會展管理第九章課件

第九章會前管理一般的會議流程分成三個(gè)階段，會前準(zhǔn)備階段、會議實(shí)施階段和評估總結(jié)階段。會前管理一般要解決這樣幾個(gè)問題：總體策劃、會議選址、有效營銷方案和項(xiàng)目預(yù)算。在每一項(xiàng)中都要明確：會議中有哪些需求需要滿足？由誰做？何時(shí)做？第九章會前管理一般的會議流程分成三個(gè)階段，會前準(zhǔn)1第一節(jié)會議策劃一、策劃委員會策劃委員會工作包括以下一些內(nèi)容：1、制定目標(biāo)策劃委員會要有一個(gè)具體的目標(biāo)并且要書面落實(shí)，要明確策劃委員會與承辦者之間的關(guān)系，明確策劃委員會應(yīng)向誰負(fù)責(zé)，明確策劃委員會何時(shí)結(jié)束使命第一節(jié)會議策劃22、確定人選即確定策劃委員會的成員來源，是內(nèi)部選取還是外部指派？是否志愿？3、運(yùn)作程序策劃委員會要有預(yù)算，對會場要進(jìn)行實(shí)地考察，成員要定期聚會。另外，策劃委員會還要負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)評估。2、確定人選3二、會議市場調(diào)查市場調(diào)查，是運(yùn)用科學(xué)方法，有目的地系統(tǒng)收集、記錄、整理和分析市場信息資料，從而認(rèn)識市場發(fā)展變化的現(xiàn)狀和趨勢，為市場預(yù)測、經(jīng)營決策提供依據(jù)。會議市場的可行性分析包括市場環(huán)境分析和目標(biāo)市場需求分析。會議市場調(diào)查要圍繞這兩者進(jìn)行。二、會議市場調(diào)查41、市場環(huán)境分析（1）宏觀市場環(huán)境宏觀市場環(huán)境是指對會議舉辦產(chǎn)生影響的各種因素，這些因素可能會給會議組織機(jī)構(gòu)舉辦會議帶來市場機(jī)會，也可能會給其造成市場威脅。宏觀市場環(huán)境分析主要包括：經(jīng)濟(jì)環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會文化環(huán)境等。1、市場環(huán)境分析5（2）微觀市場環(huán)境微觀市場環(huán)境是指對會議組織機(jī)構(gòu)舉辦會議構(gòu)成直接影響的各種因素。這些因素包括會議組織機(jī)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境、客戶目標(biāo)、服務(wù)商和社會公眾等。組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境：就是舉辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部所具備的各種條件，包括資金、人力、物力（辦公室設(shè)備和通信工具）以及所掌握的信息資源和能聯(lián)系的社會資源等。（2）微觀市場環(huán)境6目標(biāo)客戶：就是會議的潛在舉辦方和參與者。從類別上看，會議的目標(biāo)客戶包括消費(fèi)者市場客戶、生產(chǎn)者市場客戶、中間商市場客戶、政府部門和國際市場客戶五大類，會議的最終目的是要滿足目標(biāo)客戶的需求目標(biāo)客戶：就是會議的潛在舉辦方和參與者。從類別上看，會議的目7服務(wù)商：是受辦會機(jī)構(gòu)的委托，為會議提供各種服務(wù)的機(jī)構(gòu)，包括會議指定的視聽設(shè)備、提供旅游服務(wù)的旅行社、提供住宿服務(wù)的賓館酒店以及提供會議資料印刷和與會者登記的專門服務(wù)等，這些服務(wù)商是辦好一個(gè)會議必不可少的組成部分。服務(wù)商：是受辦會機(jī)構(gòu)的委托，為會議提供各種服務(wù)的機(jī)構(gòu)，包括會8社會公眾：是指對會議實(shí)現(xiàn)目標(biāo)具有實(shí)際或潛在影響的群體。一個(gè)會議所要面臨的公眾有六種：一種是媒體公眾，即專業(yè)和大眾報(bào)刊、雜志、報(bào)刊、電視等，二是政府公眾，即負(fù)責(zé)管理會議和商業(yè)活動的有關(guān)政府部門。三是當(dāng)?shù)孛癖姡磿h舉辦地的居民、官員和其他社團(tuán)組織等。四是市民行動公眾，即各種知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)組織環(huán)保組織等；五是辦會機(jī)構(gòu)內(nèi)部公眾，即會議機(jī)構(gòu)的全體員工。六是金融公眾，即關(guān)心并可能影響辦會機(jī)構(gòu)獲取資金能力的機(jī)構(gòu)和組織，如銀行和投資公司等。社會公眾：是指對會議實(shí)現(xiàn)目標(biāo)具有實(shí)際或潛在影響的群體。一個(gè)會92、目標(biāo)市場需求分析需求分析通常包括向預(yù)期與會者和該主辦者從前舉辦會議的與會者發(fā)送問卷調(diào)查，該問卷調(diào)查也可以作為進(jìn)行市場宣傳的一個(gè)工具。公司類會議和協(xié)會類會議是常見的會議類型，二者的差異包括以下內(nèi)容：2、目標(biāo)市場需求分析101）時(shí)間周期差異公司類會議一般是按照需求來舉行，協(xié)會類大型會議是按照規(guī)定的時(shí)間周期舉行。2）會前準(zhǔn)備時(shí)間差異絕大數(shù)公司會議的前期時(shí)間很短，大型會議一般3－6個(gè)月，協(xié)會會議都是事先安排好的。協(xié)會會議平均提前準(zhǔn)備年限為：年會1－4年，大型會議3－5個(gè)月，會議規(guī)模越大，時(shí)間越長1）時(shí)間周期差異113)地理位置差異公司類會議選址主要是考慮會址是否適合會議的業(yè)務(wù)和需求，時(shí)間、交通費(fèi)用和便捷程度都是影響會議選址的因素，協(xié)會類會議選擇考慮區(qū)域的特殊興趣，能吸引人。4)出席情況差異公司類會議必須出席，協(xié)會類會議則是自愿出席。5）會議期限差異公司類會議1－2天，培訓(xùn)或獎(jiǎng)勵(lì)會議3－5天，協(xié)會類會議平均期限3－5天。3)地理位置差異12三、策劃方案1.會議主題會議的目的制約著會議的主題和議程，決定會議的性質(zhì)，并且影響著會議的方式和結(jié)果。應(yīng)遵循的原則是寧簡勿繁，同時(shí)主題應(yīng)具有前瞻性和持續(xù)性。有時(shí)，在主題之外還另外加副標(biāo)題，副標(biāo)題用以進(jìn)一步補(bǔ)充和說明。三、策劃方案13還可在主題之下分主題，以突出主辦方所要強(qiáng)調(diào)的區(qū)域。如上海申辦2010年世博會，以“城市――讓生活變得更美好”為主題。在主題之下分五個(gè)專題：經(jīng)濟(jì)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展、城鄉(xiāng)相互作用、高技術(shù)發(fā)展、城市與多元化發(fā)展還可在主題之下分主題，以突出主辦方所要強(qiáng)調(diào)的區(qū)域。如上海申辦142.會議規(guī)模一般來說，影響會議規(guī)模的主要因素是動用的人員數(shù)量，其中又以參加會議的總?cè)藬?shù)為主要依據(jù)。有的會議要求造成聲勢，擴(kuò)大影響，需要達(dá)到一定的規(guī)模才能產(chǎn)生效果。有的會議要求保密性，必須嚴(yán)格控制與人數(shù)和會務(wù)人員，以防止會議內(nèi)容擴(kuò)散。2.會議規(guī)模15會議的規(guī)模直接約會議的效率。除了法定性會議和必須舉行的大規(guī)模會議之外，要盡可能地控制與會人數(shù)一般來說，規(guī)模決定場地，但常常由于場地的限制，會議規(guī)模受到相應(yīng)的限制。會議規(guī)模還與會議成本有關(guān)，規(guī)模越大，動用的人力、物力、財(cái)力就越多，會議成本就越高會議的規(guī)模直接約會議的效率。除了法定性會議和必須舉行的大規(guī)模163、會期和議程會期包括兩個(gè)方面的含義：其一指會議從開始到結(jié)束之前的時(shí)間跨度；其二指同期性會議召開的固定時(shí)間。國際會議的會期長短不一，長則數(shù)月，短則兩三天。國際會議的會期主要取決四個(gè)方面的因素，議程的盈匱，議題的難度，會議的周期，會議的準(zhǔn)備情況。3、會期和議程17會議的議程是一次會議所要討論的問題及進(jìn)展程序，所討論的問題稱為議題或議程項(xiàng)目。國際會議的議程有：開幕式；選舉會議主席團(tuán)成員；制定會議規(guī)則；大會發(fā)言；分組討論；其他事項(xiàng)；通過報(bào)告書；閉幕式會議的議程是一次會議所要討論的問題及進(jìn)展程序，所討論的問題稱184、落實(shí)會議場所和地點(diǎn)一般來說，會議地址的選擇要根據(jù)會議目標(biāo)，會議形態(tài)，會議實(shí)質(zhì)上的需求，與會者的期望，會議地點(diǎn)的設(shè)施與環(huán)境等。在選擇會議地點(diǎn)的時(shí)候還要考慮到季節(jié)因素，一方面是因?yàn)橛行┰O(shè)施具有季節(jié)性，另一方面是因?yàn)榧竟?jié)對與會者的影響，將受到他們預(yù)期和喜好的制約4、落實(shí)會議場所和地點(diǎn)19常見的會議地點(diǎn)類型有：（1）酒店（2）會議中心（3）大學(xué)大多數(shù)學(xué)校都擁有學(xué)術(shù)報(bào)告廳等會議設(shè)施，有些學(xué)校的會議場所也是向社會開放的，并且具備了與商業(yè)會議中心同樣規(guī)模和水平的設(shè)施（4）輪船，特別是游輪，有會議設(shè)施設(shè)置常見的會議地點(diǎn)類型有：20（5）療養(yǎng)地療養(yǎng)地也經(jīng)常配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會（6）主題公園主題公園有時(shí)也配備會議設(shè)施（7）公共建筑就是由國家投資的用于公共事業(yè)的非盈利性的設(shè)施，譬如博物館、圖書館等，這些地點(diǎn)也具有一定的會議設(shè)施滿足會議需要（8）公司內(nèi)部的會議地點(diǎn)（5）療養(yǎng)地21對于會議地點(diǎn)的選擇應(yīng)考慮如下要素：（1）距離和交通情況會議地點(diǎn)與與會者的距離；交通情況；會議地點(diǎn)與會議前后的旅行關(guān)系；會議地點(diǎn)的各個(gè)酒店與會場之間的距離怎樣等等交通便利，出行方便，便于區(qū)域間周轉(zhuǎn)。會場與機(jī)場，軌道工具之間的距離要適當(dāng)；停車場要有足夠的泊位對于會議地點(diǎn)的選擇應(yīng)考慮如下要素：22（2）舉辦會議的歷史以前是否在這個(gè)地點(diǎn)舉辦過會議；本會議以前是否在這個(gè)地點(diǎn)舉辦過會議（3）食宿及配套設(shè)施（4）費(fèi)用會議地點(diǎn)的收費(fèi)情況；是否提供免費(fèi)使用的房間；是否有淡季折扣；工作日和周末是否有所不同；是否需要交納押金；會議地點(diǎn)對附加收費(fèi)有哪些規(guī)定；哪些費(fèi)用可以延期支付；會議地點(diǎn)是否能夠保證客房價(jià)格等等（2）舉辦會議的歷史23（5）安全會議的地點(diǎn)的工作人員的安全意識；每個(gè)房間是否有煙感報(bào)警器和噴淋裝置；酒店是否公開了撤退程序和明顯標(biāo)記；是否配備了保險(xiǎn)箱；是否有常住醫(yī)生等等（5）安全24（6）會議地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施會議地點(diǎn)是否有汽車租賃服務(wù)；會議地點(diǎn)可以提供哪些娛樂活動；會議地點(diǎn)是否與附近的娛樂場所有聯(lián)系；會議地點(diǎn)是否對使用娛樂設(shè)施收費(fèi)；會議地點(diǎn)是否有商店等等基礎(chǔ)設(shè)施要齊全，專業(yè)會議要求新聞報(bào)道的環(huán)境，工作人員辦公的環(huán)境及設(shè)施通信要有保障，會場沒有電信盲點(diǎn)，上網(wǎng)寬帶配置，衛(wèi)星接受信號等通信技術(shù)支持的問題是現(xiàn)代會議的特別要求（6）會議地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施25（7）會議地點(diǎn)的景點(diǎn)景點(diǎn)是否靠近會議地點(diǎn)；與會者是否對這些景點(diǎn)感興趣；會議地點(diǎn)的管理部門是否與附近的景點(diǎn)有互惠合作等等。具體在進(jìn)行會議場所選定時(shí)，首先將可能合適的場地制作一張表單，然后實(shí)地考察。因?yàn)樗o了組織者一種從宣傳資料上無法讀到的“感覺”。（7）會議地點(diǎn)的景點(diǎn)26會議策劃方案的內(nèi)容可以通過回答以下一系列的問題來制定和調(diào)整。A誰（WHO）誰被邀請？實(shí)際有多少人會出席？這個(gè)“誰”應(yīng)該包括客戶演講人，搭檔與組織機(jī)構(gòu)B什么（WHAT）會議形式是什么，會議的形式會明顯影響預(yù)算，需要向代表團(tuán)傳遞這種信息。C何時(shí)（WHEN）.有效的組織會議需要充分的時(shí)間，而會議組織者恰恰經(jīng)常需要在極短期內(nèi)著手會議準(zhǔn)備，因此，必須考慮到財(cái)政年度，節(jié)假日和其他時(shí)間沖突等因素會議策劃方案的內(nèi)容可以通過回答以下一系列的問題來制定和調(diào)整。27E何地（WHERE）.會議將在哪里舉行，先定一個(gè)大范圍，然后縮小圈子。當(dāng)然此時(shí)交通運(yùn)輸是一個(gè)關(guān)鍵因素F為何（WHY）會議需要有個(gè)明確的目標(biāo)，如討論、發(fā)展、互通信息等。G如何（HOW）這是指具體的會議形式，如是否需要單間討論室，展覽空間，餐飲服務(wù)或IT設(shè)備等E何地（WHERE）.會議將在哪里舉行，先定一個(gè)大范圍，然后28由于會議的內(nèi)容、風(fēng)格和節(jié)奏各有不同，有時(shí)還應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面的問題A、選擇好關(guān)鍵講演者B、計(jì)劃好會議活動類型C、提供相關(guān)的城市觀光或商業(yè)參觀，這類提供往往會吸引與會者并延長他們的停留時(shí)間D、合理安排時(shí)間，要有足夠的機(jī)動時(shí)間以便應(yīng)急由于會議的內(nèi)容、風(fēng)格和節(jié)奏各有不同，有時(shí)還應(yīng)該注意以下幾個(gè)方29第二節(jié)會議預(yù)算制定一、預(yù)算步驟預(yù)算的第一步是確認(rèn)此次會議是盈利，還是保證收支平衡。無論會議類型如何，在草擬預(yù)算管理時(shí)應(yīng)注意到，必須顯示預(yù)計(jì)收支，并準(zhǔn)備會后的資產(chǎn)負(fù)債表來顯示實(shí)際的以收抵支，然后是理清費(fèi)用。費(fèi)用包括兩個(gè)主要類型，即固定費(fèi)用和可變費(fèi)用。第二節(jié)會議預(yù)算制定30固定費(fèi)用都是一樣的，包括：場地設(shè)施費(fèi)，講演者酬金，旅費(fèi)和支出，市場費(fèi)《包括宣傳手冊、郵寄廣告、新聞稿、廣告、記者招待會》，行政費(fèi)，視聽費(fèi)，租用費(fèi)《如家具、設(shè)備與燈光》，展覽費(fèi)、服務(wù)費(fèi)，路標(biāo)，鮮花和其他用來制造氣氛的項(xiàng)目，運(yùn)輸費(fèi)，保險(xiǎn)費(fèi)，審計(jì)費(fèi)，貸款利息或透支。固定費(fèi)用都是一樣的，包括：場地設(shè)施費(fèi)，講演者酬金，旅費(fèi)和支出31無論預(yù)算表準(zhǔn)確與否以及費(fèi)用控制的有多好，都將會有意料之外的支出?？偟念A(yù)算應(yīng)有10％的或有費(fèi)用也稱為不可預(yù)見費(fèi)用計(jì)劃。無論預(yù)算表準(zhǔn)確與否以及費(fèi)用控制的有多好，都將會有意料之外的支32可變費(fèi)用與會人數(shù)而浮動，包括：餐飲，住宿，娛樂，會議裝備《如文件、徽章等》，文件費(fèi)《如材料郵寄、注冊費(fèi)》等可變費(fèi)用與會人數(shù)而浮動，包括：餐飲，住宿，娛樂，會議裝備《如33最后是編制預(yù)算。會議預(yù)算一般由會議組織者的財(cái)力和實(shí)力，會議的規(guī)模檔次，活動的內(nèi)容，離目的地地遠(yuǎn)近，設(shè)施和服務(wù)等因素決定。最后是編制預(yù)算。會議預(yù)算一般由會議組織者的財(cái)力和實(shí)力，會議的34二、預(yù)算內(nèi)容會議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：1、交通費(fèi)用交通費(fèi)用可以細(xì)分為： A、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用――包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通B、會議期間交通費(fèi)用――主要是會務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā讲惋嫷攸c(diǎn)的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通C、歡送交通及返程交通――包括航班、鐵路、公路客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用二、預(yù)算內(nèi)容352、會議室/廳費(fèi)用A、會議場地租金――通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施B、會議設(shè)施租賃費(fèi)用――此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)，會場展示系統(tǒng)，多媒體系統(tǒng)、攝錄等C、會場布置費(fèi)用――如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含會場租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商D、其他支持費(fèi)用――這些費(fèi)用通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等2、會議室/廳費(fèi)用363、住宿費(fèi)用對于會議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。4、餐飲費(fèi)用會議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的A、早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍坐式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可。B、中餐及晚餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算――自助餐形式，按桌預(yù)算――圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由餐館提供，餐館可能收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用C、酒水及服務(wù)費(fèi)3、住宿費(fèi)用37D、會場茶點(diǎn)此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提供出不同時(shí)段茶點(diǎn)的食物、飲料組合。通常情況下，茶點(diǎn)的種類可分為西式與中式兩種――西式基本上以咖啡、紅茶、水果及點(diǎn)心為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主D、會場茶點(diǎn)38D、聯(lián)誼酒會/舞會事實(shí)上聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很榮譽(yù)計(jì)算E、演員及節(jié)目通?？梢赃x定節(jié)目按場次計(jì)算――預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適應(yīng)地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)――專場或包場出外D、聯(lián)誼酒會/舞會395、雜費(fèi)雜費(fèi)是指會議過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等5、雜費(fèi)406、視聽設(shè)備主要是會議在室外進(jìn)行時(shí)，需要視聽設(shè)備。視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：A、設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算B、設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會展服務(wù)商代理C、音源――主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理6、視聽設(shè)備41第九章會前管理一般的會議流程分成三個(gè)階段，會前準(zhǔn)備階段、會議實(shí)施階段和評估總結(jié)階段。會前管理一般要解決這樣幾個(gè)問題：總體策劃、會議選址、有效營銷方案和項(xiàng)目預(yù)算。在每一項(xiàng)中都要明確：會議中有哪些需求需要滿足？由誰做？何時(shí)做？第九章會前管理一般的會議流程分成三個(gè)階段，會前準(zhǔn)42第一節(jié)會議策劃一、策劃委員會策劃委員會工作包括以下一些內(nèi)容：1、制定目標(biāo)策劃委員會要有一個(gè)具體的目標(biāo)并且要書面落實(shí)，要明確策劃委員會與承辦者之間的關(guān)系，明確策劃委員會應(yīng)向誰負(fù)責(zé)，明確策劃委員會何時(shí)結(jié)束使命第一節(jié)會議策劃432、確定人選即確定策劃委員會的成員來源，是內(nèi)部選取還是外部指派？是否志愿？3、運(yùn)作程序策劃委員會要有預(yù)算，對會場要進(jìn)行實(shí)地考察，成員要定期聚會。另外，策劃委員會還要負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)評估。2、確定人選44二、會議市場調(diào)查市場調(diào)查，是運(yùn)用科學(xué)方法，有目的地系統(tǒng)收集、記錄、整理和分析市場信息資料，從而認(rèn)識市場發(fā)展變化的現(xiàn)狀和趨勢，為市場預(yù)測、經(jīng)營決策提供依據(jù)。會議市場的可行性分析包括市場環(huán)境分析和目標(biāo)市場需求分析。會議市場調(diào)查要圍繞這兩者進(jìn)行。二、會議市場調(diào)查451、市場環(huán)境分析（1）宏觀市場環(huán)境宏觀市場環(huán)境是指對會議舉辦產(chǎn)生影響的各種因素，這些因素可能會給會議組織機(jī)構(gòu)舉辦會議帶來市場機(jī)會，也可能會給其造成市場威脅。宏觀市場環(huán)境分析主要包括：經(jīng)濟(jì)環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會文化環(huán)境等。1、市場環(huán)境分析46（2）微觀市場環(huán)境微觀市場環(huán)境是指對會議組織機(jī)構(gòu)舉辦會議構(gòu)成直接影響的各種因素。這些因素包括會議組織機(jī)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境、客戶目標(biāo)、服務(wù)商和社會公眾等。組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境：就是舉辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部所具備的各種條件，包括資金、人力、物力（辦公室設(shè)備和通信工具）以及所掌握的信息資源和能聯(lián)系的社會資源等。（2）微觀市場環(huán)境47目標(biāo)客戶：就是會議的潛在舉辦方和參與者。從類別上看，會議的目標(biāo)客戶包括消費(fèi)者市場客戶、生產(chǎn)者市場客戶、中間商市場客戶、政府部門和國際市場客戶五大類，會議的最終目的是要滿足目標(biāo)客戶的需求目標(biāo)客戶：就是會議的潛在舉辦方和參與者。從類別上看，會議的目48服務(wù)商：是受辦會機(jī)構(gòu)的委托，為會議提供各種服務(wù)的機(jī)構(gòu)，包括會議指定的視聽設(shè)備、提供旅游服務(wù)的旅行社、提供住宿服務(wù)的賓館酒店以及提供會議資料印刷和與會者登記的專門服務(wù)等，這些服務(wù)商是辦好一個(gè)會議必不可少的組成部分。服務(wù)商：是受辦會機(jī)構(gòu)的委托，為會議提供各種服務(wù)的機(jī)構(gòu)，包括會49社會公眾：是指對會議實(shí)現(xiàn)目標(biāo)具有實(shí)際或潛在影響的群體。一個(gè)會議所要面臨的公眾有六種：一種是媒體公眾，即專業(yè)和大眾報(bào)刊、雜志、報(bào)刊、電視等，二是政府公眾，即負(fù)責(zé)管理會議和商業(yè)活動的有關(guān)政府部門。三是當(dāng)?shù)孛癖?，即會議舉辦地的居民、官員和其他社團(tuán)組織等。四是市民行動公眾，即各種知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)組織環(huán)保組織等；五是辦會機(jī)構(gòu)內(nèi)部公眾，即會議機(jī)構(gòu)的全體員工。六是金融公眾，即關(guān)心并可能影響辦會機(jī)構(gòu)獲取資金能力的機(jī)構(gòu)和組織，如銀行和投資公司等。社會公眾：是指對會議實(shí)現(xiàn)目標(biāo)具有實(shí)際或潛在影響的群體。一個(gè)會502、目標(biāo)市場需求分析需求分析通常包括向預(yù)期與會者和該主辦者從前舉辦會議的與會者發(fā)送問卷調(diào)查，該問卷調(diào)查也可以作為進(jìn)行市場宣傳的一個(gè)工具。公司類會議和協(xié)會類會議是常見的會議類型，二者的差異包括以下內(nèi)容：2、目標(biāo)市場需求分析511）時(shí)間周期差異公司類會議一般是按照需求來舉行，協(xié)會類大型會議是按照規(guī)定的時(shí)間周期舉行。2）會前準(zhǔn)備時(shí)間差異絕大數(shù)公司會議的前期時(shí)間很短，大型會議一般3－6個(gè)月，協(xié)會會議都是事先安排好的。協(xié)會會議平均提前準(zhǔn)備年限為：年會1－4年，大型會議3－5個(gè)月，會議規(guī)模越大，時(shí)間越長1）時(shí)間周期差異523)地理位置差異公司類會議選址主要是考慮會址是否適合會議的業(yè)務(wù)和需求，時(shí)間、交通費(fèi)用和便捷程度都是影響會議選址的因素，協(xié)會類會議選擇考慮區(qū)域的特殊興趣，能吸引人。4)出席情況差異公司類會議必須出席，協(xié)會類會議則是自愿出席。5）會議期限差異公司類會議1－2天，培訓(xùn)或獎(jiǎng)勵(lì)會議3－5天，協(xié)會類會議平均期限3－5天。3)地理位置差異53三、策劃方案1.會議主題會議的目的制約著會議的主題和議程，決定會議的性質(zhì)，并且影響著會議的方式和結(jié)果。應(yīng)遵循的原則是寧簡勿繁，同時(shí)主題應(yīng)具有前瞻性和持續(xù)性。有時(shí)，在主題之外還另外加副標(biāo)題，副標(biāo)題用以進(jìn)一步補(bǔ)充和說明。三、策劃方案54還可在主題之下分主題，以突出主辦方所要強(qiáng)調(diào)的區(qū)域。如上海申辦2010年世博會，以“城市――讓生活變得更美好”為主題。在主題之下分五個(gè)專題：經(jīng)濟(jì)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展、城鄉(xiāng)相互作用、高技術(shù)發(fā)展、城市與多元化發(fā)展還可在主題之下分主題，以突出主辦方所要強(qiáng)調(diào)的區(qū)域。如上海申辦552.會議規(guī)模一般來說，影響會議規(guī)模的主要因素是動用的人員數(shù)量，其中又以參加會議的總?cè)藬?shù)為主要依據(jù)。有的會議要求造成聲勢，擴(kuò)大影響，需要達(dá)到一定的規(guī)模才能產(chǎn)生效果。有的會議要求保密性，必須嚴(yán)格控制與人數(shù)和會務(wù)人員，以防止會議內(nèi)容擴(kuò)散。2.會議規(guī)模56會議的規(guī)模直接約會議的效率。除了法定性會議和必須舉行的大規(guī)模會議之外，要盡可能地控制與會人數(shù)一般來說，規(guī)模決定場地，但常常由于場地的限制，會議規(guī)模受到相應(yīng)的限制。會議規(guī)模還與會議成本有關(guān)，規(guī)模越大，動用的人力、物力、財(cái)力就越多，會議成本就越高會議的規(guī)模直接約會議的效率。除了法定性會議和必須舉行的大規(guī)模573、會期和議程會期包括兩個(gè)方面的含義：其一指會議從開始到結(jié)束之前的時(shí)間跨度；其二指同期性會議召開的固定時(shí)間。國際會議的會期長短不一，長則數(shù)月，短則兩三天。國際會議的會期主要取決四個(gè)方面的因素，議程的盈匱，議題的難度，會議的周期，會議的準(zhǔn)備情況。3、會期和議程58會議的議程是一次會議所要討論的問題及進(jìn)展程序，所討論的問題稱為議題或議程項(xiàng)目。國際會議的議程有：開幕式；選舉會議主席團(tuán)成員；制定會議規(guī)則；大會發(fā)言；分組討論；其他事項(xiàng)；通過報(bào)告書；閉幕式會議的議程是一次會議所要討論的問題及進(jìn)展程序，所討論的問題稱594、落實(shí)會議場所和地點(diǎn)一般來說，會議地址的選擇要根據(jù)會議目標(biāo)，會議形態(tài)，會議實(shí)質(zhì)上的需求，與會者的期望，會議地點(diǎn)的設(shè)施與環(huán)境等。在選擇會議地點(diǎn)的時(shí)候還要考慮到季節(jié)因素，一方面是因?yàn)橛行┰O(shè)施具有季節(jié)性，另一方面是因?yàn)榧竟?jié)對與會者的影響，將受到他們預(yù)期和喜好的制約4、落實(shí)會議場所和地點(diǎn)60常見的會議地點(diǎn)類型有：（1）酒店（2）會議中心（3）大學(xué)大多數(shù)學(xué)校都擁有學(xué)術(shù)報(bào)告廳等會議設(shè)施，有些學(xué)校的會議場所也是向社會開放的，并且具備了與商業(yè)會議中心同樣規(guī)模和水平的設(shè)施（4）輪船，特別是游輪，有會議設(shè)施設(shè)置常見的會議地點(diǎn)類型有：61（5）療養(yǎng)地療養(yǎng)地也經(jīng)常配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會（6）主題公園主題公園有時(shí)也配備會議設(shè)施（7）公共建筑就是由國家投資的用于公共事業(yè)的非盈利性的設(shè)施，譬如博物館、圖書館等，這些地點(diǎn)也具有一定的會議設(shè)施滿足會議需要（8）公司內(nèi)部的會議地點(diǎn)（5）療養(yǎng)地62對于會議地點(diǎn)的選擇應(yīng)考慮如下要素：（1）距離和交通情況會議地點(diǎn)與與會者的距離；交通情況；會議地點(diǎn)與會議前后的旅行關(guān)系；會議地點(diǎn)的各個(gè)酒店與會場之間的距離怎樣等等交通便利，出行方便，便于區(qū)域間周轉(zhuǎn)。會場與機(jī)場，軌道工具之間的距離要適當(dāng)；停車場要有足夠的泊位對于會議地點(diǎn)的選擇應(yīng)考慮如下要素：63（2）舉辦會議的歷史以前是否在這個(gè)地點(diǎn)舉辦過會議；本會議以前是否在這個(gè)地點(diǎn)舉辦過會議（3）食宿及配套設(shè)施（4）費(fèi)用會議地點(diǎn)的收費(fèi)情況；是否提供免費(fèi)使用的房間；是否有淡季折扣；工作日和周末是否有所不同；是否需要交納押金；會議地點(diǎn)對附加收費(fèi)有哪些規(guī)定；哪些費(fèi)用可以延期支付；會議地點(diǎn)是否能夠保證客房價(jià)格等等（2）舉辦會議的歷史64（5）安全會議的地點(diǎn)的工作人員的安全意識；每個(gè)房間是否有煙感報(bào)警器和噴淋裝置；酒店是否公開了撤退程序和明顯標(biāo)記；是否配備了保險(xiǎn)箱；是否有常住醫(yī)生等等（5）安全65（6）會議地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施會議地點(diǎn)是否有汽車租賃服務(wù)；會議地點(diǎn)可以提供哪些娛樂活動；會議地點(diǎn)是否與附近的娛樂場所有聯(lián)系；會議地點(diǎn)是否對使用娛樂設(shè)施收費(fèi)；會議地點(diǎn)是否有商店等等基礎(chǔ)設(shè)施要齊全，專業(yè)會議要求新聞報(bào)道的環(huán)境，工作人員辦公的環(huán)境及設(shè)施通信要有保障，會場沒有電信盲點(diǎn)，上網(wǎng)寬帶配置，衛(wèi)星接受信號等通信技術(shù)支持的問題是現(xiàn)代會議的特別要求（6）會議地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施66（7）會議地點(diǎn)的景點(diǎn)景點(diǎn)是否靠近會議地點(diǎn)；與會者是否對這些景點(diǎn)感興趣；會議地點(diǎn)的管理部門是否與附近的景點(diǎn)有互惠合作等等。具體在進(jìn)行會議場所選定時(shí)，首先將可能合適的場地制作一張表單，然后實(shí)地考察。因?yàn)樗o了組織者一種從宣傳資料上無法讀到的“感覺”。（7）會議地點(diǎn)的景點(diǎn)67會議策劃方案的內(nèi)容可以通過回答以下一系列的問題來制定和調(diào)整。A誰（WHO）誰被邀請？實(shí)際有多少人會出席？這個(gè)“誰”應(yīng)該包括客戶演講人，搭檔與組織機(jī)構(gòu)B什么（WHAT）會議形式是什么，會議的形式會明顯影響預(yù)算，需要向代表團(tuán)傳遞這種信息。C何時(shí)（WHEN）.有效的組織會議需要充分的時(shí)間，而會議組織者恰恰經(jīng)常需要在極短期內(nèi)著手會議準(zhǔn)備，因此，必須考慮到財(cái)政年度，節(jié)假日和其他時(shí)間沖突等因素會議策劃方案的內(nèi)容可以通過回答以下一系列的問題來制定和調(diào)整。68E何地（WHERE）.會議將在哪里舉行，先定一個(gè)大范圍，然后縮小圈子。當(dāng)然此時(shí)交通運(yùn)輸是一個(gè)關(guān)鍵因素F為何（WHY）會議需要有個(gè)明確的目標(biāo)，如討論、發(fā)展、互通信息等。G如何（HOW）這是指具體的會議形式，如是否需要單間討論室，展覽空間，餐飲服務(wù)或IT設(shè)備等E何地（WHERE）.會議將在哪里舉行，先定一個(gè)大范圍，然后69由于會議的內(nèi)容、風(fēng)格和節(jié)奏各有不同，有時(shí)還應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面的問題A、選擇好關(guān)鍵講演者B、計(jì)劃好會議活動類型C、提供相關(guān)的城市觀光或商業(yè)參觀，這類提供往往會吸引與會者并延長他們的停留時(shí)間D、合理安排時(shí)間，要有足夠的機(jī)動時(shí)間以便應(yīng)急由于會議的內(nèi)容、風(fēng)格和節(jié)奏各有不同，有時(shí)還應(yīng)該注意以下幾個(gè)方70第二節(jié)會議預(yù)算制定一、預(yù)算步驟預(yù)算的第一步是確認(rèn)此次會議是盈利，還是保證收支平衡。無論會議類型如何，在草擬預(yù)算管理時(shí)應(yīng)注意到，必須顯示預(yù)計(jì)收支，并準(zhǔn)備會后的資產(chǎn)負(fù)債表來顯示實(shí)際的以收抵支，然后是理清費(fèi)用。費(fèi)用包括兩個(gè)主要類型，即固定費(fèi)用和可變費(fèi)用。第二節(jié)會議預(yù)算制定71固定費(fèi)用都是一樣的，包括：場地設(shè)施費(fèi)，講演者酬金，旅費(fèi)和支出，市場費(fèi)《包括宣傳手冊、郵寄廣告、新聞稿、廣告、記者招待會》，行政費(fèi)，視聽費(fèi)，租用費(fèi)《如家具、設(shè)備與燈光》，展覽費(fèi)、服務(wù)費(fèi)，路標(biāo)，鮮花和其他用來制造氣氛的項(xiàng)目，運(yùn)輸費(fèi)，保險(xiǎn)費(fèi)，審計(jì)費(fèi)，貸款利息或透支。固定費(fèi)用都是一樣的，包括：場地設(shè)施費(fèi)，講演者酬金，旅費(fèi)和支出72無論預(yù)算表準(zhǔn)確與否以及費(fèi)用控制的有多好，都將會有意料之外的支出?？偟念A(yù)算應(yīng)有10％的或有費(fèi)用也稱為不可預(yù)見費(fèi)用計(jì)劃。無論預(yù)算表準(zhǔn)確與否以及費(fèi)用控制的有多好，都將會有意料之外的支73可變費(fèi)用與會人數(shù)而浮動，包括：餐飲，住宿，娛樂，會議裝備《如文件、徽章等》，文件費(fèi)《如材料郵寄、注冊費(fèi)》等可變費(fèi)用與會人數(shù)而浮動，包括：餐飲，住宿，娛樂，會議裝備《如74最后是編制預(yù)算。會議預(yù)算一般由會議組織者的財(cái)力和實(shí)力，會議的規(guī)模檔次，活動的內(nèi)容，離目的地地遠(yuǎn)近，設(shè)施和服務(wù)等因素決定。最后是編制預(yù)算。會議預(yù)算一般由會議組織者