建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法

1、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為了進(jìn)一步提高公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、真實(shí)和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設(shè)、生產(chǎn)（使用）管理、維護(hù)和改擴(kuò)建中的作用，依據(jù)中國石油天然氣股份有限公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定（石油辦字2001213號）中的規(guī)定，結(jié)合公司的具體情況，特制定本管理辦法。第二條 本辦法規(guī)定的建設(shè)項(xiàng)目檔案是指公司在煉油、化工建設(shè)項(xiàng)目中從立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收全過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄像、錄音、光盤等各種載體的文字資料。第三條 本辦法適用于公司所有新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等建設(shè)項(xiàng)目的檔案管

2、理。第二章 檔案管理職責(zé)第四條 大慶石化總廠信息檔案室是公司建設(shè)項(xiàng)目檔案歸口管理部門，其主要職責(zé)如下：1、在建設(shè)項(xiàng)目申請立項(xiàng)時，設(shè)立專人、專崗或?qū)ｉT機(jī)構(gòu)，積累、整理、審查、接收建設(shè)項(xiàng)目的檔案、資料，對檔案進(jìn)行全過程、全方位的動態(tài)跟蹤管理；2、負(fù)責(zé)提出、確認(rèn)建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同、協(xié)議中的有關(guān)檔案、資料及文件等的整理、編制和歸檔要求等條款。3、檔案管理人員在項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過程中，要參加施工交底會、參加到貨設(shè)備的開箱檢驗(yàn)、參加工程質(zhì)量和進(jìn)度檢查以及工程中交和竣工驗(yàn)收工作。4、負(fù)責(zé)對建設(shè)項(xiàng)目的前期工作資料、勘察設(shè)計(jì)資料、工程管理資料、交工技術(shù)文件、竣工圖、投料試車及生產(chǎn)考核資料、竣工決算資料

3、等竣工資料、竣工驗(yàn)收資料的編制、整理進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和接收歸檔。5、在設(shè)備開箱檢驗(yàn)時，負(fù)責(zé)收集產(chǎn)品合格證、說明書、裝箱單、設(shè)備圖等隨箱技術(shù)資料。6、負(fù)責(zé)組織建設(shè)項(xiàng)目檔案初步驗(yàn)收（自檢）工作，編寫檔案工作自檢報告。7、負(fù)責(zé)組織建設(shè)項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收，編寫檔案資料工作報告。8、負(fù)責(zé)在項(xiàng)目開工后6個月內(nèi)、項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收后1個月內(nèi)和項(xiàng)目正式竣工驗(yàn)收后1個月內(nèi)分別填寫下列登記表（登記表格式見“石油辦字2001213號”文件），并報至股份公司總裁辦公室文檔處：表一：國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表（項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況動態(tài)表）表二：國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表（項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收情況表）表三：國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管

4、理登記表（項(xiàng)目檔案正式驗(yàn)收情況表）9、對建設(shè)項(xiàng)目檔案和資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性及編制質(zhì)量負(fù)責(zé)。第五條 公司工程項(xiàng)目管理部協(xié)助總廠信息檔案室進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案和資料的移交歸檔工作，其主要職責(zé)如下： 1、會同檔案管理人員，在簽訂建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同、協(xié)議時，設(shè)立專門條款明確規(guī)定項(xiàng)目乙方單位應(yīng)提交的項(xiàng)目文件的范圍、名稱、版本、套數(shù)、費(fèi)用、時間，以及對提交文件的整理、編制和歸檔的責(zé)任。2、按照合同有關(guān)條款，檢查、督促設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位和部門對建設(shè)項(xiàng)目的檔案、資料和文件等按時、按項(xiàng)、按質(zhì)、按量移交歸檔。3、負(fù)責(zé)組織建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃、投資、進(jìn)度、質(zhì)量、統(tǒng)計(jì)、征地、招投標(biāo)等方面的工程管理資料、文件

5、的移交歸檔。4、負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)及竣工驗(yàn)收階段的報、批文件和竣工驗(yàn)收資料的移交歸檔。5、協(xié)助總廠信息檔案室進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目的檔案初步驗(yàn)收和專項(xiàng)驗(yàn)收工作。6、負(fù)責(zé)向總廠信息檔案室遞交公司建設(shè)項(xiàng)目年度實(shí)施計(jì)劃和總結(jié)。第六條 承擔(dān)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位按照合同要求，負(fù)責(zé)項(xiàng)目合同及有關(guān)的檔案、資料、文件等按時、按項(xiàng)、按質(zhì)、按量移交歸檔。第七條 公司技術(shù)發(fā)展處負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)到可行性研究階段的項(xiàng)目建議書、可行性研究報告、設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書等及其報批文件以及竣工項(xiàng)目投料試車和生產(chǎn)考核總結(jié)的移交歸檔。第八條 公司質(zhì)量安全環(huán)保處負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境保護(hù)、勞動安全、衛(wèi)生、消防等資料和

6、專項(xiàng)驗(yàn)收報批文件、建設(shè)項(xiàng)目“環(huán)評”和“安評” 及其報批文件等移交歸檔。第九條 公司電子商務(wù)管理部負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備、材料等物資采購合同、引進(jìn)設(shè)備材料商檢等資料的移交歸檔。第十條 公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)處負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目竣工決算資料及報批文件的移交歸檔。第十一條 石化總廠外事部門負(fù)責(zé)引進(jìn)項(xiàng)目的詢價、報價、協(xié)議談判、商務(wù)合同、談判記錄；國外各設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)文件、技術(shù)問題往來電函； 外專在現(xiàn)場安裝、調(diào)試以及出國考察培訓(xùn)等文件資料的移交歸檔。第三章 檔案管理和驗(yàn)收第十二條 在建設(shè)項(xiàng)目申請立項(xiàng)時，檔案部門應(yīng)設(shè)置專人、專崗或?qū)ｉT機(jī)構(gòu)開始負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作。第十三條 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作要堅(jiān)持“三同步”原則，即下達(dá)

7、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書的同時對建立項(xiàng)目檔案提出明確要求、任務(wù)；在檢查施工進(jìn)度和質(zhì)量的同時對檔案資料的收集、整理、審定工作進(jìn)行檢查；在工程竣工驗(yàn)收時與提交合格的竣工檔案、資料的驗(yàn)收同步進(jìn)行。第十四條 在簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等工程承包合同時，要設(shè)立檔案、資料規(guī)定條款，明確考核條例。第十五條 在項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過程中，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，設(shè)計(jì)、施工管理人員會同檔案管理人員或部門定期組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位和其它有關(guān)部門對竣工資料、文件的編制、整理。第十六條 建設(shè)項(xiàng)目各參建單位、各有關(guān)部門要明確文件歸檔范圍，在項(xiàng)目建設(shè)階段，對本單位和部門所發(fā)生的檔案、資料和文件按時、按項(xiàng)、按質(zhì)、按量移交歸檔。文

8、件歸檔范圍請參見“石油辦字2001213號”文件中的“中國石油天然氣股份有限公司建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表”。第十七條 檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程驗(yàn)收的初步驗(yàn)收（預(yù)驗(yàn)收）和竣工驗(yàn)收兩個階段同步進(jìn)行，重點(diǎn)應(yīng)放在初步驗(yàn)收（預(yù)驗(yàn)收）階段。第十八條 在工程竣工驗(yàn)收時，檔案管理機(jī)構(gòu)或部門要派人參加驗(yàn)收委員會或驗(yàn)收組，并配合作好項(xiàng)目竣工資料的專項(xiàng)驗(yàn)收工作。第十九條 竣工驗(yàn)收時，形成檔案資料在1000卷以上的，要編寫項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收報告，形成檔案資料在1000卷以下的，在竣工驗(yàn)收報告書中列專章敘述竣工檔案驗(yàn)收情況（內(nèi)容請參見“石油辦字2001213號”文件規(guī)定）。第二十條 在項(xiàng)目工程初步驗(yàn)收（預(yù)驗(yàn)收）時，如沒有檔案部門出具的項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見，驗(yàn)收將不予通過。第四章 罰 則第二十一條 承擔(dān)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位，竣工資料、檔案的移交歸檔沒有按合同規(guī)定執(zhí)行的，按