淺析企業(yè)ERP系統(tǒng)對企業(yè)管理及財(cái)務(wù)會計(jì)工作的影響

淺析企業(yè)ERP系統(tǒng)對企業(yè)管理及財(cái)務(wù)會計(jì)工作的影響"企業(yè)ERP系統(tǒng)是目前企業(yè)管理領(lǐng)域使用的重要工具，也是各大軟件開發(fā)商的開發(fā)重點(diǎn)。這里以一個初步實(shí)現(xiàn)ERP運(yùn)行，并從中受益的企業(yè)管理者角度淺議ERP為企業(yè)管理及財(cái)務(wù)工作帶來的影響。1、什么是ERPERP是enterpriseresourceplanning的英文縮寫，中文意思是企業(yè)資源方案，是目前企業(yè)管理界較為流行的一個名詞，但并不是一個全新的概念，對于企業(yè)管理者來說，經(jīng)營管理本身就是對企業(yè)可支配的各種資源的整合利用，創(chuàng)造價值的過程。但這時候的企業(yè)資源方案關(guān)注的往往是單個企業(yè)內(nèi)部資源的配置，管理范圍較小、難度較小，多使用手工或傳統(tǒng)處理流程進(jìn)展。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)資源及信息已難以通過手工操作實(shí)現(xiàn)快速集中和優(yōu)化，而市場競爭卻日趨劇烈，需要不斷進(jìn)步反映速度，減少決策失誤。在這種情況下，利用日新月異的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源方案成為企業(yè)管理的一個共同的需要。把客戶需求和企業(yè)內(nèi)部的制造活動、供應(yīng)商的制造資源整合在一起，形成企業(yè)一個完好的供應(yīng)鏈并對供應(yīng)鏈上所有環(huán)節(jié)如訂單、采購、庫存、方案、消費(fèi)制造、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、分銷、效勞與維護(hù)、財(cái)務(wù)管理、人事管理、實(shí)驗(yàn)室管理、工程管理、配方管理等進(jìn)展有效管理，就具有非常重要的意義。這里提出的企業(yè)ERP系統(tǒng)是利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)工具，配合實(shí)用的管理軟件，利用信息技術(shù)手段優(yōu)化企業(yè)價值鏈資源方案，到達(dá)高效、即時、高度綜合的效果，為公司管理提供更有指導(dǎo)意義的資源信息。目前國際上有ORACLE、SAR等品牌，國內(nèi)如用友、金蝶等都有自己的ERP軟件產(chǎn)品。但在目前國內(nèi)企業(yè)中鮮有完好的成功施行例證。2、ERP作為企業(yè)管理的先進(jìn)思想和工具，他為企業(yè)管理帶來的變化?！?〕整合企業(yè)供應(yīng)、消費(fèi)、銷售價值鏈。伴隨企業(yè)競爭范圍的擴(kuò)大，企業(yè)為了應(yīng)對競爭，不但需要對自身資源信息的掌握，同時需要將供應(yīng)商和銷售商信息進(jìn)展整合形成相對完好的供銷體系信息，以共同應(yīng)對變化的市場和競爭對手的多變的競爭手段，力爭實(shí)現(xiàn)集體的競爭優(yōu)勢，到達(dá)共贏的目的。由于有了先進(jìn)的信息技術(shù)和ERP，使企業(yè)有了實(shí)現(xiàn)整合價值鏈信息的技術(shù)平臺，解決了手段的問題?！?〕管理思想的改變。傳統(tǒng)的管理形式強(qiáng)調(diào)事前預(yù)計(jì)、事中控制、事后審核，業(yè)務(wù)的發(fā)生人為分為幾個環(huán)節(jié)，而ERP的思想那么是實(shí)時的跟蹤，管理者可以跟蹤到業(yè)務(wù)的每一步操作，隨時發(fā)現(xiàn)存在的問題。甚至通過專門的軟件設(shè)計(jì)，讓系統(tǒng)自動通報(bào)問題。公司的管理成了一個動態(tài)的系統(tǒng)，一個環(huán)環(huán)相扣的過程。而且部分原有的業(yè)務(wù)流程要重新調(diào)整，減少隨意性，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)性。管理信息越來越精細(xì)和集成。例如在傳統(tǒng)信息流體系下，要想得到實(shí)時的銷售信息幾乎是不可能的，只有每天或每一規(guī)定的時段由銷售統(tǒng)計(jì)人員將一定時間的銷售信息進(jìn)展匯總后才能提供完好的銷售信息。而在企業(yè)ERP系統(tǒng)下，物流和信息流是同時進(jìn)展的，管理者可隨時得到任何時間和任何時段的銷售信息?！?〕信息來源的變化。在原有的管理系統(tǒng)中，物流、資金流、信息流是互相別離的，信息來源于對物流、資金流的綜合處理，如月底綜合處理全部的驗(yàn)收、領(lǐng)料、銷售。在日常的運(yùn)轉(zhuǎn)中信息流是與其他流動相別離的，他們之間的關(guān)系只有月度結(jié)算后才明朗，而ERP系統(tǒng)那么把三者和而為一，每一種流動都連帶其他流動，而且同時分不同的渠道各自集中，信息的來源已不是業(yè)務(wù)部門出物流信息，財(cái)務(wù)部門出資金流和信息流，而是，三流同時、即時流動。信息的來源向業(yè)務(wù)的源頭延伸，特別是涉及物流的信息都要由物流人員在物流業(yè)務(wù)處理同時生成信息流，并定期或隨時傳遞到整個系統(tǒng)。信息不必在規(guī)定的時間集中處理，財(cái)務(wù)人員的匯總各種信息載體的功能將向業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)更多的是監(jiān)視信息的形成、分析信息、提出建議。業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)已經(jīng)真正連為一體，信息共享。傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)信息處理系統(tǒng)，根本可以分為一級核算和二級核算兩種形式，在一級核算形式下，企業(yè)的財(cái)務(wù)信息全部由財(cái)務(wù)會計(jì)部門根據(jù)各業(yè)務(wù)部門提供的原始單據(jù)集中處理，形成財(cái)務(wù)信息，出具各種會計(jì)報(bào)表。在二級核算體制下，企業(yè)財(cái)務(wù)信息處理由兩層組成，第一層次的本錢歸集、核算由各消費(fèi)車間設(shè)立的本錢核算員完成，企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)部門負(fù)責(zé)形成其他會計(jì)信息，出具財(cái)務(wù)報(bào)表。在這兩種形式下，企業(yè)都可以使用手工處理，也可以利用一些簡單的會計(jì)軟件。但最終的財(cái)務(wù)信息、會計(jì)憑證、會計(jì)分錄都是由財(cái)務(wù)部門制做。但在ERP處理背景下，企業(yè)財(cái)務(wù)信息的來源發(fā)生了一些變化，由于各業(yè)務(wù)模塊分散在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，比方采購模塊由采購部門使用、庫存模塊由倉儲部門使用，銷售模塊由銷售部門使用，總帳、往來帳模塊由財(cái)務(wù)部門使用，各模塊使用者通過一種環(huán)環(huán)相扣的方式形成最終的集成信息，而某些財(cái)務(wù)信息是在業(yè)務(wù)操作時就已形成，比方：采購流程中，發(fā)出訂單時不產(chǎn)生會計(jì)信息，驗(yàn)收入庫時那么通過對采購信息的匹配自動生成標(biāo)準(zhǔn)本錢會計(jì)分錄：CR：原材料等DR：應(yīng)付帳款-中轉(zhuǎn)科目當(dāng)財(cái)務(wù)部門核銷供應(yīng)商發(fā)票時生成如下科目：CR：應(yīng)付帳款-中轉(zhuǎn)科目DR應(yīng)付帳款-某供應(yīng)商同時對于實(shí)際本錢與標(biāo)準(zhǔn)本錢的價差進(jìn)展處理。由以上處理可以看出，會計(jì)信息在倉儲部門的驗(yàn)收過程中已經(jīng)產(chǎn)生，是在系統(tǒng)中通過對已經(jīng)存在的采購定單的核銷過程中形成的，但這種信息的重點(diǎn)是形成庫存信息，用于指導(dǎo)采購和消費(fèi)，而財(cái)務(wù)部門對供應(yīng)商發(fā)票的處理過程是根據(jù)倉儲部門的驗(yàn)收進(jìn)展的核對和錄入過程，產(chǎn)生的主要是對供應(yīng)商的付款信息，兩部信息通過一個中轉(zhuǎn)科目合并成有效的財(cái)務(wù)信息。而且在這個過程中企業(yè)財(cái)務(wù)部門可以實(shí)現(xiàn)對采購價格的絕對監(jiān)控，在財(cái)務(wù)部門維護(hù)價格的情況下，采購訂單的價格信息自動生成。在產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)也是如此，產(chǎn)品根據(jù)銷售定單，產(chǎn)品出廠時銷售系統(tǒng)會生成如下分錄CR：產(chǎn)品銷售本錢—標(biāo)準(zhǔn)本錢DR：產(chǎn)成品—標(biāo)準(zhǔn)本錢月末結(jié)算時調(diào)整實(shí)際本錢與標(biāo)準(zhǔn)本錢的差異，并在系統(tǒng)中生成發(fā)票，系統(tǒng)會計(jì)分錄為：CR：應(yīng)收帳款-某客戶DR：主營業(yè)務(wù)收入—某產(chǎn)品由以上分析可見，財(cái)務(wù)信息的來源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸，財(cái)務(wù)會計(jì)部門所做的工作是保證業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)處理的準(zhǔn)確性、及時性，并進(jìn)展修訂。傳統(tǒng)信息處理方式下要等到材料入庫、驗(yàn)收、財(cái)務(wù)部門核對供應(yīng)商發(fā)票并登錄帳薄后才能理解材料的進(jìn)、出、存。而在使用ERP系統(tǒng)處理中，每一個環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的處理都有相應(yīng)的信息形成，并可以隨時檢索使用。3、企業(yè)施行ERP的背景及遠(yuǎn)景隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大，信息量越來越大，利用原有的信息處理流程和信息載體，已無法使信息及時得到整理和傳達(dá)，決策者得到的甚至是過時的信息，國內(nèi)傳統(tǒng)的公司企業(yè)一般主要經(jīng)營地都集中在某一區(qū)域，資產(chǎn)、市場區(qū)域、人員構(gòu)造都比較簡單，企業(yè)經(jīng)營者可以及時獲得各方面的信息，對自己掌握的資源可以說一清二楚，甚至可以通過現(xiàn)場的巡查獲得信息。但是隨著社會經(jīng)濟(jì)的開展，企業(yè)為了擁有更有利的競爭優(yōu)勢，通過擴(kuò)大消費(fèi)和實(shí)行收購兼并等策略使規(guī)模急劇擴(kuò)張，例如上市公司通過收購、兼并、合資建廠等手段使旗下企業(yè)可以多達(dá)幾十家、甚至幾百家。而且處于不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，不同的地理位置，具有不同的管理程度。在信息極度分散的情況下如何及時獲得信息，實(shí)現(xiàn)對公司的有效控制、及時決策。都成為擺在經(jīng)營者面前的當(dāng)務(wù)之急。在這種情況下，某些領(lǐng)先的公司開始推行ERP，施行ERP系統(tǒng)對公司管理程度的要求是比較高的，具有全新的管理思想。對于國內(nèi)企業(yè)來說，由于管理體制的問題，很多公司無法承受標(biāo)準(zhǔn)化的管理，甚至認(rèn)為限制了公司的操作。實(shí)際上，一個公司假設(shè)真的想開展、就必須走標(biāo)準(zhǔn)化的道路。甚至不得不有限度的放棄效率。否那么必然陷入混亂的境地，這已經(jīng)有太多的例證了。4、ERP與外部環(huán)境目前ERP施行尚受到國內(nèi)環(huán)境的影響，由于國內(nèi)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行機(jī)制與國際環(huán)境有不同之處，受國內(nèi)ERP軟件開展時間有限制，國內(nèi)軟件在滿足集團(tuán)用戶上尚有差距，所以很多大型企業(yè)集團(tuán)采用國際軟件，如聯(lián)想集團(tuán)使用SAP，青島啤酒使用ORACLE等。但國際軟件受其開發(fā)環(huán)境的影響，具有標(biāo)準(zhǔn)的軟件功能，不一定完全適宜中國國內(nèi)環(huán)境，必須經(jīng)過一系列軟件的二次開發(fā)和利用其他輔助手段實(shí)現(xiàn)軟件功能與企業(yè)信息需求之間的匹配。比方銷售發(fā)票，國際上通行的做法是形式發(fā)票，企業(yè)根據(jù)自己單位開出的形式發(fā)票作為原始憑證和報(bào)稅根據(jù)，而國內(nèi)企業(yè)必須使用到稅務(wù)機(jī)關(guān)領(lǐng)用的發(fā)票確認(rèn)交易和據(jù)以報(bào)稅，這樣一來企業(yè)ERP系統(tǒng)生成的發(fā)票必須與按照稅務(wù)機(jī)關(guān)要求開出的發(fā)票進(jìn)展銜接，特別是在計(jì)算機(jī)開具增值稅專用發(fā)票的情況下，企業(yè)要從系統(tǒng)中引出形式發(fā)票的匯總信息，再利用稅務(wù)機(jī)構(gòu)的開票系統(tǒng)開增值稅專用發(fā)票。由于國內(nèi)貿(mào)易習(xí)慣使用含稅價，造成不含稅價經(jīng)常出現(xiàn)多位小數(shù)，甚至循環(huán)。在數(shù)量足夠大的情況下，系統(tǒng)數(shù)據(jù)和開票系統(tǒng)會出現(xiàn)一定差額，企業(yè)要根據(jù)稅務(wù)開票系統(tǒng)數(shù)據(jù)調(diào)整ERP數(shù)據(jù)。再比方：國內(nèi)會計(jì)報(bào)表審計(jì)習(xí)慣于原有的會計(jì)處理流程，使用ERP后，會計(jì)信息來源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸，而且出現(xiàn)了一些中轉(zhuǎn)科目，帳戶信息的查詢方式、信息的列示方式都發(fā)生了相應(yīng)的變化，如何適應(yīng)這種變化，為審計(jì)領(lǐng)域提出了新的要求。還有，企業(yè)ERP系統(tǒng)假設(shè)可以與企業(yè)的電子商務(wù)系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理、網(wǎng)上銀行系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接那么可以更大的發(fā)揮信息技術(shù)所帶來高效率。但是這些在目前的國內(nèi)信息技術(shù)開展程度上無法全面實(shí)現(xiàn)，先行者必須考慮將來的開展趨勢，留出足夠的開展空間。5、ERP給財(cái)務(wù)會計(jì)工作提出更高的要求。對于長期使用手工操作進(jìn)展財(cái)務(wù)會計(jì)處理或是使用電子計(jì)算機(jī)模擬手工操作的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)展會計(jì)處理的財(cái)務(wù)會計(jì)人員提出了新的要求。1、計(jì)算機(jī)操作才能的進(jìn)步，由于ERP操作全部依靠電腦進(jìn)展，操作人員必須具備一定的電腦操作才能。2、財(cái)務(wù)會計(jì)人員崗位的變化，受財(cái)務(wù)信息來源的影響，很多原來由財(cái)務(wù)會計(jì)人員處理的信息向下延伸，會計(jì)工作量會下降，而且操作有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，不懂財(cái)務(wù)會計(jì)的人員甚至也能按標(biāo)準(zhǔn)操作完成工作，會計(jì)人員面臨崗位減少的挑戰(zhàn)。3、財(cái)務(wù)會計(jì)人員角色的變化，會計(jì)人員直接處理的業(yè)務(wù)減少了，但是維護(hù)系統(tǒng)正常運(yùn)行，保證各環(huán)節(jié)按照操作規(guī)程操作，保證會計(jì)及其他信息的及時、完好，減少誤操作對信息造成的不良影響成為財(cái)務(wù)會計(jì)人員的一項(xiàng)新的工作，同時，由于工作量上的變化，財(cái)務(wù)會計(jì)人員應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)角色的轉(zhuǎn)變，學(xué)會利用系統(tǒng)提供的信息進(jìn)展加工分析，形成更有價值的信息。4、財(cái)務(wù)會計(jì)人員工作方式的變化受國家財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)周期性影響，原來的財(cái)務(wù)會計(jì)工作業(yè)務(wù)量呈杠鈴型，月初和月末工作量大，受及時性要求，經(jīng)常需要加班。而月中那么比較平淡，財(cái)務(wù)會計(jì)人員常常無所事事，財(cái)務(wù)人員想將業(yè)務(wù)日?；?，但沒有集中的信息難以實(shí)現(xiàn)。施行ERP后，大量的業(yè)務(wù)如收料、發(fā)料、費(fèi)用分配、發(fā)貨等在實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時即可形成會計(jì)信息，業(yè)務(wù)量向日常轉(zhuǎn)移，月末僅對涉及總帳的業(yè)務(wù)進(jìn)展過帳處理，省掉大量的匯總、分類等計(jì)算工作，可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的平衡化。