會議策劃與組織概論課件

1、會議策劃與組織概論會議策劃與組織概論課程簡介項目一 會議概述項目二 會議策劃與準備項目三 會中組織與服務(wù)項目四 會議善后工作項目五 會議禮儀項目六 實訓(xùn)2課程簡介項目一 會議概述2課程要求本門課程：18+18學(xué)習(xí)方式：課堂教學(xué)、課堂討論、課外作業(yè)等考核辦法：期末成績（60%）、實訓(xùn)（課堂討論、課外作業(yè)）30%、考勤（10%）實訓(xùn)分組：全班36人，分成6小組3課程要求本門課程：18+183項目一 會議概說4項目一 會議概說45課程內(nèi)容1會議含義與要素2會議的功能與種類3會議的三個基本階段4會議不良現(xiàn)象及解決對策5課程內(nèi)容1會議含義與要素2會議的功能與種類3會議的三個基本案例導(dǎo)入王義大學(xué)畢業(yè)便應(yīng)聘

2、到一家大型企業(yè)做秘書。一天公司楊經(jīng)理走進辦公室，“明天上午酒店在三樓會議室開會，”“唉，怎么又開會？”王義脫口說了一句。楊經(jīng)理有點驚訝地反問道：“你認為開會是沒有意義的事嗎？”楊經(jīng)理似乎看出了王義不以為然的樣子，繼續(xù)問：“你說說會議都有哪些價值或者為什么沒有價值？”這個問題王義從來沒有想過，對開會厭煩情緒淹沒了他對會議的理性思考。楊經(jīng)理見他語塞，遞給他一份資料：“拿去看看，好好準備明天的會議”也許是因為在學(xué)校見多了一些無聊的會議，每次開會王義不是逃會就是在會場睡覺，而且想著自己剛來不久，沒啥事會問道自己，開會嘛就是走走過場。所以王義打定主意，明天要到會場休息休息。第二天，當(dāng)楊經(jīng)理看到坐在角落、

3、睡意朦朧的王義，就點名讓他為討論的方案獻計。王義急忙站起來，兩手空空，兩耳空空，口中無語；看看四周，才發(fā)現(xiàn)大家手邊都放著資料，而且都在記錄著什么，他一下子漲紅了臉，地下了頭楊經(jīng)理見狀，沉默了一會，對他說：“會后到我辦公室來一趟。”王義開完會就來到楊經(jīng)理的辦公室，楊經(jīng)理遞給他一份文件：“下周有個新員工培訓(xùn)會，你來幫我辦?！蓖趿x仔細看了文件上的要求，原來這么簡單的一個會還有這么多的準備工作看來辦會還不簡單。6案例導(dǎo)入王義大學(xué)畢業(yè)便應(yīng)聘到一家大型企業(yè)做秘書。一天公司楊經(jīng)結(jié)合你平時所參加過的或者對會議的認識，談?wù)剷h的意義何在？如何才能成功舉辦一次高效率、高質(zhì)量的會議？7課堂討論結(jié)合你平時所參加過的或

4、者對會議的認識，談?wù)剷h的意義何在？7任務(wù)一 會議的含義與要素一、會議的含義8 會議是人們最常見的一種交往形式，會是指多人相聚，議是指協(xié)商事宜，會議合在一起就是人們聚集在一起通過一定的形式和程序，協(xié)商事宜、交流信息、溝通情感、達成共識的一種重要的行為過程，是人們在社會生活中處理有關(guān)問題的一項經(jīng)常性的活動形式?！胺惭芯渴吕矶鵀橹鉀Q，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循有一定規(guī)則者謂之會議?！比蝿?wù)一 會議的含義與要素一、會議的含義8 會議是人們最常見的任務(wù)一 會議的含義與要素二、會議的要素9 會 議會議主題 會議 地點 會議 時間會議人員會議議程會議名稱會議結(jié)果會議形式會議議題任務(wù)一 會議的

5、含義與要素二、會議的要素9 會 議會議主題 （一）會議名稱會議名稱要能概括會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位以及會議時間、屆次、地點、范圍、規(guī)模等?！?009界曹妃甸論壇”“中韓秘書教育學(xué)術(shù)研討會”“深圳開發(fā)技術(shù)股份有限公司第二十次（2010）股東大會”10任務(wù)一 會議的含義與要素（一）會議名稱10任務(wù)一 會議的含義與要素（二）會議議題會議議題是根據(jù)會議目標(biāo)來確定并付諸會議討論或解決的具體問題。單個議題多個議題11任務(wù)一 會議的含義與要素（二）會議議題11任務(wù)一 會議的含義與要素（三）會議主題會議主題是根據(jù)會議議題概括出的主題性口號。如何確定會議的主題？精確簡明有號召力“主題+副題”12主題

6、： 城市讓生活更美好副題：城市多元文化的融合城市經(jīng)濟繁榮城市科技的創(chuàng)新城市社區(qū)的重塑城市與鄉(xiāng)村的互動任務(wù)一 會議的含義與要素（三）會議主題12主題：任務(wù)一 會議的含義與要素13議題與主題主題只有一個，議題確可以有多個如2013年APEC（亞太經(jīng)合組織）領(lǐng)導(dǎo)人非正式會議主題為“亞太發(fā)展的新承諾”議題則包括“世界經(jīng)濟形勢、糧食安全、能源安全、區(qū)域經(jīng)濟一體化、企業(yè)社會責(zé)任、氣候變化、防災(zāi)減災(zāi)”等多個議題。13議題與主題主題只有一個，議題確可以有多個（四）會議時間如何選擇合適的會議時間？要避開的日期重大節(jié)日：國慶、春節(jié)、圣誕節(jié)重大事件：大選氣候不好的季節(jié)其他同時舉行的會議或活動期間會議時間確定不要隨便

7、更改14任務(wù)一 會議的含義與要素（四）會議時間14任務(wù)一 會議的含義與要素（五）會議地點會議地點的選擇首先要考慮會議的母的、主題和內(nèi)容常用的會議地點會議中心會展中心室內(nèi)酒店遠郊賓館及度假村高校15任務(wù)一 會議的含義與要素（五）會議地點15任務(wù)一 會議的含義與要素（六）會議議程會議議程，是會議議事程序和整體安排。議程內(nèi)容：主題、主持人、議題、發(fā)言人、時間等編制會議議程遵循的原則處理好輕重緩急預(yù)估和表示每個環(huán)節(jié)的時間16任務(wù)一 會議的含義與要素（六）會議議程16任務(wù)一 會議的含義與要素（七）會議人員17 主辦者 主持人 參與人主辦、協(xié)辦、承辦 主持人的職責(zé)： 宣布開會和閉會； 介紹或報告會議情況

8、控制盒調(diào)節(jié)會議的進程； 允許發(fā)言、組織超時、違規(guī)的發(fā)言； 維護會場秩序、執(zhí)行會議紀律 選定會議紀律人員、驗證會議記錄的準確性； 督促會議決議的執(zhí)行。任務(wù)一 會議的含義與要素（七）會議人員17 主辦者 主持人 參與人主辦、協(xié)辦（八）會議形式18現(xiàn)場辦公座談會研討會觀摩會論壇辯論會任務(wù)一 會議的含義與要素（八）會議形式18現(xiàn)場辦公座談會研討會觀摩會論壇辯論會任務(wù)一（9）會議結(jié)果會議是以解決問題為目標(biāo)的社會活動。因此，會議一定要盡可能達到預(yù)期結(jié)果，所有的會務(wù)工作都必須圍繞著會議的結(jié)果展開，以使會議達到目標(biāo)。19任務(wù)一 會議的含義與要素（9）會議結(jié)果19任務(wù)一 會議的含義與要素任務(wù)二 會議的功能與種類

9、一、會議的功能20任務(wù)二 會議的功能與種類一、會議的功能20二、會議的種類21任務(wù)二 會議的功能與種類法定性或制度規(guī)定性會議：如黨代會、人代會、職代會、婦代會、股東大會。決策性會議：如常委會、黨組會、理事會、行政會、董事會。工作性質(zhì)會議：動員大會、工作布置會、經(jīng)驗交流、現(xiàn)場辦公會、總結(jié)會、聯(lián)席會。專業(yè)性會議：如研討會、論壇、聽證會、答辯會、專題會、鑒定會等。告知性會議：如表彰會、紀念會、慶祝會、慶功會、命名會。商務(wù)性會議：如招商會、貿(mào)易洽談會、觀摩會、產(chǎn)品推介會、促銷會。聯(lián)誼性會議：如接見、會見、茶話會、團拜會、懇談會、宴會。信息性會議：如新聞發(fā)布會、記者招待會、報告會、咨詢會。（一）按會議性

10、質(zhì)分類二、會議的種類21任務(wù)二 會議的功能與種類法定性或制度規(guī)定性二、會議的種類22任務(wù)二 會議的功能與種類按區(qū)域分類是按照會議代表來自的地區(qū)范圍分類，可分為：國際會議、全國會議、區(qū)域會議、單位或部門會議。（二）按會議區(qū)域分類（三）按會議規(guī)模分類大型會議：500人以上中型會議：200500人小型會議：200人以內(nèi)二、會議的種類22任務(wù)二 會議的功能與種類按區(qū)域分類是按照會二、會議的種類23任務(wù)二 會議的功能與種類定期會議與不定期會議（四）按會議是否定期分類（五）按會議階段分類預(yù)備會議與正式會議（五）按會議階段分類常規(guī)會議、電話會議、電視會議、網(wǎng)絡(luò)會議二、會議的種類23任務(wù)二 會議的功能與種類定

11、期會議與不定期會任務(wù)三 會議的三個基本階段選擇適合的參與者制定會議議程確定特殊角色確定場地、器材發(fā)出會議通知 會議決定的執(zhí)行會內(nèi)容傳達會議紀要及時發(fā)布會議決定的執(zhí)行會議準備成功的會議需三個階段都很好的把握01會議過程控制02掌握會議節(jié)奏控制會議議題調(diào)整會議氣氛0301任務(wù)三 會議的三個基本階段選擇適合的參與者 會議決定的執(zhí)行會議準備確定參會者專家型參會者,對于會議中涉及的問題可以給予專業(yè)解釋評判有決策權(quán)的人,對會議中提到的建議拍板，提高會議執(zhí)行性溝通協(xié)調(diào)能力強的人，有助于會議內(nèi)容的傳達和推進制定會議議程同類議題放置一塊，避免話題接近造成顛來倒去說同樣內(nèi)容與個別與會者溝通議題是否合適確定會議特殊

12、角色確定主持人、發(fā)言人、會議記錄人確定會議地點、所需器材、會議時間會議時間選擇原則，確保會議關(guān)鍵人物時間符合，盡量避開人疲倦時間。如避開剛上班的半個小時，下班前半小時通知與會者通知時需同步告知會議目的、議程，方便與會者提前準備，提高會議效率。會議準備階段任務(wù)三 會議的三個基本階段會議準備確定參會者制定會議議程確定會議特殊角色確定會議地點、掌握會議節(jié)奏準時開始，按時結(jié)束控制參會人員發(fā)言時間根據(jù)議題對會議時間分塊，方便把握控制會議議題會議開始向與會人員明確會議目的和會議議程對偏離主題的發(fā)言果斷及時進行糾正遵循會議議程，板塊式進行調(diào)整會議氣氛節(jié)律性：各種議題搭配，主持人階段性總結(jié)開放性：職位高的人最

13、晚發(fā)言，保護弱者活躍性：會前小游戲控制會議過程任務(wù)三 會議的三個基本階段掌握會議準時開始，按時結(jié)束控制會議會議開始向與會人員明確會議任務(wù)三 會議的三個基本階段會議結(jié)束后的執(zhí)行與落實是會議效果的體現(xiàn)，也是會議目的的最終實現(xiàn)。規(guī)范傳達會議決定，防止理解的偏頗會議中做的決定，專人在結(jié)束后立即推進落實會議紀要及時發(fā)布決定的執(zhí)行與落實確定的問題需要及時傳遞給需要了解和執(zhí)行的人確定問題的傳達會議決定的執(zhí)行任務(wù)三 會議的三個基本階段會議結(jié)束后的執(zhí)行與落實是會議效果的【案例導(dǎo)入】有一次，余世維先手主持公司會議，他把鬧鐘帶到會場，對參會人員說：“各位，我今天帶來鬧鐘來，十一點半散會?！贝蠹叶夹ζ饋恚l也沒有在意

14、。到了十一點半，“叮鈴鈴”鬧鐘響起來了，會卻只開到一半。余先生說：“哎呀，鬧鐘響了，我們散會”。這時有人說：“會還沒開到一半呢。”“我不是告訴你們到十一點半散會嗎各位主管，會議明天重新開，散會！”第二天他又把腦脹帶到會場：“各位，今天我們重開，十一點半散會。”每個人眼睛都盯著鬧鐘，結(jié)果11:28分就結(jié)束了。28【案例導(dǎo)入】有一次，余世維先手主持公司會議，他把鬧鐘帶到會場29課堂討論1、你參加過的會議中有沒有拖延很長時間的，你的心情如何？2、根據(jù)你的經(jīng)驗，會議拖延的原因有哪些？如何有效控制會議時間？3、你認為還有哪些會議不良現(xiàn)象？29課堂討論1、你參加過的會議中有沒有拖延很長時間的，你的心30任

15、務(wù)四 會議不良現(xiàn)象及解決對策 一、會議不良現(xiàn)象1.為交際而開會2.為慣例而開會3.為攀比而開會4.為表功而開會5.為推卸責(zé)任而開會6.為避免尷尬而開會會議缺乏意義會議上議而不決講話滔滔不決1.推卸責(zé)任2.追求完美3.習(xí)慣推延4.信息阻塞會議不計成本態(tài)度自由散漫30任務(wù)四 會議不良現(xiàn)象及解決對策 一、會議不良現(xiàn)象1.為交會議成本構(gòu)成31時間成本：人數(shù)（會議準備時間+會議持續(xù)時間）顯性成本：會議資料費用+場地+勞務(wù)費用效率成本：不能處理其他事務(wù)的損失時間成本和效率成本又統(tǒng)稱為隱性成本，其中：時間成本可直接換算成金錢成本=開會時間參會人員平均工資，這部分成本很容易被忽略，確實實實在在存在著。會議成本

16、構(gòu)成31時間成本：顯性成本：會議資料費用+場地+勞務(wù)32問題一：會議太多判斷會議的必要性減少不必要的例會將會議的決策權(quán)上交限定出席會議的次數(shù)問題二：會議散漫無效率建立簽到制度強調(diào)開會紀律，避免干擾減少開會人數(shù)會議環(huán)境不宜過于舒適問題三：會議偏題邀請有關(guān)人員向不了解情況的人介紹情況不能達成一致意見的議題，下次會議討論糾正誤解和不相關(guān)的話題二、常見的問題及解決策略問題四：會議溝通不充分會議目的、議程提前告知，事先發(fā)放材料會前與主要發(fā)言人溝通職位高的領(lǐng)導(dǎo)最后發(fā)言32問題二：會議散漫無效率二、常見的問題及解決策略問題四：會33會議中常見問題及對策問題七：會議決定的執(zhí)行完善會議紀要，及時發(fā)布表明不遵守會議紀律者指定專人負責(zé)推進會議決定問題六：會議偏題確定會議目標(biāo)按議程開會邀請有關(guān)人員向不了解情況的人介紹情況糾正誤解和不相關(guān)的話題問題五：會議延時準時開始嚴格控制時間，達成一致意見，果斷結(jié)束，轉(zhuǎn)入下個議題及時打斷、提醒過詳?shù)谋磉_準時結(jié)束33會議中常見問題及對策高效會議案例谷歌會議的決策秘密記錄與投票34記錄自行修改分享與記錄分享與