黨校檔案工作培訓檔案工作基礎

黨校檔案工作培訓檔案工作基礎

文件、檔案文件的范圍很大。公文、便函、內部簽單、合同、圖表、聲音、圖像、出生證、結婚證、畢業(yè)證…檔案：簡言之，有保存價值的文件兩者之間的連接點就是“歸檔”（文件生命周期理論）成為檔案的文件關鍵詞：記錄歷史有保存價值原始記錄歷史內容：就一個單位而言，記錄職能活動過程、結果，記錄基本歷史面貌就國家而言，記錄國家的發(fā)展歷程，是國家民族的文化載體之一形式：紙質、感光材料、磁性載體、電子有保存價值檔案的作用：現(xiàn)實查考、歷史研究國家綜合檔案館檔案的主要來源：機關檔案室縣級檔案館館藏檔案數(shù)量十幾萬卷，建國六十幾年，平均每年不到2000卷。根本不足以反映一個縣經濟社會發(fā)展狀況原始真實具有法律效用直接形成（照片ps）唯一文件形成過程中的注意事項載體和書寫材料的耐久性（紙質材料、特殊載體）文件形成過程中簽署完備，保證真實性、有效性（電子簽章）內容的不可更改（主要針對電子文件）檔案工作體制大的方面：集中統(tǒng)一，分級管理具體單位：機關檔案工作條例：文件形成部門立卷歸檔制度：誰形成，誰立卷。（了解工作性質和文件形成情況，新到崗人員可以盡快熟悉工作內容）扎口部門：各單位檔案室檔案工作的幾個環(huán)節(jié)

收集整理保管鑒定統(tǒng)計利用信息化（貫穿始終）收集就一個單位而言，將檔案接收進檔案室的過程；就一個部門而言，是將應歸檔的文件材料集中的過程歸檔范圍是檔案收集的依據(jù)性文件，是做好檔案工作的第一步國家檔案局8號令F:\8號令相關\國家檔案局令第8號.doc、《高等學校教學文件材料歸檔范圍》、《科學技術研究檔案管理暫行歸檔》重點關注：職能活動、維護合法權利、以人為本歸檔范圍反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料（指各種合同、證書）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料其他對本機關工作具有查考價值的文件材料不歸檔范圍1上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需要辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件本機關的文件材料中，重份文件、無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部相互抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料（起草文件時附的參考、依據(jù)性材料，例如某法律）不歸檔范圍2同級機關的文件材料中，不需要貫徹執(zhí)行的文件，不需要辦理的抄送文件下級機關的文件材料中，供參考的簡報、情況反映（歸檔的比較多），抄報或越級抄報的文件材料收集注意事項齊全：除紅頭文件外，注意工作活動中形成的非紅頭文件（尤其是業(yè)務部門，）；注意工作過程中形成的文件材料；（例：表彰決定，沒有申報材料）

人事部門形成的材料，有的是與個人檔案重復的。重復歸檔是必須的完整：正式文件+底稿；（領導簽字問題）正文+附件《江蘇黨校報》+審稿單+原稿+樣書收集齊全完整是檔案工作的重中之重檔案交接文據(jù)移出單位名稱接收單位名稱交接性質檔案所屬年度年月至年月檔案類別數(shù)量（卷米）檢索工具種類數(shù)量永久長期短期長度合計移出說明接收意見移出單位經辦人：年月日接收單位經辦人：年月日整理制定統(tǒng)一的分類方案※※※分類方案 本單位檔案根據(jù)不同門類和載體，分為文書檔案、基建檔案、會計檔案、感光材料照片檔案、錄音錄像磁性載體檔案、電子檔案等門類。 文書檔案

本單位形成的紙質檔案，除國家有明確文件規(guī)定的，一般都列為文書檔案。 黨校的檔案類別還有：學籍檔案、科研檔案、基建檔案、電子檔案（教案ppt)整理歸檔文件整理（文書檔案）其他門類檔案的整理：科學技術檔案案卷構成的一般要求照片檔案管理規(guī)范磁性載體檔案管理與保護規(guī)范會計檔案管理辦法電子文件歸檔與管理規(guī)范基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定歸檔文件整理1指導思想：強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用整理要求：收集齊全完整、保管期限劃分準確歸檔文件整理2件的確定：一般以自然件為一件

特殊情況：請示和批復；正文與定稿、發(fā)文稿紙、文件處理單；轉發(fā)文和被轉發(fā)文裝訂：按件裝訂

一個單位的裝訂方式相對統(tǒng)一，裝訂材料耐久特殊情況的件的裝訂注意先后順序：批復在前，請示在后；正文在前，定稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后短期保存的以及成冊的不易拆釘?shù)模３衷膊煌募荒苎b訂在一起歸檔文件整理3分類：就一個部門而言，分類包括：分年度和保管期限年度：文件形成年度，注意區(qū)分文件內容針對年度關于請示和跨年的批復的處理：1、為保持文件之間的有機聯(lián)系，建議放在批復年歸檔2、因可以作為一件處里，更要放在批復年歸檔

保管期限：三種：永久、30年、10年注意：不能等同于原來的永久、長期、短期歸檔文件整理4劃分保管期限永久：反映單位基本歷史面貌、主要職能活動及其成就的文件材料。例如：工作總結、管理制度、人事任免、數(shù)額較大或有效期限較長的合同、年度教學計劃、碩士點、重點學科申報、科研計劃、重大科研成果、獲國家、省級特殊津貼、有突出貢獻的中青年專家、學科帶頭人等榮譽稱號的批復和相關申報材料…30年：主要職能活動、日常管理工作中形成的文件材料10年：一般事務性文件，同級、上級制發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的文件歸檔文件整理4文件排列：分類方案中最低一級類目內（即一個部門的檔案按照保管期限的不同分別排列），按事由結合時間排列（即一件事一件事的排）名詞解釋：事由：是指一件具體的事。一項工程、一次活動、一次會議結合時間：一是事由之間按時間先后排列；二是同一件事形成的若干文件之間，按照文件形成的先后順序（請示和批復不作為一件的時候按此操作）歸檔文件整理5建議：1、一個工作階段（事由）結束，就可以整理，不必等到年終集中。2、可以確保文件材料的齊全完整3、兼職人員的時間壓力減小歸檔文件整理6歸檔章樣式歸檔章的位置：件的首頁上端居中空白位置建議：可以偏左全宗號年度室編件號機構（問題保管期限館編件號總頁數(shù)歸檔文件整理7編目：歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注注意區(qū)分起草者不明確的要自擬【】總有效頁密級備考表盒內文件情況說明：填寫文件缺損情況，增加、減少情況整理人：部門內勤檢查人：部門負責人整理時間：此盒的整理時間，也可以是檢查時間其他檔案的整理原則：遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系個別提示：1、照片檔案及時寫好說明，要素：人物、時間、事件2、基建檔案包括前期文件，最好提前介入，要求雙套圖紙（竣工圖）3、專業(yè)檔案按照有關規(guī)定執(zhí)行。保管檔案庫房技術管理暫行規(guī)定檔案用房：辦公室、閱檔室、庫房關鍵詞：溫度：14-24；相對濕度：45%-60%八防：防高溫、防潮濕、防火、防水、放有害生物、防塵、防盜、防光

鑒定依據(jù)：保管期限表關鍵詞：以我為主以人為本國家意識維護合法權益價值鑒定：確定保管期限存毀鑒定：到期鑒定（慎重。例：南通大生檔案）鑒定方法：成立工作小組 逐件鑒定 形成鑒定報告（附銷毀清冊）報分管領導批準到期檔案的處置：提升保管期暫存n年、轉為資料、銷毀銷毀清冊上注明銷毀地點、方