大學(xué)學(xué)院部門立卷歸檔工作規(guī)范

1、XXXX學(xué)院部門立卷歸檔工作規(guī)范（試行）第一條 為規(guī)范落實學(xué)校檔案部門立卷歸檔制度，實現(xiàn)檔案“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”，根據(jù)高等學(xué)校檔案管理辦法（教育部令第27號）、歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 222015），制定本規(guī)范。第二條 部門立卷歸檔是指學(xué)校各單位（部門）將辦理完畢的、具有查考保存價值的文件材料按歸檔范圍進(jìn)行收集，并按照歸檔文件整理規(guī)則進(jìn)行組件（卷）、分類、排列、編號、編目（紙質(zhì)文件材料包括裝訂、編頁、裝盒等，電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等）整理，使之有序化后，定期移交到學(xué)校檔案館的工作。第三條 部門立卷歸檔基本原則1學(xué)校各單位（部門）和個人從事教學(xué)、科研、政管

2、理等各項工作活動中形成的文件材料，屬于歸檔范圍的，必須移交學(xué)校檔案館集中統(tǒng)管理，應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，任何單位（部門）和個人不得私自留存。不屬于歸檔范圍的文件材料，不得擅自歸檔。2學(xué)校部門立卷歸檔堅持來源原則，文件材料由哪個單位（部門）形成、辦理則由該單位（部門）立卷歸檔。各處級建制的單位（部門）均為立卷歸檔部門，一個立卷歸檔部門內(nèi)的檔案（包括下屬機(jī)構(gòu)的檔案）要統(tǒng)立卷歸檔，學(xué)校檔案館按立卷歸檔部門接收檔案。3學(xué)校實行紙質(zhì)、電子文件雙套制歸檔，要同時做好紙質(zhì)和電子文件的收集、整理、歸檔。對于只有電子文件而未形成紙質(zhì)文件的重要文件材料，應(yīng)打印、簽章后與電子文件一并歸檔。第四條 部門立卷歸檔的組織1學(xué)

3、校檔案館負(fù)責(zé)全校立卷歸檔工作的組織與實施，指導(dǎo)和監(jiān)督各立卷歸檔部門的立卷歸檔工作。2各立卷歸檔部門負(fù)責(zé)組織本單位的立卷歸檔工作，并接受學(xué)校檔案館的指導(dǎo)和監(jiān)督。3各立卷歸檔部門建立文檔管理制度，對日常形成的文件材料進(jìn)行集中管理，每項工作完成后應(yīng)由承辦人收集整理文件材料并向單位（部門）兼職檔案員移交，兼職檔案員負(fù)責(zé)指導(dǎo)單位（部門）內(nèi)各下屬機(jī)構(gòu)及工作人員文件材料的收集、整理和歸檔。4相關(guān)立卷歸檔部門在對省級及以上科研項目鑒定、基建工程竣工驗收、大型維修改變工程竣工驗收、貴重儀器設(shè)備（價值在20萬元以上）開箱驗收時，須有檔案工作人員參加，審查驗收應(yīng)歸檔文件材料完整性、系統(tǒng)性，指導(dǎo)部門立卷歸檔。第五條

4、文件材料的立卷歸檔分工立卷歸檔部門按XXXX學(xué)院檔案實體分類實施細(xì)則確定的文件材料歸檔范圍收集文件并立卷歸檔。1上級、政部門下達(dá)的文件，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔；其它外單位來文，由接收及承辦單位負(fù)責(zé)立卷歸檔。2學(xué)校內(nèi)部形成的文件材料，由文件材料形成部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。其中學(xué)校蓋章印發(fā)的帶字號紅頭文件，由學(xué)校辦公室統(tǒng)收集歸檔；各單位（部門）蓋章印發(fā)的紅頭文件、校內(nèi)請示報告等非紅頭的重要文件由各單位（部門）收集歸檔。3會議文件材料，由組織召開會議的單位負(fù)責(zé)收集歸檔；多個單位聯(lián)合召開的會議文件材料，由牽頭單位負(fù)責(zé)收集歸檔。4各教學(xué)單位和教學(xué)管理部門在教學(xué)評估與認(rèn)證、專業(yè)申報、獎項申報等工作同形成的文件

5、材料，由相關(guān)教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)收集歸檔。5教研、科研項目文件材料由課題組負(fù)責(zé)人收集、整理、立卷，分別由教學(xué)、科研管理部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料審核和移交歸檔。6基本建設(shè)（含大型維修、改變）項目文件材料由基建處負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔。7財務(wù)文件材料及賬簿、憑證等由財務(wù)處負(fù)責(zé)立卷歸檔。8除科研項目及科技合作合同由科研處負(fù)責(zé)收集歸檔外，學(xué)校對外簽訂的其它合同資料均由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)收集歸檔。9各種聲像、圖片資料，由形成單位負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔；外單位制作反映本?；顒拥穆曄瘛D片資料，由負(fù)責(zé)組織聯(lián)系的單位收集、整理、立卷、歸檔。10負(fù)責(zé)重大單項工作的臨時性機(jī)構(gòu)形成的文件材料，由臨時性機(jī)構(gòu)專人負(fù)責(zé)收集、整理、

6、歸檔。立卷歸檔時應(yīng)剔除不應(yīng)歸檔的文件材料：上級機(jī)關(guān)普發(fā)的、不需辦理的文件材料；上級和學(xué)校征求意見未定稿的文件材料；非隸屬單位抄送的不需辦理、無參考利用價值的文件材料；校內(nèi)單位發(fā)來的僅供傳閱不需辦理的文件材料；無保存價值的一般性信函和臨時性的通知等；重份的文件材料。第六條 紙質(zhì)文件部門立卷歸檔步驟與要求1預(yù)立卷立卷歸檔部門將已經(jīng)辦理完畢、需要歸檔的文件材料及時收集，集中管理，紙質(zhì)文件按文件反映的問題分類裝盒存放，做好日常工作中的預(yù)立卷。學(xué)校印發(fā)紅頭文件歸檔需要一式兩份，其它文件材料歸檔一般只需要一式一份。2組件將預(yù)立卷的紙質(zhì)文件材料按文件之間的聯(lián)系組成件并排列順序。正文、附件為一件，正文在前，附

7、件在后；正本與定稿為一件，正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；中文本與外文本為一件，中文本在前，外文本在后；報表、名冊、圖冊、書籍等一冊（本）為一件；本科生成績表一個班為一件，按學(xué)號順序排列；研究生成績表一個學(xué)院為一件，按學(xué)號順序排列；刊物（含簡報）一期為一件；基建工程圖紙一張為一件；裝訂成冊的文件資料匯編一冊為一件；會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄本一本為一件。3裝訂將已組件的文件材料以件為單位進(jìn)行裝訂，一般使用符合檔案長期保管的不銹鋼訂書釘“三點”裝訂，文件材料較厚的，使用棉線“三孔一線”裝訂。裝訂前應(yīng)拆除文件材料上的金屬物，對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，對幅面

8、大于A4的紙張按A4大小進(jìn)行折疊，對裝訂邊空白不夠的進(jìn)行貼邊處理?？v向版式的文件材料以左邊、橫向版式的文件材料以上邊為裝訂邊，裝訂應(yīng)不壓字，裝訂后文件材料平整。4編頁碼將已裝訂的文件材料以件為單位編制頁碼，頁碼應(yīng)從首頁（含封面）開始逐頁編制，用鉛筆在文件正面右上角或背面左上角空白處編寫，無字的空白頁不編頁碼。擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可不再編制頁碼。5分類與劃定保管期限按照XXXX學(xué)院檔案實體分類實施細(xì)則規(guī)定的分類方案，先將文件材料按其形成年度分類，跨年度文件材料一般以文件簽發(fā)時間為準(zhǔn)；會議文件材料歸入閉幕年度；跨年度辦理的文件材料歸入辦結(jié)年；科研、基建、設(shè)備等項目材料分別歸入鑒定（結(jié)題

9、）、竣工、采購年度；學(xué)生成績、學(xué)籍和學(xué)位材料分別歸入畢業(yè)年度和授予學(xué)位年度。再將同一年度的文件材料按檔案類目分類，必須分至分類方案的最低一級類目（部分為二級類目，部分為三級類目）。分類必須準(zhǔn)確，不同年度歸檔的同類文件材料劃分類目必須保持穩(wěn)定，同一問題的文件材料必須劃分到同一類目。按照XXXX學(xué)院檔案實體分類實施細(xì)則保管期限表逐件劃定文件材料的保管期限：永久、定期30年、定期10年。6組盒或組卷將同一最低一級類目（部分為二級類目，部分為三級類目）的歸檔材料按其性質(zhì)進(jìn)行組盒或組卷。組盒或組卷時應(yīng)遵循學(xué)校工作活動規(guī)律，保持歸檔材料間的有機(jī)聯(lián)系不被打亂。同一最低一級類目中的文書類檔案材料（分類方案中除

10、學(xué)生類、聲像類和實物類外，群、行政類及其它類別的二級類目11綜合類），按問題相對集中，反映同一問題的材料按形成時間先后排列。將排列好后的材料組盒，一個檔案盒可存放多個問題的材料，但同一問題的材料最好集中存放于一盒或多盒，裝盒時盡可能將檔案盒裝滿。同一最低一級類目中的專題或項目類檔案材料（除文書類檔案材料外的其它材料），按項目、問題進(jìn)行組卷，一卷文件材料厚度不超過4CM，卷內(nèi)文件材料按形成時間先后排列。將組卷的材料裝盒，一個檔案盒可存放多卷材料，但同一卷材料最好集中存放于一盒或多盒，裝盒時盡可能將檔案盒裝滿。7編檔號和填寫件號章根據(jù)檔號編制規(guī)則，按歸檔文件材料組盒、組卷排列順序分別編制盒號、卷號

11、，按盒內(nèi)、卷內(nèi)文件排列順序分別編制件號。以件為單位在文件材料首頁右上角空白處加蓋件號章，用鉛筆填寫件號章相關(guān)欄目內(nèi)容。8編制目錄按歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 222015）要求，立卷歸檔部門將整理好的歸檔文件材料以所組的盒、卷為單位，逐件編制歸檔文件目錄。目錄表格使用電子表格（EXCEL）編制，頁面為橫向A4幅面，歸檔時同時移交紙質(zhì)與電子版目錄。歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。目錄編制應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)。序號：填寫盒（卷）內(nèi)文件順序號。檔號：填寫編制的文件檔號。文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用填寫。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署

12、名者。有多個責(zé)任者的，填寫第一責(zé)任者。題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容的，應(yīng)重新擬寫標(biāo)題，自擬標(biāo)題外加方括號“ ”。日期：文件的形成時間，標(biāo)全年月日（如19990909），月、日不可查考的，用“00”補(bǔ)齊。密級：按文件實際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用填寫。頁數(shù)：每件歸檔文件的編制的頁碼總數(shù)。備注：注釋文件需說明的情況。9審查并填寫備考表以所組盒、卷為單位填寫備考表，說明歸檔文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出等情況。立卷歸檔部門兼職檔案員對歸檔文件整理質(zhì)量初審?fù)ㄟ^后在備考表“整理人”處簽名，部門分管檔案工作負(fù)責(zé)人對歸檔文件整理質(zhì)量審查通過后在備考表“檢查人”處簽名。備

13、考表位于盒、卷內(nèi)文件材料之后，必須用黑色墨水筆填寫。第七條 電子文件部門立卷歸檔步驟與要求立卷歸檔部門做好日常工作中電子文件的收集與管理，將電子文件按反映的問題組成文件夾集中存儲保管，并進(jìn)行備份存儲。已整理的紙質(zhì)歸檔文件材料的電子文件，按紙質(zhì)歸檔文件材料的整理情況進(jìn)行組件、分類、分文件夾（對應(yīng)紙質(zhì)文件材料所歸入的盒、卷）、排列、編號、編目，其電子文件題名格式為：紙質(zhì)文件檔號+空格+紙質(zhì)文件正題名。第八條 歸檔文件材料的質(zhì)量檢查立卷歸檔部門在歸檔前要對文件質(zhì)量、載體狀況進(jìn)行認(rèn)真檢查，檢查發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時整改，需在備考表中說明的情況必須說明。1歸檔的紙質(zhì)文件材料檢查的主要內(nèi)容包括：文件材料是否齊全

14、、完整，特別是文件的附件是否缺漏，有無缺頁。有無不屬歸檔范圍的文件材料，有無文件相互混淆、重復(fù)現(xiàn)象。有無將有機(jī)聯(lián)系的同一問題文件材料拆散歸檔的現(xiàn)象。文件材料是否標(biāo)識齊全、準(zhǔn)確，特別是發(fā)文是否有領(lǐng)導(dǎo)簽字、單位蓋章、內(nèi)容是否與底稿一致；是否原件；表格是否有署名、統(tǒng)計日期；事情發(fā)生變更時，是否有變更的記載材料等。文件材料分類、保管期限劃定是否準(zhǔn)確，檔號、頁碼、目錄編制是否齊全、正確。載體狀況是否有利于保存，特別是圖文是否清楚，墨跡能否長期保存，載體有無污損等。2歸檔的電子文件材料檢查的主要內(nèi)容包括：電子文件的硬件、軟件環(huán)境的有效性，脫離專用設(shè)備、軟件是否可讀取，是否加密。電子文件的格式，是否符合歸檔

15、格式需要，是否進(jìn)行了格式轉(zhuǎn)換。電子文件有無病毒感染。電子文件是否完整、是否最終版本，元數(shù)據(jù)是否齊全。電子文件歸檔數(shù)據(jù)包整理、文件題名標(biāo)注、編目是否規(guī)范。電子文件載體是否可靠和適宜長期保存，能否讀取。第九條 部門立卷歸檔的時間要求立卷歸檔部門一般應(yīng)于每年6月底前將前一年度形成的文件材料立卷歸檔，部分文件材料按以下時間立卷歸檔：1碩士研究生學(xué)位論文、答辯材料，各種層次學(xué)生成績表，畢業(yè)證發(fā)放登記表、學(xué)位證發(fā)放登記表等學(xué)籍管理材料，應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)當(dāng)年的12月底前立卷歸檔。2科研課題材料，應(yīng)在課題結(jié)題或鑒定一個月內(nèi)立卷移交科研處，三個月內(nèi)由科研處移交歸檔。報獎的科研成果材料，在申報、評獎活動結(jié)束二個月內(nèi)，由科研處移交歸檔。3臨時性機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文件材料，在臨時性機(jī)構(gòu)工作完成后的二個月內(nèi)立卷歸檔。4全校性重大活動產(chǎn)生的文件，在活動結(jié)束后二個月內(nèi)立卷歸檔。5基建工程項目材料，在工程項目竣工驗收后兩個月內(nèi)立卷歸檔；大型維修、改變項目材料，在維修、改變項目活動結(jié)束后兩個月內(nèi)立卷歸檔。因故不能在兩個月內(nèi)完成的，應(yīng)提前說明原因，最遲在六個月內(nèi)立卷歸檔。6醫(yī)務(wù)、財會檔案材料于次年第一季度整理立卷，檔案材料暫由立卷歸檔部門保管二年后于期滿當(dāng)年六月底前向?qū)W校檔案館移交。7聲像、照片資料在制作完成后三個月內(nèi)立卷歸檔。第十條 立卷歸檔部門向?qū)W校檔案館移交檔案時，必須履行交接手續(xù)，