商務(wù)電子郵件撰寫(xiě)1221

1、商務(wù)電子郵件撰寫(xiě)禮儀職場(chǎng)系列培訓(xùn)2011年12月王奕錦電子郵件件的格式式目錄錄電子郵件件的禮儀儀規(guī)范其他注意意事項(xiàng)收件人、抄送人人的選擇擇商務(wù)電子子郵件的的格式電子郵件件的格式式：內(nèi)容構(gòu)成成：稱(chēng)呼、問(wèn)問(wèn)候、正正文、祝祝頌語(yǔ)、署名、日期格式上的的要求：（1）稱(chēng)呼：稱(chēng)呼頂頂格寫(xiě)在在第一行行，然后后，再在在后面加加上冒號(hào)號(hào)，表示示下面有有話要說(shuō)說(shuō)（2）問(wèn)候語(yǔ)語(yǔ)：?jiǎn)柡蚝蛘Z(yǔ)要寫(xiě)寫(xiě)在稱(chēng)呼呼的下一一行，空空兩格。它可以以獨(dú)立成成為一段段與書(shū)信格格式相同同格式上的的要求：（3）正文：正文一一般分為為連接語(yǔ)語(yǔ)、主體體文、總總括語(yǔ)三三個(gè)部分分。每一一個(gè)部分分開(kāi)頭都都應(yīng)另起起一行，空兩格格落筆（4）祝頌語(yǔ)語(yǔ)：祝頌頌

2、語(yǔ)是表表示致敬敬或祝賀賀一類(lèi)的的話，如如“此致”、“?！钡取Ｋ煽梢跃o接接著正文文寫(xiě)，也也可以獨(dú)獨(dú)占一行行，空兩兩格寫(xiě)。另外，在寫(xiě)與與“此致”和“?！毕嗯涮椎牡摹熬炊Y”、“健康”一類(lèi)表示示祝愿的的話語(yǔ)時(shí)時(shí)，一般般要另起起一行頂頂格寫(xiě)格式上的的要求： （5）署名：寫(xiě)完信信之后，在信的的右下角角寫(xiě)上發(fā)發(fā)信人的的姓名叫叫做署名名（如郵郵件已設(shè)設(shè)置自動(dòng)動(dòng)簽名，可省略略）（6）日期發(fā)發(fā)信的的日期可可寫(xiě)在具具名的后后邊，也也可以另另起一行行（因電電子郵件件的即時(shí)時(shí)性，可可省略）商務(wù)電子子郵件的的禮儀規(guī)規(guī)范一、電子子郵件是是一種商商務(wù)文本本，應(yīng)當(dāng)當(dāng)認(rèn)真撰撰寫(xiě)：1.主題要明明確收件人見(jiàn)見(jiàn)到它便便對(duì)整個(gè)個(gè)電子郵

3、郵件一目目了然了了 2.語(yǔ)言要流流暢盡量別寫(xiě)寫(xiě)生僻字字、異體體字。引引用數(shù)據(jù)據(jù)、資料料最好標(biāo)標(biāo)明出處處，以便便核對(duì)3.郵件的內(nèi)內(nèi)容要簡(jiǎn)簡(jiǎn)潔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼扼要，愈愈短愈好好二、電子子郵件應(yīng)應(yīng)當(dāng)避免免濫用，不發(fā)無(wú)無(wú)意義的的郵件若無(wú)必要要，輕易易不要向向他人亂亂發(fā)電子子郵件收到他人人的重要要電子郵郵件后，即刻回回復(fù)對(duì)方方一下，往往還還是必不不可少的的第三，電電子郵件件應(yīng)當(dāng)注注意編碼碼問(wèn)題商界人士士在使用用中文向向除了中中國(guó)內(nèi)地地之外的的其他國(guó)國(guó)家和地地區(qū)的華華人發(fā)出出電子郵郵件時(shí)，必須同同時(shí)用英英文注明明自己所所使用的的中文編編碼系統(tǒng)統(tǒng)，以保保證對(duì)方方可以收收到自己己的郵件件。第四，電電子郵件件應(yīng)

4、當(dāng)慎慎選花哨哨功能對(duì)電子郵郵件修飾飾過(guò)多，難免會(huì)會(huì)使其容容量增大大，收發(fā)發(fā)時(shí)間增增長(zhǎng)，既既浪費(fèi)時(shí)時(shí)間又浪浪費(fèi)金錢(qián)錢(qián)，而且且往往會(huì)會(huì)給人以以華而不不實(shí)之感感。電子郵件件的收件件人所擁?yè)碛械能涇浖灰灰欢軌驂蛑С稚仙鲜龉δ苣?。這樣樣一來(lái)，他所收收到的那那個(gè)電子子郵件就就很有可可能會(huì)大大大地背背離了發(fā)發(fā)件人的的初衷，因而使使之前功功盡棄。收件人、抄送人人的區(qū)別別收件人、抄送人人的區(qū)別別：在功能上上無(wú)特別別區(qū)別在指向上上有所區(qū)區(qū)別：主要是為為了區(qū)分分收件人人的主次次用。收件人：指的是你你郵件的的主送人，可以是是一個(gè)或或多個(gè)抄送人：需要告知知的人，比如其其他相關(guān)關(guān)人員、跨級(jí)、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)主送送、抄送送機(jī)

5、關(guān)的的規(guī)范（一）關(guān)于于主送應(yīng)當(dāng)根據(jù)據(jù)郵件的的內(nèi)容及及發(fā)文、收文部部門(mén)（或或個(gè)人為簡(jiǎn)便，以下統(tǒng)統(tǒng)一稱(chēng)為為“主送人”、“抄送人”）的隸屬屬關(guān)系及及職權(quán)范范圍確定定主送人人。上行文（向上級(jí)級(jí)請(qǐng)示）應(yīng)當(dāng)堅(jiān)堅(jiān)持一個(gè)個(gè)主送人人的作法法，不能能多頭主主送。多頭主送送往往造造成受文文人之間間相互推推諉或產(chǎn)產(chǎn)生矛盾盾、抵觸觸，反而而不利于于盡快解解決問(wèn)題題。有關(guān)主送送、抄送送機(jī)關(guān)的的規(guī)范確定上行行文主送送人的規(guī)規(guī)范是：1請(qǐng)示：一般只寫(xiě)寫(xiě)一個(gè)主主送人，需要同同時(shí)送其其他人的的，應(yīng)當(dāng)當(dāng)用抄送送形式。2受雙重領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)：發(fā)送上上行文時(shí)時(shí)，應(yīng)當(dāng)當(dāng)根據(jù)工工作內(nèi)容容，即針針對(duì)具體體公務(wù)活活動(dòng)的職職權(quán)歸屬屬寫(xiě)明主主送人和和抄送人

6、人。3除上級(jí)負(fù)負(fù)責(zé)人直直接交辦辦的事項(xiàng)項(xiàng)外，不不要隨意意向上級(jí)級(jí)負(fù)責(zé)人人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。有關(guān)主送送、抄送送機(jī)關(guān)的的規(guī)范（二）關(guān)關(guān)于抄送送抄送人是是指除主主送人外外需要執(zhí)執(zhí)行或知知曉內(nèi)容容的其他他人。抄抄送范圍圍得當(dāng)，有助于于公文處處理，否否則將貽貽誤溝通通或造成成人力、物力的的浪費(fèi)。有關(guān)主送送、抄送送機(jī)關(guān)的的規(guī)范1應(yīng)當(dāng)抄抄送的情情況（1）除主送送人外，需要執(zhí)行行或知曉曉公文的的其他人人員，應(yīng)列為為抄送人人；（2）向下級(jí)或或者本系系統(tǒng)的重重要行文文，應(yīng)當(dāng)當(dāng)同時(shí)抄抄送直接接上級(jí)部部門(mén)；（3）上級(jí)部部門(mén)向受受雙重領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)機(jī)關(guān)行文文，必要要時(shí)應(yīng)當(dāng)當(dāng)抄送其其另一個(gè)個(gè)上級(jí)部部門(mén)；（

7、4）隔級(jí)溝溝通：下級(jí)因特特殊情況況必須越越級(jí)請(qǐng)示示時(shí)，應(yīng)應(yīng)抄送被被越過(guò)的的上級(jí)；上級(jí)越越級(jí)向下下級(jí)行文文時(shí)，可可以抄送送受文人人的直接接上級(jí)。有關(guān)主送送、抄送送機(jī)關(guān)的的規(guī)范2不應(yīng)當(dāng)當(dāng)抄送的的情況（1）請(qǐng)示郵郵件不得得抄送其其下級(jí)部部門(mén)或個(gè)個(gè)人；（2）接受抄抄送公文文的部門(mén)門(mén)或個(gè)人人不必再再向其他他機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)送；（3）凡與公文文辦理無(wú)無(wú)關(guān)的單單位一律律不予抄抄送。電子郵件件的其他他重要事事項(xiàng)郵件主題題如果一次次要和對(duì)對(duì)方討論論的事情情是不同同的主題題，建議議分開(kāi)不不同的電電郵傳送送也就是說(shuō)說(shuō)，每封封信的主主題最好好只有一一個(gè)，這這樣對(duì)方方會(huì)比較較好針對(duì)對(duì)單純的的主題加加以回信信。商務(wù)郵件件

8、的修辭辭撰寫(xiě)商務(wù)務(wù)電郵前前，不妨妨想到此此時(shí)是面面對(duì)著對(duì)對(duì)方，而而不是面面對(duì)鍵盤(pán)盤(pán)與屏幕幕，這樣樣可以讓讓語(yǔ)氣溫溫暖一點(diǎn)點(diǎn)；書(shū)寫(xiě)時(shí)要要比口語(yǔ)語(yǔ)對(duì)話再再稍微正正式一點(diǎn)點(diǎn)設(shè)想對(duì)方方看了你你的信之之后可能能有的觀觀點(diǎn)，也也就是要要在別人人的思考考里思考考了解對(duì)方方和你一一樣都是是大忙人人，講重重點(diǎn)即可可多一點(diǎn)體體貼，想想辦法讓讓你的電電郵，看看起來(lái)簡(jiǎn)簡(jiǎn)短扼要要，有親親和力但但不失禮禮。郵件結(jié)構(gòu)構(gòu)：第一段與與最后一一段是重重點(diǎn)電子郵件件的撰寫(xiě)寫(xiě)，應(yīng)該該掌握由由上而下下的重點(diǎn)點(diǎn)，也就就是說(shuō)，重點(diǎn)在在最前面面的第一一段如果信件件很長(zhǎng)，最好在在結(jié)尾的的部分，再度強(qiáng)強(qiáng)調(diào)第一一段的重重點(diǎn)。要求：主動(dòng)說(shuō)出出你期待

9、待對(duì)方做做的事情情當(dāng)你想要要收件者者采取行行動(dòng)時(shí)，如果電電郵的內(nèi)內(nèi)容長(zhǎng)，在信件件的一開(kāi)開(kāi)始，就就說(shuō)明你你的要求求如果內(nèi)容容很短，不超過(guò)過(guò)一個(gè)屏屏幕可以以讀完的的范圍，就直接接在信件件內(nèi)容的的結(jié)尾提提出要求求即可。日期：郵件的日日期與時(shí)時(shí)間要明明確在電郵中中提到的的日期與與時(shí)間，一定要要具體，你說(shuō)的的下個(gè)月月或是下下周三到到底是什什么時(shí)候候?因此最好好改成下周三三(如3月7日)下個(gè)個(gè)月(如8月)，時(shí)間間也要明明確，是是上午還還是下午午?是以自己己或?qū)Ψ椒降臅r(shí)區(qū)區(qū)為準(zhǔn)?以免雙方方認(rèn)知不不同而產(chǎn)產(chǎn)生誤會(huì)會(huì)?；貜?fù)郵件件：如果你回回復(fù)對(duì)方方的來(lái)信信時(shí)，使使用對(duì)方方的主旨旨回復(fù)，讓對(duì)方方知道這這是來(lái)自自于你的的回復(fù)。此外，如果想想要在主主旨點(diǎn)出出回復(fù)的的重點(diǎn)，可以在在郵件本本文內(nèi)容容里寫(xiě)上上回復(fù)復(fù)主旨：XXXXXX讓對(duì)方方知道這這是回復(fù)復(fù)哪一封封信。風(fēng)格：檢查自己己寫(xiě)的電電郵時(shí)，試試看看讀出聲聲音，對(duì)對(duì)話式的的寫(xiě)作風(fēng)風(fēng)格輕松松但不失失禮，而而且也比比較自然然順暢。語(yǔ)感:1.采用主動(dòng)動(dòng)的語(yǔ)氣氣。讓收信者者知道，