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文檔簡(jiǎn)介

1、 PAGE 18 -某集團(tuán)總工辦資料及檔案管理試行辦法第一章 總總則第一條 為為規(guī)范總總工辦資資料及檔檔案管理理工作,特別是項(xiàng)目前期資料及檔案的管理工作,充分發(fā)揮資料及檔案在工作中的作用,按集團(tuán)公司檔案管理辦法、技術(shù)管理辦法及行業(yè)相關(guān)檔案管理規(guī)定,特制定本辦法。第二條 總總工辦資資料及檔檔案是指指在技術(shù)術(shù)管理、項(xiàng)項(xiàng)目前期期等工作作中直接接形成具具有保存存和利用用價(jià)值的的文件材材料,工程項(xiàng)項(xiàng)目前期期檔案是是我公司司檔案的的重要組組成部分分。第三條 總總工辦資資料及檔檔案管理理的基本本原則是是:統(tǒng)一一管理,及及時(shí)收集,適適時(shí)移交交,合理利用用。第二章 檔檔案管理理體制、職責(zé)及分工第四條 在在集團(tuán)公

2、司司的統(tǒng)一一領(lǐng)導(dǎo)下下,總工工辦主任任負(fù)責(zé)本本部門(mén)資料料及檔案案管理工工作,各主管管負(fù)責(zé)本管管轄項(xiàng)目目文件資資料的收收集工作作,兼職職檔案員員負(fù)責(zé)資資料及檔檔案歸檔檔工作,總工辦辦檔案管管理工作作網(wǎng)絡(luò)圖圖見(jiàn)附件件1。第五條 總總工辦負(fù)負(fù)責(zé)本部部門(mén)的資料及及檔案管管理工作作,其主主要職責(zé)責(zé)是加強(qiáng)本部門(mén)技術(shù)術(shù)管理及及項(xiàng)目前前期文件件材料的的收集、保保管工作作,及時(shí)時(shí)向集團(tuán)團(tuán)公司移移交項(xiàng)目目前期工工作中產(chǎn)產(chǎn)生的文文件材料料。第六條 兼兼職檔案案員資格格(一)兼職職檔案員員需經(jīng)檔案案管理知知識(shí)、檔檔案管理理制度和和工程項(xiàng)項(xiàng)目知識(shí)識(shí)培訓(xùn)合合格后,方方能上崗崗。(二)兼職職檔案管管理人員員應(yīng)保持持相對(duì)穩(wěn)穩(wěn)定

3、第三章 資料及及檔案收收集、歸歸檔和移移交第七條 資資料及檔檔案收集集范圍(一)總工工辦評(píng)先先材料、創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)爭(zhēng)先活動(dòng)動(dòng)材料、工會(huì)方面面工作材料料,協(xié)會(huì)會(huì)、學(xué)會(huì)會(huì)、社團(tuán)團(tuán)方面工工作形成成的具有有保存價(jià)價(jià)值的文文件材料料。(二)部門(mén)門(mén)管理工工作形成成的總經(jīng)經(jīng)理辦公公會(huì)議材材料、工工作簡(jiǎn)報(bào)報(bào)、會(huì)議議記錄、紀(jì)紀(jì)要、工工作計(jì)劃劃、總結(jié)結(jié)、考核核工作形成成的文件件和材料料,招標(biāo)標(biāo)文件和和招標(biāo)限限價(jià)審查查工作收收集或形形成的記記錄及資資料,部部門(mén)崗位位職責(zé)、職職工教育育、進(jìn)修修、培訓(xùn)訓(xùn)方面文文件及材材料。(三)前期期工作中中的項(xiàng)目目建議書(shū)書(shū)、項(xiàng)目目可行性性研究報(bào)報(bào)告、工工程初步步設(shè)計(jì)報(bào)報(bào)告、技技術(shù)審查查意見(jiàn)、

4、項(xiàng)項(xiàng)目請(qǐng)示示、批復(fù)復(fù)、協(xié)議議、合同同等文件件及資料料。(四)參與與生產(chǎn)企企業(yè)技術(shù)術(shù)改造及及解決相相關(guān)技術(shù)術(shù)問(wèn)題形形成的資資料。(五)參與與工程建設(shè)設(shè)技術(shù)審審查、方方案調(diào)整整、重大大設(shè)計(jì)變變更工作作中形成成的材料料,參與與解決建設(shè)設(shè)工程技術(shù)術(shù)問(wèn)題工工作中收集的資資料。第八條 資資料歸檔檔時(shí)間 在每項(xiàng)工作作結(jié)束或或告一段段落后必須及時(shí)時(shí)歸檔。 第九條 歸歸檔要求求(一)歸檔檔的文件件材料應(yīng)應(yīng)齊全完完整,能能準(zhǔn)確地地反映管管理工作作、項(xiàng)目目前期工工作、參參與工程程建設(shè)活活動(dòng)及其其他各項(xiàng)項(xiàng)活動(dòng)的的真實(shí)內(nèi)內(nèi)容和過(guò)過(guò)程。(二)編制制較為完完整的案案卷分類(lèi)類(lèi)目錄并并編號(hào)(分類(lèi)編號(hào)號(hào)方案見(jiàn)附附件2,分分類(lèi)表見(jiàn)

5、見(jiàn)附件33),卷內(nèi)文文件暫按按歸卷時(shí)時(shí)間順序序編目。(三)形成成的文件件材料,一一般歸檔檔一式一一份,對(duì)對(duì)重要的的和使用用頻繁的的應(yīng)適當(dāng)當(dāng)增加保保存份數(shù)數(shù)。(四)凡歸歸檔的文文件材料料,應(yīng)做做到線(xiàn)條條、字跡跡工整、清清晰、紙紙質(zhì)優(yōu)良良、簽署署完備。書(shū)書(shū)寫(xiě)材料料用碳素素墨水或或藍(lán)黑墨墨水,禁禁止使用用鉛筆、圓圓珠筆、復(fù)復(fù)寫(xiě)紙、紅紅墨水、純純藍(lán)墨水水書(shū)寫(xiě),以以利于資資料及檔檔案的保保存。第四章 項(xiàng)目前期期工作資資料及檔檔案管理理第十條 項(xiàng)項(xiàng)目前期期工作資資料及檔檔案是指指從建設(shè)設(shè)項(xiàng)目的的提出、立立項(xiàng)、可可行性研研究、初初步設(shè)計(jì)計(jì)階段的的勘察、設(shè)設(shè)計(jì)、審審查、審審批過(guò)程程中直接接形成的的具有保保存價(jià)

6、值值的文字字、圖紙紙、圖表表、聲像像及電子子文件等各各種不同同形式文文件材料料。第十一條 基本建建設(shè)項(xiàng)目目前期工工作資料料及檔案案是總工工辦檔案案的重要要組成部部分,應(yīng)應(yīng)加強(qiáng)收收集、歸歸檔、整整理、保保管和移移交工作作。第十二條 資料的的收集應(yīng)應(yīng)做到與與項(xiàng)目前前期工作作同步進(jìn)進(jìn)行。第十三條 基本建建設(shè)項(xiàng)目目前期工工作資料料及檔案案的移交交。工程前期工工作結(jié)束束時(shí),按照照相關(guān)規(guī)定定將項(xiàng)目目前期工工作文件件材料移移交給項(xiàng)目工工程建設(shè)設(shè)管理部部門(mén),對(duì)對(duì)本部門(mén)門(mén)有利用用價(jià)值的的資料留留一份復(fù)制制件。設(shè)計(jì)計(jì)報(bào)告及設(shè)計(jì)圖電電子版本本與紙質(zhì)質(zhì)檔案同同時(shí)移交交。基本建設(shè)項(xiàng)項(xiàng)目前期期資料及及檔案移移交時(shí),移移交

7、單位位要編制制檔案移移交清冊(cè)冊(cè)和案卷卷目錄,交交接雙方方在清點(diǎn)點(diǎn)核對(duì)確確認(rèn)后,在在移交清清冊(cè)上簽簽字、蓋蓋章,交交接雙方方單位負(fù)負(fù)責(zé)人簽簽字。檔檔案移交交清冊(cè)應(yīng)應(yīng)一式四四份,交交接雙方方各存兩兩份。第五章 檔案信信息利用用第十四條 要充分分發(fā)揮部部門(mén)管理理、前期期工作、審查、咨詢(xún)等技術(shù)活動(dòng)過(guò)程中形成文件的作用,積極開(kāi)發(fā)檔案信息為部門(mén)各項(xiàng)工作服務(wù)。第十五條 建立健健全檔案案查閱、借借閱和審審批制度度(參見(jiàn)見(jiàn)附件44),嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行檔案查查閱、借借閱審批批程序,建建立檔案案借閱登登記臺(tái)帳帳,并統(tǒng)統(tǒng)計(jì)檔案案利用效效果。第六章 其他第十六條 本辦法法自發(fā)布布之日起起試行。附件: 集團(tuán)公司總總工辦資料檔

8、案管管理網(wǎng)絡(luò)絡(luò)圖部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)負(fù)責(zé)人集團(tuán)公司總工辦水利水電主管兼職檔案管理員排水主管供水主管附件2:集團(tuán)公司總總工辦資料及檔案案分類(lèi)編編號(hào)方案案為提高部門(mén)門(mén)資料及及檔案管管理水平平,促進(jìn)進(jìn)資料及及檔案管管理規(guī)范范化,使使檔案能能更好地地為部門(mén)門(mén)各項(xiàng)工工作服務(wù)務(wù),特制制定本方方案。第一條 檔檔案分類(lèi)類(lèi) 1一級(jí)類(lèi)類(lèi)目的設(shè)設(shè)置。根根據(jù)總工工辦資料料及檔案案特點(diǎn),一一級(jí)類(lèi)目目共設(shè)置置五個(gè),有有些檔案案難以歸歸入以下下大類(lèi)的的,可根根據(jù)實(shí)際際需要增增設(shè)一級(jí)級(jí)類(lèi)目。A 黨群工工作類(lèi) B 部門(mén)管管理類(lèi)C生產(chǎn)技術(shù)術(shù)類(lèi)D前期工作作類(lèi)E 基本建建設(shè)類(lèi)2二級(jí)及及二級(jí)以以下類(lèi)目目的設(shè)置置。二級(jí)級(jí)及二級(jí)級(jí)以下類(lèi)類(lèi)目按部

9、部門(mén)管理理職能和和資料及及檔案的的形成特特點(diǎn)設(shè)置置。分類(lèi)類(lèi)表中設(shè)設(shè)置的二二級(jí)類(lèi)目目,是部部門(mén)資料料及檔案案分類(lèi)的的基本二二級(jí)類(lèi)目目,可結(jié)結(jié)合實(shí)際際需要增增設(shè)或減減少二級(jí)級(jí)類(lèi)目。二二級(jí)以下下類(lèi)目設(shè)設(shè)置,可可參照分分類(lèi)表中中的基本本范圍,結(jié)結(jié)合工作作特點(diǎn)按實(shí)際確確定,但但分類(lèi)層層次不宜宜過(guò)多。2.1 黨群工工作類(lèi)、部門(mén)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)檔案分別按時(shí)間-問(wèn)題分類(lèi)設(shè)置二級(jí)及二級(jí)以下類(lèi)目。2.2 前期工工作類(lèi)和和基本建建設(shè)類(lèi)檔檔案二級(jí)級(jí)類(lèi)目按按專(zhuān)業(yè)設(shè)設(shè)置,三三級(jí)類(lèi)目目按項(xiàng)目目項(xiàng)目設(shè)設(shè)置。3類(lèi)目標(biāo)標(biāo)識(shí):3.1 一一級(jí)1類(lèi)目標(biāo)標(biāo)識(shí):采采用大寫(xiě)寫(xiě)英文字字母A、BB、C、DD、E。3.2 二二級(jí)及二二級(jí)以下

10、下類(lèi)目二二級(jí)類(lèi)目目編號(hào):采用阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字011999標(biāo)識(shí)。3.3 阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字標(biāo)識(shí)識(shí)的類(lèi)目目層次中中間用間間隔號(hào)“”隔離開(kāi)開(kāi),大寫(xiě)寫(xiě)漢語(yǔ)拼拼音字母母與阿拉拉伯?dāng)?shù)字字之間不不加間隔隔號(hào)。4. 類(lèi)目目標(biāo)識(shí)示示意:例1:20010年部門(mén)總總經(jīng)理辦辦公會(huì)議議材料B 部門(mén)門(mén)管理工作作類(lèi) (一一級(jí)類(lèi)目目)B01 管理理工作綜綜合 (二級(jí)類(lèi)類(lèi)目)例2:金佛佛山水利利工程項(xiàng)項(xiàng)目建議議書(shū) D 前期期工作類(lèi)類(lèi)(一級(jí)級(jí)類(lèi)目)D01 前期工工作水利利水電專(zhuān)專(zhuān)業(yè)(二二級(jí)類(lèi)目目)D01.001 前期工工作項(xiàng)目目 (三級(jí)級(jí)類(lèi)目)第二條 資資料及案案卷排架架(一)黨群群工作類(lèi)類(lèi)、部門(mén)門(mén)管理類(lèi)類(lèi)、生產(chǎn)產(chǎn)技術(shù)管管理類(lèi)檔檔案,

11、分分別按大大類(lèi)、年年度、問(wèn)問(wèn)題排架架,即把把同一大大類(lèi)的案案卷首先先按年度度分排,在在各年度度內(nèi),再再將同一一問(wèn)題的的案卷按按時(shí)間順序序排列。(二)前期期工作類(lèi)類(lèi)、基本本建設(shè)類(lèi)類(lèi)分別按按大類(lèi)、專(zhuān)業(yè)、項(xiàng)目(一個(gè)項(xiàng)目、一項(xiàng)工程、一臺(tái)設(shè)備儀器)排架。第三條 資資料及檔檔號(hào)編制制(一)部門(mén)門(mén)資料及及檔案的的檔號(hào)由由分類(lèi)號(hào)號(hào)、案卷卷號(hào)組成成。1黨群工工作類(lèi)、部門(mén)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)分別按年度編寫(xiě)案卷順序號(hào),一個(gè)年度一個(gè)案卷流水號(hào)。2前期工工作類(lèi)、基基本建設(shè)設(shè)類(lèi)資料料及檔案案,分別別以最低低分類(lèi)類(lèi)類(lèi)目編寫(xiě)寫(xiě)案卷順順序號(hào),便便于補(bǔ)充充案卷。3分類(lèi)號(hào)號(hào)與案卷卷號(hào)中間間用間隔隔號(hào)“-”隔離開(kāi)開(kāi)。4檔號(hào)示示意例:2

12、0110年部門(mén)總總經(jīng)理辦辦公會(huì)議議材料B01.220100-02 案案卷順序序號(hào)(220100年部門(mén)管管理類(lèi)第第2卷) 年度度號(hào) 部門(mén)管理工工作綜合合 (二二級(jí)類(lèi)目目) 部門(mén)管理工工作 (一級(jí)類(lèi)類(lèi)目)例:項(xiàng)目前前期工作作資料:金佛山山水利工工程項(xiàng)目目建議書(shū)書(shū)D01.002-001 案卷卷順序號(hào)號(hào)(第11卷項(xiàng)目目建議書(shū)書(shū)) 金佛佛山水利利工程項(xiàng)項(xiàng)目(三三級(jí)類(lèi)目目) 水利利水電類(lèi)類(lèi)項(xiàng)目(二級(jí)類(lèi)類(lèi)目) 前期期工作類(lèi)類(lèi)(一級(jí)級(jí)類(lèi)目)第四條 檢檢索工具具依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)設(shè)置一一級(jí)類(lèi)目目,結(jié)合合各類(lèi)檔檔案管理理的特點(diǎn)點(diǎn),對(duì)部部門(mén)資料料及檔案案進(jìn)行登登記著錄錄,建立立資料及及檔案檢檢索體系系。編制制案卷目目錄、

13、案案卷文件件目錄(全全引目錄錄)、分分類(lèi)目錄錄(一)案卷卷目錄 案卷目錄是是以全宗宗為單位位登錄案案卷的題題名及其其他特征征并按案案卷號(hào)次次序編排排而成的的一種檔檔案目錄錄。(二)案卷卷文件目目錄(全全引目錄錄)案卷文件目目錄(全全引目錄錄)是以以全宗為為單位將將案卷目目錄與卷卷內(nèi)文件件目錄相相結(jié)合按按一定次次序編排排而成的的一種檔檔案目錄錄。(三)分類(lèi)類(lèi)目錄分類(lèi)目錄是是依據(jù)分分類(lèi)表按按照分類(lèi)類(lèi)標(biāo)識(shí)以以一定次次序編排排而成的的一種檔檔案目錄錄。第五條 本本方案由由本部門(mén)門(mén)負(fù)責(zé)解解釋、說(shuō)說(shuō)明。附件3: 集團(tuán)公司總總工辦資料及檔案案分類(lèi)表表一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)及代號(hào)號(hào)二級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)及代號(hào)號(hào)三級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)及代號(hào)

14、號(hào)基本范圍A黨群工作類(lèi)類(lèi)01黨群工作綜綜合1.黨務(wù)工工作(1)評(píng)先先進(jìn)材料料(2)創(chuàng)優(yōu)優(yōu)爭(zhēng)先活活動(dòng)材料料2.工會(huì)工工作 3.協(xié)會(huì)、學(xué)學(xué)會(huì)工作作 (1)全國(guó)國(guó)大壩協(xié)協(xié)會(huì)(2)重慶慶市水利利學(xué)會(huì)(3)重慶慶水利造造價(jià)協(xié)會(huì)會(huì)、質(zhì)量量協(xié)會(huì)B部門(mén)管理類(lèi)類(lèi)01 管理綜合1.上級(jí)頒頒發(fā)的本本部門(mén)應(yīng)應(yīng)貫徹執(zhí)執(zhí)行的有有關(guān)文件件2.總經(jīng)理理辦公會(huì)會(huì)議材料料、工作作計(jì)劃及及總結(jié)3.工作簡(jiǎn)簡(jiǎn)報(bào)及資資料4.行政辦辦公會(huì)議議記錄、紀(jì)紀(jì)要、決決定5.來(lái)往函函件、技技術(shù)交流流6.考核材材料7.其他行行政事務(wù)務(wù)方面的的材料02 審計(jì)工作作1.上級(jí)機(jī)機(jī)關(guān)頒發(fā)發(fā)的本部部門(mén)審計(jì)計(jì)應(yīng)貫徹徹執(zhí)行的的有關(guān)文文件2.工程招招標(biāo)審核核記錄3.

15、工程招招標(biāo)審核核資料03人力資源管管理1.機(jī)構(gòu)設(shè)設(shè)置、人人員編制制、崗位位職責(zé)方方面的文文件材料料2.職工教教育、進(jìn)進(jìn)修培訓(xùn)訓(xùn)方面的的文件材材料 C生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)類(lèi)01生產(chǎn)技術(shù)綜綜合1.參與項(xiàng)項(xiàng)目技術(shù)術(shù)改造的的資料2.參與解解決相關(guān)關(guān)技術(shù)問(wèn)問(wèn)題的資資料3.其它它資料D前期工作類(lèi)類(lèi)01水利水水電按項(xiàng)目設(shè)置置三級(jí)類(lèi)類(lèi)目在同一項(xiàng)目目?jī)?nèi)1.項(xiàng)目建建議書(shū)2.項(xiàng)目可可行性研研究報(bào)告告3.項(xiàng)目開(kāi)開(kāi)發(fā)請(qǐng)示示、批復(fù)復(fù)4.項(xiàng)目協(xié)協(xié)議、合合同5.其他02供水專(zhuān)專(zhuān)業(yè)03排水專(zhuān)專(zhuān)業(yè)E基本建設(shè)類(lèi)類(lèi)01水利水水電按項(xiàng)目設(shè)置置三級(jí)類(lèi)類(lèi)目在同一工程程項(xiàng)目?jī)?nèi)內(nèi),基本本范圍:1.參與項(xiàng)項(xiàng)目技術(shù)術(shù)審查的的資料2.參與解解決相關(guān)關(guān)技術(shù)問(wèn)問(wèn)

16、題的資資料3.其它它資料02供水專(zhuān)專(zhuān)業(yè)03排水專(zhuān)專(zhuān)業(yè)附件4:集團(tuán)公司總總工辦資料及檔案案查閱、復(fù)復(fù)制、借借閱制度度第一條 為為保證檔檔案安全全,防止止資料及及檔案因因查閱或或借閱的的原因引引起遺失失,特制制定本制制度。第二條 資資料及檔檔案一般般只供室室內(nèi)查閱閱,機(jī)密密檔案原原則上不不準(zhǔn)查閱閱。第三條 資資料及檔檔案查閱閱(一)部門(mén)門(mén)員工因因工作需需要,可可查閱本本部門(mén)的的一般檔檔案,部部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人有權(quán)權(quán)查閱本本部門(mén)的的機(jī)密檔檔案。(二)部門(mén)門(mén)普通員員工因工工作需要要查閱本本部門(mén)機(jī)機(jī)密檔案案時(shí),須須填寫(xiě)檔檔案利用用審批單單(見(jiàn)見(jiàn)附表一一)由部部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人認(rèn)可可,方可可查閱。(三)外單單位查閱閱

17、本部門(mén)門(mén)檔案時(shí)時(shí),一律律憑單位位介紹信信,填寫(xiě)寫(xiě)檔案案利用審審批單(見(jiàn)見(jiàn)附表一一),經(jīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)后方可可查閱。(四)經(jīng)授授權(quán),有有關(guān)人員員可查閱閱、復(fù)制制公司電電子檔案案原文。第四條 嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行資料及及檔案借借閱審批批手續(xù)(一)本公公司員工工因工作作需要借借閱檔案案,填寫(xiě)寫(xiě)檔案案利用審審批單(見(jiàn)見(jiàn)附表一一)后,由由部門(mén)負(fù)負(fù)責(zé)人、公公司負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)同意,方方可借閱閱檔案。(二)機(jī)密密檔案原原則上不不得外借借,如確確因工作作需要外外借檔案案,則必必須由公公司總經(jīng)經(jīng)理簽字字認(rèn)可。(三)電子子檔案的的借閱審審批手續(xù)續(xù)執(zhí)行紙紙質(zhì)檔案案的借閱閱審批手手續(xù)。第五條 建建立檔案案借閱登登記臺(tái)帳帳

18、。檔案案借閱時(shí)時(shí)應(yīng)明確確規(guī)定歸歸還期限限,一般般不得超超過(guò)十天天。借閱閱的檔案案使用后后應(yīng)立即即歸還。如如不能按按期歸還還,可續(xù)續(xù)借,但但需重新新辦理借借閱手續(xù)續(xù)。資料及檔案案歸還時(shí)時(shí),經(jīng)檢檢查、清清點(diǎn)無(wú)誤誤后注銷(xiāo)銷(xiāo)。借閱閱人請(qǐng)假假或出差差,應(yīng)將將所借的的資料及及檔案歸歸還兼職職檔案管管理人員員。借閱閱者對(duì)所所借資料料及檔案案應(yīng)愛(ài)護(hù)護(hù)、保護(hù)護(hù)卷面整整潔,不不得任意意涂改和和拆裝抽抽頁(yè),不不得擅自自翻印。第六條資料料及檔案案查閱必必須嚴(yán)格格執(zhí)行檔檔案相關(guān)關(guān)規(guī)定,聽(tīng)聽(tīng)從檔案案管理人人員安排排。第七條資料料及檔案案復(fù)制,應(yīng)填寫(xiě)寫(xiě)資料料及檔案案利用審審批單(見(jiàn)見(jiàn)附表一一),同同時(shí)進(jìn)行行資料及及檔案復(fù)復(fù)制登記記(見(jiàn)附附表二)后后方可進(jìn)進(jìn)行復(fù)印印。復(fù)印印文件須須加蓋方方章,注注明再次次復(fù)印無(wú)無(wú)效。絕密文件原原則上不不予復(fù)印印。第八條 進(jìn)

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