接待管理規(guī)定

1、PAGE 第15頁(yè) 共16頁(yè)公關(guān)接待管理制度總則第一條 公關(guān)接待是公司行政事務(wù)和公關(guān)活動(dòng)的重要部分，為了加強(qiáng)對(duì)外公共關(guān)系、提高宣傳效果、樹(shù)立公司良好的外部形象，規(guī)范公共接待工作，特制訂本制度。第二條 本制度規(guī)定的接待包括公司各部門(mén)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所必需的接送、食宿、購(gòu)票、會(huì)談和陪同參觀等方面的安排和工作。第三條 本制度適用于公司各部門(mén)。 公關(guān)接待原則第四條 接待應(yīng)遵循“平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密”的原則，使客人高興而來(lái)、滿(mǎn)意而歸。 （一）平等原則：一般情況下，級(jí)別與權(quán)限相等，對(duì)等接待，特殊情況高規(guī)格接待；（二）對(duì)口原則：各部門(mén)對(duì)口接待為主，綜合性接待時(shí)由公司行政部牽頭、相關(guān)部門(mén)予以協(xié)助；（三）節(jié)

2、約原則：招待來(lái)賓力求從簡(jiǎn)，不鋪張浪費(fèi)，不重復(fù)宴請(qǐng)，主方人數(shù)原則上不多于賓客人數(shù)。（四）周到原則：接待任務(wù)的交接應(yīng)銜接周密，接待方式應(yīng)完善，以禮相待，使客人感到熱情、周到；（五）保密原則：向來(lái)賓介紹情況時(shí)，注意保守公司秘密，巧妙回避不宜回答的問(wèn)題，堅(jiān)決拒絕惡意競(jìng)爭(zhēng)的同行或間諜以來(lái)訪為名竊取公司的秘密。第五條 其他規(guī)定（一）不得以任何理由拒絕善意的來(lái)訪者。若因人數(shù)太多而不便一次接待的，在條件允許的情況下，應(yīng)通過(guò)分批形式接待；（二）因工作需要安排客人用餐、住宿、用車(chē)、訂票、酒水、禮品贈(zèng)送的，必須提前一天（12小時(shí)）以上通知行政部；（三）因工作需要安排客人在酒店用餐時(shí)，須自備酒水，由負(fù)責(zé)接待人員填寫(xiě)煙

3、酒禮品出庫(kù)單，并由該部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，交常務(wù)副總審批簽字后，方可在行政人事部煙酒禮品庫(kù)領(lǐng)取酒水，酒店的酒水費(fèi)用由部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān)。（四）凡入住酒店的客人，公司只負(fù)責(zé)其住房費(fèi)用、早餐費(fèi)；其間發(fā)生的洗衣費(fèi)、小酒吧費(fèi)用、有限電視費(fèi)等其它費(fèi)用，原則上公司不予支付，負(fù)責(zé)接待人員須事前與客人交待清楚；（五）接待的所有費(fèi)用納入接待部門(mén)預(yù)算考核，用車(chē)費(fèi)用劃入行政人事部。接待級(jí)別第六條 接待級(jí)別（一）一級(jí)接待：主要是指市委書(shū)記、市長(zhǎng)；（二）二級(jí)接待：主要是指副市長(zhǎng)；（三）三級(jí)接待：主要是指縣委書(shū)記、縣長(zhǎng)；（四）四級(jí)接待：主要是指副縣長(zhǎng)、處級(jí)、區(qū)級(jí)干部；（五）五級(jí)接待：主要是指科級(jí)干部；（六）六級(jí)接待：主要是指一般客

4、戶(hù)、業(yè)務(wù)人員等；第七條 客人住宿標(biāo)準(zhǔn)、客人禮品標(biāo)準(zhǔn)、客人游玩景點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)及其他特殊接待標(biāo)準(zhǔn)報(bào)董事長(zhǎng)或常務(wù)副總裁或分管副總裁批示。第八條 公司各部門(mén)必須按照以上標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)考核。第九條 接待標(biāo)準(zhǔn)來(lái)訪接待標(biāo)準(zhǔn)來(lái)訪級(jí)別接待人員級(jí)別及方式用餐標(biāo)準(zhǔn)煙、酒 標(biāo)準(zhǔn)一級(jí)由公司董事長(zhǎng)或總裁級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)接待，并提前在門(mén)口迎接，全程陪同；接待地點(diǎn)南京紫金地產(chǎn)120-150元/人二級(jí)由公司總裁級(jí)或（部門(mén)總經(jīng)理）領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)接待，并提前在門(mén)口迎接，全程陪同；接待地點(diǎn)南京紫金地產(chǎn)100-120元/人三級(jí)由對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)接待，并提前在門(mén)口迎接，全程陪同；接待地點(diǎn)南京紫金地產(chǎn)100-120元/人四級(jí)由對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)接待

5、，并提前在門(mén)口迎接，全程陪同；接待地點(diǎn)南京紫金地產(chǎn)70元/人五級(jí)由對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)接待，并提前在門(mén)口迎接，全程陪同；接待地點(diǎn)南京紫金地產(chǎn)50元/人六級(jí)由對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)接待/第四章 接待流程負(fù)責(zé)人：對(duì)口部門(mén)對(duì)接人員職責(zé)：負(fù)責(zé)人：對(duì)口部門(mén)對(duì)接人員職責(zé)：及時(shí)通知行政人事部來(lái)訪人員的基本情況：人數(shù)、姓名、性別、身份、級(jí)別、聯(lián)系方式、來(lái)訪目的、乘坐的交通工具（車(chē)次或航班號(hào)）、到達(dá)準(zhǔn)確時(shí)間、駐留時(shí)間、是否需要接送、是否用餐、住宿等；以及按照公司文件格式擬訂日程安排。第十條 公關(guān)接待流程通知通知接待負(fù)責(zé)人：行政人事部接待管理員職責(zé)：1、確定接待日程安排2、及時(shí)安排好會(huì)議室、用餐、住宿、車(chē)輛、定票、景點(diǎn)

6、等；3將日程安排告知公司相關(guān)部門(mén)及接待領(lǐng)導(dǎo)；接待負(fù)責(zé)人：行政人事部接待管理員職責(zé)：1、確定接待日程安排2、及時(shí)安排好會(huì)議室、用餐、住宿、車(chē)輛、定票、景點(diǎn)等；3將日程安排告知公司相關(guān)部門(mén)及接待領(lǐng)導(dǎo)；4、相關(guān)部門(mén)按照“責(zé)人劃分”部門(mén)和具體的行程安排要求進(jìn)行前期準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)人“相關(guān)接待領(lǐng)導(dǎo)和行政人事部接待人員職責(zé)：1、迎接（相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）2、接待：書(shū)寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、拍照等3、送客4、整理接待物品準(zhǔn)備總結(jié)負(fù)責(zé)人：行政人事部接待管理員總結(jié)負(fù)責(zé)人：行政人事部接待管理員職責(zé)：1、整理備忘錄2、資料匯總,包括書(shū)面、光盤(pán)和名片等資料3、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)4、資料存檔第十一條 接待任務(wù)完畢（一）要做好接待的后續(xù)工作，向客人郵寄接待過(guò)

7、程中的照片；與客人進(jìn)行后續(xù)的溝通；落實(shí)接待中的各項(xiàng)任務(wù)；（二）接待結(jié)束后，公司所接待的部門(mén)要形成接待備忘錄，將接待前期的日程安排表（見(jiàn)附件1）、會(huì)后的接待備忘錄（見(jiàn)附件2）（按文件格式在二天之內(nèi)整理完畢交行政人事部存檔。第五章 接待注意事項(xiàng)第十二條公關(guān)接待工作應(yīng)注意事項(xiàng)：（一）接待環(huán)境要求：1提前了解天氣情況，根據(jù)天氣情況準(zhǔn)備出行用具；2公司所有辦公區(qū)環(huán)境必須干凈整潔；3附近社區(qū)的環(huán)境必須干凈整潔；4必須確保辦公區(qū)的安全；5公司領(lǐng)導(dǎo)、員工服裝和行為符合規(guī)范；6歡迎標(biāo)語(yǔ)牌：熱烈歡迎XXX一行臨潤(rùn)恒物流視察指導(dǎo)（參觀考察）.7提前檢查辦公區(qū)綠化、鮮花擺放是否按標(biāo)準(zhǔn)；8對(duì)于臨時(shí)來(lái)訪的客人，認(rèn)真核對(duì)身

8、份無(wú)誤后，給予熱情安排；9必須及時(shí)為所有客人提供茶水，并每隔十五分鐘添加一次。（二）會(huì)議室內(nèi)部布置：1按人數(shù)要求安排桌椅、茶水、水果、企業(yè)介紹資料；2提前控制好室內(nèi)溫度、照明；3提前準(zhǔn)備好企業(yè)錄像片、幻燈片、圖片并試放，確保無(wú)誤；4提前在會(huì)議室準(zhǔn)備好幻燈片歡迎標(biāo)語(yǔ)；5會(huì)議室內(nèi)部的綠化。（三）住宿安排1視具體情況預(yù)定不同標(biāo)準(zhǔn)的酒店，合理安排客房；接待人員須提前拿好房卡，在房間內(nèi)布置水果、歡迎卡片、公司介紹及住房安排表，表中注明入住人員姓名、房間號(hào)、房間電話、酒店總機(jī)號(hào)及近幾日南京城市天氣預(yù)報(bào)；2安排妥當(dāng)后，待來(lái)訪人員到達(dá)后，接待人員將房卡轉(zhuǎn)交，并告之早餐用餐時(shí)間和地點(diǎn)。參觀安排1參觀游覽日程安排

9、應(yīng)與來(lái)賓進(jìn)行協(xié)商，提前制定相應(yīng)參觀路線；2參觀游覽過(guò)程中，須注意賓、主雙方人員的疲勞程度和安全；3若參觀著名景點(diǎn)，接待人員需提前聯(lián)系好景點(diǎn)導(dǎo)游；4來(lái)訪人員中若有外賓，需提前安排好翻譯人員，便于更有效的溝通。第六章 附則第十三條 本制度為公司基本制度，執(zhí)行權(quán)歸行政人事部。第十四條 本制度自頒布之日起正式執(zhí)行。前期相關(guān)規(guī)定自行廢止，未盡事宜將另行補(bǔ)充。 頒布日期：二九年十月十九日附件1：接待*市*等領(lǐng)導(dǎo)一行日常安排*接待字2009*字一、來(lái)訪單位及人員（*人）1來(lái)訪領(lǐng)導(dǎo)：* *市*長(zhǎng)（單位、職位、聯(lián)系方式）2陪同人員* *市*長(zhǎng)（單位、職位、聯(lián)系方式）二、接待領(lǐng)導(dǎo)：* 公司*（職位）三、陪同人員：

10、 * 公司*（職位）四、來(lái)訪時(shí)間*年*月*日 上午*-*（具體時(shí)間）五、來(lái)訪目的：*六、具體日程安排及方案內(nèi)容包括自客人進(jìn)入公司開(kāi)始至送客至門(mén)口期間，具體的時(shí)間及該時(shí)間段的行程安排。 *（接待責(zé)任部門(mén)） *（責(zé)任人） *年*月*日附件2：*有限公司備忘錄*備字2009*號(hào)一、時(shí)間*年*月*日二、地點(diǎn)：*三、參加人員1來(lái)訪人員（*人）* *市*長(zhǎng)（單位、職位、聯(lián)系方式）2*（公司名稱(chēng)）* *（部門(mén)及職位）四、記錄人：*五、來(lái)訪目的（簡(jiǎn)要描述來(lái)訪目的）六、會(huì)議記錄（記錄雙方會(huì)談的主要內(nèi)容） *（接待責(zé)任部門(mén)） *（責(zé)任人） *年*月*日附件3 *有限公司 接待工作聯(lián)系單編號(hào)： 申請(qǐng)部門(mén)： 填寫(xiě)日期

11、： 年 月 日來(lái)訪人員信息（可填寫(xiě)日常接待表上）單位名稱(chēng) 姓名 職務(wù) 性別 民族 是否來(lái)過(guò)公司聯(lián)系人及聯(lián)系方式：共計(jì) 人 （如填寫(xiě)不下請(qǐng)另附名單）來(lái)訪目的接待人員名單主陪人員： 副主陪人員： 其他接待人員 ：聯(lián)系人及聯(lián)系方式：車(chē)輛安排車(chē)輛配置要求：客人抵達(dá)安排：客人離開(kāi)安排：其他用車(chē)需求：住宿安排入住酒店 1、經(jīng)濟(jì)型酒店（ ）；2、三星（ ）；3、四星（ ）；4、五星（ ）； 5、指定酒店 入住時(shí)間 ： 年 月 日 至 年 月 日，共 天入住標(biāo)準(zhǔn) 1、大床間（ ）；2、標(biāo)準(zhǔn)間（ ）；3、豪華房（ ）； 4、商務(wù)間（ ）；5、普通套房（ ）；6、行政套房（ ）； 7、其他 、費(fèi)用結(jié)算方式 1、自行支付（ ）；2、公司付費(fèi)（ ）客人返程安排機(jī)票預(yù)定：火車(chē)票預(yù)定：費(fèi)用支付方式：餐飲安排時(shí)間、地點(diǎn)及用餐人數(shù)（一）時(shí)間：地點(diǎn)：人數(shù)：用餐標(biāo)準(zhǔn)：（二）時(shí)間：地點(diǎn)：人數(shù)：用餐標(biāo)準(zhǔn)：（三）時(shí)間：地點(diǎn)：人數(shù)：用餐標(biāo)準(zhǔn)：酒水及席卡安排酒水：席卡：需要（ ）不需要（ ）費(fèi)用支付方式1、自付（ ）；2、簽單（ ）；簽單人姓名 會(huì)議安排座談會(huì)議時(shí)間