文書(shū)立卷整理方法概述課件

文書(shū)立卷整理方法文書(shū)立卷整理方法1一、文書(shū)立卷的定義與要求二、文件材料歸檔范圍與不歸檔范圍三、文書(shū)立卷步驟文書(shū)立卷整理方法概述課件2一、文書(shū)立卷的定義與要求

1、文書(shū)立卷的定義文書(shū)立卷就是文書(shū)處理部門(mén)將辦理完畢的、具有考查保存價(jià)值的文件材料，按照立卷的原則、要求和方法組成案卷，而圍繞組卷所進(jìn)行的全部工作，就叫做文書(shū)立卷工作。一、文書(shū)立卷的定義與要求1、文書(shū)立卷的定義3定義包含三層意思

（1）必須是辦理完畢的文件材料才應(yīng)立卷（2）必須是具有查考和保存價(jià)值的文件材料才應(yīng)立卷（3）按照文件在形成過(guò)程中的規(guī)律和聯(lián)系組卷定義包含三層意思（1）必須是辦理完畢的文件材料才42、文書(shū)立卷的要求

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別

不同價(jià)值，便于保管和利用。2、文書(shū)立卷的要求5應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）應(yīng)歸檔的文件材料要收集齊全完整（2）遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系（3）立卷要區(qū)分文件的不同價(jià)值（4）便于保管和利用應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：6二、文件材料歸檔范圍與不歸檔范圍1、歸檔范圍

概括地講就是本單位（包括黨、政、工、團(tuán)等各個(gè)部門(mén)）在工作活動(dòng)中形成的具有查考價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話(huà)記錄、會(huì)議記錄、調(diào)查材料、統(tǒng)計(jì)材料、圖表、簿冊(cè)，本單位編印的出版物底稿和樣本等，這是從總體上來(lái)講的。二、文件材料歸檔范圍與不歸檔范圍1、歸檔范圍7

包括3個(gè)層面的文件材料：（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料

一是隸屬上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料

二是非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料包括3個(gè)層面的文件材料：8（2）本單位的文件材料

一是紅頭文件

二是白頭文件文書(shū)立卷整理方法概述課件9（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料

一是同級(jí)機(jī)關(guān)與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作時(shí)的重要來(lái)往文件材料。

二是有關(guān)機(jī)關(guān)對(duì)本單位工作檢查或?qū)W習(xí)考察時(shí)形成的重要文件材料等。（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料102、不歸檔范圍（1）上級(jí)單位的文件材料：一是普發(fā)性不需本單位辦理的文件材料；二是任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件材料；三是供工作參考的抄件等。2、不歸檔范圍11（2）本單位的文件材料

一是重份文件；二是無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；三是一般性文件的歷次修改稿和校對(duì)稿；（2）本單位的文件材料12

四是無(wú)特殊保存價(jià)值的信封和不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話(huà)記錄；五是機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料；六是本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)時(shí)形成的與本單位無(wú)關(guān)的文件材料；七是有關(guān)工作參考的文件材料。四是無(wú)特殊保存價(jià)值的信封和不需辦理的13（3）同級(jí)單位的文件材料一是不需要貫徹執(zhí)行的文件材料；二是不需辦理的抄送文件材料及供參考的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映等。文書(shū)立卷整理方法概述課件14三、文書(shū)立卷步驟

第一步：分年度

分年度就是將文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)三、文書(shū)立卷步驟第一步：分年度15

1、文件形成的年度和文件內(nèi)容所針對(duì)的年度一致的，應(yīng)放在文件形成的年度立卷。

2、文件形成年度與文件內(nèi)容所針對(duì)的年度不一致，立卷時(shí)應(yīng)以文件內(nèi)容所針對(duì)的年度為準(zhǔn)1、文件形成的年度和文件內(nèi)容所針對(duì)的年度一16

3、總結(jié)和計(jì)劃一般不應(yīng)寫(xiě)在一起，遇有寫(xiě)在一起的應(yīng)視文件內(nèi)容的主次來(lái)決定立卷的年度。

4、有些工作的過(guò)程是跨年度的，工作中形成的文件數(shù)量也不多，當(dāng)年可不立卷，等這項(xiàng)工作結(jié)束后放在辦結(jié)的年度立卷。3、總結(jié)和計(jì)劃一般不應(yīng)寫(xiě)在一起，遇有寫(xiě)在一起17

5、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文，應(yīng)將問(wèn)復(fù)文一起放在批復(fù)、復(fù)文時(shí)間立卷。如果請(qǐng)示不知什么時(shí)間能夠批復(fù)的，可按請(qǐng)示年度立卷。文書(shū)立卷整理方法概述課件18第二步：分作者（責(zé)任者）

分作者就是在同一年度內(nèi)，按上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)形成的文件分開(kāi)，一般情況下不應(yīng)混淆。第二步：分作者（責(zé)任者）19第三步：劃分保管期限

分保管期限，就是將同一年度同一級(jí)別的文件按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開(kāi)。文書(shū)立卷整理方法概述課件20

國(guó)家檔案局于2006年12月發(fā)布了新的保管期限表，將原來(lái)的永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限改為永久、定期兩種保管期限，在定期中又分為30年、10年兩種。國(guó)家檔案局于2006年12月發(fā)布了新的保21

永久保管的文書(shū)檔案主要包括8方面的文件材料：

一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；

三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

22四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

六是本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)23七是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。文書(shū)立卷整理方法概述課件24定期保管的文書(shū)檔案主要包括9個(gè)方面的文件材料：

一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；

三是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

定期保管的文書(shū)檔案主要包括9個(gè)方面的文件材料：25

四是本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；

五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

六是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；文書(shū)立卷整理方法概述課件26

七是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

九是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。文書(shū)立卷整理方法概述課件27

第四步：分問(wèn)題

分問(wèn)題就是將文件按內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。

“問(wèn)題”是指文件內(nèi)容記述和反映的某一方面的工作問(wèn)題或涉及的人物、事件、事物等。第四步：分問(wèn)題28第五步：卷內(nèi)組合卷內(nèi)組合就是將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件，按一定形式組合起來(lái)。第五步：卷內(nèi)組合29組合的基本方法：

1、學(xué)校管理和各種活動(dòng)中形成的文件、調(diào)研材料、制度等，一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請(qǐng)求與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)組合在一起。

2、會(huì)議文件，根據(jù)文件多少，可以一會(huì)一卷或數(shù)會(huì)一卷，文件多時(shí)也可一會(huì)數(shù)卷。組合的基本方法：30

3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，一般同一種格式、名稱(chēng)組一卷（或數(shù)卷），當(dāng)文件特別少時(shí)也可幾種格式組一卷。

4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按作者或名稱(chēng)組合。

5、案件材料，可一案一卷或一案數(shù)卷。

6、簡(jiǎn)報(bào)、刊物可按名稱(chēng)數(shù)期一卷。

31第六步：卷內(nèi)文件排列排列的總體要求是：保持文件之間的聯(lián)系，固定每份文件的位置，使卷內(nèi)的文件有條不紊，便于人們查找利用。第六步：卷內(nèi)文件排列32

卷內(nèi)排列方法

1、按時(shí)間排列。就是按照文件形成時(shí)間的先后順序依次排列卷內(nèi)文件，即日期早的在前，日期晚的在后。

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2、按重要程度排列。就是按卷內(nèi)文件重要程度的不同排列文件順序。

3、按問(wèn)題排列。就是按照卷內(nèi)文件的不同問(wèn)題排列文件的順序。

4、按作者排列。就是按卷內(nèi)文件的不同作者分別排列文件順序。

2、按重要程度排列。就是按卷內(nèi)文件重要34第七步：編寫(xiě)頁(yè)號(hào)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)時(shí)注意一是在編號(hào)之前，應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件所有張、頁(yè)數(shù)進(jìn)行一次全面細(xì)致的檢查，看其是否存在著前后倒置、上下顛倒及串頁(yè)現(xiàn)象，如果發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)予以糾正。第七步：編寫(xiě)頁(yè)號(hào)35

二是按照卷內(nèi)文件的排列順序，用黑色鉛筆依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，號(hào)碼一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。若是一面有字的文件，在每頁(yè)文件的右上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，凡是兩面有字的文件，應(yīng)在每頁(yè)文件的正面右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

36三是卷內(nèi)所有的文件，包括辦文過(guò)程中的重要簽條，閱文卡、收文卡等都要逐頁(yè)編號(hào)。文書(shū)立卷整理方法概述課件37第八步：填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄的項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注。具體格式如下：第八步：填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄38卷內(nèi)文件目錄順序號(hào)

文號(hào)

責(zé)任者

題名日期頁(yè)號(hào)備注

卷內(nèi)文件目錄順序號(hào)39

1、順序號(hào)：就是以卷內(nèi)文件排列的先后順序填寫(xiě)的序號(hào)。2、文號(hào)：就是文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，也可以說(shuō)是公文的編號(hào)。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)代號(hào)、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)三部分。

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3、責(zé)任者：就是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個(gè)人，即文件的發(fā)文單位或署名者。

4、題名：題名即文件的標(biāo)題，它是直接表達(dá)文件內(nèi)容和中心主題的文件特征。3、責(zé)任者：就是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有415、日期：就是填寫(xiě)文件的形成時(shí)間。6、頁(yè)號(hào)：就是填寫(xiě)卷內(nèi)文件所在頁(yè)的編號(hào)。

7、備注：是指卷內(nèi)文件有變化時(shí)所作的必要說(shuō)明。5、日期：就是填寫(xiě)文件的形成時(shí)間。42第九步：擬寫(xiě)案卷標(biāo)題案卷標(biāo)題的主要構(gòu)成部分有作者、問(wèn)題和文件名稱(chēng)。文書(shū)立卷整理方法概述課件43常見(jiàn)的案卷標(biāo)題構(gòu)成形式：

1、責(zé)任者＋問(wèn)題＋名稱(chēng)

2、責(zé)任者＋文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間＋問(wèn)題＋文件名稱(chēng)

3、責(zé)任者＋針對(duì)時(shí)間＋出版物名稱(chēng)常見(jiàn)的案卷標(biāo)題構(gòu)成形式：444、會(huì)議名稱(chēng)＋文件材料5、當(dāng)事人＋問(wèn)題＋案卷（卷）6、通訊者＋問(wèn)題＋來(lái)往文書(shū)4、會(huì)議名稱(chēng)＋文件材料45第十步：填寫(xiě)卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表的項(xiàng)目包括：本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間四項(xiàng)內(nèi)容。第十步：填寫(xiě)卷內(nèi)備考表46卷內(nèi)備考表卷內(nèi)情況說(shuō)明立卷人：審核人：立卷時(shí)間：卷內(nèi)備考表卷內(nèi)情況說(shuō)明立卷人：47

1、立卷情況說(shuō)明：主要是填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。

2、立卷人：主要是填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理該卷歸檔文件的人員姓名。

483、檢查人：主要是填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。4、立卷時(shí)間：就是填寫(xiě)完成立卷的日期。文書(shū)立卷整理方法概述課件49第十一步：案卷的裝訂1、拆除文件上的金屬物2、修補(bǔ)3、折迭取齊4、裝訂案卷時(shí)一般應(yīng)采用三孔一線(xiàn)的方法裝訂。第十一步：案卷的裝訂50第十二步：填寫(xiě)案卷封面

案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱(chēng)、

類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、時(shí)間、保管

期限、件、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)。第十二步：填寫(xiě)案卷封面51案卷封面自年月至年月保管期限本卷共件頁(yè)歸檔號(hào)全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)案卷封面自年月至年月保管期限本521、全宗名稱(chēng)：該欄填寫(xiě)立檔單位名稱(chēng)。2、類(lèi)目名稱(chēng)：指全宗內(nèi)立卷類(lèi)目（或文件分類(lèi)表）的第末級(jí)類(lèi)名稱(chēng)。3、案卷標(biāo)題：按照已擬寫(xiě)好的案卷標(biāo)題填寫(xiě)在案卷封面的中間位置。1、全宗名稱(chēng)：該欄填寫(xiě)立檔單位名稱(chēng)。53

4、起止時(shí)間欄：卷內(nèi)最早形成的文件日期為起，最晚形成文件的日期為止。

5、卷內(nèi)文件數(shù)量：填寫(xiě)卷內(nèi)文件的實(shí)際件數(shù)與頁(yè)數(shù)。

6、保管期限：按立卷時(shí)劃定的案卷保管期限填寫(xiě)。

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7、歸檔號(hào)：歸檔號(hào)也叫文書(shū)處理號(hào)，是文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)每個(gè)年度形成的案卷編制的順序號(hào)。8、全宗號(hào)：全宗號(hào)是檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號(hào)。9、類(lèi)目號(hào)：類(lèi)目號(hào)是分類(lèi)方案中類(lèi)目的標(biāo)識(shí)符號(hào)。7、歸檔號(hào)：歸檔號(hào)也叫文書(shū)處理號(hào)，是文書(shū)55采用年度——保管期限分類(lèi)法的，類(lèi)目號(hào)為：1?1

永久文書(shū)檔案永久文書(shū)檔案56長(zhǎng)期（30年）文書(shū)檔案1?2長(zhǎng)期（30年）文書(shū)檔案1?257例2：采用年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類(lèi)法的，類(lèi)目號(hào)為：

永久辦公室1?1?1文書(shū)檔案例2：采用年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類(lèi)法的，類(lèi)目號(hào)為：永58長(zhǎng)期（30年）辦公室1?1?2文書(shū)檔案長(zhǎng)期（30年）辦公室1?1?2文書(shū)檔案5910、案卷號(hào)就是在末級(jí)類(lèi)止號(hào)內(nèi)，依據(jù)案卷排列后的流水編號(hào)填寫(xiě)。文書(shū)立卷整理方法概述課件60第十三步：編制案卷目錄案卷目錄的內(nèi)容包括：案卷號(hào)、

案卷題名、年度、頁(yè)數(shù)、保管期限、

備注。第十三步：編制案卷目錄61案卷目錄案卷號(hào)案卷題名年度頁(yè)數(shù)保管期限備注室編館編案卷目錄案卷號(hào)案卷題62案卷號(hào)：分室編和館編兩項(xiàng)，館編一欄可不填，室編一欄內(nèi)依次填寫(xiě)為案卷所編的順序號(hào)。

案卷題名：應(yīng)與案卷封面上的標(biāo)題完全一致，不允許隨意改動(dòng)或縮減。案卷號(hào)：分室編和館編兩項(xiàng)，館編一欄可不填63

年度：案卷所屬年度應(yīng)填寫(xiě)全稱(chēng)。頁(yè)數(shù)：卷內(nèi)文件的實(shí)有頁(yè)數(shù)。保管期限：應(yīng)與案卷封面上的保管期限完全一致。備注：用來(lái)說(shuō)明案卷的某些特殊情況。年度：案卷所屬年度應(yīng)填寫(xiě)全稱(chēng)。64第十四步：裝盒裝盒時(shí)應(yīng)遵從以下要求：（1）不同形成年度的檔案不應(yīng)放入同一盒內(nèi)；

（2）不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒內(nèi)。第十四步：裝盒65謝謝！文書(shū)立卷整理方法概述課件661、聰明的人有長(zhǎng)的耳朵和短的舌頭?！トR格2、重復(fù)是學(xué)習(xí)之母?！掖雀?、當(dāng)你還不能對(duì)自己說(shuō)今天學(xué)到了什么東西時(shí)，你就不要去睡覺(jué)?！ｎD堡4、人天天都學(xué)到一點(diǎn)東西，而往往所學(xué)到的是發(fā)現(xiàn)昨日學(xué)到的是錯(cuò)的?！狟.V5、學(xué)到很多東西的訣竅，就是一下子不要學(xué)很多?！蹇?、學(xué)問(wèn)是異常珍貴的東西，從任何源泉吸收都不可恥?！⒉贰と铡しɡ?、學(xué)習(xí)是勞動(dòng)，是充滿(mǎn)思想的勞動(dòng)?！獮跎晁够?、聰明出于勤奮，天才在于積累－－華羅庚9、好學(xué)而不勤問(wèn)非真好學(xué)者。10、書(shū)山有路勤為徑，學(xué)海無(wú)涯苦作舟。11、人的大腦和肢體一樣，多用則靈，不用則廢－茅以升12、你想成為幸福的人嗎？但愿你首先學(xué)會(huì)吃得起苦－－屠格涅夫13、成功＝艱苦勞動(dòng)＋正確方法＋少說(shuō)空話(huà)－－愛(ài)因斯坦14、不經(jīng)歷風(fēng)雨，怎能見(jiàn)彩虹－《真心英雄》15、只有登上山頂，才能看到那邊的風(fēng)光。16只會(huì)幻想而不行動(dòng)的人，永遠(yuǎn)也體會(huì)不到收獲果實(shí)時(shí)的喜悅。17、勤奮是你生命的密碼，能譯出你一部壯麗的史詩(shī)。18．成功，往往住在失敗的隔壁！19生命不是要超越別人，而是要超越自己．20．命運(yùn)是那些懦弱和認(rèn)命的人發(fā)明的?。?．人生最大的喜悅是每個(gè)人都說(shuō)你做不到，你卻完成它了?。?．世界上大部分的事情，都是覺(jué)得不太舒服的人做出來(lái)的．２3．昨天是失效的支票，明天是未兌現(xiàn)的支票，今天才是現(xiàn)金．２4．一直割舍不下一件事，永遠(yuǎn)成不了!２5．掃地，要連心地一起掃?。?．不為模糊不清的未來(lái)?yè)?dān)憂(yōu)，只為清清楚楚的現(xiàn)在努力．２7．當(dāng)你停止嘗試時(shí)，就是失敗的時(shí)候．２8．心靈激情不在，就可能被打?。?．凡事不要說(shuō)＂我不會(huì)＂或＂不可能＂，因?yàn)槟愀具€沒(méi)有去做?。?．成功不是靠夢(mèng)想和希望，而是靠努力和實(shí)踐．３1．只有在天空最暗的時(shí)候，才可以看到天上的星星．３2．上帝說(shuō)：你要什么便取什么，但是要付出相當(dāng)?shù)拇鷥r(jià)．３3．現(xiàn)在站在什么地方不重要，重要的是你往什么方向移動(dòng)。３4．寧可辛苦一陣子，不要苦一輩子．３5．為成功找方法，不為失敗找借口．３6．不斷反思自己的弱點(diǎn)，是讓自己獲得更好成功的優(yōu)良習(xí)慣。３7．垃圾桶哲學(xué)：別人不要做的事，我揀來(lái)做！３8．不一定要做最大的，但要做最好的．３9．死的方式由上帝決定，活的方式由自己決定?。?．成功是動(dòng)詞，不是名詞！20、不要只會(huì)吃奶，要學(xué)會(huì)吃干糧，尤其是粗茶淡飯。1、聰明的人有長(zhǎng)的耳朵和短的舌頭。——弗萊格67文書(shū)立卷整理方法文書(shū)立卷整理方法68一、文書(shū)立卷的定義與要求二、文件材料歸檔范圍與不歸檔范圍三、文書(shū)立卷步驟文書(shū)立卷整理方法概述課件69一、文書(shū)立卷的定義與要求

1、文書(shū)立卷的定義文書(shū)立卷就是文書(shū)處理部門(mén)將辦理完畢的、具有考查保存價(jià)值的文件材料，按照立卷的原則、要求和方法組成案卷，而圍繞組卷所進(jìn)行的全部工作，就叫做文書(shū)立卷工作。一、文書(shū)立卷的定義與要求1、文書(shū)立卷的定義70定義包含三層意思

（1）必須是辦理完畢的文件材料才應(yīng)立卷（2）必須是具有查考和保存價(jià)值的文件材料才應(yīng)立卷（3）按照文件在形成過(guò)程中的規(guī)律和聯(lián)系組卷定義包含三層意思（1）必須是辦理完畢的文件材料才712、文書(shū)立卷的要求

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別

不同價(jià)值，便于保管和利用。2、文書(shū)立卷的要求72應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）應(yīng)歸檔的文件材料要收集齊全完整（2）遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系（3）立卷要區(qū)分文件的不同價(jià)值（4）便于保管和利用應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：73二、文件材料歸檔范圍與不歸檔范圍1、歸檔范圍

概括地講就是本單位（包括黨、政、工、團(tuán)等各個(gè)部門(mén)）在工作活動(dòng)中形成的具有查考價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話(huà)記錄、會(huì)議記錄、調(diào)查材料、統(tǒng)計(jì)材料、圖表、簿冊(cè)，本單位編印的出版物底稿和樣本等，這是從總體上來(lái)講的。二、文件材料歸檔范圍與不歸檔范圍1、歸檔范圍74

包括3個(gè)層面的文件材料：（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料

一是隸屬上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料

二是非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料包括3個(gè)層面的文件材料：75（2）本單位的文件材料

一是紅頭文件

二是白頭文件文書(shū)立卷整理方法概述課件76（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料

一是同級(jí)機(jī)關(guān)與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作時(shí)的重要來(lái)往文件材料。

二是有關(guān)機(jī)關(guān)對(duì)本單位工作檢查或?qū)W習(xí)考察時(shí)形成的重要文件材料等。（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料772、不歸檔范圍（1）上級(jí)單位的文件材料：一是普發(fā)性不需本單位辦理的文件材料；二是任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件材料；三是供工作參考的抄件等。2、不歸檔范圍78（2）本單位的文件材料

一是重份文件；二是無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；三是一般性文件的歷次修改稿和校對(duì)稿；（2）本單位的文件材料79

四是無(wú)特殊保存價(jià)值的信封和不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話(huà)記錄；五是機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料；六是本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)時(shí)形成的與本單位無(wú)關(guān)的文件材料；七是有關(guān)工作參考的文件材料。四是無(wú)特殊保存價(jià)值的信封和不需辦理的80（3）同級(jí)單位的文件材料一是不需要貫徹執(zhí)行的文件材料；二是不需辦理的抄送文件材料及供參考的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映等。文書(shū)立卷整理方法概述課件81三、文書(shū)立卷步驟

第一步：分年度

分年度就是將文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)三、文書(shū)立卷步驟第一步：分年度82

1、文件形成的年度和文件內(nèi)容所針對(duì)的年度一致的，應(yīng)放在文件形成的年度立卷。

2、文件形成年度與文件內(nèi)容所針對(duì)的年度不一致，立卷時(shí)應(yīng)以文件內(nèi)容所針對(duì)的年度為準(zhǔn)1、文件形成的年度和文件內(nèi)容所針對(duì)的年度一83

3、總結(jié)和計(jì)劃一般不應(yīng)寫(xiě)在一起，遇有寫(xiě)在一起的應(yīng)視文件內(nèi)容的主次來(lái)決定立卷的年度。

4、有些工作的過(guò)程是跨年度的，工作中形成的文件數(shù)量也不多，當(dāng)年可不立卷，等這項(xiàng)工作結(jié)束后放在辦結(jié)的年度立卷。3、總結(jié)和計(jì)劃一般不應(yīng)寫(xiě)在一起，遇有寫(xiě)在一起84

5、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文，應(yīng)將問(wèn)復(fù)文一起放在批復(fù)、復(fù)文時(shí)間立卷。如果請(qǐng)示不知什么時(shí)間能夠批復(fù)的，可按請(qǐng)示年度立卷。文書(shū)立卷整理方法概述課件85第二步：分作者（責(zé)任者）

分作者就是在同一年度內(nèi)，按上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)形成的文件分開(kāi)，一般情況下不應(yīng)混淆。第二步：分作者（責(zé)任者）86第三步：劃分保管期限

分保管期限，就是將同一年度同一級(jí)別的文件按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開(kāi)。文書(shū)立卷整理方法概述課件87

國(guó)家檔案局于2006年12月發(fā)布了新的保管期限表，將原來(lái)的永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限改為永久、定期兩種保管期限，在定期中又分為30年、10年兩種。國(guó)家檔案局于2006年12月發(fā)布了新的保88

永久保管的文書(shū)檔案主要包括8方面的文件材料：

一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；

三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

89四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

六是本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)90七是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。文書(shū)立卷整理方法概述課件91定期保管的文書(shū)檔案主要包括9個(gè)方面的文件材料：

一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；

三是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

定期保管的文書(shū)檔案主要包括9個(gè)方面的文件材料：92

四是本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；

五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

六是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；文書(shū)立卷整理方法概述課件93

七是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

九是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。文書(shū)立卷整理方法概述課件94

第四步：分問(wèn)題

分問(wèn)題就是將文件按內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。

“問(wèn)題”是指文件內(nèi)容記述和反映的某一方面的工作問(wèn)題或涉及的人物、事件、事物等。第四步：分問(wèn)題95第五步：卷內(nèi)組合卷內(nèi)組合就是將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件，按一定形式組合起來(lái)。第五步：卷內(nèi)組合96組合的基本方法：

1、學(xué)校管理和各種活動(dòng)中形成的文件、調(diào)研材料、制度等，一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請(qǐng)求與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)組合在一起。

2、會(huì)議文件，根據(jù)文件多少，可以一會(huì)一卷或數(shù)會(huì)一卷，文件多時(shí)也可一會(huì)數(shù)卷。組合的基本方法：97

3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，一般同一種格式、名稱(chēng)組一卷（或數(shù)卷），當(dāng)文件特別少時(shí)也可幾種格式組一卷。

4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按作者或名稱(chēng)組合。

5、案件材料，可一案一卷或一案數(shù)卷。

6、簡(jiǎn)報(bào)、刊物可按名稱(chēng)數(shù)期一卷。

98第六步：卷內(nèi)文件排列排列的總體要求是：保持文件之間的聯(lián)系，固定每份文件的位置，使卷內(nèi)的文件有條不紊，便于人們查找利用。第六步：卷內(nèi)文件排列99

卷內(nèi)排列方法

1、按時(shí)間排列。就是按照文件形成時(shí)間的先后順序依次排列卷內(nèi)文件，即日期早的在前，日期晚的在后。

100

2、按重要程度排列。就是按卷內(nèi)文件重要程度的不同排列文件順序。

3、按問(wèn)題排列。就是按照卷內(nèi)文件的不同問(wèn)題排列文件的順序。

4、按作者排列。就是按卷內(nèi)文件的不同作者分別排列文件順序。

2、按重要程度排列。就是按卷內(nèi)文件重要101第七步：編寫(xiě)頁(yè)號(hào)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)時(shí)注意一是在編號(hào)之前，應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件所有張、頁(yè)數(shù)進(jìn)行一次全面細(xì)致的檢查，看其是否存在著前后倒置、上下顛倒及串頁(yè)現(xiàn)象，如果發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)予以糾正。第七步：編寫(xiě)頁(yè)號(hào)102

二是按照卷內(nèi)文件的排列順序，用黑色鉛筆依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，號(hào)碼一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。若是一面有字的文件，在每頁(yè)文件的右上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，凡是兩面有字的文件，應(yīng)在每頁(yè)文件的正面右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

103三是卷內(nèi)所有的文件，包括辦文過(guò)程中的重要簽條，閱文卡、收文卡等都要逐頁(yè)編號(hào)。文書(shū)立卷整理方法概述課件104第八步：填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄的項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注。具體格式如下：第八步：填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄105卷內(nèi)文件目錄順序號(hào)

文號(hào)

責(zé)任者

題名日期頁(yè)號(hào)備注

卷內(nèi)文件目錄順序號(hào)106

1、順序號(hào)：就是以卷內(nèi)文件排列的先后順序填寫(xiě)的序號(hào)。2、文號(hào)：就是文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，也可以說(shuō)是公文的編號(hào)。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)代號(hào)、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)三部分。

107

3、責(zé)任者：就是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個(gè)人，即文件的發(fā)文單位或署名者。

4、題名：題名即文件的標(biāo)題，它是直接表達(dá)文件內(nèi)容和中心主題的文件特征。3、責(zé)任者：就是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有1085、日期：就是填寫(xiě)文件的形成時(shí)間。6、頁(yè)號(hào)：就是填寫(xiě)卷內(nèi)文件所在頁(yè)的編號(hào)。

7、備注：是指卷內(nèi)文件有變化時(shí)所作的必要說(shuō)明。5、日期：就是填寫(xiě)文件的形成時(shí)間。109第九步：擬寫(xiě)案卷標(biāo)題案卷標(biāo)題的主要構(gòu)成部分有作者、問(wèn)題和文件名稱(chēng)。文書(shū)立卷整理方法概述課件110常見(jiàn)的案卷標(biāo)題構(gòu)成形式：

1、責(zé)任者＋問(wèn)題＋名稱(chēng)

2、責(zé)任者＋文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間＋問(wèn)題＋文件名稱(chēng)

3、責(zé)任者＋針對(duì)時(shí)間＋出版物名稱(chēng)常見(jiàn)的案卷標(biāo)題構(gòu)成形式：1114、會(huì)議名稱(chēng)＋文件材料5、當(dāng)事人＋問(wèn)題＋案卷（卷）6、通訊者＋問(wèn)題＋來(lái)往文書(shū)4、會(huì)議名稱(chēng)＋文件材料112第十步：填寫(xiě)卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表的項(xiàng)目包括：本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間四項(xiàng)內(nèi)容。第十步：填寫(xiě)卷內(nèi)備考表113卷內(nèi)備考表卷內(nèi)情況說(shuō)明立卷人：審核人：立卷時(shí)間：卷內(nèi)備考表卷內(nèi)情況說(shuō)明立卷人：114

1、立卷情況說(shuō)明：主要是填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。

2、立卷人：主要是填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理該卷歸檔文件的人員姓名。

1153、檢查人：主要是填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。4、立卷時(shí)間：就是填寫(xiě)完成立卷的日期。文書(shū)立卷整理方法概述課件116第十一步：案卷的裝訂1、拆除文件上的金屬物2、修補(bǔ)3、折迭取齊4、裝訂案卷時(shí)一般應(yīng)采用三孔一線(xiàn)的方法裝訂。第十一步：案卷的裝訂117第十二步：填寫(xiě)案卷封面

案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱(chēng)、

類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、時(shí)間、保管

期限、件、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)。第十二步：填寫(xiě)案卷封面118案卷封面自年月至年月保管期限本卷共件頁(yè)歸檔號(hào)全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)案卷封面自年月至年月保管期限本1191、全宗名稱(chēng)：該欄填寫(xiě)立檔單位名稱(chēng)。2、類(lèi)目名稱(chēng)：指全宗內(nèi)立卷類(lèi)目（或文件分類(lèi)表）的第末級(jí)類(lèi)名稱(chēng)。3、案卷標(biāo)題：按照已擬寫(xiě)好的案卷標(biāo)題填寫(xiě)在案卷封面的中間位置。1、全宗名稱(chēng)：該欄填寫(xiě)立檔單位名稱(chēng)。120

4、起止時(shí)間欄：卷內(nèi)最早形成的文件日期為起，最晚形成文件的日期為止。

5、卷內(nèi)文件數(shù)量：填寫(xiě)卷內(nèi)文件的實(shí)際件數(shù)與頁(yè)數(shù)。

6、保管期限：按立卷時(shí)劃定的案卷保管期限填寫(xiě)。

121

7、歸檔號(hào)：歸檔號(hào)也叫文書(shū)處理號(hào)，是文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)每個(gè)年度形成的案卷編制的順序號(hào)。8、全宗號(hào)：全宗號(hào)是檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號(hào)。9、類(lèi)目號(hào)：類(lèi)目號(hào)是分類(lèi)方案中類(lèi)目的標(biāo)識(shí)符號(hào)。7、歸檔號(hào)：歸檔號(hào)也叫文書(shū)處理號(hào)，是文書(shū)122采用年度——保管期限分類(lèi)法的，類(lèi)目號(hào)為：1?1

永久文書(shū)檔案永久文書(shū)檔案123長(zhǎng)期（30年）文書(shū)檔案1?2長(zhǎng)期（30年）文書(shū)檔案1?2124例2：采用年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類(lèi)法的，類(lèi)目號(hào)為：

永久辦公室1?1?1文書(shū)檔案例2：采用年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類(lèi)法的，類(lèi)目號(hào)為：永125長(zhǎng)期（30年）辦公室1?1?2文書(shū)檔案長(zhǎng)期（30年）辦公室1?1?2文書(shū)檔案12610、案卷號(hào)就是在末級(jí)類(lèi)止號(hào)內(nèi)，依據(jù)案卷排列后的流水編號(hào)填寫(xiě)。文書(shū)立卷整理方法概述課件127第十三步：編制案卷目錄