公司辦公OA系統(tǒng)方案

1、公司辦公OA系統(tǒng)方ri陜西國誠中電科技有限公司公司辦公OA系統(tǒng)方案 TOC o 1-5 h z 部門設(shè)計(jì)校對日期目錄 TOC o 1-5 h z 一、公司現(xiàn)狀分析1二、OA系統(tǒng)定位標(biāo)準(zhǔn)2三、OA系統(tǒng)功能模塊2四、預(yù)計(jì)OA系統(tǒng)應(yīng)用效果12五、廠商比對13六、結(jié)論16一、公司現(xiàn)狀分析當(dāng)前公司尚無系統(tǒng)化辦公軟件，導(dǎo)致存在諸多問題，主要分析如下：公司各部門諸多業(yè)務(wù)處理和操作工序繁雜，報(bào)表種類繁多無統(tǒng)一辦 公平臺；缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)管理手段，導(dǎo)致公司各部門在理解、貫 徹、執(zhí)行公司政策和法規(guī)方面相互之間存在差異；辦公用品、會議管理、車輛、投影儀、公用電腦等的使用申請僅靠 紙質(zhì)登記，無電子留檔，且紙質(zhì)

2、申請過程繁瑣，影響辦公效率；各部門之間數(shù)據(jù)信息不能共享、信息交換緩慢、管理成本高、工作 效率低，重復(fù)作業(yè)多；公文下達(dá)上傳速度慢、溝通困難、信息傳遞 失真等；公告通知僅依靠微信告知員工，留底、存檔工作很難進(jìn) 行；領(lǐng)導(dǎo)無法對業(yè)務(wù)過程和企業(yè)資源進(jìn)行科學(xué)、有效、及時(shí)的優(yōu)化配置 和監(jiān)管；大量的極其有價(jià)值的歷史數(shù)據(jù)被丟失，對企業(yè)業(yè)務(wù)的長期發(fā)展造成 損失；辦公信息化程度普遍不高，公司僅僅依靠網(wǎng)站，介紹本公司的情 況，而企業(yè)內(nèi)部的信息處理依然處在office +打印機(jī)的層面上；公司審批流程經(jīng)過紙質(zhì)版審批周期較長。因此各部門為更好的梳理辦公流程，提升辦公效率，提升公司信息 化辦公水平，擬上線OA辦公系統(tǒng)，并制定

3、此方案。二、OA系統(tǒng)定位標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司辦公需求，本次上線OA系統(tǒng)用戶人數(shù)為100人，將建設(shè) 一個(gè)運(yùn)行穩(wěn)定、適應(yīng)長遠(yuǎn)發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)辦公”、“網(wǎng)絡(luò)溝通”、“網(wǎng)絡(luò)審批”、“知識管理”、“網(wǎng)絡(luò)決策”的信息化 建設(shè)思路，實(shí)現(xiàn)信息高效傳遞、無紙化協(xié)同辦公、遠(yuǎn)程移動辦公、科學(xué) 規(guī)范管理，使工作效率明顯提高，使員工工作更加簡化，使信息獲取更 加容易，使決策制定更加準(zhǔn)確；使管理變得更加靈活、更加科學(xué)，抗風(fēng) 險(xiǎn)能力、創(chuàng)新能力、應(yīng)變能力迅速加強(qiáng)，歷史數(shù)據(jù)長久保存，從而最終 提高企業(yè)的綜合競爭力。三、OA系統(tǒng)功能模塊根據(jù)所定OA系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，選擇所需功能模塊包含有以下方面：個(gè)人事務(wù)：電子郵件：用于內(nèi)部郵件、

4、外部郵件的收發(fā)，相互轉(zhuǎn)發(fā)；內(nèi)部短信：主要起通知、提醒和交流作用；任務(wù)中心：協(xié)同處理臨時(shí)事項(xiàng)，并對完成進(jìn)度進(jìn)行記載；公告通知：具有通知公告查看和查詢等功能；新聞：新聞的評論、管理和查詢功能；投票：主要用于意見收集、民主決策、結(jié)果測試等；個(gè)人考勤：主要用于對公司內(nèi)部員工考勤的管理，包含外出登陸、出差登記等；日程安排：主要是對未來要做的事務(wù)進(jìn)行安排、提醒、查詢和管理；工作日志：主要是對已經(jīng)做的工作進(jìn)行記錄，如周報(bào)，月度總結(jié)等；個(gè)人文件柜：用來存放個(gè)人文件。支持建立多級目錄，可共享給她人閱讀；工作流程：新建工作：發(fā)起流程，從對應(yīng)流程文件夾中選擇需要的模板，開始填寫表格；待辦工作：審批流程，能夠?qū)徟饔?/p>

5、戶轉(zhuǎn)交來的流程；工作查詢：查詢自己發(fā)起和審批或被授權(quán)查詢的流程，查詢結(jié)果可導(dǎo)出EXCEL；工作監(jiān)控：能夠?qū)τ斜O(jiān)控權(quán)限的流程進(jìn)行轉(zhuǎn)交、委托、結(jié)束及刪除等；2.5 .數(shù)據(jù)報(bào)表：事先設(shè)置流程報(bào)表，自動匯總形成圖表，如匯總求和，計(jì)算平均值等;超時(shí)統(tǒng)計(jì)：對辦理中的流程超過規(guī)定時(shí)間的流程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；工作委托：因出差等原因需事先把自己審批的流程委托給相關(guān)人員辦理；工作銷毀：對刪除的流程進(jìn)行徹底清理，相當(dāng)于 windows的回收站；流程日志查詢：查詢流程每一步驟的辦理日志情況；數(shù)據(jù)歸檔：對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，即節(jié)約服務(wù)器空間，也方便保存，查詢行政辦公：公告通知管理：能夠發(fā)布公告、查詢公告，并可查看公告接收者對該公

6、告的查閱情況；公告通知審批：能夠?qū)娴膬?nèi)容進(jìn)行審批，審批過的公告才能夠發(fā)布出去；新聞管理：和公告管理類似，不同的是新聞允許評論，而公告不允許評論；投票管理：類似于網(wǎng)絡(luò)調(diào)查，能夠自定義投票項(xiàng)目供投票者去選擇；日程安排查詢：能夠查看下屬自己安排的日程內(nèi)容，也能夠?qū)ο聦僦苯影才殴ぷ?工作日志查詢：能夠查看下屬寫的工作日志，并能夠?qū)θ罩具M(jìn)行點(diǎn) 評及共享；管理簡報(bào)：統(tǒng)計(jì)各用戶各項(xiàng)工作的數(shù)量，查看企業(yè)當(dāng)前的工作狀 態(tài)；工作計(jì)劃：多人參與，參與人隨時(shí)能夠看到任務(wù)進(jìn)度，有權(quán)限人員 能夠點(diǎn)評；辦公用品管理：辦公用品、低值易耗品的登記、領(lǐng)用、管理，能夠 生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表；固定資產(chǎn)：實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的錄入，生成資產(chǎn)卡

7、片，生成相應(yīng)的查 詢報(bào)表；圖書管理：實(shí)現(xiàn)圖書的管理錄入、借閱、查詢、管理；資源申請管理：對相當(dāng)設(shè)備的進(jìn)行管理，排出使用日期等，如筆記本電腦、投儀影等；會議申請安排：對會議室進(jìn)行預(yù)約登記、會議申請、批準(zhǔn)，會議 紀(jì)要等進(jìn)行全面管理；車輛申請安排：對車輛使用申請、批準(zhǔn)、預(yù)約情況、維護(hù)費(fèi)用等 進(jìn)行全面管理；公共通訊?。喊唇M查詢?nèi)藛T通訊信息；3.16 .組織機(jī)構(gòu)信息：能夠查看單位、部門、用戶相關(guān)信息；知識管理：公共文件柜：幫助用戶實(shí)現(xiàn)文件系統(tǒng)化管理，可針對不同角色、不 同用戶授權(quán)；網(wǎng)絡(luò)硬盤：類似FTP，針對服務(wù)器上相應(yīng)路徑授權(quán)，存放資源文 件；圖片瀏覽：主要用于放JPG、GIF等圖片格式文件，能夠直接預(yù)

8、 覽、播放；OA知道：類似百度知道，問答式的知識積累，能夠提問、回答、 查詢等；維基百科：類似于百度百科，詞條式多人共同編輯完善的知識管理 方式；文檔檢索中心 ：針對日積月累的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索，并支持OFFICE,PDF文檔里面來的文字進(jìn)行搜索。方便后期對文檔數(shù)據(jù)的 查找。人力資源：人事管理：主要實(shí)現(xiàn)檔案資料的錄入、查詢、及統(tǒng)計(jì)分析等工作。實(shí)現(xiàn)單位人事檔案的建立、查詢、導(dǎo)入、導(dǎo)出等功能。能夠?qū)崿F(xiàn)如 合同到期的定時(shí)提醒，可設(shè)置附件。包括人事檔案、合同評審管 理、獎(jiǎng)懲管理、證照管理、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、勞動技能、社會 關(guān)系、人事調(diào)動、離職管理、復(fù)職管理、職稱評定、員工關(guān)懷、人 事分析等子模塊；招聘管理

9、：實(shí)現(xiàn)從招聘需求到人員招聘、選才等過程細(xì)分為招聘需求、招聘計(jì)劃、人才庫、招聘篩選、招聘錄用、人才分析等模塊；培訓(xùn)管理：主要包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)審批、培訓(xùn)記錄等模塊；考勤管理：對在OA上考勤的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，同時(shí)對考勤進(jìn)行設(shè)置包括考勤審批、考勤記錄、考勤統(tǒng)計(jì)、排班管理等模塊；薪酬管理：經(jīng)過OA發(fā)放工資條，能夠自定義工資結(jié)構(gòu)細(xì)分薪酬項(xiàng) 目設(shè)置、薪酬基數(shù)設(shè)置、工資流程管理、財(cái)務(wù)工資錄入、部門工資 上報(bào)、福利管理等模塊；員工自助查詢：員工能夠查詢自己的基本信息、職位情況、教育背 景等內(nèi)容；人力資源設(shè)置：能夠設(shè)置考勤、人力資源管理員及HRMS相關(guān)代碼；在線考試：經(jīng)過OA進(jìn)行考試，標(biāo)準(zhǔn)化選擇題，自動評分，包括

10、題 庫管理、試題管理、試卷管理、考試信息管理、參加考試等模塊。6.檔案管理：卷庫管理：建立相應(yīng)的庫；案卷管理：建立相應(yīng)的卷；文件管理：建立相應(yīng)的文件；案卷借閱：對文件進(jìn)行相應(yīng)的人借閱，帶相應(yīng)的審批；檔案統(tǒng)計(jì)：最終檔案的統(tǒng)計(jì)分析；檔案銷毀：對于不需要的檔案進(jìn)行銷毀；系統(tǒng)設(shè)置：對CRM各模塊中的代碼進(jìn)行設(shè)置；我的任務(wù)：用戶在各項(xiàng)目中需要完成的工作任務(wù)。項(xiàng)目管理我的項(xiàng)目：支持一級審批和免審批立項(xiàng)；我的任務(wù)：分解下來的項(xiàng)目任務(wù)；項(xiàng)目審批：對于所立項(xiàng)目進(jìn)行審批；項(xiàng)目文檔：對于項(xiàng)目過程中所形成的文檔進(jìn)行管理；項(xiàng)目問題：項(xiàng)目中產(chǎn)生的問題進(jìn)行咨詢及處理；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置：相應(yīng)的參數(shù)設(shè)置。交流園地討論區(qū)：單位的內(nèi)部

11、的BBS，能夠設(shè)置多個(gè)主題，有權(quán)限的人參與討論；論壇：能夠集成Discuz超級社區(qū)論壇；文本聊天室：能夠在對應(yīng)聊天室中與其它用戶進(jìn)行文本聊天；語音聊天室：需要安裝MeChat聊天服務(wù)器后能夠進(jìn)行語音聊天；網(wǎng)絡(luò)會議管理：包括發(fā)起會議、刪除、結(jié)束、加人、會議記錄等操作；文本聊天室管理：能夠設(shè)置聊天室名稱，并能夠進(jìn)行刪除、關(guān)閉、刪除記錄等操作。系統(tǒng)管理：組織機(jī)構(gòu)設(shè)置：設(shè)置單位名稱、部門、用戶及角色與權(quán)限設(shè)置；工作流設(shè)置：定義工作流表單、流程等，并對流程進(jìn)行分類；行政辦公設(shè)置：設(shè)置公共網(wǎng)址、工作日志、公共通訊薄、公告通知、文件套紅模板；知識管理設(shè)置：能夠?qū)参募?、網(wǎng)絡(luò)硬盤、圖片瀏覽進(jìn)行權(quán)限設(shè)置；信

12、息交流設(shè)置：設(shè)置短信提醒、討論區(qū)、詞語過濾、信息過濾審核；定時(shí)任務(wù)管理：有定時(shí)發(fā)起流程、工作流超時(shí)催辦、數(shù)據(jù)庫定時(shí)備份等；緊急通知設(shè)置：能夠設(shè)置桌面模塊及桌面顯示窗口兩種不同內(nèi)容及顯示方式；界面設(shè)置：能夠設(shè)置IE標(biāo)題、主界面、登陸界面等內(nèi)容等；9.9 .狀態(tài)欄設(shè)置：能夠設(shè)置底部需要顯示的文字；系統(tǒng)代碼設(shè)置：對OA中各模塊設(shè)置不同代碼；自定義字段設(shè)置：能夠設(shè)置IE標(biāo)題、主界面、登陸界面等內(nèi)容等能夠?qū)A中模塊自定義字段，用于增加對應(yīng)表的輸入內(nèi)容；數(shù)據(jù)庫管理：對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行優(yōu)化、修復(fù)及導(dǎo)出、導(dǎo)入、備份、還原等操作；系統(tǒng)日志管理：能夠查詢?nèi)罩?、統(tǒng)計(jì)日志及管理日志；系統(tǒng)資源管理：分資源監(jiān)控（能夠監(jiān)控內(nèi)部

13、短信和內(nèi)部郵件）、數(shù)據(jù)壓縮、文檔備份管理、資源占有情況查詢、資源回收、IM資源管理等；系統(tǒng)訪問控制：能夠設(shè)置IP段，也能夠設(shè)置外網(wǎng)訪問權(quán)限；系統(tǒng)安全設(shè)置：能夠?qū)γ艽a強(qiáng)度、登陸次數(shù)、是否啟用 USB KEY（使用KEY登陸需單獨(dú)購買）等進(jìn)行設(shè)置。文檔在線閱讀與編輯：支持Office文檔（Word、Excel、Power Point文檔）在線編輯，無需下載，自動上傳，支持痕跡保留，支持pdf文件在線閱讀，客 戶端無需安裝pdf閱讀器?？蛻舳斯ぞ撸撼秊g覽器登錄外，提供OA客戶端工具，實(shí)現(xiàn)開機(jī)自動 登錄OA，支持內(nèi)外網(wǎng)地址快速切換。智能門戶：我的門戶、門戶管理、門戶模板、門戶內(nèi)部管理，一站 式信息服務(wù)

14、中心、強(qiáng)大的內(nèi)容管理、個(gè)性化設(shè)計(jì)和定義、與 OA業(yè) 務(wù)緊密集成，支持門戶屬性自定義，門戶編號、名稱、類型、logo 信息、是否開啟、門戶訪問權(quán)限、管理權(quán)限，支持總部門戶、分子 公司門戶、部門門戶、個(gè)人門戶、信息門戶等。移動客戶端：實(shí)現(xiàn)無線移動辦公，提供郵件、公告、工作流、微訊等 模塊功能，隨時(shí)查閱辦公數(shù)據(jù)，簽章：工作流表單網(wǎng)頁手寫簽章：支持web網(wǎng)頁簽章，用戶在表單中， 經(jīng)過簽章組件進(jìn)行簽章的操作，以保證網(wǎng)頁表單數(shù)據(jù)的安全性，防 篡改和可鑒別，提高了網(wǎng)頁簽章的權(quán)威性、規(guī)范性，符合電子簽名 法則。手機(jī)簽章組件：手機(jī)簽章組件是將特定手機(jī)簽章，與客戶的智能 手機(jī)硬件或號碼信息捆綁，當(dāng)客戶使用智能手機(jī)

15、OA客戶端，進(jìn)行 工作流等審批操作時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)安全的簽章功能。Office安全簽章：支持。0系統(tǒng)中所有Office文檔的電子簽批、 騎縫章、信息驗(yàn)證、生成二維碼等功能。印章安全可信，防偽防 盜。加強(qiáng)協(xié)同辦公中的安全性。服務(wù)器：OA系統(tǒng)服務(wù)器能夠由公司自建服務(wù)器，也可租賃工業(yè)云平臺。與ERP系統(tǒng)的對接以及與企業(yè)網(wǎng)站的對接。四、預(yù)計(jì)OA系統(tǒng)應(yīng)用效果創(chuàng)造數(shù)字化辦公環(huán)境，突破溝通障礙，基于INTERNET技術(shù)實(shí)現(xiàn)全 球化遠(yuǎn)程辦公和移動辦公；改進(jìn)溝通，建立企業(yè)內(nèi)部信息門戶，統(tǒng)一信息發(fā)布平臺，促進(jìn)文化 建設(shè)以公告、新聞、論壇等多種方式和手段建立立體溝通平臺；增 強(qiáng)組織成員參與的興趣、輔助完成文化建設(shè)；加強(qiáng)

16、組織行為管理，監(jiān)控制度執(zhí)行與工作績效，工作任務(wù)實(shí)時(shí)督 辦，提高成員的執(zhí)彳丁力；過程控制，規(guī)范管理，制度流程驅(qū)動、表單展現(xiàn)，提高管理能見 度；隨機(jī)協(xié)作過程、結(jié)果可視化、提高授權(quán)協(xié)作有效性；組織及體 系化管理手段實(shí)施平臺實(shí)現(xiàn)跨部門流程化協(xié)同工作，加強(qiáng)業(yè)務(wù)規(guī) 范，提升工作效率；知識管理，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)知識、經(jīng)驗(yàn)的隨時(shí)積累共享、提升 學(xué)習(xí)能力；激活企業(yè)硬件投資，提高內(nèi)部資源利用率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公；提升 單兵效率，有效抑制人力數(shù)量增長?？蛻絷P(guān)系，全方位掌控客戶資源，穩(wěn)定客戶關(guān)系，提升客戶服務(wù)質(zhì)量；經(jīng)過全面的企業(yè)信息化解決方案，快速提高整體信息化水平，提升企業(yè)未來競爭力；規(guī)范企業(yè)信息管理，多級權(quán)限控制

17、，確保企業(yè)信息安全；加強(qiáng)多層次溝通，實(shí)現(xiàn)全員參與，成為塑造企業(yè)文化的良好平臺。五、廠商比對根據(jù)所指定需求功能，選擇市場業(yè)內(nèi)實(shí)力較強(qiáng)的泛微、通達(dá)OA以及新型辦公軟件金蝶云之家進(jìn)行綜合對比，如下表所示。表1 OA廠商對比公司名稱泛微通達(dá)金蝶主要案例復(fù)星集團(tuán)、上海醫(yī)藥、三 胞集團(tuán)、得力文具、萬達(dá) 集團(tuán)、大益集團(tuán)、SMG、 公牛集團(tuán)、中國海運(yùn)、 PICC、合力叉車、白麗集 團(tuán)等中國兵器工業(yè)集團(tuán)、中國 航空工業(yè)、中船重工、中 國冶金、中國電子科技集 團(tuán)、中核工業(yè)、中國一 重、三環(huán)集團(tuán)、蒙牛乳業(yè) 等天津海事局、珍寶島藥 業(yè)、中華全國工商業(yè)聯(lián)合 會、遼寧醫(yī)學(xué)院、中源協(xié) 和、長濟(jì)高速、西安西 瓷、重慶遠(yuǎn)視科技

18、等版本信息e-officeV9.0標(biāo)準(zhǔn)版100用戶云之家并發(fā)用戶數(shù)100100100服務(wù)器租賃云平臺增值組件部分1、項(xiàng)目管理2、集成接口1、工作流表單網(wǎng)頁手寫簽章；2、手機(jī)簽章組 件；3、office安全簽章項(xiàng)目管理組件系統(tǒng)架構(gòu)模式c/s架構(gòu)（瀏覽器/服務(wù)器）聯(lián)系電話胡經(jīng)理陳經(jīng)理陳經(jīng)理表2報(bào)價(jià)比對公司名稱泛微OA通達(dá)OA金蝶云之家軟件平臺費(fèi)元7000 元（100 人X70）增值部分費(fèi)用35000 （用戶數(shù) 500X70）30000元（簽章）9950 （項(xiàng)目管理50人）實(shí)施服務(wù)費(fèi)用2835035000 元0合計(jì)總價(jià)197350104800 元36950優(yōu)惠價(jià)格59205

19、 （16%專票）79800元（3%專票）實(shí)施周期1-3個(gè)月3個(gè)月20天報(bào)價(jià)說明1、軟件升級：小版本升 級免費(fèi)，大版本升級費(fèi)用 為合同費(fèi)用的10%；2、自驗(yàn)收經(jīng)過之日起乙 方享受一年的免費(fèi)維保， 以后每年的維護(hù)另簽合 同；3、本報(bào)價(jià)不含第三方產(chǎn) 品和二次開發(fā)費(fèi)用，如需 開發(fā)按2500元/人天結(jié) 算；本報(bào)價(jià)針正確為通達(dá)標(biāo)準(zhǔn) 版100用戶。注冊用戶數(shù) 100，并發(fā)用戶數(shù)100， 即時(shí)通訊100，移動客戶 端100。除包含有通用功 能外，新增組件包括工作 流表單網(wǎng)頁手寫簽章不限 制印章個(gè)數(shù)、手機(jī)簽章組 件不限制印章個(gè)數(shù)、 office安全簽章包含3 個(gè)KEY，能夠保存3-6個(gè) 印章。云之家系統(tǒng)報(bào)價(jià)收費(fèi)均為 按用戶數(shù)收費(fèi)，本次報(bào)價(jià) 按照用戶數(shù)100人為準(zhǔn)， 70元/人；項(xiàng)