（三）銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案保管人員和財會部門共同派員監(jiān)銷，會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“