如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

1、如何推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)化-檔案管理論文(1)本文以文件生命周期 理論 為線索對文檔一體化和文件中心進展 分析 指出了在我國進展文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進展比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運動到暫時保存階段時 研究 其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現(xiàn)文檔一體化的一種詳細(xì)形式、 方法 。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建立。一、文檔一體化與文件中心的理論根據(jù)及其必要性 所謂文檔一體化就是將 目前 檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進展管理而文件中心是介于文

2、件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論根據(jù)是文件生命周期理論。 文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完好的生命過程這一過程可分為假設(shè)干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適宜我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆?的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完好的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第

3、一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進展管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔別離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來別離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的機關(guān)、為發(fā)揮其原始價值效勞的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。 根據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時

4、間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構(gòu)來專門對其進展整理、保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應(yīng)運而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的理論范圍各說不一但其管理的對象、 內(nèi)容 是一致的。文檔一體化和建立文件中心具有理論根據(jù)在理論上是成立的在理論中是否實在可行是否確有必要呢?答復(fù)是肯定的。 文檔別離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮 參考 效勞作用導(dǎo)致檔案部門信息效勞功能降低也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。隨著我國高新技術(shù)的 開展 文件檔案的 計算 機管理提上

5、了議事日程。文件檔案的計算機管理抑制了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提早介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔別離使 電子 時代 檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔別離的根本方法。 最早產(chǎn)生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適宜我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未獲得完全一致的認(rèn)識。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原那么指導(dǎo)下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構(gòu)構(gòu)成一個嚴(yán)密完好的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構(gòu)的有益補充。從目前試點的形式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理 現(xiàn)代 化的重要中間環(huán)節(jié)