QMS認證審核案例

1、四川川潤潤滑設備有限公司QMS 認證審核案 例四川三峽認證有限公司 高級審核員 袁倫成 一、案例發(fā)生的背景：認證領域：成套液壓潤滑設備（含液壓缸等配套元件）、工業(yè)泵、 水工機械（18.01.02，18.01.04，18.05.06），低壓電器成套設備（19.03.00）等產(chǎn)品的設計和生產(chǎn)”所涉及的質量管理活動受審核方組織名稱： 四川川潤股份有限公司場所：位于自貢大安區(qū)大安街30號機器公司 （含位于成都市現(xiàn)代工業(yè)港北區(qū)港北6路85號的分廠） 時間：1）2008年12月9日至12月12日2000版QMS的再認證審核2）2009年12月10日-11日的監(jiān)督審核 參加人員： 再認證審核 袁倫成高級審核

2、員（組長19.03.00 專業(yè)小類審核員）； 馬松平高級審核員（組員， 18.01.02，18.01.04，18.05.06， 19.03.00 肖華昌實習審核員 監(jiān)督審核 1）袁倫成高級審核員（組長19.03.00 專業(yè)小類審核員）； 2）方孟洋高級審核員（組員， 18.01.02，18.01.04，18.05.06， 19.03.00 專業(yè)小類審核員）二、案例發(fā)生的主要過程1)“文件審查”過程2)審核策劃和審核計劃的編制過程3）與審核委托方和被審核方的溝通過程4）審核文件的準備過程5）審核實施過程，審核記錄與審核報告的編寫；6）與被審核方溝通的過程（一）、審核前的“文件審查”過程： 形成了

3、： 1）2008年12月25日再認證審核前的文件審查報告（附件1）； 2）2009年12月1日監(jiān)督審核前的 文件審查報告（附件2）； 兩個文件審核報告均是針對公司組織機構和產(chǎn)品結構的變化后形成的B.3和B.5版文件的文件符合性和適宜性審核。 主要關注了被審核方的文件化質量體系中: 1) 對“外包過程”的識別和控制； 2)對體系覆蓋范圍內的分子機構：成都分公司的法律地位； 3）對組織體系策劃和運行中的外來文件的識別提出了改進意見。 文件審核的主要目的: 通過文件審查了解了受審核方的組織規(guī)模、布局、活動場地、機構設置、生產(chǎn)流程、工藝路線，審核范圍，保密要求等。 為進一步確認企業(yè)的體系覆蓋范圍專業(yè)類

4、別及刪減條款和刪減理由的正當性，為制定審核計劃，估計工作量、確定審核人日及審核組成員配置、審核分工提供信息。 （二）、 審核策劃和審核計劃的編制過程 在充分了解和理解被審核方產(chǎn)品和服務實現(xiàn)過程特點的基礎上，策劃了審核目的、確認審核范圍、審核準則、審核組成員任務分配、審核部門（或過程要求）、審核時間（能確保審核的充分性和必要的審核深度）、審核過程和進度安排。 對監(jiān)督審核，考慮到被審核方體系覆蓋范圍內的產(chǎn)品范圍已經(jīng)搬遷到位于成都市現(xiàn)代工業(yè)港北區(qū)港北6路85號的分廠。本次確定僅對位于成都的活動場地進行監(jiān)督審核。 兩次策劃形成的審核計劃如附件3和附件4. 兩份 “審核計劃”均考慮了審核員的專業(yè)小類能力

5、和審核任務的相對均衡。 計劃中將最高管理層的審核安排在第一組的最后一天。其意在有利于審核活動已大部完成、基本掌握了被審核方體系運行的基本情況后，審核組能通過審核與被審核方領導層做坦誠溝通，并提出代有增值效益的改進意見和建議。（三）、與審核委托方和被審核方的 溝通過程 1）對經(jīng)策劃后編制形成的審核計劃與委托方和被審核方溝通： a )將擬訂的審核計劃提交審核委托方-認證機構專業(yè)人員評審，管理人員審定、批準； b) 在審核前7日將經(jīng)批準的審核計劃傳遞給被審核方，征求被審核方對審核目的、審核范圍、審核準則、審核時間、審核組組成和審核日程安排，以及與審核相關的事宜的意見。 獲得意見后及時修訂和溝通，直到

6、雙方意見統(tǒng)一為止。 （四）、審核文件的準備過程。 按審核準則和認證機構的規(guī)定，準備了以下審核文件和記錄 ：需要準備的審核文件包括：1） 文件審查意見；2） 審核計劃；3） 審核記錄： 項目審核任務書、審核計劃評審表及公正性聲明 首、末次會議記錄； 檢查清單及現(xiàn)場記錄表 ； 審核報告 不符合報告和觀察項報告； 糾正/糾正措施計劃表 ； 糾正措施有效性驗證報告和提交認證決定匯報情況表； 審核專業(yè)引導實施記錄； 審核員人員工作質量及行為規(guī)范評價表； 不符合項糾正預防措施跟蹤表； 資料歸檔目錄表 （五）、審核實施過程、審核記錄1、本案例中的再認證審核由叁名審核員按審核計劃安排分兩個小組，于2008年1

7、2月9日-12日對四川川潤股份有限公司自貢本部和位于成都市現(xiàn)代工業(yè)港北區(qū)港北6路85號的分廠實施再認證審核。2、2009年12月10日12月12日，由兩名審核員對四川川潤股份有限公司位于成都市現(xiàn)代工業(yè)港北區(qū)港北6路85號的四川川潤液壓設備分廠實施了現(xiàn)場監(jiān)督審核。3、其中，因被審核方的質量管理體系覆蓋的產(chǎn)品范圍已搬遷至成都市現(xiàn)代工業(yè)港北區(qū)港北6路85號成都液壓設備分廠，2009年實施的監(jiān)督審核未對自貢本部實施。與審核計劃范圍的不一致已向認證派出機構匯報并與被審核方協(xié)調一致，在相關餓審核文件中作了說明。三、主要的審核發(fā)現(xiàn)與溝通過程審核均按計劃實施。其中：-2008年的再認證審核現(xiàn)場抽樣483個，發(fā)

8、現(xiàn)2個一般不符合，開出2份一般不符合報告（附件5、附件6、附件7、附件8）和2個觀察項。根據(jù)審核發(fā)現(xiàn)形成了再認證審核報告（附件9）；-2009年的監(jiān)督審核現(xiàn)場抽樣417項，通過審核留下了現(xiàn)場審核記錄（附件10，11），對照審核準則要求發(fā)現(xiàn)了2個不符合事實，開具了2份一般不符合報告（附件12，13）。還提出了2個觀察項（附件14）要求被審核方予以必要的關注。形成了監(jiān)督審核報告 （附件15） 。 5、我們 的“審核實施記錄”注意了以下要點：（1) 嚴格依照審核策劃的安排和計劃要求實施；（2) 注意充分反映本次審核的樣本狀況和抽樣情況，并注意收集客觀證據(jù)；（3) 保證審核記錄的完整、準確、簡明、具有

9、可重現(xiàn)性和可證實性； （4) 對審核中發(fā)現(xiàn)的被審核方顧客有申、投訴情況的重點跟蹤查詢及可追溯性信息的記錄。 （5) 確保審核記錄能支持和證明本次審核發(fā)現(xiàn)，為審核報告提供客觀證據(jù)。 （6）注意了規(guī)避審核記錄的簡單化、客觀證據(jù)不足，確保了審核記錄的客觀、公正、充分、有效性，可重現(xiàn)性和可證實性，能為認證決定提供足夠信心。3、審核報告編寫注意了以下問題：（1）嚴格按認證機構規(guī)定的格式要求編寫；（2) 包含了本次審核的完整的信息；（3）注意了在“評價意見”中采用數(shù)據(jù)和事實說話，評價力求了準確、適宜、充分、有根有據(jù)，與審核發(fā)現(xiàn)一致。并再一次與被審核方溝通，達成了一致意見，確認審核覆蓋范圍。（4）避免了審核

10、報告的簡單化、形式化、走過場和評價的模棱兩可。注意了評價的客觀性和公正性。充分肯定了組織體系運行的業(yè)績和成效；客觀反映了體系運行中存在的問題和需改進的方面。讓受審核方通過審核真正受益，獲得改進機會和方向。4、與被審核方溝通的過程（1）、本次審核被審核方保持了以往審核的慣例。公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、質量總監(jiān)（兼管代）、各職能部門經(jīng)理、主管、生產(chǎn)車間主任、內審員等35人參加首次、末次會議，與審核組現(xiàn)場溝通；（2）、公司總經(jīng)理在首次會議上感謝審核組歷年來對公司質量體系運行提出的改進意見，并期望本次審核提出更多的改進建議。 審核實施過程中，分管副總經(jīng)理、質量總監(jiān)（兼管代）全程跟蹤陪同審核員審核，以了解本

11、次審核發(fā)現(xiàn)的問題。充分體現(xiàn)出公司“領導重視”的原則。（3）、在對公司管理層的審核和末次會議之前，審核組按審核計劃安排，在通過與被審核方領導層交談收集管理層實施體系的客觀證據(jù)的基礎上，向管理層（總經(jīng)理、副總經(jīng)理、質量總監(jiān)（兼管代）和質管部經(jīng)理）通報了審核的目的、范圍、準則、審核的其他基本情況和審核發(fā)現(xiàn)。包括不符合報告和觀察項，口頭希望改進的問題。（4）、對不符合報告的不符合事實，闡述了不符合原因，并請被審核方確認。（5）、通報并征求了審核結論意見。交流了對不符合項的糾正時限、觀察項、口頭不符合的改進要求。所有審核結論和改進意見得到被審核方認同，雙方達成一致意見后，被審核方領導要求審核組在末次會議

12、上詳細講解審核發(fā)現(xiàn)的問題，以使各部門加以重視和改進，并有效糾正。四、受審核組織主要的改進方法和成效1、針對再認證審核發(fā)現(xiàn)的不符合。公司在2009年1月6日提交了糾正預防措施證據(jù)；（見附件6和附件8） 結合審核組在審核報告中提出的改進意見。公司對售后產(chǎn)品質量問題進行了跟蹤和分析，采取了糾正措施。 見附件16板冷質量問題匯總分析 見附件17哈威K系列柱塞泵售后問題總匯 2、針對2009年12月的監(jiān)督審核發(fā)現(xiàn)的兩個不符合項，公司于2009年12月12日即以管理評審方式對本次外部審核發(fā)現(xiàn)的2個不符合項，2個觀察項和8個口頭要求改進的意見進行了認真討論和研究，落實了責任部門和責任人，12月16日，對不合

13、格項涉及的標準要求組織了學習、培訓，分析了不合格原因，提出了擬采取的糾正、糾正措施計劃，要求在12月22日前完成糾正。 相關責任部門（質量管理部和生產(chǎn)中心）在規(guī)定時間內 完成了糾正和糾正措施，提交了相關證據(jù)。于12月25日經(jīng)公司指定的驗證人員驗證后有效關閉不合格。 （附不符合報告及糾正措施記錄）3、針對觀察項和口頭不合格，公司制定了改進計劃： （1）為提高內審員能力，制定了公司內審員培訓計劃。并于2010年3月15日-3月20日（在不影響正常、生產(chǎn)活動的情況下每天下午4點至晚上9點），選派25名員工參加三峽公司舉辦的（廠內）2008版內審員培訓（取證），另有包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理2名在內的30名

14、領導和關鍵崗位人員參加培訓，內部考核取證。培訓期間，全部堅持學習。通過培訓考核100%通過。其中成績在90分以上的47人。 這次培訓提高了關鍵崗位人員對2008版標準的理解和實施能力。（2）針對設備維護和維修問題。公司調整了組織機構。2010年初，設置了“設備運行部,充實了3名專職人員負責成都分公司設備的維護、維修工作。 自貢本部保持專門的設備管理部門。4、公司體系運行的主要業(yè)績 （以下業(yè)績是質量管理體系運行的結果）1）、公司管理層一直以來，重視和領導質量管理體系的運行，體系一直保持有效運行和持續(xù)改進。公司的體系在持續(xù)改進中日趨健全、完善，有效。 匯總公司上一認證周期內的審核發(fā)現(xiàn)如下： 200

15、6年2月28日第一次復評初審的6個不合格項；5個觀察項。 6.3,7.4,7.5.1e）,7.5.2,7.6;觀察項： 7.5.1c）,6.3,7.5.1f）,7.4,7.6; 2006年10月21日第一次監(jiān)督的3個不合格 7.3.2/7.3.5,8.2.4;2007年10月25日第二次監(jiān)督審核無不合格項。3個觀察項：7.4.1,7.5.1a) 2008年12月12日再認證 2項不合格7.3.1/7.3.2;8.2.3； 2009年12月第一次監(jiān)督2項不符合：7.4.1，7.5.1b);2項觀察項:6.3,8.2.2 所有的不符合均按要求及時認真改進并有效關閉。 2006年至2009年審核發(fā)現(xiàn)

16、的不符合分布如下：2）、公司保持了“誠信為本，腳踏實地，持續(xù)改進，追求完美”的質量方針和質量目標，并按要求分解、測量。均已基本實現(xiàn)。 公司能開展顧客滿意度測量，關注顧客需求，在我國潤滑液壓設備領域中排名居前，根據(jù)中國重型機械工業(yè)協(xié)會統(tǒng)計，20062007 年連續(xù)兩年潤滑液壓設備銷售收入在全國同行業(yè)排名第二，中西部地區(qū)排名第一，配套出口銷售收入全國排名第一。 3）、公司已成為四川省高新技術企業(yè)，擁有6 項國家專利，正在申請專利7 項。公司是中國重型機械工業(yè)協(xié)會潤滑分會的理事單位、中國可再生能源學會風能專業(yè)委員會會員單位。公司是四川省普通機械制造工業(yè)企業(yè)最大規(guī)模20 強，公司在通過了ISO9001

17、2000 質量體系認證后先后取得CE 認證、船舶認證資格。公司擁有的“川潤”商標被認定為“四川省著名商標”。4）、繼2008年實現(xiàn)首次公開發(fā)行股票并上市融資2.4億元后，公司又以非公開發(fā)行股票的形式實現(xiàn)融資2.6億元。 2009年12月21日，公司非公開發(fā)行股票獲得中國證監(jiān)會發(fā)審委無條件審核通過。 2010年2月4日，公司非公開發(fā)行1250萬股股票在深圳證券交易所上市。 5）2009年，公司潤滑液壓業(yè)務繼續(xù)實現(xiàn)高速增長，全年銷售收入同比增幅達50%以上，收入規(guī)模、生產(chǎn)能力已躍居行業(yè)第一。6）2009年全年，公司實現(xiàn)營業(yè)總收入4.15億，同比增長29%，實現(xiàn)凈利6200萬元，同比增長23%，資產(chǎn)總額達8.35億，各項主要經(jīng)營指標均創(chuàng)歷史新高。7）公司制定2010年的管理目標（附件18公司2006年，2008年，2009年工作報告）第一、質量管理上水平 提高質量管理水平，建立質保體系檢查機制，每月至少組織1-2次檢查