新時(shí)期高職院校行政秘書工作狀況初探

1、新時(shí)期高職院校行政秘書工作狀況初探新時(shí)期高職院校行政秘書工作狀況初探一、新時(shí)期高職院校行政秘書崗位職責(zé)分析作為一名高職院校的行政秘書，首先要明確自己應(yīng)該做什么，才能對所做的工作進(jìn)展把握并做好。高職院校的行政秘書的工作職責(zé)主要有，一是文字工作。學(xué)校對內(nèi)對外的文稿的擬定，包括年度的工作方案、工作總結(jié)、申請報(bào)告以及通知文件等。并對其進(jìn)展審校、打印與發(fā)布，會議內(nèi)容的記錄與整理等。二是檔案管理工作，主要是對各類信息、資料以及外來的文函進(jìn)展歸檔保管等，對員工的檔案進(jìn)展登記、審核以及保管。三是工作的溝通與協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)行政管理層與師生員工的聯(lián)絡(luò)，學(xué)校各職能部門的聯(lián)絡(luò)，院系內(nèi)各部門間合作的協(xié)調(diào)，并承當(dāng)院系的接待、

2、公關(guān)以及外聯(lián)等事務(wù)。四是人力資源工作的管理，包括考勤考本文由論文聯(lián)盟.Ll.搜集整理核、評定職稱以及福利事務(wù)等，根據(jù)院系行政管理層的相關(guān)要求，協(xié)助院系行政組織編制組織架構(gòu)，以怨報(bào)德人才招聘以及員工的培訓(xùn)等。五是日常行政工作的管理，協(xié)助并催促各項(xiàng)工作方案的完成，制度的施行落地，辦公用品的采買與保管，固定資產(chǎn)的管理以及辦公設(shè)備的維修與維護(hù)等，除此之外，還有會議安排與籌備，得到院系行政管理層的受權(quán)后，對有關(guān)文件資料進(jìn)展審核并簽署意見等。六是臨時(shí)性工作以及突發(fā)性工作的處理，處理后及時(shí)向院系行政指導(dǎo)匯報(bào)。二、當(dāng)前高職院校行政秘書工作現(xiàn)狀分析根據(jù)行政秘書在工作中具有的特點(diǎn)，并結(jié)合地方高職行政秘書的實(shí)際情況

3、，對二級學(xué)院的秘書工作中易出現(xiàn)的問題匯總?cè)缦氯齻€(gè)方面：首先，工作任務(wù)較多并且繁瑣。二級學(xué)院的行政秘書在工作中具有較多的頭緒，工作的范圍涉及面也較廣，每天都有很多工作需要做，不但有各類文件的登記與傳閱需要登記完成，各種會議的通知及各種來電來訪需要接待與處理，另外，還要做好指導(dǎo)交辦的臨時(shí)性的工作。與此同時(shí)，需要與不同的教師和學(xué)生接觸，對他們提出的問題要及時(shí)的處理。在實(shí)際的工作中有很多工作內(nèi)容都不在行政秘書的崗位職責(zé)范圍內(nèi)。所以，行政秘書每天都在忙，每個(gè)月都在忙，但是，到年終總結(jié)的時(shí)候還是忙的沒有頭緒，沒有成績。其次，工作得不到足夠的重視。二級學(xué)院的行政秘書的工作是非常繁忙的，給人的感覺就像在打仗，

4、一件事連著一件事，經(jīng)常是幾件事放在一起做。不管干的多么辛苦，在指導(dǎo)的眼里都是理所當(dāng)然的，而且，在年終的績效考核的時(shí)候，行政秘書很少有人是優(yōu)秀者。不管是學(xué)生還是教師，都要效勞于他們，假設(shè)效勞做不好，就會有人投訴，所以，行政秘書不但不被重視，而且還沒有什么回報(bào)。付出與回報(bào)無法形成正比，使得有些行政秘書心生抱怨。覺得不管干成什么樣，都是一樣的，心理容易產(chǎn)生消極，心情郁悶，工作起來沒有積極性。最后，沒有太多的晉升的時(shí)機(jī)。二級學(xué)院的行政秘書中有很多人并不是學(xué)秘書專業(yè)，有很多是引進(jìn)的人才的子弟或是家屬，從事行政事務(wù)通常不會得到高級的職稱，評到中級職稱就算是到頭了。在實(shí)際工作中，高職二級學(xué)院的行政秘書得不到

5、重視與關(guān)愛，不具備專業(yè)知識的培訓(xùn)與交流，也沒有明確的職業(yè)規(guī)劃，對將來也很渺茫。因此，就會使得行政秘書思想方面不穩(wěn)定，沒有積極的態(tài)度，對工作缺乏激情，對于相關(guān)的知識不能深化的研究學(xué)習(xí)。三、新時(shí)期高職院校行政秘書工作完善性策略分析首先，把角色定位明確下來，把秘書的崗位價(jià)值表達(dá)出來。角色的合理定位是把院系行政秘書的工作做好的關(guān)鍵，行政秘書必須做到角色的合理定位，才能起到化解困境的作用，開展起工作才會更加積極與主觀。行政秘書對于職責(zé)的分工要有充分的理解，在院系的行政管理層中，行政秘書是主要的參謀與助手，并且，還是院系行政管理層與師生關(guān)系的紐帶，起著非常重要的作用。所以，院系行政秘書在做辦公室的工作的時(shí)

6、候，不管是收發(fā)文件，會議籌備，協(xié)調(diào)辦事，還是出謀劃策，都要有效勞意識，否那么，不但會給工作的效率帶來很大的影響，還會影響到教師與學(xué)生的心理，起不到良好的窗口表現(xiàn)的作用。其次，把特點(diǎn)認(rèn)清，把效勞的質(zhì)量程度進(jìn)步上來。行政秘書的工作具有非常顯著的特點(diǎn)，那就是繁瑣性、效勞性與重復(fù)性。效勞性也就是說秘書工作具有效勞指導(dǎo)的性質(zhì)。繁瑣性就是工作具有非常多的頭緒，涉及的面也較廣，辛苦且非常零碎，不但費(fèi)時(shí)間還費(fèi)事。重復(fù)性就是指秘書的工作每天都會重復(fù)同樣的工作，反復(fù)辦理的事較多。所以，不但要注重特點(diǎn)，還要使工作的質(zhì)量程度得到不斷的進(jìn)步。最后，把工作的意識強(qiáng)化起來，把工作的執(zhí)行才能進(jìn)步起來。一是把政治意識強(qiáng)化起來，

7、在院系的辦公室中行政秘書是一個(gè)較為特殊的崗位，在平日的工作中，行政秘書會代指導(dǎo)辦事，對文件的上傳下達(dá)，對內(nèi)部事務(wù)的處理，以及各方面關(guān)系的協(xié)調(diào)，這就要求行政履書必須具有正常強(qiáng)的政治意識。因此，行政秘書一定要把自身的政治素養(yǎng)與理論程度提升起來，二是把效勞意識強(qiáng)化起來。人才培養(yǎng)是高校中最為核心的職能，所以，行政秘書要把院系以及學(xué)校的整體利益放在中心，把效勞育人的思想結(jié)實(shí)的樹立起來，全心全意做好行政管理工作。四、結(jié)語總而言之，我們國家的高職院校在不斷的深化改革，對高職二級學(xué)院的行政秘書也提出越來越高的要求。所以，行政秘書必須從思想觀念上進(jìn)展轉(zhuǎn)變，把角色定位明確下來，樹立起效勞的意識，對自己的綜合素質(zhì)以及才能不斷的加強(qiáng)培養(yǎng)，平時(shí)多讀書，多積累知識，虛心的學(xué)習(xí)，工作中要用心，從多角度、多方面來強(qiáng)化自己，不