企業(yè)管理是一項(xiàng)有規(guī)律的活動(dòng)

1、企業(yè)管理是一項(xiàng)有規(guī)律的活動(dòng)，能不能因此形成一個(gè)有規(guī)律的會議體系呢？打造和諧會議體系王君你是否也曾曾有過這這樣的經(jīng)經(jīng)歷？當(dāng)當(dāng)你試圖圖與一個(gè)個(gè)跟你有有業(yè)務(wù)往往來的客客戶取得得聯(lián)系，可可是每次次電話打打過去，對對方，不不是沒人人接，就就是將手手機(jī)掛掉掉，或者者是由助助理略有有不耐煩煩地接過過電話說說：“我們經(jīng)經(jīng)理，在在開會呢呢！”。如果是是這樣，那那么，作作為你的的客戶，你你有必要要友情地地提醒他他：“貴公司司的會議議管理體體系可能能出了一一些問題題”。也許，對對方的苦苦水還不不僅僅如如此：剛從外地回回來，立立刻被會會議包圍圍起來，從從早上到到晚上要要參加44-5個(gè)個(gè)會議。公司里重要要事情都都需要領(lǐng)

2、領(lǐng)導(dǎo)決策策。奇怪怪的是，重重要的事事情往往往會出現(xiàn)現(xiàn)時(shí)間沖沖突，負(fù)負(fù)責(zé)安排排總裁會會議的同同事，往往往不知知所措，只好見見縫插針針。在一個(gè)個(gè)高層人人數(shù)較多多的會議議，塞進(jìn)進(jìn)去很多多議題。 結(jié)果一一會討論論戰(zhàn)略、長長遠(yuǎn)發(fā)展展的事，一一會討論論物流、銷銷售額等等迫在眉眉睫的事事。高層層領(lǐng)導(dǎo)在在幾種事事情上輪輪番討論論，思維維來回切切換。會會議決策策效率并并不是很很高。經(jīng)理天天在在開會，幾幾乎沒有有時(shí)間用用來思考考和行動(dòng)動(dòng)。包括括自己牽牽頭的會會議、只只需要出出席的會會議、戰(zhàn)戰(zhàn)略會議議、經(jīng)營營管理會會議，經(jīng)理覺覺得自己己分身乏乏術(shù)。會議已經(jīng)很很多了，但但是臨時(shí)時(shí)的會議議需求比比較大，非非例會管管理無

3、序序。企業(yè)管理是是一項(xiàng)有有規(guī)律的的活動(dòng)。戰(zhàn)略、組織、流程、績效、IT、研發(fā)、生產(chǎn)、物流 、銷售。很多領(lǐng)域的議題，年年月月都會重復(fù)思考，能不能形成一個(gè)有規(guī)律的會議體系？年初就明確全年的會議時(shí)間、待決定的議題、決策人和參考人的角色，在這個(gè)框架下，根據(jù)具體情況增減新的議題？ 不同經(jīng)經(jīng)營管理理活動(dòng)的的決策規(guī)規(guī)律，常常常會引引發(fā)不同同的管理理會議。分析會議的的動(dòng)因企業(yè)會議產(chǎn)產(chǎn)生的根根源是經(jīng)經(jīng)營管理理活動(dòng)本本身，所所以必須須從經(jīng)營營管理活活動(dòng)進(jìn)行行分類、差差異化地地管理。單單純地從從個(gè)人溝溝通技巧巧、“有備而而來”、“長話短短說”等會議議組織技技巧是無無法從根根本上解解決問題題。因?yàn)榻?jīng)營管管理活動(dòng)動(dòng)的決策

4、策規(guī)律的的不同，引引發(fā)不同同的管理理會議：時(shí)間觸發(fā)的的管理決決策，引引發(fā)的周周期性會會議 這些會議的的是周期期性召開開，比如如月度、季度、年度管管理例會會。半年年一次的的績效考考核、職職級晉升升、高管管人事變變革的會會議。這類會議有有固定的的議題。結(jié)結(jié)合當(dāng)時(shí)時(shí)的最新新情況，會會增補(bǔ)少少數(shù)幾個(gè)個(gè)議題。流程觸發(fā)的的管理決決策，引引發(fā)的里里程碑式式會議這些會議是是按照某某一類管管理流程程展開的的。比如如一系列列的戰(zhàn)略略管理會會議，最最終目的的是明晰晰公司的的戰(zhàn)略。這這當(dāng)中有有若干要要回答的的問題。比如“在哪里里競爭？如何競競爭？”年度目目標(biāo)、費(fèi)費(fèi)用預(yù)算算。哪哪些議題題先定，哪哪些議題題后定，這這決定

5、了了相應(yīng)的的會議主主題安排排。業(yè)務(wù)務(wù)戰(zhàn)略和和策略往往業(yè)務(wù)領(lǐng)領(lǐng)域推進(jìn)進(jìn)一步，財(cái)財(cái)務(wù)目標(biāo)標(biāo)和預(yù)算算要細(xì)化化一層，這這決定了了各部門門的工作作要配合合起來。 流程觸發(fā)型型會議，還有新產(chǎn)品開發(fā)、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的咨詢項(xiàng)目等。這類會議受企業(yè)運(yùn)作特點(diǎn)的影響比較深。比如服裝行業(yè)的產(chǎn)品季上，策劃、設(shè)計(jì)、選圖、開發(fā)選樣、訂貨會前準(zhǔn)備會等，每個(gè)階段的節(jié)點(diǎn)，標(biāo)志就是審批會、協(xié)調(diào)會。再舉一個(gè)例子，房地產(chǎn)行業(yè)，每一個(gè)樓盤都是按照項(xiàng)目開展的。日本房地產(chǎn)企業(yè)東京建物公司60個(gè)人能做40個(gè)樓盤。而同類型的中國優(yōu)秀企業(yè)水平是300個(gè)人做10個(gè)樓盤。東京建物把每個(gè)樓盤做一個(gè)項(xiàng)目，標(biāo)準(zhǔn)化地開8個(gè)會，會議的產(chǎn)出/與會人/議程非常明確，到

6、哪個(gè)階段，相關(guān)的決策都要全部按時(shí)完成。事件觸發(fā)的的管理決決策，引引發(fā)臨時(shí)時(shí)會議這類會議是是臨時(shí)安安排的，比比如危機(jī)機(jī)事件下下緊急會會議、高管辭辭職引發(fā)發(fā)的動(dòng)蕩蕩等。這類會議議沒有固固定的議議題。根根據(jù)臨時(shí)時(shí)事件的的重要和和緊急程程度，邀邀請相關(guān)關(guān)的人員員參加?？梢韵胂?，這類事件不宜多，否則會打亂人們手頭上正常的工作步驟、優(yōu)先順序。通過建立立企業(yè)級級會議體體系的七七個(gè)關(guān)鍵鍵步驟，實(shí)實(shí)現(xiàn)會議議的有序序組織和和管理。七步驟優(yōu)化化會議體體系建立會議的的坐標(biāo)線線：時(shí)間間維+ 會議類類型首先建立兩兩個(gè)思考考的維度度：時(shí)間間維和會會議類型型維。一是時(shí)間維維，可表示示為：年年度、月度、周、日日。二是會議類類型

7、，按按照時(shí)間間觸發(fā)、流流程觸發(fā)發(fā)進(jìn)行梳梳理。一一般按照照企業(yè)管管理經(jīng)營營活動(dòng)可可以為這這樣幾類類：時(shí)間觸發(fā)： 公司司級、事事業(yè)部級級、部門門級的經(jīng)營管管理例會會。流程觸發(fā)： 戰(zhàn)略略類會議、產(chǎn)產(chǎn)品審核核會議、人力資源管理會議、重大投資審核會議如圖1所示示。圖1 建立立會議的的坐標(biāo)線線固定時(shí)間、不可變更的關(guān)鍵事件優(yōu)先企業(yè)里都有有一些重重大事件件，在年年初的時(shí)時(shí)候都可可以固定定下來?？蛻糁v：“好像先在一條河里，擺上幾個(gè)大石頭，后面來的人都要繞道”。比如在圖書書行業(yè)，一一年幾次次圖書訂訂貨會，對對出版社社來說可可能是全全年的訂訂單來源源。對書書店發(fā)行行渠道來來說，可可能是全全年采購購的來源源。又比如在

8、服服裝鞋業(yè)業(yè)，一年年四次、五五次的訂訂貨會非非常關(guān)鍵鍵，900%的訂訂單來源源于訂單單會。這這是決定定企業(yè)生生死存亡亡的事件件。企業(yè)業(yè)會集中中一切力力量打好好這幾場場戰(zhàn)斗，所以時(shí)間和資源的優(yōu)先級非常高。而對于上市市公司來來說，年年報(bào)、半半年報(bào)的的公布是是比較關(guān)關(guān)鍵的事事項(xiàng)。而而且一般般時(shí)間由由交易所所提前確確定。企企業(yè)可以以在此基基礎(chǔ)上倒倒排年報(bào)報(bào)的幾個(gè)個(gè)審核節(jié)節(jié)點(diǎn)，董事會會會議、執(zhí)執(zhí)行委員會會議、審審核委員員會等。按照每一類類會議自自身的邏邏輯來安安排時(shí)間間每一類會議議有自身身的業(yè)務(wù)務(wù)或管理理邏輯。比如：周期性的年度、季度、月度管理例會，就探明固定的時(shí)間、固定的議題，定期召開。甚至報(bào)告的模板

9、都是固定，每月更新里面的數(shù)據(jù)和分析。這樣也有助于與會者按照一個(gè)統(tǒng)一的框架進(jìn)行思考，也幫助與會者將精力放在異常情況和數(shù)據(jù)上面，抓住關(guān)鍵問題。比如：戰(zhàn)略略制定和和戰(zhàn)略調(diào)調(diào)整的會會議，時(shí)時(shí)間是根根據(jù)議題題來決定定的。戰(zhàn)戰(zhàn)略制定定的過程程要回答答一系列列的問題題，為了了方便集集中思考考和討論論，將相相關(guān)的議議題劃分分成一個(gè)個(gè)個(gè)主題題。比如“內(nèi)外部部環(huán)境分分析”是個(gè)主題題，“事業(yè)部部定位和和營銷策策略”是個(gè)主主題，“各部門門行動(dòng)計(jì)計(jì)劃”是個(gè)主主題。一次集中召召開的會會議可以以討論當(dāng)當(dāng)中的兩兩個(gè)主題題，也可能能只討論論一個(gè)主主題。每每次會議議，都要要就規(guī)定定的主題題達(dá)成共共識。以以所以把把階段性性會議成成

10、果為標(biāo)標(biāo)志，把把戰(zhàn)略制制定分為為幾個(gè)階階段，比比如業(yè)務(wù)務(wù)戰(zhàn)略階階段、計(jì)計(jì)劃階段段、預(yù)算算審核階階段等。再比如，服服裝行業(yè)業(yè)產(chǎn)品季季是一個(gè)個(gè)大運(yùn)作作流程，這個(gè)流流程被分分成策劃劃、設(shè)計(jì)計(jì)、開發(fā)發(fā)、訂貨貨，4大大階段，99次重要要會議。有些企業(yè)的產(chǎn)品季可能長達(dá)12-16個(gè)月，預(yù)先固定時(shí)間的階段審核會議，變成一個(gè)個(gè)小的節(jié)點(diǎn)，不斷跟蹤和審核項(xiàng)目開展的過程，從制度上保證一季產(chǎn)品的命中率。如圖2所示。圖2 服裝裝行業(yè)產(chǎn)產(chǎn)品季充分考慮關(guān)關(guān)鍵參與與者的時(shí)時(shí)間企業(yè)的經(jīng)營營管理會會議是管管理者發(fā)發(fā)揮管理理職能的的重要場場合。所所以要充充分考慮慮關(guān)鍵參參加者的的時(shí)間，盡盡量讓關(guān)關(guān)鍵參考考者能夠夠出席。比如銷售總總監(jiān)

11、每年年有幾個(gè)個(gè)大會，對對于銷售售管理非非常重要要。這些些會議，離離開銷售售總監(jiān)親親自主持持、深度度參與，幾幾乎沒有有效果。像像這樣的的有每年年的經(jīng)銷銷商會議議（3天天，年度度結(jié)束前前1-22周）、全全體銷售售人員培培訓(xùn)（22天，每每季度一一次）、大大區(qū)子公公司經(jīng)理理會議（半天，兩兩個(gè)月一一次）、部部門經(jīng)理理會議（每每月100號）。比如公司司總裁是是全國人人大代表表，出席席政府會會議需要要1個(gè)月月時(shí)間。所所有重大大決定、會議，需要安排在此前后。涉及全員的的固定事事件企業(yè)有一些些涉及全全員的重重大事件件，總裁裁和高管管層會到到場鼓勁勁，各級各各層的管管理者等等待檢閱閱，員工工也盛裝裝以待。這這樣的

12、全全員安排排，公司司每年都都會舉辦辦，但是是時(shí)間是是不固定定在每一一天。比如年度全全員總結(jié)結(jié)和表彰彰大會、新新員工培培訓(xùn)、公公司255周年慶慶祝、全全員運(yùn)動(dòng)動(dòng)會等。一一定要讓讓高層、各各層管理理者在工工作日歷歷上，把把這一天天預(yù)先留留出來。合并會議 按照每類會會議、關(guān)關(guān)鍵事件件展開后后，會議議變得很很多，而而管理者者的時(shí)間間是有限的。所所以可以以進(jìn)行會會議的合合并。將將主要參參加人一一致、內(nèi)內(nèi)容相近近、并且且時(shí)間相相近的會會議可以以合并。比如，某集集團(tuán)有兩兩個(gè)事業(yè)業(yè)部，AA事業(yè)部部規(guī)模很很大，占占集團(tuán)業(yè)業(yè)務(wù)的880%。 事業(yè)部部的管理理者基本本上也是是集團(tuán)的的管理者者。集團(tuán)團(tuán)要開季季度經(jīng)營營會

13、議，事事業(yè)部11也開季季度經(jīng)營營會議，可可以把這這兩個(gè)會會議合并并，建立立企業(yè)的的季度會會議。會議的地點(diǎn)點(diǎn)也可以合合并。比比如服裝裝行業(yè)訂訂貨會期期間，高高層和業(yè)業(yè)務(wù)部門門經(jīng)理都都會到場場。高層層集中的的地方，有有很多議議題都會會拿到這這個(gè)會議議上討論論。合理安排突突發(fā)性會會議通過以上六六個(gè)步驟驟能夠建立立起企業(yè)業(yè)固定決決策的會會議框架架。當(dāng)有突發(fā)事事件發(fā)生生時(shí)，首先應(yīng)判斷是否否通過會會議解決決。如果需需要通過過會議解解決，再再確定決決策的議議題、參參與者、決決策的時(shí)時(shí)間。然然后再安安排這樣樣的突發(fā)發(fā)會議。安排突發(fā)會會議應(yīng)當(dāng)當(dāng)謹(jǐn)慎，否否則管理理者整體體疲于應(yīng)應(yīng)付各種種突發(fā)事事件，哪哪里還有有時(shí)

14、間完完成自己己的業(yè)績績？編制全年的的“會議地地圖”每個(gè)企業(yè)需需要一個(gè)個(gè)全年的的會議地地圖。每每個(gè)管理理者也需要一一個(gè)全年年的會議議地圖。建立會議地圖有這樣幾個(gè)好處：管理者從全全局的角角度來優(yōu)優(yōu)化議題題，明確確重要的的問題必必須在某某個(gè)時(shí)間間來決策策；有些議議題不用用討論，甚甚至有些些會議根根本不用用開。管理者可以以提前思思考某些些議題，提提高決策策的效率率。比如如營銷策策略的調(diào)調(diào)整可能能半年一一次，但但管理者者的思考考是隨時(shí)時(shí)隨地的的，當(dāng)這這個(gè)半年年度會議議到來之之前，管管理者會會加快自自己的思思考的節(jié)節(jié)奏，然然后在會會議上拿拿出一些些相對成成熟的想想法?？梢允构芾砝碚叩臅r(shí)時(shí)間安排排更有計(jì)計(jì)劃

15、性和和規(guī)律性性。整個(gè)個(gè)企業(yè)的的思考和和決策，也也隨之形形成有規(guī)規(guī)律的振振動(dòng)。圖3 建立立會議地地圖AMT客戶戶咨詢手記記在AMT咨咨詢工作作中，我們曾曾有這樣樣一個(gè)客客戶。公公司總裁裁在創(chuàng)業(yè)業(yè)初期抓抓住市場場機(jī)遇，實(shí)實(shí)現(xiàn)了企企業(yè)的快快速成長長；當(dāng)企業(yè)業(yè)增長到110個(gè)億億的規(guī)模模時(shí)，已經(jīng)經(jīng)在全國國建立了了30多多個(gè)分支支機(jī)構(gòu)，一支5500多多人的營營銷隊(duì)伍伍。這樣樣的“戰(zhàn)士型型”企業(yè)，在在廣大的的地域分分散作戰(zhàn)戰(zhàn)，要求求管理簡化化、指令令清晰、步步調(diào)統(tǒng)一一、反應(yīng)應(yīng)迅速、集集中精力力奮勇作作戰(zhàn)。 可是企業(yè)的的管理方方式，卻卻沒有從從過去規(guī)規(guī)模比較較小的時(shí)時(shí)候的狀狀態(tài)下調(diào)調(diào)整過來來，喜歡歡諸侯、大大

16、將，隨隨時(shí)“聽宣上上奏”；老總在在總部的的時(shí)候，習(xí)慣隨時(shí)要求高管來開會，談?wù)劆I銷問題、生產(chǎn)問題、質(zhì)量問題會議通常只只留出11小時(shí)的的準(zhǔn)備時(shí)時(shí)間，有有些分公公司經(jīng)理理在外地地出差的的，即便便有3-4小時(shí)時(shí)車程，也也中止工作作往總部部趕。而而在外地地實(shí)在沒沒有辦法法回來的的，則趕往當(dāng)當(dāng)?shù)胤止?，參參加視頻頻會議。這樣的會議議，事前前并無規(guī)規(guī)劃，議議題和思思路都在在總裁一一個(gè)人的的腦袋里里。參加加會議的的人往往往會打亂亂自己的的計(jì)劃、對對會議的的議題又又沒有時(shí)時(shí)間思考考，往往往會議都都結(jié)束了了，還是是摸不著著頭腦。一個(gè)企業(yè)如如果總是是采取緊緊急會議議的形式式，時(shí)間間一長，什什么事都都不緊急急了。這

17、這家公司司的高管管向我倒倒苦水，“下班以后開會，一談就是5-6個(gè)小時(shí)，開會搞到深夜是經(jīng)常事”。這樣下來，人困馬乏，白天還哪里有精力工作？后來，我們與這家企業(yè)一起，在第一階段，按照各個(gè)管理領(lǐng)域，重新梳理了四類會議：高層月度管管理會議議新產(chǎn)品開發(fā)發(fā)項(xiàng)目管理理會議營銷管理會會議營銷和運(yùn)作作協(xié)調(diào)會會 圖4 重新新梳理后后的企業(yè)業(yè)四類會會議我們明確了了每一類類會議的的目標(biāo)、時(shí)時(shí)間、固固定的議議題。從從全年來來看，管管理議題題是可以以固定：銷售與與生產(chǎn)的的協(xié)調(diào)每每個(gè)月討討論一次次；銷售人人員提成成制度，每每半年集集中討論論一次；人員晉晉級和提提升每年年討論一一次；以前總總裁心急急火燎的的插手一一個(gè)個(gè)具具體

18、事情情，是因因?yàn)樗纯粗鴨栴}題沒有人人解決，著著急啊?，F(xiàn)現(xiàn)在，在在總裁的的內(nèi)心里里，就知知道什么么事情在在什么時(shí)時(shí)間解決決是最適適當(dāng)?shù)模?dāng)當(dāng)前各個(gè)個(gè)業(yè)務(wù)相相比，哪哪條線最最緊急。在這樣的會會議框架架之下 ，設(shè)立立一個(gè)靈靈活機(jī)動(dòng)動(dòng)的議題題，“識別營營銷管理理機(jī)遇并并解決重重點(diǎn)問題題”，那么么每次會會議上都都可以增增加當(dāng)前前最重要要的議題題。比如如“本季競競爭對手手推出新新產(chǎn)品，嚴(yán)嚴(yán)重影響響到我們們的A產(chǎn)產(chǎn)品，下下月及下下季的競競爭手段段”。明確每一類類會議的的參加者者。讓與與會者提提前做好好準(zhǔn)備，熟悉材材料，準(zhǔn)準(zhǔn)備預(yù)案案。避免免到了會會議上才才了解情情況。有明確的輸輸入和輸輸出，給給參加會會議的“各路神神仙”一個(gè)思思考的框框架，避避免會議議開到最最后，議議而不決決。圖5 有的的放矢的的營銷管管理會議議從全年來看看，形成成一個(gè)有有固定節(jié)節(jié)拍的會會議安排排。主要高高層管理理可以在在年初預(yù)預(yù)知當(dāng)年年重要事事件及會會議