外部來函管理標(biāo)準(zhǔn)

1、 外部來函管理標(biāo)準(zhǔn)1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了集團公司來函管理工作的處置原則、責(zé)任分工、接收回復(fù)程序及要求以及違反本標(biāo)準(zhǔn)需要承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。本標(biāo)準(zhǔn)適用于集團公司所有外部來函的管理2 規(guī)范性引用文件及術(shù)語和定義2.1 規(guī)范性引用文件下列文件對于本標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。無。2.2 術(shù)語和定義 下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。2.2.1 來函本標(biāo)準(zhǔn)所稱來函，包括建設(shè)單位、分供單位、律師事務(wù)所、政府機關(guān)及其他單位針對合同履約等事宜發(fā)來的聯(lián)系函、催款函、律師函、公函等。2.2.2 小額純支付糾紛本

2、標(biāo)準(zhǔn)所稱小額純支付糾紛是指與分供單位已經(jīng)完成最終結(jié)算，除到期欠款外，雙方對于合同履行再無其他爭議，且欠款總額小于50萬元的支付糾紛。3 職責(zé)3.1 集團/二級單位各部門分工3.1.2 工程部負責(zé)處理以工程管理（在建工程管理、竣工工程維保等）為主要內(nèi)容的來函（包括律師函及其它形式來函），技術(shù)質(zhì)量部、安全環(huán)保部等部門進行協(xié)助。3.1.3 安全環(huán)保部負責(zé)處理以工程安全責(zé)任事故為主要內(nèi)容的來函（包括律師函及其它形式來函），工程部、技術(shù)質(zhì)量部等部門進行協(xié)助。3.1.4 經(jīng)濟管理部負責(zé)處理以結(jié)算及造價問題為主要內(nèi)容的來函（包括律師函及其它形式來函），財務(wù)部、法律合規(guī)部、工程部等部門進行協(xié)助。3.1.5 法

3、律合規(guī)部負責(zé)處理以催要欠款為主要內(nèi)容的律師函，財務(wù)部、經(jīng)濟管理部等部門進行協(xié)助.3.1.6 以催要欠款為主要內(nèi)容的其它形式來函：a)財務(wù)部負責(zé)處理已確權(quán)、債權(quán)債務(wù)明確的純支付糾紛，物資設(shè)備部、經(jīng)濟管理部等部門進行協(xié)助；b)物資設(shè)備部負責(zé)處理未確權(quán)、我方對債務(wù)有爭議的物資租賃合同糾紛，財務(wù)部、法律合規(guī)部、經(jīng)濟管理部等部門進行協(xié)助；c)經(jīng)濟管理部負責(zé)處理未確權(quán)、我方對債務(wù)有爭議的勞務(wù)分包、專業(yè)分包合同糾紛，財務(wù)部、法律合規(guī)部等部門進行協(xié)助。3.1.7 其他來函由各業(yè)務(wù)主責(zé)部門依據(jù)來函所涉內(nèi)容負責(zé)處理。3.2 集團/二級單位主責(zé)部門職責(zé)3.2.1 受理并向涉事單位、業(yè)務(wù)部門或其它分支機構(gòu)轉(zhuǎn)送來函，核

4、實來函內(nèi)容，及時回函并與對方溝通；3.2.2 協(xié)調(diào)其他部門處理來函事項，并對來函的處理結(jié)果進行跟蹤；3.2.3 督促檢查來函事項的處理；3.2.4 研究、分析來函情況，開展調(diào)查研究，及時提出改進工作的建議；3.2.5 建立臺賬，填寫外部來函臺帳（見附錄A），對來函的主要信息進行登記，包括來函單位、來函時間、涉及項目、來函主要事項、函件處理結(jié)果等內(nèi)容；3.2.6 集團公司應(yīng)對二級單位以及項目部的來函處理工作進行指導(dǎo)和檢查。4 外部來函管理的目的與風(fēng)險4.1 集團公司外部來函管理的目的是防止小額純支付糾紛轉(zhuǎn)化為訴訟案件，促進企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展。4.2 集團公司外部來函管理包括以下原則：分級負

5、責(zé)的原則?？v向上，根據(jù)函件所涉二級單位及具體項目部實施分級負責(zé)制，項目部對涉及項目部的來函負責(zé)，并將來函處置結(jié)果向二級單位匯報并對二級單位負責(zé)，二級單位對涉及二級單位的來函負責(zé)，并將來函處置結(jié)果向集團年公司匯報并對集團公司負責(zé)；歸口管理的原則，即誰主管誰負責(zé)。橫向上，根據(jù)同級職能部門歸口管理。堅持誰主管、誰負責(zé)，以盡快解決來函中涉及的具體問題。4.3 集團公司外部來函管理的關(guān)鍵績效指標(biāo)包括：來函臺賬記錄完整性；來函處置及時性。4.4 集團公司外部來函管理需應(yīng)對的主要風(fēng)險包括：部門間職責(zé)重疊或空白導(dǎo)致來函不能得到及時有效的處理。5 外部來函管理內(nèi)容5.1 來函的接收及轉(zhuǎn)送5.1.1 各二級單位和

6、項目部收到來函之后，應(yīng)在2日內(nèi)將來函轉(zhuǎn)交至二級單位主責(zé)部門，由主責(zé)部門組織相關(guān)人員與來函單位接洽協(xié)商、解決問題、及時回函，并將來函的基本信息及處理結(jié)果上報至集團公司主責(zé)部門。5.1.2 集團公司收到來函之后，應(yīng)在收函當(dāng)日將來函轉(zhuǎn)交集團公司主責(zé)部門，由主責(zé)部門登記后，根據(jù)來函涉及工程，轉(zhuǎn)發(fā)至各二級單位的主責(zé)部門接洽協(xié)商、解決問題、及時回函，并跟蹤、登記處理過程及結(jié)果。5.2 催款類律師函管理5.2.1 回復(fù)及跟蹤5.2.1.1 集團公司各部門、二級單位各部門或項目部在收到催款類的律師函后，應(yīng)立即轉(zhuǎn)交本單位法務(wù)部門及集團公司法律合規(guī)部，二級單位法務(wù)部門應(yīng)在明確相關(guān)債權(quán)債務(wù)關(guān)系基礎(chǔ)上、核實來函中的基

7、本事實、經(jīng)濟數(shù)據(jù)，并及時回函。對于核實無誤的，應(yīng)在回函中說明欠款形成原因，得到來函單位的充分諒解；對于來函中記載錯誤的數(shù)據(jù)、事項，應(yīng)在回函中進行說明。集團公司法律合規(guī)部對來函的處理過程及結(jié)果進行跟蹤、監(jiān)督。5.2.1.2 回函應(yīng)在來函規(guī)定的時限內(nèi)進行，來函中未提及回函時間或者要求的回函時間不合理的，應(yīng)在收到來函5日內(nèi)回函。5.2.1.3 二級單位法務(wù)部應(yīng)對回函內(nèi)容進行審核，審核之后方可申請用印?；睾杓由w二級單位或集團公司印章，不得加蓋項目部印章。5.2.1.4 送達回函時，需要取得有效簽收，簽收人應(yīng)具備相應(yīng)授權(quán)。對方拒絕簽收的，可采取郵寄方式送達，需清楚填寫收件單位、收件人及職務(wù)、地址、聯(lián)系

8、電話，并妥善保存郵寄底單。重要函件須采取公證送達方式。5.2.1.5 法務(wù)部門應(yīng)持續(xù)跟蹤來函處理全部過程，記錄重要事件、時間或節(jié)點，直至來函反映問題全部解決完畢并登記最終結(jié)果。5.2.1.6 二級單位法務(wù)部應(yīng)在處理來函完畢后2日內(nèi)以書面形式向集團公司法律合規(guī)部上報來函背景情況、發(fā)函原因、處理過程、處理結(jié)果等。由集團公司轉(zhuǎn)交二級單位法務(wù)部處理的來函，二級單位法務(wù)部應(yīng)在5日內(nèi)或集團公司規(guī)定的時限內(nèi)，以書面形式上報來函背景情況、發(fā)函原因、處理過程、處理結(jié)果等。5.2.2 保存及整理5.2.2.1 來函的原件原則上由二級單位法務(wù)部門妥善保管，同時，處理來函過程中形成的以及結(jié)果性文件均應(yīng)歸檔保存。5.2

9、.2.2 集團公司及二級單位法務(wù)部門負責(zé)本級范圍內(nèi)來函的收集、整理、匯總和歸檔。法務(wù)部門應(yīng)建立臺賬，填寫外部來函臺帳（見附錄A），對來函的主要信息進行登記，包括來函單位、來函時間、涉及項目、來函主要事項、函件處理結(jié)果等內(nèi)容。5.3 其他類來函管理其他類來函按本標(biāo)準(zhǔn)3規(guī)定的部門分工及部分職責(zé)，由業(yè)務(wù)主責(zé)部門按已有標(biāo)準(zhǔn)處理。沒有明確標(biāo)準(zhǔn)或已有標(biāo)準(zhǔn)與本標(biāo)準(zhǔn)不一致的，應(yīng)按照本標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進行管理。5.4 責(zé)任追究5.4.1 有以下情形之一的，對直接責(zé)任人、主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人進行警示約談、通報批評：a)雖已建立臺賬但更新不及時或登記內(nèi)容不完整的；b)來函原件或相關(guān)處理資料未歸檔的；c)未及時上報來函處理結(jié)果的；

10、d)其他輕微違反本辦法行為。5.4.2 有以下情形之一的，對直接責(zé)任人給予通報批評、經(jīng)濟處罰10002000元，情節(jié)嚴(yán)重的可并處降職、調(diào)離工作崗位。主要領(lǐng)導(dǎo)、重要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人給予警示約談、通報批評、經(jīng)濟處罰5001000元：a)未建立臺賬的；b)未及時回函、未及時與對方溝通處理導(dǎo)致事態(tài)擴大的；c)對于來函接收、處理，上推下卸、互相推諉的；d)其他違反本辦法行為。5.4.3 有下列情形之一的，對直接責(zé)任人給予通報批評、經(jīng)濟處罰20003000元、根據(jù)情節(jié)并處降職、免職、調(diào)離工作崗位。主要領(lǐng)導(dǎo)、重要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人給予警示約談、通報批評、經(jīng)濟處罰10002000元：a)處理來函不當(dāng)或不及時，導(dǎo)致法律糾紛案

11、件發(fā)生的或?qū)е滦☆~純支付糾紛轉(zhuǎn)化為訴訟或仲裁案件的；b)對于業(yè)務(wù)主管部門制定的解決方案拒不執(zhí)行，導(dǎo)致法律糾紛案件發(fā)生的；c)其他嚴(yán)重違反本辦法行為。5.4.4 除以上責(zé)任追究外，集團公司及下屬各單位人員因玩忽職守或濫用職權(quán)，未按照規(guī)定程序處臵來函，給集團公司造成損失的，依照事件的性質(zhì)、造成損失和影響的大小，根據(jù)法律事務(wù)責(zé)任追究管理標(biāo)準(zhǔn)，追究其相應(yīng)責(zé)任。5.4.5 對違反國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的，除對相關(guān)責(zé)任人進行責(zé)任追究外，還應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)法律責(zé)任，涉嫌犯罪的，移送司法機關(guān)處理。5.4.5 各二級單位應(yīng)建立來函管理細則，項目經(jīng)理部應(yīng)建立自查和檢查制度，對涉及欠款糾紛、債權(quán)債務(wù)糾紛來函管理工作進行定期或者不定期的自查和檢查，及時發(fā)現(xiàn)缺陷并予以改進。6 報告和記錄及支持性文件6.1