提升辦公效率的信息化策略

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提升辦公效率的信息化策略

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提升辦公效率的信息化策略

口王鳴

合理運用信息化工具能使秘書的辦公效率明顯提高有時甚至會產(chǎn)生事半功倍的效果。這就要求秘書除了熟練基本操作外，還能充分運用辦公軟件的某些高級功能同時綜合利用各種自動化辦公工具以提升工作效率。本文圍繞秘書主要的辦公事務，對這些工具逐一加以闡述。

一、文本編輯

Word、WPS是秘書最常用的文檔編輯軟件，基本功能已為秘書所熟知，現(xiàn)介紹一些簡單卻易被忽視的策略以提升工作效率。

.盡量用“文檔結構圖”而不是“滾動條”來查閱文檔提綱。這適用于頁碼較多的文檔，需要將各級標題的“樣式”設置為“標題1”、“標題2”等。好處在于一目了然、脈絡清晰，能自動生成目錄、頁眉和圖表編號等。

.盡量用“修訂”功能而不是“改寫”來修改多人編輯的文檔。這樣每一修改處都有標注，審閱人可以“接受修訂”也可“拒絕修訂”，既方便重點審閱標記部分，又便于恢復文檔原始內(nèi)容。

.盡量用〃壓縮圖片”而不是〃原始圖片’插入文檔或網(wǎng)頁通

如果對您有幫助！感謝評論與分享訊。這可大幅度減小文檔，有利于附件發(fā)送、保存及打開等。方法是選擇圖片"打開方式"一"MicrosoftOfficePictureManager”將圖片壓縮，使之分別用于文檔、網(wǎng)頁或電子郵件。

盡量學習和運用版面設計知識。不同版面給閱讀者帶來的是不同的體驗。以字體為例，“宋體”顯得規(guī)范，“隸書”顯得沉穩(wěn)，“黑體”常被用作文檔標題，“仿宋”常被用作公文正文字體，“TimesNewRoman”則比“宋體”更適合數(shù)字。此外，文檔的配色、行距、字號等也有講究。比如為方便領導批閱草稿，一般應將字體放大，行距加寬。

5.盡量用“.pdf´’而不是".doc”準備打印文檔。將打印稿轉(zhuǎn)換成“.pdf’格式，可防止操作中版面發(fā)生變化。當然，如果在打印前要做修改，則可以同時保存兩種格式的打印稿。

二、報表統(tǒng)計

除了excel常用的基本操作外，注意以下細節(jié)有助于提升統(tǒng)計報表的質(zhì)量。

1.盡量用“數(shù)據(jù)有效性”而不是“填表說明”來提示填表人。如果填表模板有標準化要求，與其用描述性的“填表說明”，不如在發(fā)布前就對單元格格式或數(shù)據(jù)有效性作設置，尤其可對“日期”、“數(shù)值”列加以設置。

盡量不加空格來編輯人名，以防止查找人名時缺漏。如輸入

“張三”而不是“張三”，雖然后者版面美觀，但如果用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計，則需避免因空格而影響日后的查找。

.盡量用“凍結窗格”而不是手動縮小“列寬”來編輯跨度大的頁面。如果表格欄目較多縱橫跨度較大要善于運用“凍結窗格”，使表頭部分在拖動過程中始終可見，方便編寫和核對。

.盡量用“頁眉/頁腳”而不是“合并單元格”來編輯表格標題。慎用“合并單元格”，可防止排序、復制粘貼時出錯。改用“頁眉”設置報表標題能使各頁自動顯示。另外，善用“頁腳”的“第&頁碼頁，總&總頁數(shù)頁”設置頁碼，可生成專業(yè)的頁碼標記，方便裝訂閱讀。

盡量用“頂端標題行”而不是每頁添加“標題行”。如果統(tǒng)計報表有多頁，加標題行對閱稿人會顯得十分“友好”，同時又美觀、整齊、有序。而〃頂端標題行”又比每頁添加標題行高級，它自動生成，且省去了文檔稍作改動后〃牽一發(fā)而動全身”的顧慮。

盡量用“網(wǎng)格線”而不是給表格加“邊框”。網(wǎng)格線能自動識別，美觀適眼?！斑吙颉眲t需手工添加，且在刪除修改過程中易使邊框缺失，影響美觀。

三、溝通傳達

除了常用的電話、郵件聯(lián)系，秘書還需掌握各類溝通傳達的方法和技巧。

1.盡量分開工作郵箱和私人郵箱。一可區(qū)分輕重緩急，二可多人共用工作郵箱。對于具體業(yè)務也可啟用專用郵箱，比如科研成果統(tǒng)計，由于每年報送成果的時間集中，報送郵件密集，因此可設置專門郵箱，業(yè)務單一，便于管理。

2.盡量將若干個郵箱關聯(lián)，通過同一平臺登錄操作?？赏ㄟ^操作系統(tǒng)自帶的“outlook”或“foxmail”和“網(wǎng)易閃電郵”等類似功能軟件，實時收發(fā)若干郵箱的郵件，不至于遺漏重要事務。

盡量升級并嘗試使用郵箱新功能。比如可使用電子郵箱自帶的網(wǎng)盤，而不需別的存儲介質(zhì)，這樣就不存在攜帶不便、介質(zhì)損壞、感染病毒等情況。及時對郵件歸類整理，分別放入“個人重要郵件”和“工作重要郵件”等文件夾。

盡量利用網(wǎng)站、短信平臺、郵件、電話確認等各類手段相結合的方式來發(fā)布通知。網(wǎng)站適合大范圍的消息發(fā)布，范圍廣、內(nèi)容豐富且開放。短信平臺可通過PC客戶端、手機等方式登錄，實現(xiàn)即時互通。付費的短信群發(fā)服務適合重要通知的提醒；免費的即時通訊軟件如飛信等，則適合個別人員之間的即時聯(lián)系。

.善于建立交流“群”和使用“群公告或共享”來代替郵件的大規(guī)模群發(fā)。這種方法尤其適合將超大附件傳送給多人的任務，可以此彌補郵箱附件太小和單次發(fā)送人數(shù)有限制的劣勢。秘書建立群交流平臺，有助于成員之間觀點、資訊和情感的交流。

四、信息搜索

除了常見的百度、谷歌、圖書館等信息搜索方式外，以下幾種方法有助于完成更高級的搜索。

1.善于使用“filetype（文件類型）”來提升搜索質(zhì)量。一般的搜索結果多為網(wǎng)頁式消息，如果在搜索內(nèi)容后加上英