管理溝通（第三版）第08章會議溝通

1、管理溝通第八章 會議溝通學(xué)習(xí)目標(biāo) 通過本章學(xué)習(xí)，明確會議的含義和特征，了解會議的類型和功能，認(rèn)識會議組織的基本過程，掌握有效會議的溝通策略。第一節(jié) 會議概述一、會議的含義 所謂會議，是人類社會中普遍存在的，有兩個人以上參與的，有組織、有目的的，短時間聚集的集體活動形式。二、會議的基本特征1.普遍性2.目的性3.組織性4.集體性三、會議的功能 第一，會議通過最簡單和最基本的方式界定了團隊、群體或單位。 第二，會議為群體成員共享知識和經(jīng)驗提供了場所。 第三，會議幫助每個人去理解該群體的集體目標(biāo)，去理解通過什么方式個人的工作能夠有助于群體的成功，從而幫助群體找到實現(xiàn)目標(biāo)的最佳途徑。 第四，會議也使所

2、有出席者為最終制定的決策和追求的目標(biāo)而承擔(dān)義務(wù)，即使是不同意見者，他們可能會遺憾他們的意見未能被采納，但是，他們會接受結(jié)果。而且，正是由于群體的決策約束了集體中所有的成員，所以，會議所制定的決策往往比單一經(jīng)理作出的決策具有更高的權(quán)威性。 第五，在一些工作群體中，團隊的領(lǐng)導(dǎo)通過他的出席來指導(dǎo)團隊，即會議更好地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者的角色和作用。 第六，會議上能更好地發(fā)現(xiàn)成員的地位上的差異。四、會議的類型1.談判會議2.通知會議3.解決問題會議4.制定決策會議5.收集和交換意見的會議 第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備 一、Why?明確會議目的 1.信息共享 2.動員激勵 3.信息傳播 4.問題解決和決策制定二、What確定

3、議題和議程（一）會議議題的確定（二）擬定會議議程 會議議程的設(shè)計步驟如下： 1.突出問題，即根據(jù)上次會議列出突出問題。 2.提出新議題，：即通過預(yù)期目前發(fā)展和與會議成員的聯(lián)系，提出管理活動或工作中的新議題。 3.選擇重要議題，即針對諸多需要考慮的議題，確定最為主要和緊迫的事項。 4.分清主次順序，即將例行項目放在開始，按邏輯關(guān)系或難度系數(shù)排列關(guān)鍵議題。 5.確定時間，即根據(jù)可用時間和與會者情況安排項目。 6.結(jié)束議程，即要求提出下次會議的細(xì)節(jié)，并在議程結(jié)尾處明確下次會議的日程。三、Where確定會議場地（一）會場的選定（二）會場的布置（三）會場內(nèi)設(shè)備的準(zhǔn)備四、When選定時間 1.要有充足的準(zhǔn)

4、備時間。除非是處理緊急的突發(fā)事件，充分準(zhǔn)備是召開會議的必要條件。 2.要考慮到與會者的工作時間及協(xié)調(diào)。 3.早上及星期二、三比較適合開重要會議。 4.除非特殊情況，會議的時間應(yīng)控制在兩個小時之內(nèi)。 5.明確規(guī)定會議的起止時間，在會議通知書上說明，并提醒準(zhǔn)時參加。五、Who確定與會人員 與會者指應(yīng)邀參加會議的個人。與會者一般可以分為會議主席、會議成員和會議工作人員（如會議秘書、記錄員等）三類。在有效的會議管理中，決定與會者群體的規(guī)模和構(gòu)成是非常重要的。會議可能由于太多或太少的人員參加或不恰當(dāng)?shù)娜藛T結(jié)構(gòu)而流于失敗。 六、How會議如何進行 1.開始階段：主持人宣布正式開會，說明會議的目的及意義，介

5、紹與會的重要人物，提醒與會者注意相關(guān)的會議事項。 2.討論或報告階段：與會者在主持人的引導(dǎo)下分別針對會議目標(biāo)提交報告或討論，性質(zhì)不同的會議，有不同的討論方式。有些會議注重討論，如對策會議；有些注重溝通，如協(xié)調(diào)會議。但不管何種形式，都必須緊扣會議目標(biāo)，切忌離題或流于情緒性爭辯。 3.總結(jié)階段：在與會者充分討論后，主持人應(yīng)將各種意見加以整理、評價，作出結(jié)論或引導(dǎo)大家進行表決。切忌議而不決，浪費時間。 4.結(jié)束階段：在宣布散會前，主持人或會議秘書應(yīng)再次確認(rèn)會議結(jié)論，以取得與會者認(rèn)同。散會時，主持人應(yīng)感謝大家的合作 。第三節(jié) 會議的實施一、傳達(dá)開會通知 開會通知開會日期 星期 時間 地點與會者名單必須

6、出席者可選擇性出席者主題安排者 電話開會目標(biāo)會前準(zhǔn)備工作議程二、明確與會者角色（一）會議主席的角色 1.會議控制 2.會議引導(dǎo) 3.促進討論 4.處理不同意見 5.作出決定會議主席角色情形一： 某公司的年終市場銷售分析會議正在進行，公司總經(jīng)理擔(dān)任會議的主席。在會議進行過程中，公司負(fù)責(zé)市場工作的副總經(jīng)理提出，公司明年的市場營銷重點應(yīng)從“以鞏固國內(nèi)市場為主”轉(zhuǎn)向“以開拓國際市場為主”。他希望他的設(shè)想能在這次會議上得到大家的支持和通過。但在會議進行過程中，負(fù)責(zé)市場營銷的部門經(jīng)理、副經(jīng)理對這個設(shè)想提出了反對意見，他們認(rèn)為國內(nèi)的市場潛力還很大，而企業(yè)的資金實力不夠，如讓其全面開花，還不如采用“各個擊破”

7、的方略，先在國內(nèi)市場取得絕對優(yōu)勢地位。結(jié)果雙方爭論得不可開交。 如果你是會議主席，面臨與會代表這種相爭不下的局面，你準(zhǔn)備如何解決?如果最終需要你就這次分析會議作總結(jié)，你又如何對“市場營銷的重點”問題作總結(jié)? 會議主席角色情形二：某高?？茖W(xué)館會議廳內(nèi)正在召開“中國二十一世紀(jì)的管理教學(xué)發(fā)展趨向”的研討會。會議進行期間，就MBA教育的發(fā)展方向問題，不同的與會者提出了不同的看法，有的認(rèn)為MBA教學(xué)應(yīng)該以“案例教學(xué)”為主；有的則認(rèn)為應(yīng)以理論修養(yǎng)的培養(yǎng)為主；也有的主張像美國哈佛商學(xué)院那樣采用大量的案例教學(xué)，甚至可以取消傳統(tǒng)的教師講解的形式；這些不同觀點在討論過程中，爭論得比較激烈，眼看討論時間將近尾聲，但

8、與會代表為了充分表達(dá)自己的主張，很難“剎車”。 如果現(xiàn)在你是這次研討會的主席，面對這種不同主張分立的局面，你如何應(yīng)付這種局面?你又如何就研討的問題作總結(jié)? 二、明確與會者角色（二）與會者的角色 1.決定是否需要出席會議。 2.準(zhǔn)備。 3.準(zhǔn)時與會 4.就某些疑點或模糊問題征詢清晰解釋。 5.給出信息時，力求精確切題。 6.傾聽。 7.支持他人。 8.確保公平參與。 9.反對要有依據(jù)。 10.以能提高團隊績效的方式行事。三、會議開始常用的介紹方法有： 1.自我介紹。 2.互相介紹。 3.主席介紹。由會議主席分別一一介紹參加會議的人員情況，這一方法適用 4.名片介紹。四、討論主題（一）促進討論（二）處理不同的討論意見 具體可采取如下措施： 1.主席對不同的意見進行深思熟慮后，提出自已的觀點。當(dāng)然，這個觀點在提出之前，必須有足夠的把握，讓與會的大多數(shù)人都能接受而結(jié)束爭論。 2.對爭論雙方或各方的觀點加以澄清。 3.分析造成分歧的因素。 4.研究爭論雙方或各方的觀點，了解協(xié)調(diào)的可能性。 5.將爭論的問題作為會議的主題之一，展開全面的討論，以便把會議引向深入。 6.若分歧難以彌合，那就暫時放下，將會議議程進入下一項。（