采購部規(guī)章制度（10P）

1、采購部規(guī)規(guī)章制度度第一節(jié) 部門門概述及及組織結(jié)結(jié)構(gòu)一、概述述采購部是是負責(zé)酒酒店采購購工作的的職能部部門。采采購部在在酒店統(tǒng)統(tǒng)一管理理下，根根據(jù)實際際工作要要求，適適時、適適量、適適價、經(jīng)經(jīng)濟合理理地采購購各部門門所需要要的物品品，確保保酒店經(jīng)經(jīng)營活動動的正常常進行。 采購部部的采購購工作，必須嚴嚴格執(zhí)行行酒店的的采購制制度，嚴嚴格按照照采購程程序辦理理，確保保所采購購物品的的數(shù)量、質(zhì)量、價格和和交貨期期符合要要求，并并嚴格控控制采購購成本。采購部部員工必必須樹立立“一心心為酒店店“的采采購供應(yīng)應(yīng)意識。二、組織織結(jié)構(gòu)財務(wù)總監(jiān)采購部經(jīng)理采購部主管文員采購員第二節(jié) 崗位位職責(zé)及及素質(zhì)要要求一、經(jīng)理

2、理直接上級級：財務(wù)務(wù)總監(jiān)直接下屬屬：采購購主管崗位職責(zé)責(zé) 1直直接對總總經(jīng)理和和財務(wù)總總監(jiān)負責(zé)責(zé)。主持持采購部部的全面面工作。審批所所有的采采購單和和訂購單單，確保保各項采采購任務(wù)務(wù)順利完完成。 2參參與大宗宗商品及及國外進進口貨物物訂貨的的業(yè)務(wù)洽洽談并檢檢查合同同執(zhí)行情情況。 3指指導(dǎo)下屬屬開展業(yè)業(yè)務(wù)，不不斷提高高業(yè)務(wù)技技能。 4熟熟悉和掌掌握酒店店所需各各類物資資的名稱稱、型號號、規(guī)格格、價格格、用途途和產(chǎn)地地。檢查查購進物物資是否否符合質(zhì)質(zhì)量要求求，對酒酒店的物物資采購購負有領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任任。 5要要按計劃劃完成酒酒店各類類物資的的采購任任務(wù)，并并在預(yù)算算內(nèi)做到到開源節(jié)節(jié)流。 6負負責(zé)本部部

3、門員工工的業(yè)務(wù)務(wù)培訓(xùn)計計劃的制制定和實實施，抓抓好員工工的思想想工作。 7有有計劃地地組織部部門員工工參加學(xué)學(xué)習(xí)。 8主主持采購購部的日日常工作作，協(xié)調(diào)調(diào)采購部部與酒店店各部門門之間的的關(guān)系。 9完完成總經(jīng)經(jīng)理臨時時交辦的的各項工工作任務(wù)務(wù)。 10接受總總經(jīng)理和和財務(wù)總總監(jiān)及成成本控制制部經(jīng)理理的監(jiān)督督。素質(zhì)要求求基本素質(zhì)質(zhì)：有高高度的責(zé)責(zé)任感和和事業(yè)心心，不假假公濟私私，不以以權(quán)謀私私泄露業(yè)業(yè)務(wù)機密密；有較較強的領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)協(xié)調(diào)能力力；能獨獨立指導(dǎo)導(dǎo)部門運運作；遵遵紀守法法。自然條件件：年齡齡30歲歲以上；品貌端端正，氣氣質(zhì)高雅雅，待人人和藹。身高：男1.741.778米，女1.651.668

4、米。文化程度度：大專專以上。外語水平平：具有有旅游酒酒店英語語中級水水平。工作經(jīng)驗驗：具備備3年以以上酒店店采購工工作經(jīng)驗驗，2年年主管以以上管理理工作經(jīng)經(jīng)驗。特殊要求求：熟悉悉采購程程序和采采購內(nèi)容容；了解解海關(guān)對對進口業(yè)業(yè)務(wù)頒布布的法規(guī)規(guī)及國家家有關(guān)稅稅收政策策；掌握握市場行行情和酒酒店的供供貨渠道道。二、采購購主管直接上級級：采購購經(jīng)理直接下屬屬：采購購員崗位職責(zé)責(zé) 1編編制每旬旬市場價價格表，掌握新新的產(chǎn)品品供應(yīng)來來源和季季節(jié)性產(chǎn)產(chǎn)品資料料，及時時提供給給上司參參考。 2負負責(zé)與倉倉管部的的聯(lián)系，及時處處理產(chǎn)品品質(zhì)量問問題和督督促供應(yīng)應(yīng)商及時時送貨。 3按按上司指指派，進進行外出出采購

5、。 4協(xié)協(xié)助上司司比較供供應(yīng)商的的報價和和整理供供應(yīng)商資資料。 5協(xié)協(xié)助上司司審核供供應(yīng)商的的發(fā)票、送貨單單、報價價或訂購購單等。 6搜搜集采購購樣本或或安排供供應(yīng)商示示范。 7向向上司報報告有關(guān)關(guān)貨物運運輸途中中的失誤誤和損壞壞情況，并負責(zé)責(zé)向有關(guān)關(guān)方面申申報賠償償或報關(guān)關(guān)損耗。 8負負責(zé)進口口物品的的報關(guān)工工作，并并安排提提貨事宜宜。 9配配合倉庫庫對物品品進行驗驗收，確確保物品品符合申申購要求求。 10負責(zé)屬屬下員工工培訓(xùn)，檢查員員工紀律律，完成成上級分分配的其其他工作作。素質(zhì)要求求基本素質(zhì)質(zhì)：遵紀紀守法；有較強強的協(xié)調(diào)調(diào)能力；具備較較高的工工作責(zé)任任感，不不以權(quán)謀謀私，保保守業(yè)務(wù)務(wù)機密

6、。自然條件件：年齡齡在255歲以上上；品貌貌端正，身體健健康。身身高：男男1.77411.788米，女女1.66511.688米。文化程度度：大專專以上學(xué)學(xué)歷。外語水平平：具備備中級英英語水平平。工作經(jīng)驗驗：具備備5年以以上酒店店工作經(jīng)經(jīng)驗及兩兩年以上上采購工工作經(jīng)驗驗。特殊要求求：熟悉悉采購程程序和采采購內(nèi)容容。三、采購購員直接上級級：采購購主管直接下屬屬：無崗位職責(zé)責(zé) 1根根據(jù)采購購申請單單或倉庫庫補貨單單采購各各部門所所需的物物品和食食品。 2力力爭使酒酒店所購購的產(chǎn)品品價平物物美。 3對對不符合合要求的的產(chǎn)品，負責(zé)辦辦理退貨貨補貨或或調(diào)換。 4與與有關(guān)供供應(yīng)商保保持良好好關(guān)系。 5負負

7、責(zé)到機機場或火火車站裝裝運進口口或外埠埠的來貨貨。 6協(xié)協(xié)助倉庫庫搞好物物品入庫庫的驗收收工作。 7及及時向上上司報告告有關(guān)產(chǎn)產(chǎn)品和價價格的最最新行情情。 8做做好每天天現(xiàn)金或或支票采采購的報報銷工作作和結(jié)算算工作。 9積積極參加加培訓(xùn)，遵守酒酒店紀律律，保持持與酒店店有關(guān)部部門的良良好關(guān)系系，完成成上級分分配的其其他工作作任務(wù)。素質(zhì)要求求基本素質(zhì)質(zhì)：遵紀紀守法；有自我我約束力力，不以以權(quán)謀私私，不假假公濟私私，不吃吃回扣。自然條件件：男，女均可可，年齡齡在255歲以上上；品貌貌端正，身體健健康。身身高：男男1.77411.799米，女女1.66511.699米。文化程度度：高中中以上學(xué)學(xué)歷。

8、外語水平平：具有有初級英英語水平平。工作經(jīng)驗驗：3年年以上酒酒店采購購工作經(jīng)經(jīng)驗。特殊要求求：對工工作認真真負責(zé)，勇于克克服困難難。四、采購購部文員員直接上級級：采購購部經(jīng)理理直接下屬屬：無崗位職責(zé)責(zé) 11根據(jù)據(jù)部門經(jīng)經(jīng)理要求求，草擬擬各類報報告并打打印、發(fā)發(fā)放。 22做好好酒店內(nèi)內(nèi)部各類類文件和和有關(guān)采采購申請請、合同同等資料料的整理理、歸檔檔工。 33做好好有關(guān)會會議記錄錄。 44負責(zé)責(zé)申領(lǐng)部部門內(nèi)文文具和員員工餐券券的發(fā)放放工作。 55協(xié)助助上司做做好與各各部門的的聯(lián)系工工作。 66負責(zé)責(zé)部門員員工的考考勤工作作。 77整理理每天的的采購單單和收據(jù)據(jù)等，并并編制每每周進貨貨匯總表表。 8

9、8協(xié)助助經(jīng)理落落實有關(guān)關(guān)進口貨貨物的書書面申報報工作。 99積極極參加培培訓(xùn)，遵遵守酒店店紀律，完成上上級分配配的其他他工作。素質(zhì)要求求基本素質(zhì)質(zhì)：遵紀紀守法；具有高高度的責(zé)責(zé)任感和和事業(yè)心心；具有有一定的的公關(guān)能能力。自然條件件：女性性；年齡齡在200歲以上上；品貌貌端正，身體健健康。身身高：女女1.66511.699米。文化程度度：大專專以上學(xué)學(xué)歷。外語水平平：具有有中級英英語水平平。工作經(jīng)驗驗：1年年以上酒酒店工作作經(jīng)驗。特殊要求求：熟悉悉采購程程序和各各個采購購環(huán)節(jié)；有很好好的文字字表達能能力；會會使用電電腦。第三節(jié) 工作作程序及及標準一、采購購工作基基本程序序 1所所有的采采購申請請

10、應(yīng)盡量量通過庫庫房來提提出。所所有的采采購任務(wù)務(wù)都由采采購部完完成。 2所所有采購購的物品品(包括括服務(wù)合合同)要要由3個個競價中中選出，如果沒沒有3個個競價，采購部部必需說說明原因因。 3采采購部要要對所購購物品的的質(zhì)量及及價格負負責(zé)，并并保證物物品按采采購申請請單上的的日期供供貨。 4如如果提交交采購申申請單或或訂貨單單后，價價格上漲漲，采購購部要查查看其他他供貨商商的價格格并報知知成控經(jīng)經(jīng)理，最最后由財財務(wù)總監(jiān)監(jiān)和總經(jīng)經(jīng)理決定定、批準準。 程序： 采購項目目授權(quán)申請請人單據(jù)文文件食品總廚食食品庫保保管員市場單食品和和飲品申申請表干貨總廚食食品庫保保管員食品單飲品酒水庫保保管員飲品單物品物

11、品庫保保管員采購申請請單工程備件件工程部采購申請請單固定資產(chǎn)產(chǎn)申請部門門采購申請請單維修等服服務(wù)項目目申請部門門備忘錄及及有關(guān)所所需服務(wù)務(wù)的說明明采購申申請單直接采購購申請部門門采購申請請單除工程、固定資資產(chǎn)和維維修等服服務(wù)項目目以外，所有部部門申請請購買的的食品或或物品都都必須得得到大廚廚或庫房房保管員員的審批批和確認認，大廚廚和庫房房保管員員要保存存各部門門申購物物品的有有關(guān)單據(jù)據(jù)，如果果庫存不不足或缺缺貨，只只有大廚廚和庫房房保管員員可以直直接向采采購部拉拉交采購購申請單單，并在在單上注注明目前前庫存量量和平均均消費量量。 不同物物品采購購程序如如下 a)食食品的采采購、市市場單 日需食

12、食品的采采購，由由食品庫庫保管員員提單(市場單單)，一一式三聯(lián)聯(lián)，必須須填寫庫庫存量和和所需訂訂購數(shù)量量，然后后送交大大廚，由由大廚檢檢查訂購購數(shù)量，必要時時做刪減減或增補補，采購購部門根根據(jù)此單單尋找最最合理的的價格并并填在市市場單上上，市場場單一聯(lián)聯(lián)送到收收貨部以以確認所所購食品品，當收收到所購購食品后后，收貨貨員將票票和市場場單_起起送到計計財部。 b)干干貨采購購、食品品單 干貨貨的采購購(食品品單)和和食品采采購程序序一樣，每周采采購一次次，食品品單的一一份由食食品庫保保存，其其他兩份份分別送送到采購購部和收收貨部。 c)飲飲品的采采購、飲飲品單 飲品單單由酒水水庫保管管員填寫寫。目

13、前前庫存量量和需要要訂購的的數(shù)量，然后將將此單送送到成控控經(jīng)理處處審查，由餐飲飲部經(jīng)理理批準，一份由由酒水庫庫保管員員保存，另外一一份送到到采購部部下訂單單，酒水水庫保管管應(yīng)根據(jù)據(jù)庫存量量和營業(yè)業(yè)消費情情況，每每周有計計劃地進進行一次次訂購。 d)物物品采購購、采購購申請單單 為了統(tǒng)統(tǒng)一管理理和發(fā)放放，除庫庫里沒有有的東西西以外，各種物物品的采采購都必必須通過過物品庫庫。當庫庫存量低低于正常常標準時時，物品品庫保管管員要填填寫物品品采購申申請單，并由庫庫房經(jīng)理理簽字，如果是是廚房用用品，訂訂購數(shù)量量需大廚廚審定，采購部部根據(jù)物物品的數(shù)數(shù)量、質(zhì)質(zhì)量、價價格、發(fā)發(fā)貨期等等因素，推薦合合適的供供貨商

14、，填好的的表格送送到財務(wù)務(wù)監(jiān)和總總經(jīng)理處處認可批批準，根根據(jù)批準準后的申申請單，采購部部填寫購購單，訂訂購單按按號碼順順序發(fā)放放，并記記錄備案案，訂購購單一式式5份，并按如如下順序序分發(fā)：原件 (白白色) 供貨商商 第二聯(lián)聯(lián) (粉粉色) 購購貨應(yīng)付付款 第三聯(lián)聯(lián) (藍藍色) 收貨部部 第四聯(lián)聯(lián) (綠綠色) 申請部部門 第五聯(lián)聯(lián) (黃黃色) 采購部部 定購單單和批準準了的申申請單一一起送到到財務(wù)總總監(jiān)和總總經(jīng)理處處作最后后審定。 e)工工程用品品的采購購 工程部部要在采采購申請請單上注注明所購購零配件件，電線線和燈泡泡等需訂訂購物品品的品名名采購部部要提供供3個不不同供貨貨商的報報價，并并填寫在

15、在申請單單上，其其中一個個價格來來自代理理商，另另外兩個個來自經(jīng)經(jīng)銷商，然后送送到總經(jīng)經(jīng)理處批批準。 申請單單批準后后，采購購部要填填寫定購購單，并并與申請請單一起起送到財財務(wù)總監(jiān)監(jiān)和總經(jīng)經(jīng)理處報報批。 f)固固定資產(chǎn)產(chǎn)的采購購 所有固固定資產(chǎn)產(chǎn)項目的的申購表表先由部部門領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審批簽簽字然后后送到計計財部檢檢查，申申請部門門必須寫寫出購置置理由，申購表表由財務(wù)務(wù)總監(jiān)審審后送到到總經(jīng)理理處審批批，如果果某些項項目金額額超過人人民幣22，0000元，還要送送董事會會財務(wù)審審批。 g)服服務(wù)合同同 服務(wù)項項目(修修理和維維修)，先由工工程部寫寫出報告告(備忘忘錄)，在報告告中應(yīng)寫寫明服務(wù)務(wù)的性質(zhì)質(zhì)，

16、原因因以及服服務(wù)的規(guī)規(guī)格，申申請服務(wù)務(wù)的備忘忘錄送到到采購部部以獲取取3個不不同的報報價，并并填寫在在備忘錄錄上，然然后再送送到總經(jīng)經(jīng)理處報報批，批批準后，采購部部要填寫寫采購單單，和申申請備忘忘錄一起起送到計計財部和和總經(jīng)理理處最后后審批。 h)直直接采購購物品，采購申申請單 直接采采購的物物品是庫庫存沒有有的東西西，這樣樣采購的的物品直直接從收收貨部送送到申請請部門，申請直直接采購購，部門門領(lǐng)導(dǎo)要要從庫房房保管員員那里取取采購申申請表，并填寫寫原因，所需數(shù)數(shù)量及其其他細節(jié)節(jié)，此表表送采購購部，采采購部要要提供33個不同同供貨商商的價格格，填寫寫好的表表格再送送到總經(jīng)經(jīng)理處審審查批準準，接到

17、到批準的的申請表表后，采采購部要要填寫采采購單，和批準準了的申申請表一一起送到到財務(wù)總總監(jiān)和總總經(jīng)理處處最后審審批。采購單(PR單單)流程程圖采購單(PR單單)流程程圖采購部門采購部 如需做做PO位位2天財務(wù)總監(jiān) 不需做做PO為為1天 1天 收到到的當天天簽批完完總經(jīng)理 最晚第第2天晨晨會前完完成2訂購購單(PP0單)流程圖圖采購部 11天申購部位財務(wù)總監(jiān) 00.5天天 11天 審批固固定資產(chǎn)產(chǎn)總經(jīng)理業(yè)主財務(wù) 11天以上程序序僅限于于正常情情況下的的采購，急購不不經(jīng)以上上程序。采購部工工作流程程圖返回采購部PR采購員PR申領(lǐng)部門PR采購部PR財務(wù)部PR總辦PR采購部PR+PO申領(lǐng)部門PR+PO

18、采購部PR+PO總辦PR+PO財務(wù)PR+PO二、酒店店物品采采購程序序 1酒酒店物品品多屬于于低值易易耗品。例如清清潔劑、洗滌用用品、印印刷品、棉織品品、服務(wù)務(wù)用品、瓷器和和玻璃器器等。這這些均由由財務(wù)部部的庫房房出據(jù)采采購單，采購員員根據(jù)PPR單報報出三家家供應(yīng)商商的價格格，再選選出質(zhì)量量上乘和和價格合合理的一一家。采采購經(jīng)理理審批后后，交財財務(wù)總監(jiān)監(jiān)和總經(jīng)經(jīng)理簽字字后做PPO單。PO單單的簽字字程序與與PO單單相同。 2PPO單在在總結(jié)理理簽字后后，方可可訂貨。 3申申領(lǐng)部門門購雜品品時，不不足5000元可可用現(xiàn)金金支付。 4需需外出購購物時，填寫派派車單。 5如如某些項項目單價價金額超超過20000元元，采購購單需送送交業(yè)主主財務(wù)部部門批準準。 6所所購商品品在驗貨貨時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題應(yīng)應(yīng)及時與與供應(yīng)商商聯(lián)系，辦理換換退手續(xù)續(xù)。三、工程程物品采采購程序序 1工工程物品