大型購(gòu)物廣場(chǎng)應(yīng)付賬款管理

1、PAGE xxxx購(gòu)物廣場(chǎng)有限公司內(nèi)部控制系列文件 020108應(yīng)付賬款管理xx 版批 準(zhǔn)： xx-04-01 發(fā)布 xx-04-01 實(shí)施xxxx購(gòu)物廣場(chǎng)有限公司1.0目的本程序規(guī)定公司在處理應(yīng)付賬款入賬、調(diào)賬、核銷(xiāo)、對(duì)賬等方面的管理要求，旨在規(guī)范應(yīng)付賬款管理工作，努力維護(hù)對(duì)外信譽(yù)，防范企業(yè)處理應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)過(guò)程中的潛在經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。2.0制度要求2.1應(yīng)付賬款管理程序2.1.1財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定應(yīng)付賬款管理程序。2.1.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款管理工作，各部門(mén)協(xié)助管理。2.1.3統(tǒng)括部應(yīng)當(dāng)與財(cái)務(wù)部、 內(nèi)控人員共同組織對(duì)企業(yè)的統(tǒng)括部人員、 營(yíng)運(yùn)人員、招商部人員、 財(cái)務(wù)部全體會(huì)計(jì)人員和建設(shè)工程部人員等相關(guān)部

2、門(mén)人員進(jìn)行應(yīng)付賬款管理程序的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。2.1.4 統(tǒng)括部、營(yíng)運(yùn)部、招商部、建設(shè)工程部的業(yè)務(wù)相關(guān)人員、財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)主管人員必須參加應(yīng)付賬款管理培訓(xùn)，培訓(xùn)后視情況對(duì)參加培訓(xùn)人員進(jìn)行考核。2.1.5 財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的日常監(jiān)督管理；內(nèi)控人員負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)執(zhí)行應(yīng)付賬款管理情況進(jìn)行定期或不定期檢查。2.2應(yīng)付賬款入賬2.2.1財(cái)務(wù)部和統(tǒng)括部、營(yíng)運(yùn)部、招商部、建設(shè)工程部應(yīng)當(dāng)對(duì)所有錄入供應(yīng)商名單的供應(yīng)商建立統(tǒng)一代碼并通知各相關(guān)部門(mén)備案。2.2.2 供應(yīng)商應(yīng)付賬款入賬程序：業(yè)務(wù)人員先核對(duì)供應(yīng)商發(fā)票與附件相符后，交財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)主管會(huì)計(jì)審核；增值稅發(fā)票必須發(fā)票聯(lián)與抵扣聯(lián)齊全，并注意抵扣聯(lián)的票面工整。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)應(yīng)當(dāng)

3、對(duì)采購(gòu)訂單、供應(yīng)商發(fā)票、檢驗(yàn)入庫(kù)單（驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）進(jìn)行審核，這就是通常所說(shuō)的“三單符合”審核；會(huì)計(jì)在審核當(dāng)中應(yīng)當(dāng)注意：開(kāi)具發(fā)票的抬頭、稅號(hào)、商品名稱(chēng)、數(shù)量、金額及出票單位名稱(chēng)是否與采購(gòu)合同及入庫(kù)單中的信息一致，如單位有更名、重組等情況，應(yīng)出具正式公函才可入賬；審核時(shí)發(fā)現(xiàn)不符或不完全相符的項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)立即通知相關(guān)職能部門(mén)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系處理。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)應(yīng)同時(shí)將所有三單不符的情況記錄下來(lái)，每月跟蹤并向財(cái)務(wù)部長(zhǎng)新增內(nèi)容，考慮財(cái)務(wù)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)日常業(yè)務(wù)，要及時(shí)了解業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)總監(jiān)匯報(bào)；審核人員應(yīng)當(dāng)關(guān)注三單不符情況的處理，并對(duì)此進(jìn)行抽查。對(duì)在“三單符合”審核中多開(kāi)票、重開(kāi)票的供應(yīng)商，財(cái)務(wù)部和業(yè)務(wù)經(jīng)

4、辦部門(mén)應(yīng)提出警告，情節(jié)嚴(yán)重的，要考慮給予處罰或列入黑名單；會(huì)計(jì)在“三單符合”審核無(wú)誤后，制作記賬憑證并按照會(huì)計(jì)復(fù)核、批準(zhǔn)程序入賬；有關(guān)部門(mén)對(duì)合同、訂單的修改原件，應(yīng)及時(shí)傳遞到財(cái)務(wù)部。2.2.3暫估入賬程序：對(duì)于存貨已入庫(kù)，財(cái)務(wù)尚未收到發(fā)票的，月底應(yīng)予以暫估入賬：各倉(cāng)庫(kù)月底應(yīng)根據(jù)發(fā)票未到的入庫(kù)單的“發(fā)票聯(lián)”，編制暫估匯總表，交財(cái)務(wù)審核入賬；財(cái)務(wù)復(fù)核各倉(cāng)庫(kù)暫估匯總表與入庫(kù)單“發(fā)票聯(lián)”，復(fù)核無(wú)誤，作暫估入賬憑證；次月初，財(cái)務(wù)可將暫估入賬憑證沖回，到月底時(shí)再按實(shí)際未收到發(fā)票的入庫(kù)單作下月的暫估入賬；對(duì)作了暫估入賬次月發(fā)票仍未到的，財(cái)務(wù)部主管人員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)職能部門(mén)有關(guān)人員聯(lián)系，敦促其向供貨商索取發(fā)票。

5、2.3應(yīng)付賬款調(diào)賬2.3.1對(duì)任何供應(yīng)商應(yīng)付賬款的調(diào)整必須有充分的依據(jù)并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部和總經(jīng)理的書(shū)面批準(zhǔn)。調(diào)賬依據(jù)和授權(quán)批準(zhǔn)簽字應(yīng)附在相應(yīng)的調(diào)整憑證后。2.3.2供應(yīng)商提出供應(yīng)商名稱(chēng)更改時(shí)，必須要求其提供全部合法名稱(chēng)變更資料，包括相關(guān)合同權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)移的證明材料，及品牌新的授權(quán)書(shū)等，經(jīng)公司招商合同審批人員批準(zhǔn)后遞交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)人員方可對(duì)相應(yīng)的名稱(chēng)進(jìn)行修改。由于公司內(nèi)部原因?qū)е碌膽?yīng)付賬款供應(yīng)商名稱(chēng)串戶時(shí)，也必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審查并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部長(zhǎng)和新增內(nèi)容，考慮財(cái)務(wù)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)日常工作，需及時(shí)了解業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后方可辦理調(diào)賬手續(xù)。2.3.3當(dāng)供應(yīng)商提出需要幾方對(duì)沖調(diào)賬要求時(shí)，供應(yīng)商之間必須簽署

6、相互調(diào)賬合同(或協(xié)議)或?qū)φ{(diào)賬事宜做出書(shū)面承諾，經(jīng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，將所有資料報(bào)送財(cái)務(wù)部復(fù)核，無(wú)誤后報(bào)財(cái)務(wù)部長(zhǎng)新增內(nèi)容，考慮財(cái)務(wù)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)日常工作，需要了解業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。2.3.4供應(yīng)商之間的重大調(diào)賬合同(或協(xié)議)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)法律顧問(wèn)的審核，并提出法律意見(jiàn)。確實(shí)沒(méi)有法律后果后方可辦理調(diào)賬手續(xù)。2.3.5對(duì)于已經(jīng)進(jìn)入黑名單，并凍結(jié)付款的供應(yīng)商，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)和財(cái)務(wù)部辦理調(diào)賬手續(xù)前，必須按授權(quán)要求得到財(cái)務(wù)部長(zhǎng)和新增內(nèi)容，考慮財(cái)務(wù)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)日常工作，需要了解業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)總監(jiān)的批準(zhǔn)。2.4應(yīng)付賬款賬齡分析2.4.1 財(cái)務(wù)部每季度出具應(yīng)付賬款賬齡報(bào)告（內(nèi)容應(yīng)包括但不限于附表應(yīng)付賬款賬齡分析表

7、），并提供相關(guān)部門(mén)。對(duì)超過(guò)兩個(gè)月的有借方余額的應(yīng)付賬款，財(cái)務(wù)部應(yīng)向相關(guān)部了解相關(guān)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行分析后，向財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理作書(shū)面匯報(bào)，以采取合適的處理措施。2.4.2 每季度財(cái)務(wù)部根據(jù)應(yīng)付賬款的賬齡表，分析資金安排和使用的合理性。2.5對(duì)賬2.5.1財(cái)務(wù)部和業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)在處理供應(yīng)商發(fā)來(lái)的對(duì)賬單時(shí)，應(yīng)當(dāng)保持高度的謹(jǐn)慎，對(duì)發(fā)現(xiàn)的差異，財(cái)務(wù)部應(yīng)立即通知相關(guān)職能部門(mén)。各相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，并在與供應(yīng)商確認(rèn)一致后申報(bào)財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部應(yīng)將根據(jù)業(yè)務(wù)部的申請(qǐng)調(diào)整應(yīng)付賬款，并將調(diào)整項(xiàng)目、數(shù)額、原因以及原始單據(jù)都記錄或保存下來(lái)，每季度整理并向財(cái)務(wù)總監(jiān)匯報(bào)。2.5.2財(cái)務(wù)部主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)核對(duì)供應(yīng)商或供應(yīng)商的審計(jì)

8、師發(fā)來(lái)的對(duì)賬單。財(cái)務(wù)部主辦會(huì)計(jì)在確認(rèn)供應(yīng)商對(duì)賬單前，必須進(jìn)行全面核對(duì)并經(jīng)財(cái)務(wù)部長(zhǎng)及業(yè)務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后方可簽字蓋章。發(fā)現(xiàn)存在重大差異時(shí)，不得簽字蓋章。2.5.3財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)建立獨(dú)立的供應(yīng)商對(duì)賬單檔案，統(tǒng)一保存所有的供應(yīng)商對(duì)賬資料。未經(jīng)授權(quán)人員批準(zhǔn)，非財(cái)務(wù)部人員、內(nèi)控人員及審計(jì)人員不得查閱和復(fù)印。3.0流程圖（另附）4.0政策4.l公司全體人員都應(yīng)當(dāng)將維護(hù)本公司商業(yè)信譽(yù)作為管理應(yīng)付賬款的重要因素加以考慮。維護(hù)本公司商業(yè)信譽(yù)是每位應(yīng)付賬款管理者的責(zé)任。4.2所有調(diào)賬必須根據(jù)調(diào)賬內(nèi)容獲得財(cái)務(wù)部長(zhǎng)和財(cái)務(wù)總監(jiān)書(shū)面批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。 4.3為防止出現(xiàn)串戶差錯(cuò)，各企業(yè)必須按照計(jì)算機(jī)管理要求，建立供應(yīng)商代碼。4.4在沒(méi)有獲得書(shū)面依據(jù)并且未經(jīng)財(cái)務(wù)部長(zhǎng)和財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)前，任何人不得擅自修改和調(diào)整應(yīng)付賬款的各項(xiàng)記錄。4.5未經(jīng)財(cái)務(wù)部長(zhǎng)和財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員不得到財(cái)務(wù)部查閱其應(yīng)付賬款記錄，更不許查閱其他供應(yīng)商的付款情況。4.6各職能部門(mén)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)人員不得利用控制供應(yīng)商應(yīng)付賬款入賬的權(quán)