基于區(qū)塊鏈技術(shù)的高校智慧檔案管理的創(chuàng)新探索

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基于區(qū)塊鏈技術(shù)的高校智慧檔案管理的創(chuàng)新探索

摘要：在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展背景下，信息化、智慧化已經(jīng)成為各領(lǐng)域發(fā)展的主要趨向，高校同樣積極推動自身檔案管理智慧化發(fā)展進(jìn)程?，F(xiàn)階段高校智慧檔案管理體系已經(jīng)初步建成，但是其實際運行過程中展現(xiàn)出較為顯著的不穩(wěn)定、不安全問題，由此，研究人員在對其進(jìn)行深入研究后提出在高校智慧檔案管理體系中融入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，切實提升高校檔案管理服務(wù)水平。本文基于區(qū)塊鏈的高校智慧檔案管理創(chuàng)新路徑進(jìn)行探索，希望能為相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：區(qū)塊鏈;智慧檔案;創(chuàng)新管理

高校檔案管理模式在科學(xué)技術(shù)進(jìn)步帶動下，逐步由紙質(zhì)化管理向無紙化管理發(fā)展，智慧化已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的主流趨勢。區(qū)塊鏈技術(shù)是信息技術(shù)發(fā)展衍生出的新技術(shù)，是當(dāng)前全球科技發(fā)展大潮中的熱點，同時該技術(shù)也得到世界范圍內(nèi)的廣泛認(rèn)可?？紤]到當(dāng)前我國初步建成的高校智慧檔案管理體系中所存在的缺陷，將區(qū)塊鏈技術(shù)與智慧檔案管理技術(shù)相融合成為一種較為獨特的思路以及技術(shù)升級路徑?，F(xiàn)階段學(xué)界內(nèi)針對此方面的研究方向主要集中在構(gòu)建完善的高校學(xué)生檔案身份認(rèn)證模塊、文件真實性識別模塊等，利用區(qū)塊鏈的不可篡改性以及去中心化等特點，進(jìn)一步提升管理成效。目前，山東大學(xué)、濟寧醫(yī)科學(xué)院等已經(jīng)取得一定突破，構(gòu)建出一套較為完善的檔案數(shù)據(jù)管理和服務(wù)平臺，對其進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化是當(dāng)前研究界主要工作內(nèi)容之一。

一、區(qū)塊鏈及智慧檔案概述

在傳統(tǒng)檔案管理過程中主要依托于具備實體的文件或是材料開展。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公形式開始向無紙化、自動化方向轉(zhuǎn)變，檔案文件內(nèi)容以及形式也隨之產(chǎn)生較大變化，而數(shù)字化檔案管理即是在此背景下出現(xiàn)的新模式，該形式自誕生以來就得到檔案管理領(lǐng)域的認(rèn)可，其在提升檔案管理效率、質(zhì)量以及安全性方面發(fā)揮的作用得以有效凸現(xiàn)。我國信息化建設(shè)過程中歷經(jīng)多個過程，當(dāng)前此進(jìn)程已經(jīng)推進(jìn)至區(qū)塊鏈技術(shù)階段，高校檔案管理在實際發(fā)展過程中也應(yīng)緊抓技術(shù)發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新，但是從實際發(fā)展角度分析，當(dāng)前建設(shè)成果與國家提出的數(shù)字檔案建設(shè)發(fā)展要求之間尚存在一定差距。此外，高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中雖然取得了如南大之星、數(shù)字檔案館等成果，然而也存在一部分高校在智慧建設(shè)方面流于形式，雖然在此方面投入較大關(guān)注，但是實際成果始終處于紙面之上，最終導(dǎo)致智慧建設(shè)淪為空談。因此，在針對典型個案進(jìn)行研究后可對當(dāng)前高校智慧檔案管理建設(shè)實際情況進(jìn)行充分且細(xì)致的分析，并梳理出其中存在的主要問題，在此基礎(chǔ)上制定有針對性的措施，循序漸進(jìn)地將區(qū)塊鏈技術(shù)融入智慧檔案管理體系之中，積極推動智慧檔案管理體系建設(shè)進(jìn)程深化并取得新成果，打造出一套完備的檔案共享、協(xié)同創(chuàng)新且不同主體積極參與其中的高校智慧檔案管理平臺。此外，相關(guān)人員在進(jìn)行平臺建設(shè)中應(yīng)注意加強對平臺后端服務(wù)質(zhì)量的重視程度，積極創(chuàng)新并拓展各模塊基本功能，實現(xiàn)不斷提升平臺智慧性目標(biāo)，最終打造出具備實用價值以及可復(fù)制性的智慧管理系統(tǒng)。

二、基于“區(qū)塊鏈”技術(shù)的高校智慧檔案管理SWOT分析

1.優(yōu)勢

在實際利用區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行高校智慧檔案管理建設(shè)過程中，可以利用該技術(shù)特有的去中心化優(yōu)勢，解決當(dāng)前已有體系中客觀存在的完整性、真實性問題，同時也可以有效滿足檔案信息化管理的安全性要求。此外，推動區(qū)塊鏈技術(shù)與高校檔案管理相結(jié)合，可以形成一套完整的具備參考價值且可以復(fù)制的高校檔案信息化管理系統(tǒng)運行經(jīng)驗體系，進(jìn)一步提升高校檔案管理范圍，消除高校與企業(yè)之間、高校之間的信任危機。

2.劣勢

從技術(shù)層面分析，當(dāng)前區(qū)塊鏈技術(shù)尚處于發(fā)展起步階段，在技術(shù)升級、隱私性、性能穩(wěn)定性等方面尚存在不同程度的短板以及缺陷。比如，在區(qū)塊鏈金融方面呈現(xiàn)出的交易頻率低、運行速度慢等，難以有效執(zhí)行復(fù)雜的邏輯;在計算節(jié)點較小的情況下，多半節(jié)點對外界攻擊的防護性極低，這是制約區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用的主要劣勢。

3.挑戰(zhàn)

由于區(qū)塊鏈技術(shù)屬于一種新興技術(shù)手段，高校檔案管理人員對區(qū)塊鏈技術(shù)的價值雖然具有一定認(rèn)識，但是對其本質(zhì)以及應(yīng)用邏輯的認(rèn)知與理解完全處于空白狀態(tài)。這就導(dǎo)致高校智慧檔案管理體系建設(shè)過程中難以獨立完成相應(yīng)工作，尤其是在隱私計算、數(shù)字水印等細(xì)分復(fù)雜技術(shù)領(lǐng)域。同時，當(dāng)前能夠扮演客觀獨立角色的區(qū)塊鏈技術(shù)培訓(xùn)企業(yè)缺口較大，使得當(dāng)前相關(guān)建設(shè)推進(jìn)過程中缺乏有效的技術(shù)支持。

4.機會

就政策層面分析，我國國家層面對區(qū)塊鏈技術(shù)重視程度不斷提升，2022～2022年國家檔案局科技項目立項選題指南、2022年政府報告等均將區(qū)塊鏈技術(shù)作為當(dāng)前我國信息發(fā)展領(lǐng)域中的重點研究課題，國家層面提供的各項支持為區(qū)塊鏈技術(shù)發(fā)展提供良好的外部環(huán)境條件。區(qū)塊鏈技術(shù)在各領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用也會為高校智慧檔案管理體系構(gòu)建提供機遇。

三、當(dāng)前高校智慧檔案管理中面臨的難點

1.學(xué)生數(shù)量增加提升檔案管理難度

新時期背景下，我國社會經(jīng)濟建設(shè)對高素質(zhì)人才的需求量大幅提升，為此，政府部門不斷加強教育資金投入力度，同時高校方面也積極開展擴招工作，相較以往高校入學(xué)門檻已經(jīng)大幅降低，招生數(shù)量也隨之大幅提升，在此情況影響下，我國高校學(xué)生檔案管理難度也呈幾何狀提升，這就對高校學(xué)生檔案管理工作提出更高要求。

此外，學(xué)生數(shù)量的提升對高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也提出更高要求，對先進(jìn)技術(shù)以及高素質(zhì)管理人才的需求同樣有所提升，此方面也是導(dǎo)致我國高校學(xué)生檔案管理難度提升的主要因素。

2.檔案管理系統(tǒng)尚不完善

在我國高校規(guī)模逐步擴大的背景影響下，學(xué)生數(shù)量的提升要求高校具備一個完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，但是大多數(shù)的高校都不具備完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，使得高校容易出現(xiàn)管理問題，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理不善、認(rèn)證受阻等不利情況發(fā)生的概率大幅提升。校方在實際發(fā)展過程中應(yīng)充分注意在落實教書育人目標(biāo)的同時，還應(yīng)充分認(rèn)識到完善的設(shè)施以及檔案管理系統(tǒng)在學(xué)校日后發(fā)展中具有重要意義，一定程度上可以決定學(xué)生接受繼續(xù)教育以及工作的順利程度。因此，高校應(yīng)認(rèn)識到檔案管理的重要意義，并在此基礎(chǔ)上加強對相關(guān)方面建設(shè)的資源投入，為確保學(xué)生發(fā)展順利以及高校高水準(zhǔn)建設(shè)提供有力支持。

3.高素質(zhì)檔案管理人才數(shù)量缺口較大

從我國高等教育課程體系方面分析，在檔案管理課程方面的設(shè)計相對不足，這就使得雖然管理專業(yè)學(xué)生數(shù)量較多，但是專精檔案管理的人才培養(yǎng)力度嚴(yán)重不足。高校發(fā)展速度雖然不斷提升，但是專業(yè)學(xué)生檔案管理人才缺口嚴(yán)重阻礙了高校檔案管理體系的進(jìn)步，使得構(gòu)建完備的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)受到嚴(yán)重影響，一定程度上也阻礙了高校繼續(xù)高水平發(fā)展。由此可見，高校發(fā)展中不僅需要具備高素質(zhì)的教師人才隊伍，同時也應(yīng)加強在檔案管理人才培養(yǎng)以及先進(jìn)管理技術(shù)引進(jìn)與開發(fā)方面的投入力度，切實為高校檔案管理體系建設(shè)提供有力支持。

四、基于區(qū)塊鏈技術(shù)的高校智慧檔案管理創(chuàng)新路徑

在當(dāng)前全球化趨勢背景下，信息系統(tǒng)創(chuàng)新已經(jīng)成為新時代的發(fā)展目標(biāo)，進(jìn)一步挖掘檔案利用價值與潛力，提升文檔資源之間的共享程度，實現(xiàn)提升師生用戶可用文檔資源逐漸豐富以及調(diào)用便捷性目標(biāo)。具體執(zhí)行過程中可以基于PC端、AAP等平臺，開發(fā)相應(yīng)的功能模塊，為使用者提供便利條件。在實際進(jìn)行智慧檔案管理體系建設(shè)過程中，重點環(huán)節(jié)主要集中在學(xué)生身份驗證、文件真實性驗證等方面，這也是融合區(qū)塊鏈技術(shù)的高校智慧檔案管理體系核心功能。設(shè)計者在實際工作過程中應(yīng)注意加強對此方面問題的把控力度，并進(jìn)行有針對性的設(shè)計。

1.學(xué)生智能身份認(rèn)證模塊

從學(xué)生發(fā)展角度分析，學(xué)生檔案以及畢業(yè)證是其接受高校教育并通過考驗的象征之一，同時也是其后續(xù)發(fā)展過程中需要用到的重要憑證，如繼續(xù)教育、參加工作等均需提供原件。但是，存在一定數(shù)量的學(xué)生對檔案的重要性以及意義并沒有正確認(rèn)識，在畢業(yè)后未及時轉(zhuǎn)走檔案，學(xué)校在代為保管、傳遞過程中耗費大量人力、物力，同時隨著時間的推移，檔案管理安全性也會隨之下降，檔案丟失等情況屢見不鮮。同時，受網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程影響，在早期學(xué)信網(wǎng)尚未創(chuàng)建階段，畢業(yè)證信息無法錄入信息系統(tǒng)之中，同時由于檔案的保密性要求，一旦其丟失或破損需要本人進(jìn)行查詢或是書面委托他人代辦，這種情況導(dǎo)致問題及時查詢以及補辦效率大幅下降，時效性難以滿足實際需求。通過區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行學(xué)生身份認(rèn)證可以有效解決異地來往不及時問題，同時也可以規(guī)避因人工失誤導(dǎo)致的畢業(yè)證信息與身份信息不符等問題。從技術(shù)本質(zhì)層面分析，區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)歸屬為一種基于數(shù)學(xué)原理的信用賬簿，隨著時代以及科技不斷發(fā)展，在當(dāng)前共享時代背景下，利用區(qū)塊鏈技術(shù)可以為用戶進(jìn)行學(xué)位證、結(jié)婚證等個人信息公證提供便利條件。國外高校已經(jīng)開始對區(qū)塊鏈認(rèn)證畢業(yè)學(xué)生學(xué)歷證書以及對學(xué)生學(xué)業(yè)完成情況記錄路徑進(jìn)行探索與實踐，如美國麻省理工學(xué)院在2022年即開始將區(qū)塊鏈技術(shù)融入學(xué)生檔案管理之中，學(xué)生可以利用社交媒體或是郵箱等途徑將電子畢業(yè)證書分享或直接發(fā)給雇主。我國國內(nèi)近年來也不斷開展此方面的研究，如廣東代表團在2022年全國兩會期間向大會提交了《關(guān)于探索運用區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位證書認(rèn)證的建議》，在內(nèi)容中明確指出依托區(qū)塊鏈公證技術(shù)實現(xiàn)對學(xué)生學(xué)籍等檔案信息的認(rèn)證，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建完善的電子檔案以及電子學(xué)歷證書，是推動學(xué)生身份智能認(rèn)證的重要手段以及途徑，在實際應(yīng)用過程中可以有效提升資源應(yīng)用效率，對學(xué)生、高校、企業(yè)三方均具有推動作用。

2.檔案原始性及真實性識別模塊

近年來我國學(xué)歷造假、學(xué)籍造假、科研成果造假問題層出不窮，高校作為學(xué)術(shù)成果高產(chǎn)地，檔案管理體系和信息技術(shù)水平的現(xiàn)狀，并不能完全杜絕造假事件的發(fā)生，到底是不是造假，有沒有證據(jù)？需要依靠科技手段來有效驗證。

通過利用區(qū)塊鏈技術(shù)，可以有效從技術(shù)層面對其文件真實性進(jìn)行檢驗。此方面功能主要圍繞數(shù)字簽名、時間戳以及數(shù)字摘要三個核心技術(shù)展開。其中，數(shù)字簽名的主要作用在于避免文檔內(nèi)容責(zé)任人對身份驗證信息造假;時間戳的功能在于對文檔形成時間進(jìn)行驗證，避免時間造假;而數(shù)字摘要在技術(shù)層面上具備DNA功能，其唯一性特征使得數(shù)據(jù)不可能出現(xiàn)完全相同的情況。區(qū)塊鏈技術(shù)在責(zé)任者、形成時間和文件內(nèi)容上形成防偽系統(tǒng)，牽一發(fā)而動全身，通過區(qū)塊鏈技術(shù)記錄整個檔案不可逆的形成和保管過程以及不可更改的內(nèi)容，檔案的管理者與利用者可以使檔案的原始性和真實性得到最大限度的維護。

3.檔案數(shù)據(jù)安全傳輸以及隱私保護模塊

在實際開展檔案管理體系構(gòu)建過程中，檔案具備的保密級別是不可忽視的重要部分與內(nèi)容，上至國家機密，下到個人信息均處于保密范圍之內(nèi)。由此，檔案管理者在實際工作中需要明確內(nèi)容，充分遵循保密原則，尤其是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時代背景下，在提升檔案查閱便利性的同時還需加強用戶隱私性。然而，從實際發(fā)展角度分析，現(xiàn)階段信息泄露已經(jīng)成為網(wǎng)絡(luò)時代必須面臨的重要問題。以淘寶購物為例，消費者的貨款主要打給支付寶，而支付寶作為一個中心組織，一旦其被外界攻擊，那么消費者的信息安全以及隱私也會受到嚴(yán)重侵犯。區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特征，可以避免一損俱損的局面出現(xiàn)，能為人們創(chuàng)造一個更安全、更可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保障用戶的資金安全和隱私信息。

高校檔案管理部門從本質(zhì)層面即是一個信息集中的中性化組織，這就使得其同樣面臨著遭受外界攻擊的風(fēng)險，一旦攻擊得手，大量學(xué)生、教師信息乃至學(xué)校信息均會遭受泄露威脅，系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)也會受到阻礙。通過利用區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特征，可以有效降低對中心節(jié)點的依賴性，通過促使數(shù)據(jù)庫全節(jié)點參與管理維護工作，可以有效規(guī)避因某一節(jié)點遭受攻擊而導(dǎo)致的檔案信息系統(tǒng)整體崩盤情況發(fā)生。同時，高校在進(jìn)行此模塊構(gòu)建時應(yīng)注意加強對隱私保護系統(tǒng)設(shè)計的科學(xué)性，充分利用用戶名、身份證、人臉識別等保密登錄方式，充分結(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)為用戶隱私提供多重保護與保障，切實滿足檔案管理安全性要求。

4.電子源文件儲存及備份模塊

從實際應(yīng)用角度分析，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案查閱過程中的開發(fā)性優(yōu)勢大幅提升，但需要認(rèn)識到一點的是，由于源文件儲存以及備份對數(shù)據(jù)庫保護依賴性較高，這就使得其共享性受到較大限制。同時，由于當(dāng)前部門職能劃分較為明確，電子檔案資源的開放性以及共享性并未得到有效凸現(xiàn)，高校智慧檔案管理發(fā)展過程中應(yīng)注意加強對此類客觀存在問題的研究力度，并探索相應(yīng)的解決途徑。

依托于區(qū)塊鏈技術(shù)，可以有效實現(xiàn)對文檔信息進(jìn)行智慧采集以及錄入目的，同時通過對其進(jìn)行集中管理形成獨特的信息資源體系，為用戶提供相應(yīng)的服務(wù)。該模式在實際發(fā)展過程中有效打破了以往文檔分隔的局限性，有效推動各機構(gòu)內(nèi)部文檔資源管理成效大幅提升，積極推動集中化管理模式替代傳統(tǒng)分散式管理模式進(jìn)程。文件從產(chǎn)生、傳遞到歸檔保存或銷毀，是一個完整的生命過程，過程中形成的電子文件都要分類整理，備份備用，一方面通過源文件確定文件的真實性，另一方面有些重要的文件必須原件才有用。

五、總結(jié)

綜上所述，在當(dāng)前新時期背景下，依托于區(qū)塊鏈技術(shù)開展高校智慧檔案管理體系建設(shè)已經(jīng)成為高校發(fā)展的重要工作內(nèi)容，相關(guān)工作人員在實際對此進(jìn)行探索以及實踐過程中應(yīng)充分認(rèn)識到功能設(shè)計以及模塊設(shè)計的重要意義，并在此基礎(chǔ)上打造獨特的高校智慧檔案體系，切實提升高校智慧平臺的功能應(yīng)用有效性，融合創(chuàng)新、落實長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，繼續(xù)深入挖掘檔案資源的應(yīng)用價值，并提升應(yīng)