畢業(yè)論文-淺談會(huì)計(jì)電算化

1、 - 10 -安徽工業(yè)經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 淺談會(huì)計(jì)電算化 姓 名： 學(xué) 號(hào)： 系 別： 財(cái)經(jīng)學(xué)院 專 業(yè)： 會(huì) 計(jì) 電 算 化 安徽工業(yè)經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院2015年 2 月摘 要隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起趨勢(shì)，會(huì)計(jì)電算化代替手工操作體現(xiàn)了實(shí)效性，使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)信息處理省時(shí)、省事、高效便捷，不僅減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了會(huì)計(jì)工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也促使著會(huì)計(jì)工作職能的改變，使得會(huì)計(jì)電算化能更有效的服務(wù)于人。在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，初始化的工作尤為重要，初始化不當(dāng)，結(jié)果將會(huì)在日后的工作中逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。初始化的工作比較復(fù)雜，所以財(cái)務(wù)人員應(yīng)與技術(shù)人員充分協(xié)調(diào)交流，牢記實(shí)施要點(diǎn)，避免一些常見(jiàn)的

2、失誤，高效完成初始化工作。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，初始化工作包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置科目、建立各種賬簿文件、定義輔助核算、定義報(bào)表以及錄入余額數(shù)據(jù)或者是發(fā)生額數(shù)據(jù)等等。初始化工作只能進(jìn)行一次。本文就會(huì)計(jì)電算化的核算方法、規(guī)則選用、科目設(shè)置、報(bào)表定義等方面需要注意的問(wèn)題進(jìn)行探討。 關(guān)鍵詞 ：會(huì)計(jì)電算化；初始化；對(duì)策目 錄TOC o 1-3 h u HYPERLINK l _Toc3580 第一章 緒 論 PAGEREF _Toc3580 - 4 - HYPERLINK l _Toc15110 1.1 實(shí)施項(xiàng)目前有哪些準(zhǔn)備工作 PAGEREF _Toc15110 - 4 - HYPERLINK l _T

3、oc18583 1.2 系統(tǒng)運(yùn)行前后的管理工作有哪些 PAGEREF _Toc18583 - 4 - HYPERLINK l _Toc26053 第二章 科目設(shè)置注意事項(xiàng) PAGEREF _Toc26053 - 6 - HYPERLINK l _Toc28877 2.1 科目設(shè)置的規(guī)范性 PAGEREF _Toc28877 - 6 - HYPERLINK l _Toc19310 2.2 科目設(shè)置簡(jiǎn)潔性原則 PAGEREF _Toc19310 - 6 - HYPERLINK l _Toc7695 2.3 科目的擴(kuò)展性需求 PAGEREF _Toc7695 - 6 - HYPERLINK l _T

4、oc15761 第三章 數(shù)據(jù)錄入及報(bào)表初始化 PAGEREF _Toc15761 - 7 - HYPERLINK l _Toc7174 3.1 數(shù)據(jù)錄入時(shí)的注意事項(xiàng) PAGEREF _Toc7174 - 7 - HYPERLINK l _Toc38 3.2 報(bào)表初始化應(yīng)注意哪些問(wèn)題 PAGEREF _Toc38 - 8 - HYPERLINK l _Toc29176 第四章 結(jié)語(yǔ) PAGEREF _Toc29176 - 9 - HYPERLINK l _Toc11230 參考文獻(xiàn) PAGEREF _Toc11230 - 10 -第一章 緒 論1.1 實(shí)施項(xiàng)目前有哪些準(zhǔn)備工作在項(xiàng)目的具體實(shí)施工作

5、之前，企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化實(shí)施項(xiàng)目人員應(yīng)與電算化軟件相關(guān)技術(shù)人員溝通協(xié)調(diào)好方案。單位的會(huì)計(jì)電算化操作或主管人員對(duì)自己所在單位的會(huì)計(jì)管理工作較為熟悉，了解電算化項(xiàng)目所需的功能和管理制度。然而，在項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，企業(yè)的會(huì)計(jì)管理人員本身對(duì)自己企業(yè)所需的功能和需要達(dá)到怎樣的管理水平還處于判斷階段。而軟件公司的設(shè)計(jì)人員則對(duì)該軟件的功能非常了解，但是又對(duì)實(shí)施單位的具體業(yè)務(wù)不熟悉，不清楚實(shí)施單位需要實(shí)現(xiàn)哪些具體的管理目標(biāo)，哪些功能對(duì)單位的會(huì)計(jì)核算重要，哪些功能對(duì)會(huì)計(jì)核算無(wú)關(guān)緊要，單位所要求實(shí)現(xiàn)的功能，是否符合客觀條件。那么，就要求單位的會(huì)計(jì)主管人員和軟件公司的實(shí)施項(xiàng)目人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，對(duì)軟件的具體功能和單位的具

6、體核算目標(biāo)進(jìn)行研究，將二者結(jié)合起來(lái)，從而避免在實(shí)際的實(shí)施工作中產(chǎn)生不必要的失誤，同時(shí)制定標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施方案。1.2 系統(tǒng)運(yùn)行前后的管理工作有哪些系統(tǒng)運(yùn)行前應(yīng)注意問(wèn)題，選擇合適的會(huì)計(jì)電算化軟件目前市場(chǎng)上會(huì)計(jì)軟件品牌繁多，其功能和售后服務(wù)也參差不齊，單位應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際進(jìn)行選擇。如行政事業(yè)單位實(shí)行的是預(yù)算會(huì)計(jì)制度，企業(yè)實(shí)行的是企業(yè)會(huì)計(jì)制度，前者可能只需要簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)化軟件，僅俱帳務(wù)處理和報(bào)表功能就夠了，甚至單機(jī)就可以，而后者則要求高的多，一般需要遠(yuǎn)程、網(wǎng)絡(luò)連接，多計(jì)算機(jī)、多人員操作、多權(quán)限設(shè)定等。建議單位應(yīng)根據(jù)行業(yè)需求選擇有實(shí)力的軟件公司， 因?yàn)樗鼈兘?jīng)驗(yàn)豐富、實(shí)力雄厚，著眼于未來(lái)，其開(kāi)發(fā)的軟件始終領(lǐng)導(dǎo)行業(yè)

7、潮流，在不停的后繼開(kāi)發(fā)、升級(jí)后，會(huì)讓本單位所選購(gòu)軟級(jí)功能日益完善，操作使用管理更加方便，從而適應(yīng)會(huì)計(jì)不斷發(fā)展的要求。做好系統(tǒng)的初始化設(shè)置系統(tǒng)的初始化設(shè)置，是帳務(wù)軟件使用過(guò)程中的一次性工作。系統(tǒng)初始化過(guò)程中設(shè)定的會(huì)計(jì)科目代碼結(jié)構(gòu)及一些參數(shù)，在結(jié)束建帳后即無(wú)法修改，所以用戶系統(tǒng)初始化的設(shè)置將對(duì)帳務(wù)處理的質(zhì)量和工作效率產(chǎn)生直接的影響，可見(jiàn)系統(tǒng)初始化設(shè)置這項(xiàng)基礎(chǔ)工作一定要作好。在人機(jī)并行階段積累經(jīng)驗(yàn)，為正式運(yùn)行打好基礎(chǔ)會(huì)計(jì)電算化軟件是一種特殊軟件，使用時(shí)必須要確保萬(wàn)無(wú)一失，因此軟件必須經(jīng)過(guò)試運(yùn)行， 即手工與會(huì)計(jì)電算化軟件并運(yùn)行階段，才能投入正式運(yùn)作。(一般不能少于3個(gè)月)在此期間，單位應(yīng)逐步組織制定一

8、套適合本單位會(huì)計(jì)電算化的基本操作規(guī)程、管理制度，配備人員，劃定分工， 分別授權(quán)，明確職責(zé)。由于軟件在開(kāi)發(fā)時(shí)采用數(shù)字模擬方式，與單位實(shí)際會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)總會(huì)出現(xiàn)差距，所以在并行階段肯定會(huì)碰到或發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，用戶應(yīng)利用銷售商提供的免費(fèi)維護(hù)期，積極與服務(wù)人員溝通，不斷有效改進(jìn)和完善所用軟件，并逐步積累一些經(jīng)驗(yàn)，為以后的正式運(yùn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。運(yùn)行后的應(yīng)用管理電算化后的內(nèi)部控制手工條件下，會(huì)計(jì)部門根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)分成不同的崗位，各崗位可以相互核對(duì)、相互制約，從而形成一個(gè)內(nèi)部牽制網(wǎng)。電算化后，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄、存儲(chǔ)和處理集中由計(jì)算機(jī)完成，這種方式雖減少了手工抄寫(xiě)的錯(cuò)誤，使數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性得到保證， 但另一方面，集中式的

9、處理使大部分職能由計(jì)算機(jī)統(tǒng)一完成，這就無(wú)法通過(guò)類似手工的牽制方法檢查錯(cuò)誤。會(huì)計(jì)信息越來(lái)越重要，而數(shù)據(jù)的可靠性和正確性與內(nèi)部控制功能的強(qiáng)弱有直接相關(guān)性。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制比手工條件下的內(nèi)部控制更加復(fù)雜，技術(shù)性更高。如果內(nèi)部控制不嚴(yán)，就有可能造成錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)記錄，甚至有可能產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象。所以電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制在整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中至關(guān)重要，如出納與會(huì)計(jì)分離、錄入與審核分離、必要的上機(jī)操作記錄和操作日志制度，并根據(jù)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中不相容職務(wù)予以分離的原則，對(duì)各類人員的權(quán)限資格進(jìn)行控制，每個(gè)人只能完成其中一部分工作，任何人都不應(yīng)在未授權(quán)的情況下，完成操縱經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)處理和輸出資料。例如：程序

10、員應(yīng)當(dāng)只能編制程序或修改程序，不能參與數(shù)據(jù)輸入和數(shù)據(jù)處理；操作員只能輸入或輸出某些資料，不能編制程序或修改程序等等，只有這樣，才能有效降低甚至杜絕差錯(cuò)發(fā)生的可能性，才能使會(huì)計(jì)人員各司其職，責(zé)任明確，符合會(huì)計(jì)上相互牽制、監(jiān)督的原則，這是電算化信息系統(tǒng)安全、有效、正確、正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保證，也是防止各種舞弊的有效措施。第二章 科目設(shè)置注意事項(xiàng)2.1 科目設(shè)置的規(guī)范性建賬時(shí)要將收集到的會(huì)計(jì)科目加入軟件系統(tǒng)，建立財(cái)務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目體系。一般在建立賬套的同時(shí)，電算化軟件會(huì)根據(jù)你所選擇的單位性質(zhì)，按照會(huì)計(jì)規(guī)則默認(rèn)安裝一套在會(huì)計(jì)科目。而這些默認(rèn)安裝的大多都是總賬科目，一般都會(huì)滿足單位的需求了，不用再手工建立。在電

11、算化帳務(wù)系統(tǒng)中除了像手工賬務(wù)一樣要使用會(huì)計(jì)科目外，還要為每一個(gè)會(huì)計(jì)科目加入一個(gè)編碼，另外還需要注意科目的性質(zhì)、余額的方向，需要輔助核算的科目還要進(jìn)行輔助核算方面的設(shè)置。財(cái)政部已制定的各行業(yè)會(huì)計(jì)制度中都系統(tǒng)的給出了總賬科目及少量二級(jí)科目的名稱及編碼。在設(shè)定總賬科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部門指定的會(huì)計(jì)制度中的相關(guān)規(guī)定，從而保證科目代碼的規(guī)范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。2.2 科目設(shè)置簡(jiǎn)潔性原則科目的設(shè)置要簡(jiǎn)潔。在滿足管理要求和適合計(jì)算機(jī)處理的前提下，力求代碼簡(jiǎn)潔明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，要避免那些冗長(zhǎng)且無(wú)用的科目影響日常工作效率。2.3 科目的擴(kuò)展性需求科目設(shè)置中應(yīng)該考慮到業(yè)務(wù)的發(fā)展和

12、會(huì)計(jì)核算的進(jìn)步，注意科目的擴(kuò)展性。會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無(wú)法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過(guò)重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級(jí)明細(xì)科目的代碼長(zhǎng)度通常是以上級(jí)科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個(gè)數(shù)來(lái)確定的，例如，假設(shè)“應(yīng)收賬款”通常以客戶或單位為來(lái)設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個(gè)，多則成百上千，兩位碼長(zhǎng)難以滿足要求，要增至三位甚至更長(zhǎng)，由于同級(jí)科目必須使用等長(zhǎng)的科目編碼，其他二級(jí)科目也要使用三位或更長(zhǎng)的科目編碼先按客戶所屬地區(qū)分類，設(shè)置二級(jí)明細(xì)。如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長(zhǎng)而絕大多數(shù)

13、上級(jí)科目所包含的明細(xì)科目個(gè)數(shù)不多時(shí)，其他科目的憑證輸入速度勢(shì)必會(huì)受到影響。為了解決這一矛盾，像這樣的科目在設(shè)置中便需要一些技巧，一般的會(huì)計(jì)軟件會(huì)提供一定的輔助核算的功能，可以將這類科目的輔助核算的性質(zhì)設(shè)置為“往來(lái)核算”，將往來(lái)單位作為輔助核算的明細(xì)項(xiàng)進(jìn)行核算，這樣既減少了明細(xì)科目的設(shè)置，又增加了往來(lái)核算的明晰性與靈活性。如果不想采用輔助核算可將明細(xì)科目先分類，按分類設(shè)置二級(jí)科目，然后再設(shè)置下級(jí)明細(xì)科目，如“應(yīng)收賬款”總賬科目下細(xì)科目，然后再按客戶名稱設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目。 數(shù)據(jù)錄入及報(bào)表初始化3.1 數(shù)據(jù)錄入時(shí)的注意事項(xiàng) 在完成科目設(shè)置的工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)啟用的月份不同，原

14、始數(shù)據(jù)的錄入也有區(qū)別。賬務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如果賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額，這是為會(huì)計(jì)報(bào)表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計(jì)發(fā)生額，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報(bào)表中如需要全年累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)將無(wú)法提供正確的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額，再查詢以前月份的賬戶的明細(xì)時(shí)，還是不能得到結(jié)果，為了解決這個(gè)問(wèn)題可以采用兩種方法：一種方法是如果單位的業(yè)務(wù)量小，憑證的數(shù)量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法；另一種方法適用于更換財(cái)務(wù)軟件的單位，與軟件公司的

15、人員協(xié)商，使用特定的軟件，將過(guò)去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來(lái)，再導(dǎo)入到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，丟失某些數(shù)據(jù)。總之，在會(huì)計(jì)年度中間實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，數(shù)據(jù)的初始所涉及的問(wèn)題較多，應(yīng)盡量在會(huì)計(jì)年度的開(kāi)始或者是結(jié)尾，來(lái)更換財(cái)務(wù)軟件。初始余額發(fā)生額數(shù)據(jù)錄入完成以后，軟件會(huì)自動(dòng)地核對(duì)總賬與明細(xì)賬之間、借貸雙方之間、總賬與輔助核算之間的平衡關(guān)系，但是對(duì)這個(gè)步驟不要掉以輕心，急于進(jìn)行日常的工作，應(yīng)該將錄入的數(shù)據(jù)與手工賬之間進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)二者之間無(wú)誤后再進(jìn)行日常的操作。原因是大多數(shù)軟件在錄入憑證后，初始的余額便無(wú)法改動(dòng)，當(dāng)使用一段時(shí)間后再發(fā)現(xiàn)初始的數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，便沒(méi)有辦法改動(dòng)，只能用調(diào)整憑證進(jìn)行調(diào)

16、整，或者是作廢掉該賬套重新再建立一賬套，重新初始化。3.2 報(bào)表初始化應(yīng)注意哪些問(wèn)題 會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)軟件中通常都預(yù)置了通用的會(huì)計(jì)報(bào)表，但除通用會(huì)計(jì)報(bào)表外，單位一定還需要其他報(bào)表，這些報(bào)表是無(wú)法預(yù)置的，需要重新設(shè)定。報(bào)表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項(xiàng)目，另一類是變動(dòng)的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式，從賬薄、其他報(bào)表中取來(lái)，隨賬薄中的數(shù)據(jù)變化而變化。但是取數(shù)公式的格式在不同的會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品中各不相同，必須參考會(huì)計(jì)軟件所屬的用戶操作手冊(cè)。在定義報(bào)表的過(guò)程中，需要用到很多函數(shù)，財(cái)務(wù)人員一般不容易

17、掌握。因此在初始化的過(guò)程中，這一項(xiàng)工作一般由軟件公司的項(xiàng)目實(shí)施人員與單位的財(cái)務(wù)人員來(lái)共同完成。定義完報(bào)表以后還應(yīng)該注意報(bào)表的校驗(yàn)公式的定義，校驗(yàn)報(bào)表內(nèi)部、報(bào)表之間的勾稽關(guān)系，避免出現(xiàn)一些低級(jí)的錯(cuò)誤。需要注意的是，如果是集團(tuán)公司，集團(tuán)內(nèi)的各分公司向總公司提供的電子報(bào)表應(yīng)嚴(yán)格符合集團(tuán)公司所要求的格式，這樣集團(tuán)公司才能夠進(jìn)行合并、匯總工作。因此，為了做到嚴(yán)格的統(tǒng)一，像這一類的報(bào)表，集團(tuán)公司應(yīng)該首先定義出標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表，然后向分公司下發(fā)，分公司通過(guò)接收?qǐng)?bào)表的方式，將標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)表接收到自己?jiǎn)挝坏馁~套中，而不應(yīng)該由分公司自己定義這一類報(bào)表。與一般的報(bào)表相比較，現(xiàn)金流量表的制作相對(duì)困難了一些。對(duì)于現(xiàn)金流量表的具

18、體制作，不同的軟件提供了不同的方法，各種方法之間的差別也比較大，我們?cè)谶@里簡(jiǎn)單地總結(jié)一下，大致可以分為兩種方式：第一種是在制作憑證的同時(shí)將涉及現(xiàn)金流的分錄，歸納到不同的現(xiàn)金流項(xiàng)目中去；另一種方法是事后調(diào)整，制作憑證的時(shí)候不進(jìn)行歸類，等到會(huì)計(jì)期末，再由專門的制表人統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)整制作。這兩種方式各有利弊，第一種方式直截了當(dāng)，做完憑證后隨時(shí)可以得到現(xiàn)金流量表，但是對(duì)于憑證的制作人員的要求較高，憑證制作人員應(yīng)熟悉現(xiàn)金流量表的制作。第二種方式對(duì)于憑證制作人員的要求較低，但是將工作量積攢到會(huì)計(jì)期末，制表人員的工作量較大，修改相應(yīng)憑證后，制表人還得重新進(jìn)行調(diào)整。單位可以根據(jù)自己的實(shí)際情況來(lái)選擇適合的方式 第四章 結(jié)語(yǔ)在會(huì)計(jì)實(shí)踐中，只有建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，這不僅可以把廣大財(cái)會(huì)人員從復(fù)雜的記帳、算帳、報(bào)帳中解脫出來(lái)，而且大大提高會(huì)計(jì)工作效率，為管理提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息。同時(shí)，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變和