淺談高校二級學院教學檔案管理的現狀及對策

1、淺談高校二級學院教學檔案管理的現狀及對策淺談高校二級學院教學檔案管理的現狀及對策一、教學檔案的重要作用一為進步教學質量，加強教學管理提供參考價值高等院校的中心任務是教學，而其真實記錄的教學檔案，詳細、真實地展現了教學工作的全貌。院系指導借助已分類的教學檔案，研究教學內容，總結教學經歷，改革教學方法，為日后的教學活動提供借鑒和分析，從而才可能進步教學質量。此外，教學規(guī)劃的制訂和完善、專業(yè)和課程的設置、教材的選擇和使用也需要從教學檔案中去尋找根據，這些根據直接影響到教學活動的成敗和教學質量的優(yōu)劣。因此，教學檔案在教學管理中有著非常重要的作用和意義。二能為開展教學評估、標準辦學提供重要材料高等院校評

2、估是一項促進高等教育質量進步的長效機制,是國家對高等教育進展宏觀管理的有效措施。任何一所高校要承受本科教學工作程度評估，無論是評估的程序，還是各級指標體系的數據結論，其支撐材料都離不開二級學院原始的教學檔案信息。假如沒有這些真實可靠的檔案和數據作為根據,再好的自評報告也會顯得空洞乏力，就難以在評估專家面前準確地闡清歷史事實，分析學校的過去和現狀，難以科學地總結歷史開展規(guī)律，評估工作就難以進展。因此齊全、完好的教學檔案是學校順利通過教學評估的必要條件,它將直接影響到學校教學評估的結果，是高等院校教學評估的根底和根據。三能為考核老師工作成績提供重要根據作為督查教學活動、標準教學行為主載體的教學檔案

3、，客觀地記錄了老師教學活動的歷史情況，反映了老師的執(zhí)教態(tài)度、行為和程度，如授課方案、教案講搞，試卷批閱，及學生評教等等，這些都是真實的原始材料，是檢驗老師是否在按照教學根本要求嚴謹治學、是否在自己的專業(yè)領域中不斷拓展與進步等重要作用。因此教學檔案為考核老師知識程度和業(yè)務才能提供重要根據，建立了教學檔案可使考核消除口與無憑的障礙，使之有憑有據。四為指導制訂科學決策，開展各項工作提供參考和咨詢教學檔案以知識載體的形式凝結著廣闊老師從事教學活動成功的經歷和失敗的教訓，記載了老師和教學管理人員在教學過程中不斷探究形成的最新教學研究成果。它搜集了歷年的教學方案、教學大綱、教學文件、合作辦學、各種類型的教

4、學會議、教材建立一體化方案等等，這些檔案可以為指導進展科學決策，開展各項工作提供比擬詳盡的參考根據和咨詢材料。二級學院的教學檔案是一個學院教學活動的一部歷史，借助它，幫助人們理解過去的歷史，認清現狀，開拓視野，預見將來，從中尋求學校開展的根本過程和規(guī)律，作出實在可行的科學決策，促進學校工作的開展。二、二級學院教學檔案管理的現狀一院系指導對教學檔案的重視不夠，教職工檔案意識淡薄有的院系指導只重視教學工作和其他管理工作，而對開展根底之一的教學檔案的管理，不管在管理系統(tǒng)的設計、現代化檔案管理條件的完善，還是在專兼職人員的配置和培訓方面，都較少列入指導的議事日程。二院系教學檔案管理規(guī)章制度不健全教學檔

5、案管理是一項技術性、專業(yè)性很強的工作，應當有相應的技術規(guī)程來標準它。高校二級學院的檔案管理工作一般情況下起步較晚，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃、管理制度和工作細那么，導致教學檔案的形成、搜集、分類、整理以及歸檔程序處于比擬混亂的場面。另外盡管有的院系有一些檔案管理制度，但歸檔范圍中的內容過于抽象：只大致規(guī)定了一些需要歸檔的材料內容，而沒有關于歸檔的時間要求和獎罰措施，檔案材料的形成對象和移交對象不夠明確，這種歸檔制度，實際上是一紙空文，沒有真正意義，引不起執(zhí)行者的高度重視，從而造成檔案的搜集不全，檔案材料質量不高的現象。三教學檔案管理人員不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)隊伍要做好教學檔案管理工作，需要一支比擬穩(wěn)定且業(yè)務才能

6、較強的專、兼職檔案工作隊伍。但目前多數二級學院的教學檔案管理由教學秘書兼任，他們大多數未承受過專業(yè)知識的培訓，主要精力集中于教學管理和日常事務，檔案意識和檔案管理程度不高，缺乏檔案工作者必備的根本理論知識和專業(yè)技能，在理論中必然會使歸檔文件材料的質量難以保證。四教學檔案材料管理手段落后，數字信息化程度偏低21世紀是一個網絡化、信息化的時代，這對檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)?？墒悄壳岸鄶刀墝W院的教學檔案管理現代化手段還處于起步階段，計算機教學檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低，檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下，不能適應高校本科教學評估工作方便快捷地檢索、調取并有效

7、利用檔案信息的要求。同時由于現代化程度不高，檔案的文件級目錄及文件的重要內容未能錄入計算機，增加了檔案檢索的難度，致使檔案利用耗時長、查準率與查全率較低，難以適應現代教學和教育事業(yè)開展的需求。隨著高校規(guī)模的擴大、層次的進步，生成的教學檔案數量成倍增加，假如不利用現代化手段，就很難適應形勢開展的新要求。三、措施與對策一引起指導重視，加強全院教職工的教學檔案管理意識高校二級學院教學檔案的質量取決于指導對它的重視程度。作為院系指導，首先要克制檔案人員和檔案管理工作可有可無的思想，要把其真正納入學院教學工作方案，列入主管指導議事日程，把教學檔案工作作為教學管理工作中的一項重要內容來抓，并列入相關人員的

8、職責范圍。重視檔案人員的裝備，保持管理隊伍的相對穩(wěn)定性。增加投入，改善檔案保管的條件，及時研究和解決教學檔案管理工作中存在的問題。檔案管理人員應轉變觀念，樹立全新的效勞意識。積極主動地想方法，創(chuàng)造性地開展工作，主動尋請教學和科研工作者的理解和支持，充分發(fā)揮教學檔案在教學科研中的重要作用，不斷進步教學檔案的效勞程度。學院其別人員應對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。檔案形成者的檔案意識與檔案質量有著親密的關系，要在全院范圍內全面深化反復地進展教學檔案工作意識的教育，增強指導和廣闊教職工的檔案意識和檔案法制觀念。二建立和完善教學檔案管理制度，進步管理質量二級學院應按照?檔案法?、?高等學校

9、檔案管理方法?和?高等學校檔案工作標準?等法律法規(guī)，制定相應的教學檔案管理制度和教學檔案管理施行細那么，對教學檔案的歸檔范圍、檔案保管借閱制度以及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定；對教學檔案管理者提出明確的工作目的和工作要求，制定相應的教學檔案管理責任制，不僅相關指導要承當相關責任，還要讓院系所有的老師都承當一定的教學檔案責任，對各自的教學檔案進展搜集和整理，定期或不定期地交教學檔案員統(tǒng)一匯總后存檔；學校檔案部門要加強對院系檔案工作的指導與業(yè)務的培訓，定期開展對根底檔案工作的督查，建立一套科學、合理、嚴密、標準的管理制度，促進院系教學檔案工作的標準化建立。三穩(wěn)定教學檔案管理人員隊伍，進步業(yè)務素質

10、學院指導要將教學檔案員的工作成績與待遇結合起來，調動他們的工作積極性。在繼續(xù)教育、職稱評定、進步學歷層次等涉及兼教學檔案員的切身利益的問題上給他們提供條件，激發(fā)他們對檔案工作的熱情，也能使教學檔案員安心從事檔案工作，維護檔案員隊伍的穩(wěn)定。檔案管理人員的素質直接關系到教學檔案工作質量，檔案部門要做好對兼職檔案員的業(yè)務知識和業(yè)務技能等方面的培訓，使其具備一定的檔案專業(yè)知識，在實際工作中可以較好地完成檔案搜集、整理、保管和提供利用等才能。另一方面，兼職檔案員要加強自身的業(yè)務學習，不斷拓展自己的業(yè)務知識，努力學習和掌握辦公自動化和檔案管理現代化的相關知識和技術。只有這樣才能更好地完成學院各類檔案的搜集、整理等相關的工作任務，更好地為高校的開展建立效勞。.四加強教學檔案的數字化和網絡化建立，不斷進步效勞質量目前計算機的廣泛應用和互聯網的高速開展，促使檔案管理也要跟上時代的步伐，必須積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，打破紙質檔案一統(tǒng)天下的場面，逐步形成紙質檔案、聲像檔案、電子檔案并存的新格局，利用新技術和手段管理檔案是檔案事業(yè)開展的必然趨勢，也是進步檔案管理程度和檔案管理工作的一項重大措施。綜上所述，二