文件控制管理制度

1、文件控制管理制度文件控制管理制度文件控制管理制度文件控制管理制度編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址： 電話：傳真: 郵編:文件控制管理辦法目的：有效管理公司內(nèi)部文件幾記錄表單等文件編號(hào)具有唯一性、統(tǒng)一性、識(shí)別性、控制性，達(dá)到信息資料可追溯性、可延伸性的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。適用范圍：適用于公司所有的內(nèi)部管理文件幾外部文件。一級(jí)文件：M質(zhì)量手冊(cè)二級(jí)文件：P程序文件，HHaccp規(guī)范文件三級(jí)文件：W部門管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝流程、技術(shù)文件、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書、技術(shù)圖紙等四級(jí)文件：R記錄單、表單其他文件：通知、公告、合同管理職責(zé)：一級(jí)文件和二級(jí)文件的制訂/修改/廢止由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，管控權(quán)限歸總經(jīng)辦，行政人事部存檔。三級(jí)

2、文件和四級(jí)文件的制訂/修改/廢止由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，管控權(quán)限歸總經(jīng)辦，其中部門管理制度歸行政人事部管控。通知公告類的制訂/修改/廢止由行政人事部負(fù)責(zé)，管控權(quán)限歸行政人事部。合同類文件的制訂/修改/廢止由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，管控權(quán)限歸總經(jīng)辦。文件編碼：新文件的編碼：所有編寫單位需要根據(jù)文件編碼規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)；必須準(zhǔn)確描述文件的內(nèi)容；文件必須有統(tǒng)一、唯一的編碼。一級(jí)和二級(jí)文件的文件編碼:RT/* 版本（版本號(hào)無需在文件名中體現(xiàn)） 年份 如2018 流水號(hào)（填寫01/02/03） M/P/H 瑞騰公司簡(jiǎn)稱三級(jí)文件的文件編碼：RT/W* 版本（版本號(hào)無需在文件名中體現(xiàn)） 年份如2018部門縮寫代號(hào)+流水號(hào)舉

3、例：公司行政人事部2018年編寫的人事管理制度第A/0版本：即 RT/WXZ012018部門縮寫，填寫如下：部門采購品質(zhì)生產(chǎn)技術(shù)財(cái)務(wù)銷售行政縮寫CGPZSCJSCWXSXZ四級(jí)文件的文件編碼：RT/R* 版本（版本號(hào)無需在文件名中體現(xiàn)） 部門縮寫代號(hào)+流水號(hào)舉例：公司行政人事部 的一張員工入職簡(jiǎn)歷表第第A/0版本：即 RT/RXZ01部門縮寫，填寫如下：部門采購品質(zhì)生產(chǎn)技術(shù)財(cái)務(wù)銷售行政縮寫CGPZSCJSCWXSXZ文件的版本號(hào)：文件的版本號(hào)無需在問題中體現(xiàn)，版本變更以數(shù)字0、1、2順序排列，版本A/0表示第一版，當(dāng)版本變更3次后，若再做版本變更，則原文件編號(hào)為B/0開始。頁數(shù)：以數(shù)字1、2、

4、3順序排列，統(tǒng)一放在頁面的右下角。文件格式：文件每一頁必須包括文件名稱、文件編號(hào)、生效日期、版本號(hào)、頁數(shù)，文件首頁還必須包括編制、審核、核準(zhǔn)及公司統(tǒng)一標(biāo)識(shí)。文件編寫、修訂、廢止文件編寫：視實(shí)際需要由公司指定人員或部門負(fù)責(zé)人，以各類文件的標(biāo)準(zhǔn)格式依要求編寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，依職責(zé)規(guī)定上交總經(jīng)辦核準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦發(fā)行及控制（三級(jí)文件中部門管理制度交由行政部發(fā)行及控制）。文件修訂：文件若不適合于現(xiàn)狀，需修改增訂，由提議部門填寫文件修訂、廢止申請(qǐng)表經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)后進(jìn)行修改，修改后的文件，依職責(zé)規(guī)定上交總經(jīng)辦核準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦發(fā)行及控制（三級(jí)文件中部門管理制度交由行政部發(fā)行及控制）。文件廢止：由提議部門

5、填寫文件修訂、廢止申請(qǐng)表依職責(zé)規(guī)定上報(bào)總經(jīng)辦核準(zhǔn)后，回收各相關(guān)文件交由總經(jīng)辦廢止（三級(jí)文件中部門管理制度交由行政部發(fā)行及控制）；需做保留的，經(jīng)職責(zé)規(guī)定核準(zhǔn)后，在存檔文件上加蓋“保留”章方可保留。文件的發(fā)放回收和標(biāo)識(shí)：文件的發(fā)放要求：由相應(yīng)文件管控部門人員依需要填寫文件發(fā)放記錄表，經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后，按發(fā)放范圍發(fā)放，文件發(fā)放人和領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，文件發(fā)放記錄表標(biāo)明文件名稱、編號(hào)、版本、發(fā)放日期、對(duì)象、數(shù)量。發(fā)放修訂版本文件時(shí)應(yīng)將作廢版本回收并記錄在文件發(fā)放記錄表上。文件的標(biāo)識(shí)：發(fā)放文件前必須對(duì)文件狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)包括：文件發(fā)放正版、副本、文件保留、外來文件發(fā)行。以藍(lán)色標(biāo)識(shí)控制章為有效。文件的存檔管理現(xiàn)場(chǎng)使用的文件必須置于作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)，非現(xiàn)場(chǎng)使用的文件及資料由各文件管控部指定專人集中保管，不得放入私人的文件柜內(nèi)。文件的使用部門當(dāng)使用的文件破損、缺頁、字跡模糊嚴(yán)重影響使用時(shí)，應(yīng)填寫文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單，依職責(zé)規(guī)定核準(zhǔn)到管控部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，重新領(lǐng)發(fā)新文件，保管員將破損文件銷毀。與質(zhì)量有關(guān)的文件凡是國(guó)家發(fā)布的與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的文件及上級(jí)主管部門行業(yè)來文，有關(guān)政策、法令、法規(guī)，收到后統(tǒng)一移交到總經(jīng)辦?？偨?jīng)辦對(duì)收集到的文件進(jìn)行識(shí)別，識(shí)別其應(yīng)實(shí)施的部門、范圍、保存期限?？偨?jīng)辦對(duì)收集到的文件，應(yīng)按文件檔案管理的要求，并分發(fā)各部門。其他