檔案管理制度新

1、北京誠音文化傳媒有限公司 公司內(nèi)部文件PAGE 檔案管理制度第一條：為規(guī)范公司檔案管理，提高檔案管理水平，制定本制度。第二條：各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門形成的文件材料的積累、整理和向辦公室檔案室移交歸檔等工作。第三條：凡凡本公司司在各項(xiàng)項(xiàng)經(jīng)營活活動中形形成的具具有保存存價(jià)值的的文件材材料都應(yīng)應(yīng)當(dāng)向辦辦公室檔檔案室歸歸檔。第四條：檔檔案室主主要職責(zé)責(zé)：1.制定或或參與制制定檔案案管理工工作的規(guī)規(guī)章制度度。2.負(fù)責(zé)公公司檔案案的收集集、整理理、保管管和歸檔檔工作。3.負(fù)責(zé)永永久性檔檔案向有有關(guān)檔案案機(jī)構(gòu)的的移交工工作。4.提高檔檔案管理理水平，逐逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)檔案管管理現(xiàn)代代化、科科學(xué)化。第五條：檔檔案的種種

2、類：1.法規(guī)性性文件。包包括上級級頒發(fā)、需需要企業(yè)業(yè)執(zhí)行的的，或由由公司印印發(fā)的各各種標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)、規(guī)章章制度等等。2.公司的的重大決決議。包包括由公公司股東東大會、董董事會、監(jiān)監(jiān)事會、總總經(jīng)理辦辦公會及及其相關(guān)關(guān)行政會會議等形形成的文文件和會會議紀(jì)要要等。3.計(jì)劃性性文件。包包括公司司發(fā)展計(jì)計(jì)劃或規(guī)規(guī)劃、開開發(fā)計(jì)劃劃、項(xiàng)目目質(zhì)量計(jì)計(jì)劃、營營銷計(jì)劃劃、財(cái)務(wù)務(wù)計(jì)劃等等。4.總結(jié)性性文件。包包括公司司年度、季季度和月月度工作作總結(jié)、調(diào)調(diào)查報(bào)告告等。5.批示性性文件。包包括公司司各類計(jì)計(jì)劃指標(biāo)標(biāo)、技術(shù)術(shù)指標(biāo)、營營銷指標(biāo)標(biāo)等，以以及公司司各項(xiàng)工工作指令令等。6.憑證性性文書材材料。包包括公司司經(jīng)營活活動中形

3、形成的原原始記錄錄和憑證證，如財(cái)財(cái)產(chǎn)狀況況、房屋屋銷售、合合同書、協(xié)協(xié)議書等等的原始始記錄和和文本。7.證件性性文書資資料。包包括法人人營業(yè)執(zhí)執(zhí)照、稅稅務(wù)登記記證、土土地許可可證、開開發(fā)資質(zhì)質(zhì)證、施施 工許許可證、規(guī)規(guī)劃許可可證、預(yù)預(yù)售許可可證、企企業(yè)和產(chǎn)產(chǎn)品獲得得各類榮榮譽(yù)牌匾匾和證書書、達(dá)標(biāo)標(biāo)證書和和證明等等。8.匯報(bào)性性文書資資料。包包括公司司上報(bào)政政府有關(guān)關(guān)部門的的文件資資料和相相關(guān)統(tǒng)計(jì)計(jì)報(bào)表，以以及公司司發(fā)布的的各類文文書資料料。9.日常文文書資料料。包括括公司重重要的人人事任免免、勞動動合同、人人力資源源調(diào)整、人人力資源源管理、人人才引進(jìn)進(jìn)和培訓(xùn)訓(xùn)、員工工考核記記錄等相相關(guān)資料料。

4、10.聲像像制品資資料。包包括公司司經(jīng)營活活動或企企業(yè)文化化活動中中，以聲聲像形式式記錄下下來的各各種資料料，如照照片資料料、錄音音資料、錄錄像資料料、影片片資料等等。11.題贈贈性資料料。包括括有關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)和外外協(xié)友好好部門或或個(gè)人提提供的題題詞、書書畫、工工藝制品品等。12.技術(shù)術(shù)性資料料。包括括各類工工程圖紙紙、竣工工資料等等。第六條：檔檔案管理理的基本本程序：包括檔檔案的收收集、整整理、鑒鑒定、保保管、銷銷毀、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)、檢檢索、編編碼、利利用等工工序是檔檔案工作作的整體體，它們們之間相相對獨(dú)立立，但又又相互制制約。公公司所有有合同、函函件均由由檔案室室統(tǒng)一編編號、保保管。第七條：檔檔案的收

5、收集：把把分散的的，以及及散失到到其他部部門的各各類檔案案資料，按按有關(guān)規(guī)規(guī)定，有有計(jì)劃地地分別集集中到檔檔案室。其其收集的的主要方方式是歸歸檔，即即把公司司經(jīng)營活活動中產(chǎn)產(chǎn)生的有有保存價(jià)價(jià)值的各各種材料料，由行行政辦公公室定期期指導(dǎo)檔檔案室進(jìn)進(jìn)行整理理、立卷卷、歸檔檔。第八條：立立卷歸檔檔的范圍圍：凡屬屬本制度度所函蓋蓋的文件件資料，均均應(yīng)立卷卷歸檔。1.立卷歸歸檔的時(shí)時(shí)間。2.凡已辦辦理完畢畢的具有有保存價(jià)價(jià)值的各各種文件件資料，均均應(yīng)在三三日內(nèi)遞遞交辦公公室檔案案室立卷卷歸檔。3.對于某某些專門門文件，為為方便日日常工作作，立卷卷歸檔時(shí)時(shí)間可根根據(jù)實(shí)際際情況適適當(dāng)延長長。第九條：立立卷歸

6、檔檔的要求求：1.各部門門在規(guī)定定的歸檔檔時(shí)間內(nèi)內(nèi)，把整整理審定定完畢的的檔案資資料，遞遞交檔案案室立卷卷歸檔。2.移交檔檔案要填填寫移交交清單，移移交清單單一式二二份，雙雙方簽字字后各執(zhí)執(zhí)一份。3.歸檔的的文件資資料必須須完整、真真實(shí)、準(zhǔn)準(zhǔn)確，請請示和批批復(fù)、印印本和底底稿、正正文和附附件應(yīng)當(dāng)當(dāng)立在一一起。4.立卷時(shí)時(shí)應(yīng)編制制好案卷卷目錄，檔檔案編號號，把發(fā)發(fā)文單位位、標(biāo)題題、日期期等項(xiàng)目目填寫清清楚，概概括而簡簡潔地登登記案卷卷標(biāo)題，把把案卷內(nèi)內(nèi)容表達(dá)達(dá)出來，裝裝訂整齊齊、牢固固，并注注明保管管期限。業(yè)業(yè)務(wù)合同同類編制制合同目目錄，把把合同標(biāo)標(biāo)題、合合同編號號、簽約約單位、簽簽約時(shí)間間、合

7、同同頁碼、原原件或復(fù)復(fù)印件、經(jīng)經(jīng)辦人等等詳細(xì)登登記，以以便查找找利用。5.填寫案案卷一律律用碳素素墨水鋼鋼筆或毛毛筆，禁禁止用圓圓珠筆或或鉛筆，字字跡應(yīng)當(dāng)當(dāng)清楚、準(zhǔn)準(zhǔn)確。6.立卷應(yīng)應(yīng)以文件件材料內(nèi)內(nèi)容為主主，根據(jù)據(jù)文件形形成的特特點(diǎn)，保保持文件件間的歷歷史聯(lián)系系，適當(dāng)當(dāng)照顧文文件的保保存價(jià)值值，使案案卷能正正確反映映公司經(jīng)經(jīng)營活動動狀況和和面貌。7.立卷應(yīng)應(yīng)以項(xiàng)目目為主，結(jié)結(jié)合其他他特征的的方法組組卷，把把有密切切聯(lián)系的的技術(shù)性性資料組組合在一一起，便便于查找找利用。8.立卷應(yīng)應(yīng)以單位位為主，把把各單位位形成的的文件資資料分開開立卷，便便于查找找。9.立卷歸歸檔后，發(fā)發(fā)現(xiàn)需立立卷的文文件資料料

8、，可按按立卷原原則進(jìn)行行插卷。10.各種種實(shí)物檔檔案（獎獎品、獎獎杯、錦錦旗、獎獎?wù)隆⒆C證書、牌牌匾、饋饋贈品等等）歸檔檔應(yīng)當(dāng)有有原件，并并保持其其完好無無損。11.聲像像檔案攝攝錄應(yīng)當(dāng)當(dāng)詳細(xì)記記錄事由由、時(shí)間間、 地地點(diǎn)、主主要人物物、背景景、攝錄錄者，歸歸檔聲像像資料必必須是原原版、原原件、清清晰、完完整。第十條：檔檔案的借借閱：1.檔案主主要供本本公司利利用，一一般不外外借。如如情況特特殊，外外單位人人員須持持介紹信信，并經(jīng)經(jīng)公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)，可查查閱無密密級檔案案。2.各部門門可直接接查閱屬屬本部門門業(yè)務(wù)工工作范圍圍的檔案案資料。如如需查閱閱非本部部門的重重要文件件和秘密密檔案，應(yīng)應(yīng)經(jīng)

9、公司司領(lǐng)導(dǎo)或或原形成成檔案的的部門領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)，方可可借閱。3.檔案借借閱者應(yīng)應(yīng)負(fù)責(zé)檔檔案的完完整和完完全，不不得私自自影印、復(fù)復(fù)制、翻翻印，不不得擅自自拆散、調(diào)調(diào)換、抽抽取、污污損、加加標(biāo)注證證，不得得轉(zhuǎn)借，如如有違紀(jì)紀(jì)，酌情情處罰。4.對珍貴貴或易損損的檔案案，應(yīng)制制成復(fù)制制品提供供使用。復(fù)復(fù)制可采采用復(fù)印印、照片片、重印印副本、摘摘錄等方方式。復(fù)復(fù)制件應(yīng)應(yīng)仔細(xì)校校對，與與原稿無無誤后，注注明檔案案編號，然然后提供供使用。如如有必要要，給復(fù)復(fù)制件加加蓋公章章，以示示復(fù)制不不會有誤誤。5.必要時(shí)時(shí)，檔案案室應(yīng)對對所提供供檔案出出具證明明，證明明材料寫寫好后應(yīng)應(yīng)仔細(xì)校校對和審審查，加加蓋檔案案

10、室印章章后有效效。檔案案室證明明材料只只能證明明某事在在檔案上上有無記記載，而而不能對對某事下下結(jié)論。檔檔案管理理人員不不可擅自自以檔案案資料作作解釋或或下結(jié)論論。6.檔案一一般不得得借出檔檔案室。如如有特殊殊情況，可可以作短短期外借借，最多多為十天天，但必必須經(jīng)有有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)并并辦理借借閱手續(xù)續(xù)。如延延長借閱閱時(shí)間，應(yīng)應(yīng)當(dāng)辦理理續(xù)借手手續(xù)。逾逾期不還還者，檔檔案管理理人員要要及時(shí)催催還。7.借閱檔檔案應(yīng)當(dāng)當(dāng)妥善保保管，若若有遺失失，將根根據(jù)檔案案的價(jià)值值和數(shù)量量報(bào)公司司領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)后，責(zé)責(zé)令其賠賠償一切切損失。第十一條：檔案保保密要求求：1.檔案管管理人員員和借閱閱人員都都要樹立立高度責(zé)責(zé)任

11、心，加加強(qiáng)保密密意識，雙雙方共同同做好保保密工作作。2.檔案分分一般檔檔案和秘秘密檔案案兩類。凡凡公司經(jīng)經(jīng)營活動動中形成成的不宜宜公開的的重大事事項(xiàng)或重重要資料料為秘密密檔案，如如重要文文件資料料、重大大項(xiàng)目開開發(fā)計(jì)劃劃、項(xiàng)目目預(yù)售方方案、有有關(guān)報(bào)表表等；凡凡公司經(jīng)經(jīng)營活動動中形成成的一般般性文件件資料為為一般檔檔案，如如工作計(jì)計(jì)劃、報(bào)報(bào)告、總總結(jié)、通通知等。3.秘密檔檔案只許許在檔案案室查閱閱，不許許帶離本本室。秘秘密檔案案復(fù)制時(shí)時(shí)，需經(jīng)經(jīng)公司行行政總監(jiān)監(jiān)以上領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)。4.秘密檔檔案只限限歸檔人人使用，其其他人員員利用應(yīng)應(yīng)經(jīng)公司司行政總總監(jiān)以上上領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)。5.對已到到保密期期限的檔檔案

12、由公公司行政政總監(jiān)或或總經(jīng)理理鑒定解解密，對對解密檔檔案作一一般檔案案管理，及及時(shí)提供供利用。6.檔案管管理人員員丟失或或泄露秘秘密檔案案的，應(yīng)應(yīng)根據(jù)其其情節(jié)輕輕重，給給予嚴(yán)肅肅處理。8.員工離離職時(shí)，應(yīng)應(yīng)將本人人借閱或或利用的的文件材材料，如如數(shù)退還還檔案室室，檔案案室審查查無誤簽簽字后，方方能離職職。檔案案管理人人員離職職時(shí)，列列出詳細(xì)細(xì)的檔案案移交清清單，在在行政辦辦公室主主任監(jiān)督督下辦理理工作交交接后，方方能離職職。第十二條：超期檔檔案的銷銷毀：1.對超過過保存期期限檔案案，由檔檔案管理理員登記記造冊，經(jīng)經(jīng)行政辦辦公室主主任和檔檔案形成成部門領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)共同同鑒定，報(bào)報(bào)總經(jīng)理理批準(zhǔn)后后，按規(guī)規(guī)定銷毀毀。2.經(jīng)批準(zhǔn)準(zhǔn)銷毀的的檔案，可可單獨(dú)存存放半年年，經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)證確無無保留價(jià)價(jià)值時(shí)，再再行銷毀毀，以免免誤毀。3.銷毀文文件必須須在指定定地點(diǎn)進(jìn)進(jìn)行，并并指派專專人監(jiān)銷銷，嚴(yán)禁禁將銷毀毀的文件件作為它它用，或或作廢紙紙出售。文文件銷毀毀后，監(jiān)監(jiān)銷人應(yīng)應(yīng)在銷毀毀注冊上上簽字。第十三條：檔案的的保管：檔案保