館藏檔案的數(shù)字化

1、館藏檔案的數(shù)字化檔案數(shù)字化是檔案管理過程中一場深入的革命，在石化集團公司對各單位“廣泛應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，加快檔案信息化建立步伐，建立數(shù)字化檔案館的要求下，我館作為試點單位，開場了建立數(shù)字檔案館的探索。館藏檔案數(shù)字化是建立數(shù)字檔案館的根底和前期工作，是組成數(shù)字檔案館的主要資源。為了實現(xiàn)數(shù)字資源的共享和統(tǒng)一利用，同時也為了保護檔案原件，將現(xiàn)有檔案進展數(shù)字化加工勢在必行。一、目前檔案數(shù)字加工面臨的問題1、數(shù)字化對象數(shù)量龐大、類型多樣中原油田檔案館是油田檔案資源的管理效勞中心，伴隨著油田的勘探開發(fā)和消費建立，形成了大量的檔案資料。目前庫藏紙質(zhì)檔案約230多萬卷，錄音錄像檔案14305盤，照片檔案

2、56116張，底圖640087張，磁帶60512盤，光盤1329張，檔案數(shù)量以每年10多萬卷的速度遞增。假如把目前館藏檔案全部數(shù)字化，將是一項經(jīng)年累月的浩大工程。2、檔案數(shù)字化效率問題在數(shù)字化流程的各個環(huán)節(jié)，都需要進展質(zhì)量控制，而這就需要大量的工作時間為保障。以紙質(zhì)檔案為例，陳舊發(fā)黃的油印文件與現(xiàn)行的打印文件相比，識別率明顯要低很多，已損壞的文件還需要修復(fù)處理，甚至有些文件識別下來并不會比手工錄入快。3、部門之間的協(xié)調(diào)問題館藏檔案數(shù)字化工作是一項需要投入大量人力、物力和財力的工程，不僅僅是檔案信息部門的事情，還會涉及業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門、檔案保管部門等。爭取分管指導(dǎo)的支持與協(xié)調(diào)，才是館藏檔案數(shù)字化工作

3、得以順利進展的保障。二、館藏檔案數(shù)字化的施行1、做好檔案鑒定工作，突出重點由于我館保管的檔案數(shù)量龐大，檔案的價值也各有不同，所以不可能將全部檔案數(shù)字化，既浪費有限的資金，又會增加檔案部門的工作量。因此，要根據(jù)館藏實際情況，先進展檔案價值鑒定，挑選重要全宗，突出重點，有選擇地對館藏檔案進展數(shù)字化。第一，對檔案館中保存年代長遠(yuǎn)已瀕臨損壞的珍貴老檔案進展數(shù)字化。第二，對具有長遠(yuǎn)使用價值且不方便用戶反復(fù)翻閱的原件檔案進展數(shù)字化。第三，對利用率高、需求量大的開放檔案進展數(shù)字化。第四，針對主體效勞對象，對具有油田特色的檔案進展數(shù)字化。2、細(xì)分檔案數(shù)字化加工流程，嚴(yán)格控制精度按照先公開后保密、先近期后歷史的

4、原那么，分步開展數(shù)字化加工工作。以紙質(zhì)檔案為例，2000年以來的公文檔案、數(shù)據(jù)庫中未有的且利用率較高的勘探開發(fā)類檔案、油田消費建立工程檔案、局級科研檔案進展全文錄入。整理拆分：從檔案管理員處填寫?檔案領(lǐng)取記錄單?，并領(lǐng)取檔案后，以件為單位撤除檔案的裝訂線，區(qū)分出需掃描的檔案材料。對檔案進展整理，將其中夾雜的紙屑以及訂書針等金屬物全部去掉，對已破損的文件進展必要的修復(fù)，對于不清楚的文件資料在征得檔案管理員的同意后進展素描，以保障掃描圖像的質(zhì)量。在檔案整理拆分過程中，對于破損的檔案材料要做相應(yīng)登記，在征得檔案管理員的同意后，用透明膠從反面粘合。破損情況嚴(yán)重、無法粘合的，可用專用紙在反面托襯進展文件

5、的修復(fù)；也可復(fù)印后掃描。檔案掃描：檔案經(jīng)過整理后，將需要掃描的案卷交給檔案掃描人員，紙張狀況較差，以及過雹過軟或超厚的檔案，采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案采用高速掃描方式以進步工作效率。轉(zhuǎn)貼于論文聯(lián)盟.ll.使用的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)支持任意類型的掃描儀，支持黑白、彩色、灰度圖像掃描，支持各種分辨率的掃描方式，可以掃描從A4到A0幅面的圖紙。操作員可在系統(tǒng)界面上實時閱讀、監(jiān)控掃描的圖像，適時做出相應(yīng)調(diào)整。圖像處理：系統(tǒng)具有去黑邊、糾偏、條碼識別等功能，還可為圖像增加數(shù)字水櫻操作員可對圖像進展鏡像、任意角度旋轉(zhuǎn)，調(diào)整亮度、比照度，銳化、鈍化、模糊、腐蝕，拼接、裁邊等處理，進步影像質(zhì)量。圖像識別

6、：針對掃描得到的電子文件的不同文檔類型，靈敏定義各種文檔的版面。使用內(nèi)置R識別引擎，根據(jù)區(qū)域特征自動進展版面復(fù)原，對文檔中的文字信息進展識別。自動提取文檔中的文號、標(biāo)題、責(zé)任者等信息。索引錄入：經(jīng)由R自動提取的信息在數(shù)據(jù)庫中形成索引，還可手工補充其他的圖像索引信息。這樣掃描圖像入庫后，就有索引信息支持用戶通過文號、標(biāo)題、作者等屬性進展查詢。錄入人員首先檢查條碼的正確與否、圖像文件的頁數(shù)及圖像質(zhì)量，然后創(chuàng)立索引，同時檢查索引建立的正確性，進展必要的人工修改。檔案復(fù)原：在索引錄入檢查無誤后，檔案資料以件為單位歸入檔案盒，檢查是否有缺失、遺漏的內(nèi)容，填寫?掃描消費流程單?，交由檔案管理員檢查接收入庫

7、，要保證盒內(nèi)每件檔案的完好準(zhǔn)確。3、數(shù)字化成果的存儲同一種檔案在數(shù)字化后可以生成不同的格式，在實際工作中，采用最多的就是TIFF和PDF兩種格式。其中TIFF格式主要用于存儲消費圖紙等輸出精度要求較高的圖像文件；而PDF格式一般用于存儲輸出分辨率要求不高或者多頁的文字內(nèi)容較多的文件。采用效勞器、磁盤陣列、光盤等多種存儲方式對數(shù)字化后的文件進展平安存儲，根據(jù)檔案的類別建好相應(yīng)的目錄構(gòu)造，以文件的檔號為掃描后的圖像文件命名，再將文件存儲到對應(yīng)的目錄下。標(biāo)準(zhǔn)文件名稱及存儲邏輯構(gòu)造，便于對加工好的文件進展組織和掛接利用。三、檔案數(shù)字化的重要意義1、實現(xiàn)資源共享，進步工作效率檔案資料經(jīng)過數(shù)字化加工后，社會公眾(開放檔案)和各職能部門都能通過檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也防止了傳統(tǒng)檔案利用方式對檔案實體屢次輾轉(zhuǎn)造成的時間浪費和重復(fù)勞動，從而進步工作效率，降低檔案信息利用的本錢。2、有效地保護檔案實體的平安檔案因經(jīng)常外借翻閱易產(chǎn)生破損甚至喪失，給檔案的永久保管造成威脅。而檔案進展數(shù)字化加工后，可通過電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率