參展商實(shí)務(wù)（第三版）第六章展期現(xiàn)場(chǎng)工作

1、參展商實(shí)務(wù)（第三版）CONTENTS01第1章展覽會(huì)概述目錄02第2章企業(yè)參展相關(guān)程序03第3章展覽會(huì)的選擇04第4章參展人員的選擇與展品的選擇、包裝、運(yùn)輸05第5章展位選擇與布展06第6章展期現(xiàn)場(chǎng)工作07第7章企業(yè)參展?fàn)I銷推廣實(shí)務(wù)08第8章參展企業(yè)展后工作及參展評(píng)估CHAPTER06第6章展期現(xiàn)場(chǎng)工作第6章熟知展臺(tái)9大項(xiàng)主要工作;懂得展臺(tái)環(huán)境工作事宜;了解展后工作的內(nèi)容。學(xué)習(xí)導(dǎo)航點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本展覽的價(jià)值和展出目標(biāo)主要在展臺(tái)工作階段得以實(shí)現(xiàn)。展臺(tái)現(xiàn)場(chǎng)工作主要指展覽會(huì)開幕期間的展臺(tái)接待、展臺(tái)推銷、貿(mào)易洽談、情況記錄、市場(chǎng)調(diào)研等。展臺(tái)工作效率和效果依賴于展臺(tái)管理和

2、展臺(tái)人員的知識(shí)、技巧和工作態(tài)度。展出工作的特點(diǎn)是時(shí)間短、空間小、人多事多,因此,展臺(tái)工作管理非常重要。展臺(tái)工作是整個(gè)展覽工作最重要、最關(guān)鍵的階段,所有展覽籌備工作都是為了這個(gè)階段。展覽的價(jià)值主要在這一階段得以實(shí)現(xiàn)。如果籌備順利、充分,展臺(tái)工作將決定展出是否成功。籌備工作相當(dāng)于“搭臺(tái)”,展臺(tái)工作相當(dāng)于“唱戲”,臺(tái)搭好了,演出還不算成功,戲唱好了,演出才算成功。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.1 展期展臺(tái)業(yè)務(wù)工作6.1.1 接待客戶接待客戶是展臺(tái)關(guān)鍵性工作之一。接待工作的主要內(nèi)容是發(fā)現(xiàn)新客戶并與之建立聯(lián)系,以及保持、鞏固與老客戶的聯(lián)系。接待安排可以是隨意的,也可以是預(yù)約的。最

3、好將預(yù)約接待安排在觀眾少的時(shí)間,以避免會(huì)談時(shí)受到打擾,同時(shí)也避免錯(cuò)過(guò)接待其他客戶的機(jī)會(huì)。接待對(duì)象可以分為：重要客戶現(xiàn)有客戶潛在客戶普通觀眾點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.1 展期展臺(tái)業(yè)務(wù)工作6.1.2 洽談工作與客戶洽談是展臺(tái)關(guān)鍵性工作之一,與接待工作緊密相聯(lián)。洽談工作的重要內(nèi)容之一是推銷,推銷公司的產(chǎn)品、服務(wù)和公司形象。有效的推銷會(huì)使?jié)撛诳蛻魧?duì)展出公司產(chǎn)生信任,對(duì)展出的商品、服務(wù)產(chǎn)生興趣,使現(xiàn)有客戶對(duì)新產(chǎn)品產(chǎn)生興趣和購(gòu)買意愿,達(dá)到這一步,就開始進(jìn)入洽談階段。要積極地爭(zhēng)取與現(xiàn)有客戶簽訂新的貿(mào)易合同,但是,對(duì)新客戶的大宗買賣以及投資項(xiàng)目要謹(jǐn)慎,不要當(dāng)場(chǎng)簽約。任何決定必須在徹

4、底調(diào)查之后作出,報(bào)價(jià)、條件再好,也要保持慎重態(tài)度,尤其是對(duì)展覽會(huì)臨結(jié)束前提出的大宗買賣和投資項(xiàng)目要警惕,“趁熱打鐵”的觀念不可使用在展覽會(huì)上。展覽會(huì)的關(guān)鍵功能是建立新的關(guān)系,展覽會(huì)之后還需要做調(diào)研工作,知根知底后再簽訂大筆買賣和大項(xiàng)目投資。推銷工作的成果體現(xiàn)在簽訂貿(mào)易合同。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.1 展期展臺(tái)業(yè)務(wù)工作6.1.3 記錄現(xiàn)場(chǎng)記錄是展臺(tái)正式工作之一。記錄對(duì)展覽評(píng)估和展覽后續(xù)工作都很重要。展臺(tái)記錄的范圍可以很廣,但是記錄是接待和洽談工作不可缺少的環(huán)節(jié)。不少參展企業(yè)無(wú)法判斷展出效果,或無(wú)法取得理想的展出效果,往往是因?yàn)闆]有完善的接待、洽談?dòng)涗?因而無(wú)法做合理

5、的評(píng)估或無(wú)法有效地開展后續(xù)工作。因此,對(duì)展臺(tái)工作要做完整的記錄。記錄方式有多種,常見的有：點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.1 展期展臺(tái)業(yè)務(wù)工作6.1.3 記錄 1)紙媒記錄收集名片是最簡(jiǎn)便的方式,缺點(diǎn)是內(nèi)容有限,只有參觀者的姓名、地址。觀眾登記簿是另一種簡(jiǎn)單的記錄方式,在20世紀(jì)90年代初期和中期比較常見,許多國(guó)內(nèi)參展企業(yè)都在使用。登記簿一般只記錄參觀者的姓名、公司名稱、地址等情況,有些還有“要求”一欄。登記簿或留名片是比較傳統(tǒng)的方式,比較簡(jiǎn)單,沒有接待交流情況、展臺(tái)人員的評(píng)語(yǔ)以及后續(xù)工作的建議,因此,不是理想的記錄方式。2)電子記錄電子記錄是一種先進(jìn)的記錄方式,記錄效率

6、比常規(guī)的方式高。發(fā)達(dá)國(guó)家和地區(qū)的展覽會(huì)普遍使用電子記錄,通常,展覽會(huì)組織者向目標(biāo)參觀者郵寄展覽請(qǐng)柬時(shí)附一份入場(chǎng)卡(磁卡)申請(qǐng)表(內(nèi)容包括參觀者名稱、地址、公司行業(yè)、規(guī)模、參觀興趣等情況),參觀者填好表格后,展覽會(huì)組織者再寄一張入場(chǎng)卡給參觀者。參觀者也可以在入場(chǎng)前填寫表格換取入場(chǎng)卡。參觀者進(jìn)入展覽會(huì)口刷卡入場(chǎng)。在這種展覽會(huì)上,參展企業(yè)可以免費(fèi)或交費(fèi)使用安裝的磁卡記錄器,參觀者在參觀展臺(tái)時(shí),只要在儀器上刷卡就會(huì)留下參觀者基本情況的記錄。記錄器使用計(jì)算機(jī)軟盤儲(chǔ)存數(shù),記錄內(nèi)容、格式應(yīng)在展覽會(huì)前準(zhǔn)備好。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.1 展期展臺(tái)業(yè)務(wù)工作6.1.4聯(lián)絡(luò)及公關(guān)工作客戶

7、邀請(qǐng)1客戶邀請(qǐng)工作在展前已大規(guī)模做過(guò),在展覽期間,還要繼續(xù)做客戶邀請(qǐng)工作。展覽期間的客戶邀請(qǐng)工作主要限于現(xiàn)有客戶和潛在客戶。接待室工作2接待室工作是展臺(tái)工作的一部分。接待室應(yīng)用于有價(jià)值的客戶和貴賓,要提前向展臺(tái)人員說(shuō)明誰(shuí)可以使用、什么時(shí)候使用。禮品管理工作3展出工作一般都會(huì)配備禮品,根據(jù)贈(zèng)送檔次,一般分貴客禮品和工作用禮品。在正常情況下,第一天重要人物最多,最后一天最少,每天使用多少要有準(zhǔn)備,不要早早用完。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.1 展期展臺(tái)業(yè)務(wù)工作6.1.5 調(diào)研工作調(diào)研是展覽會(huì)的重要功能之一。在展覽會(huì)上的調(diào)研范圍主要包括市場(chǎng)、趨勢(shì)、產(chǎn)品、競(jìng)爭(zhēng)、需求等方面。展覽

8、會(huì)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研的途徑和方式可以是多種多樣的。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.1 展期展臺(tái)業(yè)務(wù)工作6.1.6 操作示范操作表演的展品更能吸引觀眾注意,可以讓客戶更加了解產(chǎn)品從而更快地做出購(gòu)買決定。因此,在有條件的情況下,參展企業(yè)應(yīng)考慮安排操作示范。若有規(guī)定,要事先征得展覽會(huì)組織方的同意。如果安排了操作示范,就要事先檢查產(chǎn)品,確保能夠表演。任何事故都將給參展企業(yè)帶來(lái)難堪,損壞公司形象,甚至?xí)绊懮狻⒄蛊髽I(yè)要視操作表演情況安排保衛(wèi)人員,辦理保險(xiǎn),以防意外。另外,要警惕競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手做手腳。操作表演的次數(shù)要適當(dāng),多了效果并不一定好。如果有音像設(shè)備,要注意控制音量、調(diào)整屏幕角度,不要影響

9、周圍展臺(tái)。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.1 展期展臺(tái)業(yè)務(wù)工作6.1.7 資料發(fā)放展臺(tái)資料包括公司介紹、產(chǎn)品目錄、服務(wù)說(shuō)明、展出介紹、價(jià)格單、展臺(tái)人員名片等。對(duì)展臺(tái)資料要做好管理工作,資料管理使用得當(dāng),可以有效地發(fā)揮宣傳、推銷作用;管理使用不當(dāng),便會(huì)造成丟棄、浪費(fèi)的現(xiàn)象。在發(fā)放資料時(shí),要控制散發(fā)數(shù)量和散發(fā)對(duì)象,撤下殘損的資料,添加新的補(bǔ)充資料等。01資料要有針對(duì)性地散發(fā)02資料的放置與控制點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.1 展期展臺(tái)業(yè)務(wù)工作6.1.8 活動(dòng)展覽會(huì)可能會(huì)安排一些活動(dòng),包括開幕式、新聞發(fā)布會(huì)、館日、招待會(huì)、研討會(huì)、貴賓訪問、采購(gòu)團(tuán)等。這些

10、活動(dòng)與展出都有關(guān)系,參展企業(yè)應(yīng)予以足夠的注意,并視需要積極參與,充分利用。(1)參展企業(yè)一定要在開幕前完成全部施工、布置工作。(2)了解開幕程序和活動(dòng),包括開幕后貴賓的參觀路線。(3)確保展臺(tái)人員全部到位,確保展臺(tái)人員著裝整潔、精神飽滿。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.1 展期展臺(tái)業(yè)務(wù)工作6.1.9 現(xiàn)場(chǎng)銷售消費(fèi)性質(zhì)的展覽基本上展出的都是消費(fèi)品,面向消費(fèi)者開放。參展公司一般是生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)消費(fèi)品的企業(yè),參展的主要目的是直接向現(xiàn)場(chǎng)的觀眾銷售帶來(lái)的產(chǎn)品，但需要辦理相應(yīng)的手續(xù)并嚴(yán)格遵守相應(yīng)的管理規(guī)定。在貿(mào)易性質(zhì)的展會(huì)上，主要面向中間商進(jìn)行交易，直接零售是違反效率和效益原則的,因此貿(mào)

11、易展覽會(huì)通常禁止現(xiàn)場(chǎng)零售。貿(mào)易展覽會(huì)是做貿(mào)易(進(jìn)出口、多層次批發(fā))的場(chǎng)所,參展企業(yè)應(yīng)集中精力捕捉潛在客戶和貿(mào)易機(jī)會(huì)。只是在展會(huì)的最后一兩天，有些參展企業(yè)為了減少展品回運(yùn)的工作量將部分或全部展品現(xiàn)場(chǎng)銷售。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.2 展臺(tái)環(huán)境工作6.2.1 展臺(tái)清潔展臺(tái)體現(xiàn)參展企業(yè)的形象,應(yīng)當(dāng)維持展臺(tái)整齊、干凈的狀態(tài)。要保持展臺(tái)清潔,在進(jìn)行展臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)就有必要設(shè)計(jì)充足的儲(chǔ)存空間。展品以及模型、文圖、聲像設(shè)備等要放在合適的位置。如被挪動(dòng)或碰臟,要及時(shí)挪回原位,并擦干凈。展出期間,參觀者喜歡摸展品,要隨時(shí)擦去展品、展架上的臟手印。如果有操作,須及時(shí)清除廢料。若有空箱必須及時(shí)

12、搬走。展臺(tái)上下應(yīng)有亂放的資料,要及時(shí)檢查資料、樣本放置,供觀眾拿取的資料要擺放整齊。展臺(tái)地面要保持干凈,隨時(shí)撿走地上的紙片、空杯或其他物品,展臺(tái)墻面也要保持干凈,隨時(shí)擦去墻上的臟手印或其他痕跡,展臺(tái)內(nèi)不要隨便放東西,尤其是可能絆倒人的物品或障礙,參展企業(yè)可以雇用專業(yè)清掃工或指定展臺(tái)人員負(fù)責(zé)展臺(tái)清掃工作。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.2 展臺(tái)環(huán)境工作6.2.2展臺(tái)安全展臺(tái)安全包括政府、行業(yè)和展覽會(huì)制定的各種規(guī)定。展覽會(huì)人多,有安全隱患,而且是人越多隱患越大,因此,參展企業(yè)應(yīng)予以注意并作出相應(yīng)安排。展覽會(huì)上的安全隱患包括火災(zāi)以及一些人身傷害等,參展企業(yè)必須認(rèn)真閱讀相關(guān)規(guī)定,

13、并按規(guī)定辦事。各地展覽會(huì)比較一致的規(guī)定有:展架展板必須經(jīng)防火處理,照明設(shè)備和材料必須符合當(dāng)?shù)貥?biāo)準(zhǔn),電源必須由展覽會(huì)指定的公司人員連接。另外,各地展覽會(huì)對(duì)雙層式展架的要求也很嚴(yán)格。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.2 展臺(tái)環(huán)境工作6.2.2展臺(tái)安全參展企業(yè)保證安全要注意:選擇使用符合規(guī)定的展架道具。1在施工搭建時(shí),不僅要趕速度,也要注意質(zhì)量,保證展架道具安裝牢固。2在展出期間,要有人負(fù)責(zé)檢查展架、設(shè)備狀況,維護(hù)修理展架、設(shè)備,尤其是觀眾多的時(shí)候。指定人員在每天閉館時(shí)檢查展臺(tái),關(guān)閉電源。3按規(guī)定配備滅火器。4根據(jù)條件和需要為展臺(tái)人員和參觀者投保。這常常是展覽會(huì)的規(guī)定之一。5點(diǎn)擊

14、添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.2 展臺(tái)環(huán)境工作6.2.3 展臺(tái)保衛(wèi)展覽會(huì)上失竊現(xiàn)象比較普遍,有“大偷”(指工業(yè)間諜),也有小偷。因此保衛(wèi)也應(yīng)當(dāng)列為展臺(tái)工作內(nèi)容之一。展臺(tái)保衛(wèi)主要是兩方面:1)防止展品被盜2)防止展臺(tái)記錄及其他秘密資料或情報(bào)被非法地竊取或合法地套取點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.3 展覽會(huì)結(jié)束階段的工作6.3.1 撤展撤展工作主要包括展品處理、展架拆除、道具退還、回運(yùn)安排等。撤展工作必須在展覽會(huì)閉幕后開始,但是撤展準(zhǔn)備工作要在展覽會(huì)期間甚至展覽會(huì)開幕前就考慮和著手。撤展工作需要考慮并安排的內(nèi)容包括:展品處理、展架展具拆除、花草裝飾拆除、展

15、品和道具的回運(yùn)手續(xù)、回運(yùn)公司包裝箱運(yùn)到展臺(tái)時(shí)間、集裝箱運(yùn)到展場(chǎng)時(shí)間、場(chǎng)地清掃用品交還手續(xù)等。這些工作通常由展臺(tái)經(jīng)理或指定人員辦理。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.3 展覽會(huì)結(jié)束階段的工作6.3.2 展品處理展品處理的有關(guān)準(zhǔn)備工作尤其要提前做。一般規(guī)律是價(jià)值越大,使用范圍越窄,就越要提前處理;反之,展品價(jià)值越小,使用范圍越廣,參展企業(yè)就越少操心,就可以遲一些甚至到展覽會(huì)閉幕時(shí)處理。有些展品比如大型機(jī)械設(shè)備需要在討論展出決定時(shí)就考慮處理。大型機(jī)械設(shè)備一般在已確定買主的情況下才會(huì)運(yùn)到展覽會(huì)上展出,展后由買主運(yùn)走。否則,如果未出售,就涉及運(yùn)輸問題,大型設(shè)備包裝往返運(yùn)輸費(fèi)用很高,而且籌備展出期間,設(shè)備運(yùn)輸費(fèi)用占用的資金,一般公司承受不了。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.3 展覽會(huì)結(jié)束階段的工作6.3.3 回運(yùn)回運(yùn)的展品和展架道具拆完包裝好后,就可以交給運(yùn)輸公司,注意手續(xù)完備。如是國(guó)際展覽,就有結(jié)關(guān)問題。另一方面要按規(guī)定辦理手續(xù)一方面要與海關(guān)建立良好關(guān)系回運(yùn)（1）（2）點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本 6.3 展覽會(huì)結(jié)束階段的工作6.3.4 總結(jié)展覽作為一項(xiàng)工作,結(jié)束后需要總結(jié)工作的好壞、成果的大小,評(píng)估已做的工作,并改善將來(lái)的工作。展覽作為參