公文中主題詞標引存在的問題及解決措施

1、公文中主題詞標引存在的問題及解決措施摘要公文主題詞是公文版記要素之一。正確標引便于提醒公文的內(nèi)容和形式，便于歸檔和查詢，也便于辦公自動化和公文處理的標準化。在實際使用中，卻存在著對標注不重視、標準不統(tǒng)一、標引不標準等很多問題。本文通過對應用現(xiàn)狀的分析，并針對存在的問題及原因提出了相應的解決措施。關鍵詞公文主題詞；標引標準；應用現(xiàn)狀；應對措施公文主題詞又叫關鍵詞，也稱敘詞，是一些以概念為根底的，標準化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關系的詞和詞組1。是公文中代表其內(nèi)容和形式特征的、最能說明問題的、起關鍵作用的詞和詞組。目前，作為辦公現(xiàn)代化產(chǎn)物的公文主題詞，在實際標引中，卻存在這樣那樣不盡如人意

2、的地方，使得公文執(zhí)行效率降低，處理本錢進步，同時還影響到對公文的歸檔、管理和檢索查詢，影響公文的實效性和交互性，也不利于公文處理標準化和辦公自動化的進程。一、正確使用公文主題詞的必要性和意義公文具有嚴肅性、標準性、程序性和工具性等特點，它是各部門在進展黨政管理過程中形成的具有制度效力和標準體式的文書。正確使用公文主題詞便于提醒公文主要內(nèi)容，便于公文歸檔管理、檢索查詢，便于辦公自動化和公文處理的標準化。?中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例?第八條第十五項2229和?國家行政機關公文處理方法?第十條第十二項2241都明確指出，主題詞是公文的組成要素之一，制作公文時，“應按照上級機關的要求和?國務院公文主題

3、詞表?的標準標注主題詞2240。即使是下行文，為便利執(zhí)行、歸檔和查閱，對其主題詞也應作標準標注。二、正確的標注原那么和要求作為表達公文一定概念的最小的詞匯單元，公文主題詞是標引公文主要內(nèi)容和形式的最根本要素3，是公文版記組成要素之一。為此，國務院辦公廳推出了?國務院公文主題詞表?和使用說明國辦密函1994157號，進一步標準了公文主題詞的制作和使用。國務院標準規(guī)定一份完好標準的公文應由眉首、主體和版記三局部構成，三者缺一不可。標注要堅持三原那么：一要準，即主題詞的標引對公文的內(nèi)容提醒要準確，不僅在主題分析過程中對公文主要內(nèi)容的分析和提煉要準確，而且對分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞也要準確。二要

4、全，標引的主題詞要盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標。三要專，即標引的主題詞與公文主要內(nèi)容的相符程度，一般說來，對于一個公文主題概念只有一個專指的主題詞。這是衡量主題詞提醒公文主題概念精度的一個重要因素。同時規(guī)定主題詞不能使用表外詞、不能顛倒順序、不能簡單字面組配。主題詞標引時經(jīng)常遇到待標的主題概念沒有現(xiàn)成的主題詞可供直接標引，必須先將該主題概念分解成2個以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應的主題詞進展轉(zhuǎn)換。分解時應將主題概念分解成兩個或多個有穿插關系的子概念，或者是有限定關系的子概念，防止字面拆分4。在詳細操作中，一份文件的標引，除類別詞外最多不超過5個主題詞，位置在文件的末頁反面的抄

5、送欄之上，要頂格寫；字體要求是“主題詞和隨后的冒號用3號黑體，主題詞詞目字體可用3號小標宋，或者3號宋體加粗。標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞，一份文件如有2個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進展標引；再對第二個主題內(nèi)容進展標引。當詞表中找不出準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可以在類別中選擇適當?shù)脑~標引。同時將可以準確反映文件內(nèi)容的詞標在類屬詞的后面，并在該詞的后面加“以便區(qū)別。另外參照國標規(guī)定如在一篇公文中涉及2個文種時，作為轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)、印發(fā)的公文文種，也就是作為附件出現(xiàn)的文種，可以不作為主題詞標注，涉及法規(guī)性質(zhì)的，那么應作為主

6、題詞標注533。三、當前存在的主要問題遵照國標，相關行業(yè)和部門也編制了內(nèi)部主題詞表，但由于主題詞表的使用從上至下沒有施行細那么，加之主題詞的應用、制作又在不斷完善、標準的過程之中，因此在各級公文主題詞應用和制作中出現(xiàn)很多問題，結合工作實際，筆者歸納為3個方面：1.不標注公文主題詞。主要表如今下行文時，出于標注者主觀上的原因，不進展標引。2.標注不標準。主要表現(xiàn)一是隨意將標題字面進展簡單組配，二是使用表外詞，三是類別詞、類屬詞順序混亂不清，四是詞目過多等。例一，市人事局、財政局、紀檢委、監(jiān)察局2022年文件“關于調(diào)整紀檢監(jiān)察辦案人員補貼標準的補充通知，其主題詞隨意標注為“調(diào)整、“辦案補貼、“通知

7、；例二，學院2022年文件“關于印發(fā)?學院實行平安穩(wěn)定責任制與事故責任追究制的規(guī)定?的通知，其主題詞標注為“學院、“平安穩(wěn)定、“責任制、“責任追究制、“規(guī)定，也是沒有分析公文主題內(nèi)容，從標題中自左到右隨意抽出幾個詞進展組配而成。3.標注不準確。主要表現(xiàn)為對公文分析把握不到位，轉(zhuǎn)換不全面，抽象出的主題詞不能準確提醒主題的內(nèi)容和形式。例三，“市人民政府、軍分區(qū)關于做好2022年冬季征兵工作的通知一文的主題詞是“軍事、“征兵工作、“通知。根據(jù)國標規(guī)定，抽象出的類別詞標注為“軍事是不準確的，它只能作為類屬詞。顯然標注者對標準缺乏理解。正確的應是“國防、“軍事、“征兵、“通知。例四，“市人民政府關于公布

8、第四批取消和第二批調(diào)整的市級政法部門行政審批事項的通知的主題詞是“行政答應、“取消、“調(diào)整、“通知，抽象出的主題詞是不準確的，其作為類別詞的“行政答應在主題詞表中找不到，正確的應該是“行政事務、“審批、“取消、“調(diào)整、“通知。例五，省教育廳2022年文件“省教育廳關于舉辦省第二屆大學生藝術節(jié)藝術教育科學論文報告會暨2022年高校藝術教育論壇的通知的主題詞為“高校、“大學生、“藝術、“活動、“通知，正確的標注應該是“高校、“藝術教育、“科研成果、“通知，錯誤的原因除隨意標題字面組配外，對整個文件的主要內(nèi)容是沒有全面把握的，文件核心內(nèi)容主要是強調(diào)“藝術教育的科研成果，“藝術一詞不存在于主題詞表中，

9、也不能完全代替文件內(nèi)容的“藝術教育，“科研成果這個類別詞沒有抽象出來，簡單的一個“活動不能說明文件內(nèi)容，而且“大學生附屬于高校。標注無疑是不準確的。四、原因分析(一)不標注的原因1.由于主體是公文的主要組成局部，占據(jù)版心的大局部位置，主體對公文質(zhì)量的好壞起著決定性的作用，因此許多人過分強調(diào)公文主體的完好性、標準性和用詞的準確性，認為一份公文只要具備公文標題、主送機關、公文正文、附件、發(fā)文印章和附注等7個要素，就是完好合格的公文。出于這個觀念，很多人不能清醒地認識公文主題詞在公文制作和檔案管理中的重要作用，忽略了主題詞存在的必要性和重要性，認為主題詞和公文的關系不大，標與不標、標對標錯無關緊要。恰恰相反，缺少了眉首和版記，無論七要素如何完好，行文如何準確流暢，它首先是不完好的公文，就不可能合格和標準6。2.覺得按照主題詞表來標引過于費