公司辦公OA系統方案

1、公司辦公OA系統方ri陜西國誠中電科技有限公司公司辦公OA系統方案 TOC o 1-5 h z 部門設計校對日期目錄 TOC o 1-5 h z 一、公司現狀分析1二、OA系統定位標準2三、OA系統功能模塊2四、預計OA系統應用效果12五、廠商比對13六、結論16一、公司現狀分析當前公司尚無系統化辦公軟件，導致存在諸多問題，主要分析如下：公司各部門諸多業(yè)務處理和操作工序繁雜，報表種類繁多無統一辦 公平臺；缺乏標準化、規(guī)范化的科學管理手段，導致公司各部門在理解、貫 徹、執(zhí)行公司政策和法規(guī)方面相互之間存在差異；辦公用品、會議管理、車輛、投影儀、公用電腦等的使用申請僅靠 紙質登記，無電子留檔，且紙質

2、申請過程繁瑣，影響辦公效率；各部門之間數據信息不能共享、信息交換緩慢、管理成本高、工作 效率低，重復作業(yè)多；公文下達上傳速度慢、溝通困難、信息傳遞 失真等；公告通知僅依靠微信告知員工，留底、存檔工作很難進 行；領導無法對業(yè)務過程和企業(yè)資源進行科學、有效、及時的優(yōu)化配置 和監(jiān)管；大量的極其有價值的歷史數據被丟失，對企業(yè)業(yè)務的長期發(fā)展造成 損失；辦公信息化程度普遍不高，公司僅僅依靠網站，介紹本公司的情 況，而企業(yè)內部的信息處理依然處在office +打印機的層面上；公司審批流程經過紙質版審批周期較長。因此各部門為更好的梳理辦公流程，提升辦公效率，提升公司信息 化辦公水平，擬上線OA辦公系統，并制定

3、此方案。二、OA系統定位標準根據公司辦公需求，本次上線OA系統用戶人數為100人，將建設 一個運行穩(wěn)定、適應長遠發(fā)展的網絡辦公系統，實現“網絡辦公”、“網絡溝通”、“網絡審批”、“知識管理”、“網絡決策”的信息化 建設思路，實現信息高效傳遞、無紙化協同辦公、遠程移動辦公、科學 規(guī)范管理，使工作效率明顯提高，使員工工作更加簡化，使信息獲取更 加容易，使決策制定更加準確；使管理變得更加靈活、更加科學，抗風 險能力、創(chuàng)新能力、應變能力迅速加強，歷史數據長久保存，從而最終 提高企業(yè)的綜合競爭力。三、OA系統功能模塊根據所定OA系統標準，選擇所需功能模塊包含有以下方面：個人事務：電子郵件：用于內部郵件、

4、外部郵件的收發(fā)，相互轉發(fā)；內部短信：主要起通知、提醒和交流作用；任務中心：協同處理臨時事項，并對完成進度進行記載；公告通知：具有通知公告查看和查詢等功能；新聞：新聞的評論、管理和查詢功能；投票：主要用于意見收集、民主決策、結果測試等；個人考勤：主要用于對公司內部員工考勤的管理，包含外出登陸、出差登記等；日程安排：主要是對未來要做的事務進行安排、提醒、查詢和管理；工作日志：主要是對已經做的工作進行記錄，如周報，月度總結等；個人文件柜：用來存放個人文件。支持建立多級目錄，可共享給她人閱讀；工作流程：新建工作：發(fā)起流程，從對應流程文件夾中選擇需要的模板，開始填寫表格；待辦工作：審批流程，能夠審批各用

5、戶轉交來的流程；工作查詢：查詢自己發(fā)起和審批或被授權查詢的流程，查詢結果可導出EXCEL；工作監(jiān)控：能夠對有監(jiān)控權限的流程進行轉交、委托、結束及刪除等；2.5 .數據報表：事先設置流程報表，自動匯總形成圖表，如匯總求和，計算平均值等;超時統計：對辦理中的流程超過規(guī)定時間的流程進行統計；工作委托：因出差等原因需事先把自己審批的流程委托給相關人員辦理；工作銷毀：對刪除的流程進行徹底清理，相當于 windows的回收站；流程日志查詢：查詢流程每一步驟的辦理日志情況；數據歸檔：對數據進行統一歸檔，即節(jié)約服務器空間，也方便保存，查詢行政辦公：公告通知管理：能夠發(fā)布公告、查詢公告，并可查看公告接收者對該公

6、告的查閱情況；公告通知審批：能夠對公告的內容進行審批，審批過的公告才能夠發(fā)布出去；新聞管理：和公告管理類似，不同的是新聞允許評論，而公告不允許評論；投票管理：類似于網絡調查，能夠自定義投票項目供投票者去選擇；日程安排查詢：能夠查看下屬自己安排的日程內容，也能夠對下屬直接安排工作;工作日志查詢：能夠查看下屬寫的工作日志，并能夠對日志進行點 評及共享；管理簡報：統計各用戶各項工作的數量，查看企業(yè)當前的工作狀 態(tài)；工作計劃：多人參與，參與人隨時能夠看到任務進度，有權限人員 能夠點評；辦公用品管理：辦公用品、低值易耗品的登記、領用、管理，能夠 生成各種統計報表；固定資產：實現固定資產的錄入，生成資產卡

7、片，生成相應的查 詢報表；圖書管理：實現圖書的管理錄入、借閱、查詢、管理；資源申請管理：對相當設備的進行管理，排出使用日期等，如筆記本電腦、投儀影等；會議申請安排：對會議室進行預約登記、會議申請、批準，會議 紀要等進行全面管理；車輛申請安排：對車輛使用申請、批準、預約情況、維護費用等 進行全面管理；公共通訊?。喊唇M查詢人員通訊信息；3.16 .組織機構信息：能夠查看單位、部門、用戶相關信息；知識管理：公共文件柜：幫助用戶實現文件系統化管理，可針對不同角色、不 同用戶授權；網絡硬盤：類似FTP，針對服務器上相應路徑授權，存放資源文 件；圖片瀏覽：主要用于放JPG、GIF等圖片格式文件，能夠直接預

8、 覽、播放；OA知道：類似百度知道，問答式的知識積累，能夠提問、回答、 查詢等；維基百科：類似于百度百科，詞條式多人共同編輯完善的知識管理 方式；文檔檢索中心 ：針對日積月累的數據進行檢索，并支持OFFICE,PDF文檔里面來的文字進行搜索。方便后期對文檔數據的 查找。人力資源：人事管理：主要實現檔案資料的錄入、查詢、及統計分析等工作。實現單位人事檔案的建立、查詢、導入、導出等功能。能夠實現如 合同到期的定時提醒，可設置附件。包括人事檔案、合同評審管 理、獎懲管理、證照管理、學習經歷、工作經歷、勞動技能、社會 關系、人事調動、離職管理、復職管理、職稱評定、員工關懷、人 事分析等子模塊；招聘管理

9、：實現從招聘需求到人員招聘、選才等過程細分為招聘需求、招聘計劃、人才庫、招聘篩選、招聘錄用、人才分析等模塊；培訓管理：主要包括培訓計劃、培訓審批、培訓記錄等模塊；考勤管理：對在OA上考勤的數據進行統計，同時對考勤進行設置包括考勤審批、考勤記錄、考勤統計、排班管理等模塊；薪酬管理：經過OA發(fā)放工資條，能夠自定義工資結構細分薪酬項 目設置、薪酬基數設置、工資流程管理、財務工資錄入、部門工資 上報、福利管理等模塊；員工自助查詢：員工能夠查詢自己的基本信息、職位情況、教育背 景等內容；人力資源設置：能夠設置考勤、人力資源管理員及HRMS相關代碼；在線考試：經過OA進行考試，標準化選擇題，自動評分，包括

10、題 庫管理、試題管理、試卷管理、考試信息管理、參加考試等模塊。6.檔案管理：卷庫管理：建立相應的庫；案卷管理：建立相應的卷；文件管理：建立相應的文件；案卷借閱：對文件進行相應的人借閱，帶相應的審批；檔案統計：最終檔案的統計分析；檔案銷毀：對于不需要的檔案進行銷毀；系統設置：對CRM各模塊中的代碼進行設置；我的任務：用戶在各項目中需要完成的工作任務。項目管理我的項目：支持一級審批和免審批立項；我的任務：分解下來的項目任務；項目審批：對于所立項目進行審批；項目文檔：對于項目過程中所形成的文檔進行管理；項目問題：項目中產生的問題進行咨詢及處理；基礎數據設置：相應的參數設置。交流園地討論區(qū)：單位的內部

11、的BBS，能夠設置多個主題，有權限的人參與討論；論壇：能夠集成Discuz超級社區(qū)論壇；文本聊天室：能夠在對應聊天室中與其它用戶進行文本聊天；語音聊天室：需要安裝MeChat聊天服務器后能夠進行語音聊天；網絡會議管理：包括發(fā)起會議、刪除、結束、加人、會議記錄等操作；文本聊天室管理：能夠設置聊天室名稱，并能夠進行刪除、關閉、刪除記錄等操作。系統管理：組織機構設置：設置單位名稱、部門、用戶及角色與權限設置；工作流設置：定義工作流表單、流程等，并對流程進行分類；行政辦公設置：設置公共網址、工作日志、公共通訊薄、公告通知、文件套紅模板；知識管理設置：能夠對公共文件柜、網絡硬盤、圖片瀏覽進行權限設置；信

12、息交流設置：設置短信提醒、討論區(qū)、詞語過濾、信息過濾審核；定時任務管理：有定時發(fā)起流程、工作流超時催辦、數據庫定時備份等；緊急通知設置：能夠設置桌面模塊及桌面顯示窗口兩種不同內容及顯示方式；界面設置：能夠設置IE標題、主界面、登陸界面等內容等；9.9 .狀態(tài)欄設置：能夠設置底部需要顯示的文字；系統代碼設置：對OA中各模塊設置不同代碼；自定義字段設置：能夠設置IE標題、主界面、登陸界面等內容等能夠對OA中模塊自定義字段，用于增加對應表的輸入內容；數據庫管理：對數據庫進行優(yōu)化、修復及導出、導入、備份、還原等操作；系統日志管理：能夠查詢日志、統計日志及管理日志；系統資源管理：分資源監(jiān)控（能夠監(jiān)控內部

13、短信和內部郵件）、數據壓縮、文檔備份管理、資源占有情況查詢、資源回收、IM資源管理等；系統訪問控制：能夠設置IP段，也能夠設置外網訪問權限；系統安全設置：能夠對密碼強度、登陸次數、是否啟用 USB KEY（使用KEY登陸需單獨購買）等進行設置。文檔在線閱讀與編輯：支持Office文檔（Word、Excel、Power Point文檔）在線編輯，無需下載，自動上傳，支持痕跡保留，支持pdf文件在線閱讀，客 戶端無需安裝pdf閱讀器?？蛻舳斯ぞ撸撼秊g覽器登錄外，提供OA客戶端工具，實現開機自動 登錄OA，支持內外網地址快速切換。智能門戶：我的門戶、門戶管理、門戶模板、門戶內部管理，一站 式信息服務

14、中心、強大的內容管理、個性化設計和定義、與 OA業(yè) 務緊密集成，支持門戶屬性自定義，門戶編號、名稱、類型、logo 信息、是否開啟、門戶訪問權限、管理權限，支持總部門戶、分子 公司門戶、部門門戶、個人門戶、信息門戶等。移動客戶端：實現無線移動辦公，提供郵件、公告、工作流、微訊等 模塊功能，隨時查閱辦公數據，簽章：工作流表單網頁手寫簽章：支持web網頁簽章，用戶在表單中， 經過簽章組件進行簽章的操作，以保證網頁表單數據的安全性，防 篡改和可鑒別，提高了網頁簽章的權威性、規(guī)范性，符合電子簽名 法則。手機簽章組件：手機簽章組件是將特定手機簽章，與客戶的智能 手機硬件或號碼信息捆綁，當客戶使用智能手機

15、OA客戶端，進行 工作流等審批操作時，能夠實現安全的簽章功能。Office安全簽章：支持。0系統中所有Office文檔的電子簽批、 騎縫章、信息驗證、生成二維碼等功能。印章安全可信，防偽防 盜。加強協同辦公中的安全性。服務器：OA系統服務器能夠由公司自建服務器，也可租賃工業(yè)云平臺。與ERP系統的對接以及與企業(yè)網站的對接。四、預計OA系統應用效果創(chuàng)造數字化辦公環(huán)境，突破溝通障礙，基于INTERNET技術實現全 球化遠程辦公和移動辦公；改進溝通，建立企業(yè)內部信息門戶，統一信息發(fā)布平臺，促進文化 建設以公告、新聞、論壇等多種方式和手段建立立體溝通平臺；增 強組織成員參與的興趣、輔助完成文化建設；加強

16、組織行為管理，監(jiān)控制度執(zhí)行與工作績效，工作任務實時督 辦，提高成員的執(zhí)彳丁力；過程控制，規(guī)范管理，制度流程驅動、表單展現，提高管理能見 度；隨機協作過程、結果可視化、提高授權協作有效性；組織及體 系化管理手段實施平臺實現跨部門流程化協同工作，加強業(yè)務規(guī) 范，提升工作效率；知識管理，打破信息孤島，實現知識、經驗的隨時積累共享、提升 學習能力；激活企業(yè)硬件投資，提高內部資源利用率，實現無紙化辦公；提升 單兵效率，有效抑制人力數量增長?？蛻絷P系，全方位掌控客戶資源，穩(wěn)定客戶關系，提升客戶服務質量；經過全面的企業(yè)信息化解決方案，快速提高整體信息化水平，提升企業(yè)未來競爭力；規(guī)范企業(yè)信息管理，多級權限控制

17、，確保企業(yè)信息安全；加強多層次溝通，實現全員參與，成為塑造企業(yè)文化的良好平臺。五、廠商比對根據所指定需求功能，選擇市場業(yè)內實力較強的泛微、通達OA以及新型辦公軟件金蝶云之家進行綜合對比，如下表所示。表1 OA廠商對比公司名稱泛微通達金蝶主要案例復星集團、上海醫(yī)藥、三 胞集團、得力文具、萬達 集團、大益集團、SMG、 公牛集團、中國海運、 PICC、合力叉車、白麗集 團等中國兵器工業(yè)集團、中國 航空工業(yè)、中船重工、中 國冶金、中國電子科技集 團、中核工業(yè)、中國一 重、三環(huán)集團、蒙牛乳業(yè) 等天津海事局、珍寶島藥 業(yè)、中華全國工商業(yè)聯合 會、遼寧醫(yī)學院、中源協 和、長濟高速、西安西 瓷、重慶遠視科技

18、等版本信息e-officeV9.0標準版100用戶云之家并發(fā)用戶數100100100服務器租賃云平臺增值組件部分1、項目管理2、集成接口1、工作流表單網頁手寫簽章；2、手機簽章組 件；3、office安全簽章項目管理組件系統架構模式c/s架構（瀏覽器/服務器）聯系電話胡經理陳經理陳經理表2報價比對公司名稱泛微OA通達OA金蝶云之家軟件平臺費元7000 元（100 人X70）增值部分費用35000 （用戶數 500X70）30000元（簽章）9950 （項目管理50人）實施服務費用2835035000 元0合計總價197350104800 元36950優(yōu)惠價格59205

19、 （16%專票）79800元（3%專票）實施周期1-3個月3個月20天報價說明1、軟件升級：小版本升 級免費，大版本升級費用 為合同費用的10%；2、自驗收經過之日起乙 方享受一年的免費維保， 以后每年的維護另簽合 同；3、本報價不含第三方產 品和二次開發(fā)費用，如需 開發(fā)按2500元/人天結 算；本報價針正確為通達標準 版100用戶。注冊用戶數 100，并發(fā)用戶數100， 即時通訊100，移動客戶 端100。除包含有通用功 能外，新增組件包括工作 流表單網頁手寫簽章不限 制印章個數、手機簽章組 件不限制印章個數、 office安全簽章包含3 個KEY，能夠保存3-6個 印章。云之家系統報價收費均為 按用戶數收費，本次報價 按照用戶數100人為準， 70元/人；項