采購(gòu)管理制度

1、第六篇采購(gòu)管理制度目錄總則采購(gòu)委員會(huì)及其會(huì)議制度供應(yīng)商管理辦法原物料采購(gòu)管理辦法原物料接收和退貨管理辦法第六篇采購(gòu)管理制度總則目的為使本公司原物料的國(guó)內(nèi)外采購(gòu)作業(yè)有所遵循，及時(shí)提供適質(zhì)，適量，適價(jià)的原物料，特制定本制度。范圍凡大宗原料、輔料、包裝材料、微量藥品、設(shè)備、零件、器材、辦公用品等采購(gòu)業(yè)務(wù)中，有關(guān)詢價(jià)、議價(jià)、采購(gòu)等作業(yè) , 均適用本制度。采購(gòu)部門(mén)及權(quán)限的劃分經(jīng)理簽準(zhǔn)。部門(mén)主管和技術(shù)人員參與技術(shù)、價(jià)格、質(zhì)量等方面的審定。采購(gòu)工作基本原則以充分的反映和監(jiān)督。家，適時(shí)，適質(zhì)，適量，適價(jià)保證原物料的供給。生產(chǎn)目標(biāo)應(yīng)定期舉行；根據(jù)原物料的采購(gòu)特點(diǎn)及資金調(diào)度情況應(yīng)不定期的舉行。價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)輸、氣

2、象資料、進(jìn)出口數(shù)據(jù)、原物料庫(kù)存、原物料耗用情況等作出定期分析。處理等資料.務(wù)能力和思想品德水平。“貨到付款”的原則，嚴(yán)格控制原物料預(yù)付貨款。采購(gòu)委員會(huì)及其會(huì)議制度1 目的采購(gòu)管理是任何一個(gè)企業(yè)都視之為經(jīng)營(yíng)是否能步入軌道的重要基礎(chǔ)之一。特別在原物料成本占據(jù)銷(xiāo)售成本7585%左右的行業(yè)，原物料采購(gòu)成本和儲(chǔ)存成本的合理性，會(huì)對(duì)經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)產(chǎn)生很大的影響。因此， 有效的采購(gòu)委員會(huì)制度可以讓我們得以：奠定穩(wěn)定的采購(gòu)管理工作基礎(chǔ)；提高采購(gòu)管理水平；降低采購(gòu)成本和儲(chǔ)存費(fèi)用，合理使用資金。2 采購(gòu)委員會(huì)的組織及職責(zé)理，品管部經(jīng)理，財(cái)會(huì)部經(jīng)理組成?？偨?jīng)理?yè)?dān)任采購(gòu)委員會(huì)主席，采購(gòu)部經(jīng)理兼任會(huì)議秘書(shū)，做會(huì)議記錄并負(fù)責(zé)決

3、議案的執(zhí)行。擬定原物料的采購(gòu)政策并確保政策的適當(dāng)執(zhí)行。依據(jù)本公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保原物料的品質(zhì)及合理的價(jià)格。審核決定采購(gòu)的時(shí)機(jī)、價(jià)格及數(shù)量。協(xié)調(diào)、解決影響采購(gòu)實(shí)施的重大問(wèn)題。采購(gòu)委員會(huì)組織的運(yùn)行采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議是日常采購(gòu)管理工作之一，由會(huì)議討論決定采購(gòu)委員會(huì)召開(kāi)會(huì)議的固定時(shí)間，并相應(yīng)的要求有關(guān)部門(mén)定期提供分析資料，以供會(huì)議討論和決策。對(duì)采購(gòu)管理過(guò)程中的特殊事項(xiàng)，例如：原物料市場(chǎng)急劇變化時(shí)。經(jīng)采購(gòu)委員會(huì)成員的提議，應(yīng)臨時(shí)召開(kāi)采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議。上人員表決通過(guò)，方可執(zhí)行。出席采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議的列席人員無(wú)表決權(quán)。員參會(huì)。或公司其他領(lǐng)導(dǎo)主持。采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)會(huì)議的召集。采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議的內(nèi)容及程序上次會(huì)議決議事項(xiàng)的

4、執(zhí)行情況。原物料的庫(kù)存量、在途量。原物料的市場(chǎng)行情預(yù)測(cè)動(dòng)態(tài)，公司應(yīng)采取的措施。月原物料采購(gòu)計(jì)劃及資金需求計(jì)劃。采購(gòu)部外欠貨款情況。采購(gòu)實(shí)施中需協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題。行。采購(gòu)委員會(huì)控制要點(diǎn)節(jié)性)儲(chǔ)備原料的合理庫(kù)存量。6 采購(gòu)部必須有完整的采購(gòu)結(jié)算檔案，并建立有效的采購(gòu)分析檔案。供應(yīng)商管理辦法供應(yīng)商的選定及指導(dǎo)并設(shè)立“供應(yīng)商資料卡”作為日后詢議價(jià)和供料的參考。應(yīng)商作為儲(chǔ)備或交互采購(gòu)，以穩(wěn)定貨源、降低價(jià)格。及對(duì)市場(chǎng)狀況把握程度等方面綜合考慮，并依此確定是否發(fā)展為長(zhǎng)期供應(yīng)商。力等，憑以作為判斷是否為采購(gòu)對(duì)象的依據(jù)。要的幫助，使其交貨及時(shí)、品質(zhì)穩(wěn)定且符合公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商的管理和分類(lèi)充實(shí)供應(yīng)商的資料卡。資

5、 金狀 況、 發(fā)運(yùn)能力等 方面 進(jìn)行分 類(lèi)。 例如 把供應(yīng) 商分 為 A、 B 、C、D四大類(lèi)：A類(lèi)指信譽(yù)良好、貨源穩(wěn)定、資金充足以及發(fā)運(yùn)通暢的廠 商 ；B 類(lèi)指 信譽(yù)良好、 資 金 充足及 發(fā)運(yùn) 通暢 但貨源 較不 穩(wěn) 定 的 廠商 ；C類(lèi)指信譽(yù)較好，資金充足或發(fā)運(yùn)較通暢、貨源不穩(wěn)定的廠商。D類(lèi)指 資金較充足或發(fā)運(yùn)較通暢、但信譽(yù)一般或差、貨源不穩(wěn)定的廠商。售后服務(wù)不良等情況的供應(yīng)商，應(yīng)立即通知其改善，并按規(guī)定扣款。如未能改善者，采購(gòu)部應(yīng)另行開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商。供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)的供應(yīng)商。告，必要時(shí)應(yīng)到現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查確認(rèn)其生產(chǎn)技術(shù)及品質(zhì)水準(zhǔn)之后，進(jìn)行詳細(xì)評(píng)估，決定是否列為供應(yīng)商。采購(gòu)資料及檔案管理“供應(yīng)商資料

6、卡” 、 “原料及微量元 素采購(gòu)報(bào)表(月)” 、 “采購(gòu)分析報(bào)表(周、 月)” 、 “庫(kù)存報(bào)表 ( 月 ) ”等匯總整理工作，并報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。審，來(lái)電來(lái)函文件資料及時(shí)分類(lèi)保存。內(nèi)勤人員登記，借閱人員簽名后方可。員會(huì)主席同意，并登記后執(zhí)行。原物料采購(gòu)管理辦法計(jì)劃采購(gòu)部根據(jù)行銷(xiāo)部的下個(gè)月及下六個(gè)月銷(xiāo)售計(jì)劃，品管部據(jù)此做出的下 個(gè)月及下六個(gè)月用料計(jì)劃，生產(chǎn)部提供的上期庫(kù)存情況表，編制下個(gè)月 及下六月的原料采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)部根據(jù)銷(xiāo)售部的銷(xiāo)售計(jì)劃、 品管部（畜禽部、 肉品加工廠）做出的編 織袋 （ 包裝箱 ） 用量計(jì)劃，編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)部根據(jù)行政部報(bào)來(lái)的經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)的每季勞保用品、辦公用品請(qǐng)購(gòu) 計(jì)劃，編

7、制采購(gòu)計(jì)劃。采 購(gòu)部根據(jù) 生產(chǎn)部 、品管部 報(bào)來(lái)的 零配件及 藥品月 需求量， 編制采 購(gòu)計(jì) 劃。信息收集與分析輸 方式、質(zhì) 量、庫(kù) 存及國(guó)家 產(chǎn)業(yè)政 策、市場(chǎng) 供求關(guān) 系等資訊 ，填寫(xiě) “原料行情周報(bào)表”和“原料采購(gòu)分析報(bào)表（ 周、月 ） ”供采購(gòu)委員會(huì)參考以便確定最佳采購(gòu)時(shí)機(jī)。場(chǎng)行情變化情況。貨 的信 譽(yù)、 交貨期 、價(jià) 格、 應(yīng)變能 力等 因素 ，選擇 理想 的供 應(yīng)商及 合 理 的采購(gòu)價(jià)格。據(jù)公司的要求、標(biāo)準(zhǔn)，采取供應(yīng)商報(bào)價(jià)，深入廠家了解產(chǎn)品質(zhì)量等辦法，廣泛收集信息、然后選定三家以上供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。提供采購(gòu)委員會(huì)討論、決策, 每種原物料的可選擇供應(yīng)商不得少于兩家.核準(zhǔn)“原料采購(gòu)申請(qǐng)單”

8、簽訂采購(gòu)合同，實(shí)施采購(gòu)作業(yè)。遇價(jià)格下跌，則適時(shí)要求供應(yīng)商降價(jià)，并及時(shí)掌握最新價(jià)格。合同交供應(yīng)商， 一份交財(cái)會(huì)部)。 信件和數(shù)據(jù)電文可以作為合同附件， 應(yīng)注 意互相之間時(shí)間和內(nèi)容的一致性。才可變更，必要時(shí)，可臨時(shí)召集采購(gòu)委員會(huì)討論決定。得含糊其辭：標(biāo)的； (2) 數(shù)量； (3) 質(zhì)量； (4) 價(jià)格； (5) 包裝； (6) 交貨期限；(7) 驗(yàn)收地點(diǎn)及辦法； (8) 交貨方式及地點(diǎn)；(9) 付款條件及付款方式；(10) 保險(xiǎn)；(11) 運(yùn)輸損耗的承擔(dān)；(12) 違約責(zé)任。用章后生效。合同簽訂后若有異議，應(yīng)按合同法有關(guān)規(guī)定處理。交貨期控制“原料到貨預(yù)報(bào)表”送生產(chǎn)部、品管部，以便做好接貨準(zhǔn)備。每月

9、填報(bào)“原料采購(gòu)進(jìn)度月報(bào)表”?！昂贤男星闆r” 、 “采采成本”進(jìn)行分析評(píng)判，登記入供應(yīng)商資料卡內(nèi)，作為以后選擇供應(yīng)商之依據(jù)。通知供應(yīng)商安排交貨日期與數(shù)量。異常情況處理面通知供應(yīng)商處理。一總經(jīng)理核準(zhǔn)一采購(gòu)部詢價(jià)、比價(jià)-總經(jīng)理核準(zhǔn)一采購(gòu)部采購(gòu)一品管部或使用部門(mén)驗(yàn)收。貨款結(jié)算“原料采購(gòu)用款計(jì)劃”報(bào)財(cái)會(huì)部籌款，每周應(yīng)提報(bào)“付款計(jì)劃”報(bào)財(cái)會(huì)部和總經(jīng)理?！案犊钌?請(qǐng)單”一并送財(cái)會(huì)部做為付款憑證。付款憑證有：采購(gòu)申請(qǐng)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票。現(xiàn)差錯(cuò)。帶款提貨及預(yù)付貨款管理 (本款提貨人不得是新進(jìn)員工)要帶款提貨，其所需貨款須由采購(gòu)部、財(cái)會(huì)部和總經(jīng)理嚴(yán)格審查批準(zhǔn)方能辦理。路領(lǐng)貨憑證)后方可辦理付款。錢(qián)貨兩清，資

10、金不能受損失?？偨?jīng)理批準(zhǔn)，由財(cái)會(huì)部授權(quán)辦理。要責(zé)成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時(shí)應(yīng)采用法律手段追回。必須是信用良好的固定供應(yīng)商，對(duì)貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得采用預(yù)付貨款的結(jié)算形式。信用良好的第三方為供應(yīng)商提供擔(dān)保，是采購(gòu)工作者必須努力的工作任務(wù)之一。必須事先派專(zhuān)人，如派采購(gòu)、品管人員一起去實(shí)地調(diào)查供應(yīng)商的實(shí)物供應(yīng)，質(zhì)量保證情況和目前的經(jīng)濟(jì)狀態(tài)等情況，并將調(diào)查報(bào)告提交采 購(gòu)委員會(huì)。（4）必須有完整的正式合同，重要合同須經(jīng)國(guó)家認(rèn)可的公證機(jī)關(guān)予以公 證。在合同中必須有明確的交貨地點(diǎn)，交貨期限，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，和在需 方所在地的法院管轄范圍內(nèi)履約。（5）預(yù)付款的額度控制，須由采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議決定，對(duì)每一項(xiàng)預(yù)付款都

11、應(yīng)在會(huì)議上專(zhuān)題研究，予以額度上的限制，以及作出既要保證生產(chǎn)的需 要，又要保證貨款安全的相應(yīng)對(duì)策。（6）原物料預(yù)付貨款支付以后，采購(gòu)部和財(cái)會(huì)部必須同時(shí)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)該項(xiàng)原物料和貨款的追蹤記錄，并根據(jù)實(shí)際情況按天或周，或旬將記 錄提交給采購(gòu)委員會(huì)，直至該合同履行完畢。5原物料接收和退貨管理辦法車(chē)站（碼頭）的接貨作業(yè)“原料到貨預(yù)報(bào)表”，內(nèi)容包括到貨時(shí)間、車(chē)皮號(hào)（船號(hào)）、件數(shù)及總量等，通知儲(chǔ)運(yùn)員、地磅房、生產(chǎn)部和品管部，儲(chǔ)運(yùn)員應(yīng)及早與運(yùn)輸單位和車(chē) 站（碼頭）取得聯(lián)系，作好接收準(zhǔn)備。裝汽車(chē)，全過(guò)程嚴(yán)格監(jiān)督，對(duì)每一輛貨運(yùn)汽車(chē)簽發(fā)貨物短途運(yùn)輸鍵8明 并認(rèn)真填報(bào)“車(chē)站（碼頭）接貨原始記錄表”?！拌F路記錄通知單”

12、，迅速通知發(fā)貨單位，并向保險(xiǎn)公司索賠；船運(yùn)出現(xiàn)的短件、被 盜、被淋濕等應(yīng)及時(shí)向承運(yùn)部門(mén)索賠。淋濕或被盜。若發(fā)生雨淋、丟失、應(yīng)負(fù)責(zé)向承運(yùn)人索賠。制“車(chē)站（碼頭）費(fèi)用月統(tǒng)計(jì)表”，連同原始單據(jù)交采購(gòu)內(nèi)勤結(jié)算。進(jìn)廠原料收貨作業(yè)核實(shí)為公司所訂貨物后，填寫(xiě)“原料取樣卡”上的日期、供貨單位、原料名稱(chēng)、車(chē)輛號(hào)碼，并通知品管部進(jìn)行 30%由樣?！霸先涌ā?，對(duì)相應(yīng)車(chē)輛進(jìn)行30%由樣，并將樣品帶回品管部按照集團(tuán)品質(zhì)要求進(jìn)行品質(zhì)檢驗(yàn)?！霸先涌ā鄙弦褭z驗(yàn)的水分結(jié)果、3 0 %取樣人、化驗(yàn)人 的簽名及備注欄注明收貨、退貨，將“原料取樣卡”第一聯(lián)自存，第 二、三聯(lián)轉(zhuǎn)送采購(gòu)部，對(duì)合格原料即隨車(chē)作 100%由樣準(zhǔn)備?！?/p>

13、原料取樣卡”后，對(duì)質(zhì)量合格者，打印“原料收貨報(bào)告”，并將“原料取樣卡”第二聯(lián)留采購(gòu)部查存，第三聯(lián)及“原料收 貨報(bào)告”由客戶作進(jìn)廠憑證。“原料收貨報(bào)告”辦理進(jìn)廠登記手續(xù)，并對(duì)車(chē)輛進(jìn)行檢查，指揮監(jiān)督客戶實(shí)施過(guò)磅程序?！霸鲜肇泩?bào)告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)到地磅房進(jìn)行重車(chē) 過(guò)磅，地磅房打印“原料收貨報(bào)告”進(jìn)廠欄，并將“原料收貨報(bào)告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)返回客戶，指引客戶實(shí)施卸貨程序。“原料收貨報(bào)告” 及 “原料取樣卡” 第三聯(lián)到原料庫(kù)， 由原料 庫(kù)倉(cāng)管員接收兩單，安排卸車(chē)并計(jì)件；倉(cāng)管員打印“原料收貨報(bào)告”工廠倉(cāng)庫(kù)欄。然后將“原料收貨報(bào)告”返回客戶，指引客戶實(shí)施空車(chē)過(guò)磅程序 。 “原料取樣 卡” 第

14、三聯(lián)在品 管員 實(shí)施完 100%抽樣后， 隨樣品 帶回品管部?！霸鲜肇泩?bào)告”進(jìn)行空車(chē)過(guò)磅，地磅員收回“原料收貨報(bào)告”，打印出廠欄，并簽字；同時(shí)將“原料收貨報(bào)告”客戶聯(lián)和已蓋地磅確認(rèn)章的出門(mén)聯(lián)交予客戶，指引客戶出門(mén)?！霸鲜肇泩?bào)告” 的出門(mén)聯(lián)對(duì)車(chē)輛進(jìn)行檢查后，方可辦理出門(mén)手續(xù)，放車(chē)出門(mén)。客戶聯(lián)由客戶留存，作為售貨憑證和結(jié)算依據(jù)，出門(mén)聯(lián)由門(mén)衛(wèi)收回，并于第二日早上將出門(mén)聯(lián)送交財(cái)會(huì)部核 對(duì)?！霸鲜肇泩?bào)告”所剩四聯(lián)整理后送品管部。“原料收貨報(bào)告” 化驗(yàn)室欄并 簽字?！霸鲜肇泩?bào)告”填寫(xiě)完畢后，由品管部送給采購(gòu)部?！霸鲜肇泩?bào)告”后，及時(shí)將品質(zhì)扣減等內(nèi)容打印入 “原料收貨報(bào)告” 采購(gòu)欄， 并將 “原料

15、收貨報(bào)告” 分送有關(guān) 部門(mén)，同時(shí)，將此批貨的有關(guān)單據(jù)整理后送交財(cái)會(huì)部核算和付款。原料退貨作業(yè)“原料取樣卡”的備注欄注明拒收理由送采購(gòu)部，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)處理。“原料取樣卡”的備注欄注明拒收理由送采購(gòu)部，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)聯(lián)系客戶洽談處理意見(jiàn)，對(duì)貨物存放，采購(gòu)部和客戶針對(duì)具體情況商定。對(duì)于公路汽運(yùn)到廠的貨物，在廠內(nèi)卸車(chē)過(guò)程100%抽樣中，若有部分不合格(30%以下)，由品管部在“原料收貨報(bào)告”備注欄中注明退貨數(shù)量，及時(shí)與采購(gòu)部聯(lián)系，交采購(gòu)部處理，挑選出來(lái)的不合格原料隨車(chē)退貨。對(duì)于公路汽運(yùn)到廠的貨物，在廠內(nèi)卸車(chē)過(guò)程100%抽樣中，若不合格原料達(dá)到30%以上，由品管部在“原料收貨報(bào)告”備注欄中注明退貨原因，及

16、時(shí)與采購(gòu)部聯(lián)系，交采購(gòu)部處理，辦理退貨。對(duì)于鐵路運(yùn)輸?shù)綇S的貨物，在廠內(nèi)卸車(chē)過(guò)程100%抽樣中，若有部分不合格，由品管部在“原料收貨報(bào)告”備注欄中注明退貨數(shù)量，及時(shí)與采購(gòu)部聯(lián)系，生產(chǎn)部原料庫(kù)負(fù)責(zé)退貨原料的保管，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)通知客戶作出處理。退貨原料應(yīng)專(zhuān)區(qū)放置，并掛牌標(biāo)示，以防誤用。根據(jù)品管部意見(jiàn)，由采購(gòu)部通知客戶，具體退貨數(shù)量、退貨原因、在客戶確定無(wú)異的情況下，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理。鐵運(yùn)到廠的原料，由采購(gòu)部根據(jù)品管意見(jiàn)，填寫(xiě) 進(jìn)廠原料退貨單”中的“進(jìn)廠情況”項(xiàng)的內(nèi)容，并在采購(gòu)部欄簽字。采購(gòu)部將填好上述項(xiàng)目的“進(jìn)廠原料退貨單”交品管部，核實(shí)確定無(wú)異議后由品管部簽字并交采購(gòu)部。采購(gòu)部將此單交原料庫(kù)，

17、同時(shí)安排儲(chǔ)運(yùn)空車(chē)過(guò)磅。原料庫(kù)按該“進(jìn)廠原料退貨單”辦理裝車(chē)退貨。司機(jī)將退貨原料過(guò)磅，由地磅員填寫(xiě)“過(guò)磅單”并將“過(guò)磅單”第二聯(lián)交司機(jī)送返原料庫(kù)，倉(cāng)管員憑此單填寫(xiě)“原料退貨報(bào)告單”。退貨完畢，由原料庫(kù)依據(jù)“原料退貨報(bào)告單”及“進(jìn)廠原料退貨單”中“進(jìn)廠情況”，填寫(xiě)“進(jìn)廠原料退貨單”中“退貨情況”項(xiàng)中的有關(guān)內(nèi)容第一聯(lián)交采購(gòu)部，第二聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第三聯(lián)生產(chǎn)部留存。司機(jī)將退貨原料拉到指定位置后，將“原料退貨報(bào)告單”交儲(chǔ)運(yùn)核對(duì)并簽字，司機(jī)可憑此單作運(yùn)費(fèi)結(jié)算，以便采購(gòu)部和客戶處理。采購(gòu)物資的驗(yàn)收作業(yè)用品。無(wú)計(jì)劃、無(wú)合同的物資倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)拒絕驗(yàn)收。數(shù)量要采用計(jì)劃、供貨合同等規(guī)定的計(jì)量單位，如實(shí)記錄貨物的真實(shí)情況。的物資應(yīng)準(zhǔn)予入庫(kù)，對(duì)于不合格的物資應(yīng)按照不合格物資的處理措施程序進(jìn)行處理。讓有經(jīng)驗(yàn)的人員參與重驗(yàn)；通知采購(gòu)部采購(gòu)員與貨主聯(lián)系退貨、換貨事宜；通知生產(chǎn)部