人事檔案管理制度

1、xxxxx工程有限公司人事檔案管理制度一、目的（一）為規(guī)范人事檔案管理，使人事檔案管理程序化、流程化；（二）為員工職務(wù)任免、調(diào)動、獎懲、考核提供員工綜合能力和表現(xiàn)的準(zhǔn)確信息，特制定本辦法。二、范圍人事檔案管理包括建立、變更、保管、調(diào)閱、封存、銷毀等管理和北京市戶口人員檔案托管。三、員工人事檔案是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面歷史情況的資料。由員工入職時向公司提供的資料和本人在職期間個人工作記錄組成，其內(nèi)容主要包括：（一）入職時提供的資料1、員工登記表；2、個人簡歷；3、一寸近照2張；4、畢業(yè)證書復(fù)印件；5、職稱證、特種作業(yè)人員上崗操作證或資格證等相關(guān)資質(zhì)證件復(fù)印件；6、身份證復(fù)印件；7、離職證明或承諾

2、書；8、體檢表；9、擔(dān)保書（如有）；10、員工培訓(xùn)記錄表；11、勞動合同。（二）試用期資料1、試用期綜合評估表；2、員工轉(zhuǎn)正考核審批表。（三）在職期間資料1、職務(wù)任免/升降/調(diào)動資料；2、薪資調(diào)整資料；3、績效考核資料；4、獎懲資料、突出事跡記錄等；5、員工培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等。（四）人事電子檔案人事花名冊將員工信息錄入電腦形成人事電子檔案人事花名冊，內(nèi)容包括部門、職務(wù)、姓名、性別、出生年月、婚否、民族、政治面貌、畢業(yè)院校、專業(yè)、學(xué)歷、職稱/資格證書、已存證件、入職日期、身份證號碼、身份證地址、加年薪月份、勞動合同類型、勞動合同期限、參保情況、參保時間、繳費類別、繳費基數(shù)、工資明細、補助明細、

3、戶口所在地、是否退休、檔案所在地、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式。四、人事檔案的管理程序（一）人事檔案的建立1、人力資源部為入職者辦理入職手續(xù)時要清點需交繳的相關(guān)資料，對交繳資料不全的，應(yīng)限期補全，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。員工提供人事檔案內(nèi)容必須是個人情況真實反映，不能提供不實或虛報資料。如有提供虛假資料情況出現(xiàn)，一經(jīng)查實，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2、人力資源部對當(dāng)天入職者人事檔案必須在當(dāng)天錄入人事花名冊；員工的原始檔案要在三天內(nèi)歸檔保存，并建立人事檔案目錄。勞動合同待公司審批后當(dāng)天歸檔保存；3、人力資源部將檔案夾分部門編號存放，先按照部門分別編號，取部門的英文或中文縮寫，再按照職務(wù)高低或崗位進行編

4、號。檔案編號規(guī)則是部門號職務(wù)編號序列號，例如，人力資源部編號是HRXXYY。（二）人事檔案資料的變更1、員工所提供的資料在職期間有變化的，應(yīng)以書面方式及時準(zhǔn)確地向人力資源部報告，以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，并在人事檔案目錄中列出和在人事花名冊里做相應(yīng)的更改，確保人事檔案資料正確無誤；2、員工有職務(wù)任免/升降/調(diào)動、薪資調(diào)整、績效考核、獎懲、培訓(xùn)等人事動態(tài)時，人事檔案管理人員應(yīng)及時進行記錄或修改，并在人事檔案目錄中列出，并在人事花名冊里做相應(yīng)的更改，確保人事檔案的正確性。（三）人事檔案的保管1、員工人事檔案屬于公司秘密，員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并

5、為人事統(tǒng)計分析提供資料，公司人力資源部依據(jù)國家有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度進行管理，確保檔案的完整和安全；2、人事檔案要按照人事管理權(quán)限，及時全面的將與人事關(guān)系有關(guān)的資料收集到人力資源部，并補充進人事檔案，使人事檔案完整。人力資源部可根據(jù)需要和檔案欠缺材料的情況，要求各部門有關(guān)人員補充材料；3、公司人力資源部對在職員工人事檔案資料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀；4、人力資源部經(jīng)理定期或不定期的對人事檔案進行抽查，確保人事檔案與實際情況相一致。（四）人事檔案的調(diào)閱1、查閱：凡屬考察、任免、調(diào)動、獎懲、審計等工作范圍均經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可在檔案管理處查閱，員工個人檔案不得帶出公司檔案室或人力資源部

6、，查閱檔案資料只能在人力資源部相關(guān)人員在場的情況下進行。2、借閱：公司領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)負(fù)責(zé)人和部門經(jīng)理查閱或借閱，或需將人事檔案拿出檔案存放處借閱，必須填寫人事檔案借閱登記表，注明借閱理由、歸還時間，經(jīng)人力資源部經(jīng)理同意方可借閱，并在人事檔案借閱登記表上簽字。借閱檔案必須在當(dāng)日內(nèi)歸還，檔案管理員根據(jù)歸還情況在人事檔案借閱登記表上注銷其借閱記錄。（五）人事檔案的封存離職人員檔案管理1、員工離職當(dāng)日由人事檔案管理人員將人事花名冊中電子檔案移入離職庫內(nèi)，注明離職日期和離職原因；2、員工離職后當(dāng)月，人事檔案管理人員必須把離職人員檔案提取歸檔到離職人員檔案柜，并不得隨意銷毀，檔案保存期限為5年。（六）人事檔案

7、的銷毀已過封存期需銷毀的檔案，由檔案管理員認(rèn)真查閱，核對出無價值的檔案材料。由人事檔案管理員列出明細提出申請經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。需銷毀的檔案由專人現(xiàn)場負(fù)責(zé)粉碎或焚燒、拍照，其結(jié)果要記錄在案。（七）北京市戶口員工檔案托管1、北京市戶口人員需確認(rèn)調(diào)入人事檔案時間并由人力資源部跟進到人才服務(wù)中心或職介存檔，（公司托管檔案的機構(gòu)有海淀區(qū)職業(yè)介紹服務(wù)中心和海淀區(qū)人才服務(wù)中心）；2、具體調(diào)檔表格需要根據(jù)各中心的表格進行填寫。根據(jù)符合條件的人員或員工個人意愿，填寫人事檔案調(diào)入（調(diào)出）審批表按相關(guān)程序?qū)徟?，由人事檔案管理人員告知，提交相關(guān)材料，辦理存檔（調(diào)出），同時登記人事檔案調(diào)入（轉(zhuǎn)出）登記表。具體見附件員工存檔辦理流程。3、人事檔案管理員要將各中心的存檔情況列出明細表，并跟進托管費用的繳納。五、附則（一）本制度由人力資源部擬訂，修改權(quán)和解析權(quán)屬人力資源部。（二）本管理制度