泛微協(xié)同管理平臺文件管理流程課件

1、泛微協(xié)同文件流程管理介紹Introduction to weaver e-cology高 效 源 于 協(xié) 同泛微協(xié)同文件流程管理介紹Introduction to wContents of the presentation第一部分:概訴 描述泛微對文件管理流程及信息化的理解第二部分:泛微協(xié)同管理平臺(e-cology)整體介紹 整體框架/核心模型/第三部分:泛微協(xié)同管理平臺(e-cology)各模塊介紹第四部分:力神需求實現(xiàn)介紹第五部分:泛微協(xié)同管理平臺(e-cology)總結(jié) 期待合作成功1、工作流程管理模塊(e-Workflow) 2、知識文檔管理模塊(e-Document)演示目錄1、I

2、SO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理介紹 2、質(zhì)量技術(shù)文件管理及審批管理介紹Contents of the presentation第一必須關(guān)心的問題:第一部份 概訴 必須關(guān)心的問題:About the evolution of IT in Company概訴：非常感謝歸公司給我們這次機會，相信貴公司并不是僅僅需要這個功能，這個功能只是對我們廠商的最基本的要求，因為僅這個需求是非常容易實現(xiàn)的，僅僅實現(xiàn)貴公司目前所描述的對檔案和文件的電子文件管理，就不用花費這么大的人力和財力來做這個事情了，甚至在網(wǎng)上免費下載一個軟件都可以實現(xiàn)。我們作為專業(yè)公司，根據(jù)我們多年對企業(yè)信息化實施的經(jīng)驗，這樣的軟件必須幫助

3、每個人提高效率，帶來方便，提供真正的價值，幫助管理者提升管理，才能使這個工作真正有效的推行下去，這樣才不會變成可有可無的產(chǎn)品，不會變成工作的障礙，如果這個軟件沒有在管理的角度來幫助企業(yè)，那注定是先天不足，產(chǎn)生大量的信息孤島，當(dāng)貴公司真正利用這種信息化的工具來幫助管理的時候，您的真正需求才會展現(xiàn)出來，如果在做信息化的時候沒有整體規(guī)劃分步實施，將來可能想更換產(chǎn)品來解決都不太可能了。即使通過更換產(chǎn)品來解決也要付出很大的代價。您目前的需求我們?nèi)慷寄芙鉀Q，沒有任何問題，即使有偏差，我們也可以對您的需求隨時做調(diào)整。 About the evolution of IT in C必須關(guān)心的問題:第二部份 協(xié)

4、同管理平臺整體介紹 必須關(guān)心的問題:About the evolution of IT in Company企業(yè)信息化進程圖 局域網(wǎng)EmailOA客戶管理文檔管理人事管理協(xié)同辦公+ ERP電子化企業(yè)生態(tài)體系通信面應(yīng)用部門級應(yīng)用企業(yè)級應(yīng)用協(xié)同的企業(yè)電子生態(tài)體系A(chǔ)bout the evolution of IT in CWeavers Suggestions for You泛微提供的協(xié)同管理整體方案整體規(guī)劃，分步實施系統(tǒng)本質(zhì):數(shù)據(jù)必須關(guān)聯(lián),不同人員可以協(xié)同運作;建立以人和流程為中心應(yīng)用的系統(tǒng)架構(gòu);BI為整個系統(tǒng)服務(wù);在需要的時候增加其它應(yīng)用:CRM,PM,KM;Weavers Suggestion

5、s for You泛微The Matrix Model of e-cology泛微協(xié)同管理平臺模型一:協(xié)同矩陣模型E-cology采用協(xié)同矩陣模擬企業(yè)真實的運作,任何一個企業(yè)內(nèi)部都是網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)并協(xié)同運作.功能模塊間的高度協(xié)同，從任意一個信息節(jié)點提取所有相關(guān)信息的企業(yè)信息網(wǎng)狀管理，真正實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同管理和協(xié)同工作。The Matrix Model of e-cology泛微e-Document Case Apply當(dāng)找到一個文檔的時候與這個文檔相關(guān)的客戶/財務(wù)/項目/資產(chǎn)/計劃/流程/文檔/人員都能被展現(xiàn):協(xié)同性!e-Document Case Apply當(dāng)找到一個文檔的時The Gear L

6、inkage Model of e-cology泛微協(xié)同管理平臺模型二:齒輪聯(lián)動模型一個模塊的運轉(zhuǎn)能夠帶動其它六個模塊的運轉(zhuǎn),大大加強該模塊的功能,同時提高系統(tǒng)的集成性;例如:在系統(tǒng)中運行CRM模塊:則其它模塊如HRM模塊為CRM提供對人的管理,PROJECT為其提供市場活動的管理,DOCUMENT為其提供知識文檔的管理,WORKFLOW為其提供流程審批的功能,FINANCIALS為其提供財務(wù)分析功能;The Gear Linkage Model of e-coIntroduction to e-cology第三部份 協(xié)同管理平臺相關(guān)模塊Introduction to e-cologys Mo

7、dulesIntroduction to e-cology第三部份 Introduction to e-Workflow工作流程管理e-Workflow:For Request ManagementIntroduction to e-Workflow工作流程Introduction to e-Workflow 工作流程管理模塊概述電子化各種工作流程，提高事務(wù)處理的效率規(guī)范化工作流程，保證所有的請求都是基于企業(yè)政策和規(guī)則流轉(zhuǎn)強大的流程設(shè)計器:自定義工作流程以支持企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整強大的流程報表自定義器:提供對工作流的統(tǒng)計和報告協(xié)同性:找到某個流程,就能找到與這個流程相關(guān)的所有信息(客戶/財務(wù)/項目/資

8、產(chǎn)/計劃/流程/文檔/人員)Introduction to e-WorkflowIntroduction to e-Workflow 工作e-Workflow Structure電子化各種工作流程，無紙辦公規(guī)范化工作流程;強大的流程設(shè)計器;強大的流程報表自定義器協(xié)同性:找到某個流程,就能找到與這個流程相關(guān)的所有信息(客戶/財務(wù)/項目/資產(chǎn)/計劃/流程/文檔/人員)e-Workflow Structure電子化各種工作流程，e-Workflow Case Applye-Workflow Case ApplyIntroduction to e-Workflow工作流程管理模塊小結(jié)按照您的要求：自動

9、定義各種流程，統(tǒng)計和分析流程中各種數(shù)據(jù)；通過工作流程搭建電子化運作企業(yè)管理模式。公司所有的流程都可以在必要的監(jiān)控下運行！Introduction to e-Workflow工作流程Introduction to e-Document知識文檔管理e-Document:For Information And Knowledge ManagementIntroduction to e-Document知識文檔Introduction to e-Document知識文檔管理模塊概述 創(chuàng)建、存儲和管理所有類型的知識文檔,搭建中心知識庫;在Intranet/Internet上共享知識文檔;創(chuàng)建及維護內(nèi)部/

10、外部網(wǎng)站;動態(tài)知識管理:讓隱形知識變?yōu)轱@性知識(各類知識從各個模塊自動導(dǎo)入);模擬點對點、點對面、面對面的交流方式，維護討論區(qū);創(chuàng)建適合各種應(yīng)用的知識地圖/專家地圖/崗位地圖/競爭地圖/行業(yè)地圖;提供知識文檔相關(guān)的統(tǒng)計和分析報告;協(xié)同性:找到某個文檔,就能找到與這個文檔相關(guān)的所有信息(客戶/財務(wù)/項目/資產(chǎn)/計劃/流程/文檔/人員)Introduction to e-DocumentIntroduction to e-Document知識文檔e-Document Structure 人力資源部行政管理部財務(wù)管理部技術(shù)研發(fā)部合作伙伴門戶 客戶門戶PDFSCANHtmlWord審批發(fā)布EXCEL

11、權(quán)限設(shè)置 搜索引擎 文檔目錄 用戶日志 報表權(quán)限設(shè)置個性化定義目標(biāo)市場修改維護 知識文檔庫存檔網(wǎng)站首頁門戶 新聞，論壇，圖書館DirectText目標(biāo)選擇上載 &下載人員關(guān)聯(lián)資產(chǎn)關(guān)聯(lián)客戶關(guān)聯(lián)票據(jù)合同信件知識文檔模塊結(jié)構(gòu)圖Structure of e-Document項目關(guān)聯(lián)產(chǎn)品關(guān)聯(lián)流程關(guān)聯(lián)e-Document Structure 人力資源部行政管e-Document Case Apply當(dāng)找到一個文檔的時候與這個文檔相關(guān)的客戶/財務(wù)/項目/資產(chǎn)/計劃/流程/文檔/人員都能被展現(xiàn):協(xié)同性!e-Document Case Apply當(dāng)找到一個文檔的時Introduction to e-Docume

12、nt核心競爭力精確管理正確行動提升效率主動行動領(lǐng)導(dǎo)決策知識崗位技能知識企業(yè)規(guī)范知識企業(yè)文化知識領(lǐng)導(dǎo)決策能力員工工作技能員工工作規(guī)范員工工作熱情知識管理的目標(biāo)：穩(wěn)定組織成長，提升創(chuàng)新能力Introduction to e-Document精確管理Introduction to e-Document知識文檔管理模塊總結(jié) 完成知識: 積累共享利用創(chuàng)新全程管理,變隱形知識為顯性知識！ Introduction to e-Document知識文檔必須關(guān)心的問題:第四部份 力神需求實現(xiàn)介紹 必須關(guān)心的問題:1、ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理介紹需求: 電池設(shè)計圖紙是一個技術(shù)圖紙示例模擬過程：1：當(dāng)us

13、er1 進入系統(tǒng)，對公司文件瀏覽，可以看到所有文件目錄，并可進行模糊、精確查找文件，對于沒有權(quán)限查看的文件只能看到文件名稱無權(quán)打開瀏覽。 2：找到文件工裝管理v1.0，正文用IE瀏覽器打開，顯示效果如附件。從上至下依次為：標(biāo)題，關(guān)鍵描述，正文，相關(guān)文件（可鏈接），相關(guān)記錄（附件），版本信息（歷史修訂記錄，修訂內(nèi)容描述，最好也能鏈接，有權(quán)限控制），審批、會簽記錄。3：user1 對工裝管理v1.0進行部分修改，提交審核。這份文件需user2審核，user3會簽，最后生成v2.0版本由user4歸檔、設(shè)置可以查看的人員并發(fā)布。4：在審核過程中請加入user3審核未通過，文件被退回到user1，us

14、er1重新修改后提交審核進入流轉(zhuǎn)過程。我們不要求顯示效果完全一樣，但功能模塊必須實現(xiàn)，這是下一次展示前的必備要求。1、ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理介紹當(dāng)user1 進入系統(tǒng)，對公司文件瀏覽，可以看到所有文件目錄，當(dāng)user1 進入系統(tǒng)，對公司文件瀏覽，可以看到所有文件目錄并可進行模糊、精確查找文件，并可進行模糊、精確查找文件，對于沒有權(quán)限查看的文件只能看到文件名稱無權(quán)打開瀏覽。對于沒有權(quán)限查看的文件只能看到文件名稱無權(quán)打開瀏覽。找到文件工裝管理v1.0，正文用IE瀏覽器打開，顯示效果如附件。從上至下依次為：標(biāo)題，關(guān)鍵描述，正文，相關(guān)文件（可鏈接），相關(guān)記錄（附件），版本信息（歷史修訂記錄

15、，修訂內(nèi)容描述，最好也能鏈接，有權(quán)限控制），審批、會簽記錄。找到文件工裝管理v1.0，正文用IE瀏覽器打開，顯示效果找到文件工裝管理v1.0，正文用IE瀏覽器打開，顯示效果如附件。從上至下依次為：標(biāo)題，關(guān)鍵描述，正文，相關(guān)文件（可鏈接），相關(guān)記錄（附件），版本信息（歷史修訂記錄，修訂內(nèi)容描述，最好也能鏈接，有權(quán)限控制），審批、會簽記錄。找到文件工裝管理v1.0，正文用IE瀏覽器打開，顯示效果找到文件工裝管理v1.0，正文用IE瀏覽器打開，顯示效果如附件。從上至下依次為：標(biāo)題，關(guān)鍵描述，正文，相關(guān)文件（可鏈接），相關(guān)記錄（附件），版本信息（歷史修訂記錄，修訂內(nèi)容描述，最好也能鏈接，有權(quán)限控制），

16、審批、會簽記錄。找到文件工裝管理v1.0，正文用IE瀏覽器打開，顯示效果找到文件工裝管理v1.0，正文用IE瀏覽器打開，顯示效果如附件。從上至下依次為：標(biāo)題，關(guān)鍵描述，正文，相關(guān)文件（可鏈接），相關(guān)記錄（附件），版本信息（歷史修訂記錄，修訂內(nèi)容描述，最好也能鏈接，有權(quán)限控制），審批、會簽記錄。找到文件工裝管理v1.0，正文用IE瀏覽器打開，顯示效果user1 對工裝管理v1.0進行部分修改，提交審核。這份文件需user2審核，user3會簽，最后生成v2.0版本由user4歸檔、設(shè)置可以查看的人員并發(fā)布。 4：在審核過程中請加入user3審核未通過，文件被退回到user1，user1重新修改后

17、提交審核進入流轉(zhuǎn)過程。user1 對工裝管理v1.0進行部分修改，提交審核。這user1 對工裝管理v1.0進行部分修改，提交審核。這份文件需user2審核，user3會簽，最后生成v2.0版本由user4歸檔、設(shè)置可以查看的人員并發(fā)布。 4：在審核過程中請加入user3審核未通過，文件被退回到user1，user1重新修改后提交審核進入流轉(zhuǎn)過程。user1 對工裝管理v1.0進行部分修改，提交審核。這2、ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理介紹需求: 檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠完成公司ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件的文檔電子化，其中包括能夠?qū)崿F(xiàn)公司電子文檔的審批、歸檔、查詢等功能。一、文件審批

18、1、檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠有一個文件的審批流程模塊能夠完成下面的文件審批流程。 2、由于公司的組織機構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)和員工的職責(zé)變更極其頻繁，所以這個文件的審批流程涉及的每一個人都不能固定設(shè)置，而是在文件的起草人完成擬制后，針對每一份文件，由文件擬制人設(shè)定文件的每一步流轉(zhuǎn)程序，如審核人員、相關(guān)的一個或幾個會簽人員、標(biāo)準(zhǔn)化人員及文件的最后批準(zhǔn)人，然后再進行文件的上傳。2、ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理介紹2、ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理介紹需求: 在文件的流轉(zhuǎn)過程中，系統(tǒng)有功能能夠?qū)崿F(xiàn)每到一個步驟系統(tǒng)都能夠通過各種方式（如通過內(nèi)部郵件、手機短信或系統(tǒng)提醒）提醒當(dāng)事人完成其所需要進行的工作。

19、4、文件在流轉(zhuǎn)過程中，舉例：如在審核過程中獲得通過，則系統(tǒng)有功能能夠?qū)崿F(xiàn)電子簽名（或其它方式）以示通過，進行下一個會簽步驟并提醒當(dāng)事人。5、文件在流轉(zhuǎn)的過程中，如在某一步驟未獲得通過，則系統(tǒng)有功能能夠?qū)崿F(xiàn)文件的退回，并提醒當(dāng)事人。二、文件歸檔1、檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠有一個數(shù)據(jù)平臺能夠存放公司歸檔的各類全部文件。2、文件經(jīng)批準(zhǔn)后，系統(tǒng)有功能能夠?qū)崿F(xiàn)文件的自動歸檔或文件擬制人在設(shè)置文件流轉(zhuǎn)程序中設(shè)定文件經(jīng)批準(zhǔn)后自動歸檔。3、文件歸檔后，系統(tǒng)能夠提醒系統(tǒng)管理員，將文件存放到數(shù)據(jù)平臺上。4、如果文件是改版后的文件，希望系統(tǒng)能夠在覆蓋新文件的同進保留原文件的痕跡，將原文件保存到另外的一個數(shù)據(jù)庫中以

20、備查。2、ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理介紹2、ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理介紹需求: 三、文件查詢1、由于公司的文件數(shù)目龐大，為方便查詢，檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)平臺上的文件能夠進行分類，各個類別可由系統(tǒng)管理員進行增加、刪除或更改。2、由于公司的工藝文件具有保密性質(zhì)，每一份文件可由系統(tǒng)管理員進行文件查詢的權(quán)限設(shè)置，則每一位員工由于權(quán)限設(shè)置不同，在數(shù)據(jù)平臺上能夠查詢的文件各有不同，如某一位員工由于設(shè)置的權(quán)限比較低，其在數(shù)據(jù)平臺上雖然能夠瀏覽到公司全部文件的目錄，但只能打開其權(quán)限之內(nèi)的文件。3、公司的工藝文件可由系統(tǒng)管理員根據(jù)員工的不同權(quán)限設(shè)置不同的查詢功能如：閱讀、轉(zhuǎn)發(fā)、打印、復(fù)

21、制、修改等。4、如某位員工因工作需要想要瀏覽其權(quán)限之外的文件，可針對其需要的文件進行查詢或其它功能的申請，經(jīng)過審批同意后（系統(tǒng)審批），系統(tǒng)可自動提醒系統(tǒng)管理員對其權(quán)限進行修改。 2、ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理介紹檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠有一個文件的審批流程模塊能夠完成下面的文件審批流程。泛微的工作流程管理可以定義任意復(fù)雜的審批流程。檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠有一個文件的審批流程模塊能夠完成下由于公司的組織機構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)和員工的職責(zé)變更極其頻繁，所以這個文件的審批流程涉及的每一個人都不能固定設(shè)置，而是在文件的起草人完成擬制后，針對每一份文件，由文件擬制人設(shè)定文件的每一步流轉(zhuǎn)程序，如審核人員

22、、相關(guān)的一個或幾個會簽人員、標(biāo)準(zhǔn)化人員及文件的最后批準(zhǔn)人，然后再進行文件的上傳。由于公司的組織機構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)和員工的職責(zé)變更極其頻繁，所以這個文由于公司的組織機構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)和員工的職責(zé)變更極其頻繁，所以這個文件的審批流程涉及的每一個人都不能固定設(shè)置，而是在文件的起草人完成擬制后，針對每一份文件，由文件擬制人設(shè)定文件的每一步流轉(zhuǎn)程序，如審核人員、相關(guān)的一個或幾個會簽人員、標(biāo)準(zhǔn)化人員及文件的最后批準(zhǔn)人，然后再進行文件的上傳。由于公司的組織機構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)和員工的職責(zé)變更極其頻繁，所以這個文在文件的流轉(zhuǎn)過程中，系統(tǒng)有功能能夠?qū)崿F(xiàn)每到一個步驟系統(tǒng)都能夠通過各種方式（如通過內(nèi)部郵件、手機短信或系統(tǒng)提醒）提醒當(dāng)事人完成

23、其所需要進行的工作。泛微協(xié)同管理平臺文件管理流程課件在文件的流轉(zhuǎn)過程中，系統(tǒng)有功能能夠?qū)崿F(xiàn)每到一個步驟系統(tǒng)都能夠通過各種方式（如通過內(nèi)部郵件、手機短信或系統(tǒng)提醒）提醒當(dāng)事人完成其所需要進行的工作。泛微協(xié)同管理平臺文件管理流程課件 文件在流轉(zhuǎn)過程中，舉例：如在審核過程中獲得通過，則系統(tǒng)有功能能夠?qū)崿F(xiàn)電子簽名（或其它方式）以示通過，進行下一個會簽步驟并提醒當(dāng)事人。 文件在流轉(zhuǎn)的過程中，如在某一步驟未獲得通過，則系統(tǒng)有功能能夠?qū)崿F(xiàn)文件的退回，并提醒當(dāng)事人。泛微協(xié)同管理平臺文件管理流程課件二、文件歸檔1、檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠有一個數(shù)據(jù)平臺能夠存放公司歸檔的各類全部文件。 。泛微協(xié)同管理平臺文件管

24、理流程課件2、文件經(jīng)批準(zhǔn)后，系統(tǒng)有功能能夠?qū)崿F(xiàn)文件的自動歸檔或文件擬制人在設(shè)置文件流轉(zhuǎn)程序中設(shè)定文件經(jīng)批準(zhǔn)后自動歸檔。 3、文件歸檔后，系統(tǒng)能夠提醒系統(tǒng)管理員，將文件存放到數(shù)據(jù)平臺上。泛微協(xié)同管理平臺文件管理流程課件4、如果文件是改版后的文件，希望系統(tǒng)能夠在覆蓋新文件的同進保留原文件的痕跡，將原文件保存到另外的一個數(shù)據(jù)庫中以備查。泛微協(xié)同管理平臺文件管理流程課件三、文件查詢1、由于公司的文件數(shù)目龐大，為方便查詢，檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)平臺上的文件能夠進行分類，各個類別可由系統(tǒng)管理員進行增加、刪除或更改。泛微協(xié)同管理平臺文件管理流程課件三、文件查詢1、由于公司的文件數(shù)目龐大，為方便查詢，檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)平臺上的文件能夠進行分類，各個類別可由系統(tǒng)管理員進行增加、刪除或更改。三、文件查詢2、由于公司的工藝文件具有保密性質(zhì)，每一份文件可由系統(tǒng)管理員進行文件查詢的權(quán)限設(shè)置，則每一位員工由于權(quán)限設(shè)置不同，在數(shù)