sophie 外貿(mào)經(jīng)驗(yàn)分享課件

1、 如何有效管理自己的時(shí)間著名的80/20法則 你每天做的工作內(nèi)容，只有20%會(huì)和產(chǎn)生利潤(rùn)有直接聯(lián)系；用20%的成本去維護(hù)老客戶，將會(huì)得到80%的收益 當(dāng)然在看這篇文章的，有20%的人會(huì)真正把這些內(nèi)容去實(shí)踐，而不是和其他80%的人一樣，簡(jiǎn)單地COPY到WORD里面，然后無限期封藏。世間很多事符合法則，如金錢和權(quán)力 外貿(mào)業(yè)務(wù)員如何高效工作1，制定好月計(jì)劃，周計(jì)劃，日計(jì)劃當(dāng)然要切實(shí)的計(jì)劃比如；這幾個(gè)月你要開發(fā)的目標(biāo)市場(chǎng)是XXXX，目標(biāo)是至少20 個(gè)潛在客戶回復(fù)，至少5-6個(gè)客戶有明確意向，至少有1-2個(gè)客戶有下單。（訂單轉(zhuǎn)化率5%-10%）為了達(dá)成這個(gè)目標(biāo)你要怎么去做？比如客戶郵箱查閱200個(gè)，那么

2、網(wǎng)站查閱400個(gè)，發(fā)開發(fā)信400封，回復(fù)10個(gè)，精跟5個(gè)，成單1-2個(gè)。那周計(jì)劃，查閱50個(gè)郵箱，網(wǎng)站100個(gè)，開發(fā)信 100封，回復(fù)2個(gè)，精跟1個(gè)。那日計(jì)劃， 查閱10個(gè)郵箱，網(wǎng)站20個(gè)，開發(fā)信 20封，回復(fù)1個(gè)，依次類推，還可以阿里，黃頁(yè)，其他平臺(tái)。一日的時(shí)間如何安排外貿(mào)業(yè)務(wù)是一項(xiàng)連續(xù)性的工作，比較辛苦，但貴在堅(jiān)持。打個(gè)不恰當(dāng)?shù)谋扔?，就像農(nóng)民種莊稼。松土、撒種、施肥、保溫、殺蟲等等每個(gè)環(huán)節(jié)都需要去做，等待收獲收割的那一天。對(duì)于昨天沒完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個(gè)時(shí)間完成。然后開始計(jì)劃今天的工作內(nèi)容。有些人工作根本沒有計(jì)劃性，想到什么做什么。忙得不可開交，客戶卻丟著好幾個(gè)月沒有跟進(jìn)。人

3、的一生有很多階段，每個(gè)階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個(gè)階段的你，最想要的是什么，這個(gè)很重要。怎樣安排一天的時(shí)間一， 重視上班前的10分鐘可以不急忙工作，安排好一切，做好今日的計(jì)劃。然后再著手處理。二，回復(fù)郵件2，打開郵件客戶端，再打開 客戶跟蹤情況表（已附），要做個(gè)規(guī)范的實(shí)用多功能客戶跟蹤表。查看一下有哪些客戶是已經(jīng)是有一段時(shí)間沒有聯(lián)系的。我一般是按照2-3個(gè)星期左右的時(shí)間）給他們逐個(gè)發(fā)一些問候的郵件，郵件的內(nèi)容根據(jù)不同的對(duì)象選擇不同的內(nèi)容。好處：1） 和未成交客戶保持聯(lián)系，讓他始終記得你。這點(diǎn)在客戶準(zhǔn)備換供應(yīng)商的時(shí)候尤為重要，他會(huì)第一時(shí)間想到你！容用要簡(jiǎn)潔 比如：Dear XXX,Ho

4、w are you ? I hope your everything is going well.I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.Best regards,XXX 3） 提醒老客戶是否考慮新的訂單計(jì)劃郵件內(nèi)容可以同1），老客戶收到后一般會(huì)很快回復(fù)你的郵件，而

5、且有些客戶會(huì)告知你具體什么時(shí)候會(huì)有新的訂單 三、分時(shí)間段處理事務(wù)3，不同的任務(wù)選擇不同的時(shí)間處理，會(huì)提高效率，這個(gè)要根據(jù)個(gè)人的處事方式和公司的情況來分配比如：早上無法收集訂單所需信息，而客戶集中下午會(huì)來聯(lián)系。像我一旦解決不了客戶所需就會(huì)影響工作心情，那么早上半個(gè)小時(shí)至一個(gè)小時(shí)可以發(fā)開發(fā)信，和傳產(chǎn)品。10：30-12點(diǎn)處理訂單跟進(jìn)情況。以下是一位外貿(mào)老手她的每日一、先打開網(wǎng)頁(yè)查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考。作為一個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員，及時(shí)了解匯率的動(dòng)向是很必要的工作。另外，我一般還要看看國(guó)內(nèi)的原材料的價(jià)格走向。一般頂多十分鐘可以完成。 (這些在外貿(mào)寶典都能看，點(diǎn)擊查看) 二，制作計(jì)劃表三，回復(fù)

6、客戶郵件，每天半小時(shí)至一小時(shí)用來回復(fù)老客戶的郵件，簡(jiǎn)潔表達(dá)清楚即可四，每天固定花半個(gè)小時(shí)對(duì)一段時(shí)間未聯(lián)系的客戶say hello五，每天花半個(gè)小時(shí)時(shí)間閱讀一下yahoo國(guó)際站的英文新聞，對(duì)實(shí)事多了解一些，并且當(dāng)做鍛煉閱讀能力。當(dāng)有客戶來拜訪時(shí)，在路上，至少你可以多了很多當(dāng)下熱點(diǎn)的話題。六、把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進(jìn)和回復(fù)潛在客戶，力求建立起信任。每天花半小時(shí)的時(shí)間來研究了解目標(biāo)市場(chǎng)，對(duì)一個(gè)目標(biāo)市場(chǎng)的了解起碼做到市場(chǎng)銷售價(jià)格、市場(chǎng)常見品牌、做這個(gè)品牌的供應(yīng)商和其分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標(biāo)市場(chǎng)上行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿客戶、主要規(guī)格類型、該國(guó)最大的幾個(gè)supermarket、該國(guó)最主要的一兩

7、個(gè)B2B網(wǎng)站等等。 下面是這位老手的經(jīng)驗(yàn)對(duì)于郵件客戶端，每個(gè)業(yè)務(wù)員都有自己的選擇，有些人用OUTLOOK EXPRESS順手，有些人用OFFICE的OUTLOOK順手，有些人用FOXMAIL順手，還有少數(shù)一部分人用網(wǎng)頁(yè)收發(fā)郵件。我個(gè)人的建議是，推薦大家用Foxmail。Foxmail相比較其他兩個(gè)客戶端的好處是：你可以創(chuàng)建很多簽名，把很多不同版本的開發(fā)信做成簽名，然后針對(duì)不同的客戶，發(fā)開發(fā)信的時(shí)候選擇插入不同的簽名，會(huì)非常方便。比方說我，我會(huì)建立好幾個(gè)開發(fā)信版本，專門針對(duì)某一行業(yè)產(chǎn)品的，然后還能細(xì)化具體哪些產(chǎn)品，專門針對(duì)XX產(chǎn)品的，專門針對(duì)YY產(chǎn)品的等等。另外，用Outlook Express

8、 搜索一個(gè)客戶的郵件需要在搜索欄那里輸入客戶郵箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7 版本的這個(gè)直接在郵件上右擊鼠標(biāo)，菜單里有個(gè)“查找來自XXX 的郵件”，就會(huì)立即列出這個(gè)客戶的所有郵件，還是很方便的。另外，如果你平時(shí)工作時(shí)經(jīng)常反思和總結(jié)，或許會(huì)和我有過一樣的想法，是不是可以把很多回復(fù)客戶的郵件作成簽名，然后每次回復(fù)的時(shí)候，插入簽名，稍作修改，然后發(fā)送。這種方法是非常便捷并且節(jié)省時(shí)間的。FOXMAIL 里面可以設(shè)置很多個(gè)郵件簽名。我說的意思是可以根據(jù)不同的回復(fù)郵件的場(chǎng)景，把不同的郵件內(nèi)容寫進(jìn)去，作為郵件的簽名。好比：需要回復(fù)不能及時(shí)交貨的時(shí)候，插入郵件簽名“不能及時(shí)交貨 - 原材料原因”（簽

9、名里面是具體的先設(shè)定好的郵件內(nèi)容。） 下面我簡(jiǎn)單展示一下一小部分內(nèi)容，算是拋磚引玉。有心人可以自己動(dòng)手去做：出差 不方便及時(shí)查看郵件Dear Mr/Ms,I will be out of office for a business trip during Jun 15th - Jun 25th 2012.With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply your email in time.If you have urgent matter to discuss with me, please ca

10、ll me at +86-xxx xxxx xxxx.If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at cdurling or +86-xxx-XXXXXXX.If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at cindy or +86-xxx-XXXXXXX.Thank you and have a nice day!（一般回復(fù)客戶的郵件控制在一

11、小時(shí)內(nèi)。） 客戶還價(jià)太多同意客戶的還價(jià)婉拒客戶目標(biāo)價(jià) 新客戶Thanks for your email.We regret that its hard to meet your target price. Its a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.Please note that the material cost rising about 5% per tonThe exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two monthsWe

12、 would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.Hope to get your understanding and support.同意客戶目標(biāo)價(jià) - 新客戶婉拒客戶目標(biāo)價(jià) 老客戶客戶已確認(rèn)價(jià)格，需要寄送樣品找客戶要快遞賬號(hào)解釋為什么找客戶要快遞賬號(hào)客戶發(fā)來訂單 感謝客戶和客戶確認(rèn)包裝訂單預(yù)付款收到，會(huì)立即安排生產(chǎn)訂單預(yù)付款 仍未收到，要

13、求客戶發(fā)付款水單訂單預(yù)付款 到款，無法入賬，請(qǐng)求客戶銀行修改收款人信息交貨期 延誤 ( 原因1. 工廠太忙 )交貨期 延誤 ( 原因2. 工廠/原材料廠停電)交貨期 延誤 ( 原因3. 原料太緊俏，不好訂 )貨好 通知客戶，告知指定貨代，安排訂艙訂單尾款 催客戶付尾款 船快到港訂單尾款 催客戶付尾款 匯率原因訂單尾款 收到，表達(dá)謝意向老客戶推銷新產(chǎn)品另外，充分利用郵件的標(biāo)簽設(shè)置功能，這個(gè)用得好也會(huì)提高工作效率。你可以先創(chuàng)建好多種標(biāo)簽，比如：“新客戶詢價(jià)，速回” 然后報(bào)完價(jià)格后，標(biāo)上另一個(gè)標(biāo)簽“已報(bào)價(jià)，注意跟進(jìn)”。具體怎么操作我就不逐一羅列了，各位自行操作，本人欣賞動(dòng)手帝！2）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之二

14、即時(shí)帖大家很容易忽視這個(gè)小東西。因?yàn)槟憧赡軟]有注意到它對(duì)工作效率和計(jì)劃的完成能起到多大的作用。每天把要做的任務(wù)寫下來，1234.點(diǎn)，貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的順序根據(jù)重要性自己定。完成之后把它取下，貼在一個(gè)專門的軟抄的筆記本上。每完成一個(gè)，取下，貼到筆記本上。沒有完成的時(shí)候，你會(huì)看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼。象符紙一樣刺激你的視覺。拜托，趕緊把事情做完吧。隨著你筆記本上的即時(shí)貼越來越多，筆記本越來越厚，你會(huì)感覺到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能堅(jiān)持，你的拖拉，慢性子都會(huì)得到改變。是什么決定命運(yùn)？ 性格和處事方式！3）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三 文件夾和筆記本文

15、件夾是建立客戶資料和訂單情況必不可少的。文件夾我喜歡點(diǎn)選一下地址欄D：/上方的“文件夾”按鈕，使之保持左邊顯示樹狀結(jié)構(gòu)，避免很多返回上級(jí)等操作。另外我的E盤清空的很干凈，完全當(dāng)做客戶資料盤。根據(jù)不同市場(chǎng)建立5個(gè)根文件夾：北美 南美 中東 歐洲 亞洲。然后在“北美”里面再建立一個(gè)公司名稱的文件夾，如“AAA GROUP”，之后再根據(jù)訂單的年期分為2008，2009，2010，2011，2012。進(jìn)入2012后，逐個(gè)建立“包裝資料”、“客戶PO”、“形式發(fā)票”、“采購(gòu)合同”、“大貨照片及驗(yàn)貨情況”、“裝船通知”、“報(bào)關(guān)單據(jù)”和“結(jié)匯單據(jù)”。再建立兩個(gè)TXT文本，一個(gè)是“到款記錄”，一個(gè)是“快遞單號(hào)

16、記錄”。這樣雖然前期工作量比較大，不過大家可以復(fù)制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。關(guān)于筆記本，沒有太多好說的。一般就是寫上客戶的需求信息和要點(diǎn)。我的建議是多準(zhǔn)備一個(gè)小筆記本，只用來寫下客戶的詢問，因?yàn)檠芯靠蛻舻脑儐柡苤匾?，可以了解客戶的心理。而不是所有的筆記。另外，有道云筆記很不錯(cuò)很好用，推薦一下！4）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三 方便快捷的報(bào)價(jià)利潤(rùn)核算表對(duì)于那些每天會(huì)受到N多個(gè)要求報(bào)價(jià)的業(yè)務(wù)員，如果每個(gè)報(bào)價(jià)單都一個(gè)個(gè)去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之還會(huì)產(chǎn)生疲勞感，失去激情。因此需要一個(gè)表格能高效、方便、快捷的報(bào)價(jià)利潤(rùn)核算來幫助我們簡(jiǎn)化報(bào)價(jià)前的工作。最好填上采購(gòu)價(jià)、退稅率、匯率 等一些基本的數(shù)值，就

17、能給出報(bào)價(jià)的參考意見的。這里附上一個(gè)報(bào)價(jià)利潤(rùn)核算表（我算退稅是外貿(mào)公司退稅計(jì)算方式，工廠的業(yè)務(wù)你們改改公式即可）附件在此現(xiàn)在，你只需填上采購(gòu)價(jià)、退稅率、匯率、數(shù)量等，就會(huì)顯示出不同利潤(rùn)率下的價(jià)格。價(jià)格都填寫好后即可查看總體利潤(rùn)。更方便的是，你可以不斷修改價(jià)格，調(diào)整不同的利潤(rùn)率，最終得到一個(gè)合理的總利潤(rùn)。你可以不斷修改數(shù)量，最終使得總體積正好是你目標(biāo)立方數(shù)。另外，貨物品種多拼一起走散貨或整柜的情況下，我們經(jīng)常要去掉或者加上一些數(shù)量的產(chǎn)品。到底哪個(gè)產(chǎn)品去掉或者加上好呢？按照以往的經(jīng)驗(yàn)，如果超過整柜的體積，就去掉一部分產(chǎn)量低的，手工做的慢的，難做的產(chǎn)品。如果數(shù)量不夠整柜體積，那么就增加一些產(chǎn)量高，交貨快的產(chǎn)品。現(xiàn)在，你可以根據(jù) 利潤(rùn)/立方 來考慮。即每立方利潤(rùn)額。這個(gè)數(shù)值高的，說明每多裝一個(gè)立方此產(chǎn)品，可以獲得較高利潤(rùn)。五、利用按鍵精靈全自動(dòng)更新或發(fā)布阿里巴巴產(chǎn)品信息很多業(yè)務(wù)員因?yàn)榘⒗锇桶桶l(fā)布和更新產(chǎn)品的工作頭疼。有些公司的老板或者經(jīng)理甚至規(guī)定了硬性指標(biāo)，一天要更新多少個(gè)產(chǎn)品。在發(fā)完開發(fā)信以及回復(fù)完客戶郵件之后，時(shí)鐘大約指向了11點(diǎn)半。這正是吃午飯的時(shí)間。如果電腦可以在我們吃午飯的時(shí)間幫我們把阿